Consulta:

Con relación a la sección de Especificaciones Técnicas en donde dice “El PRESTADOR DEL SERVICIO establecerá los criterios que definirán los documentos a higienizar de acuerdo a la temporalidad establecida por las Tablas de Temporalidad de Documentos. Por lo tanto, los documentos con tiempo de almacenamiento vencido o con tiempo de almacenamiento menor o igual a 2 (dos) años no deben desinfectarse. Solicitamos a la convocante aclarar si los documentos con un tiempo de almacenamiento menor o igual a dos (2) años, que se encuentren en mal estado, deben ser incluidos en el proceso de higienización (limpieza y preparado).? Es necesario confirmar si la higienización aplica a la documentación más reciente, o si solo se enfoca en expedientes de mayor antigüedad. La definición clara de este criterio es fundamental para dimensionar correctamente el trabajo de preparado de documentos y el esfuerzo de mano de obra requerido.

Consulta:

Con relación a la sección de Especificaciones Técnicas, Para páginas en bibliotecas o carpetas, hojas sueltas: Escáner de alta velocidad (no multifunción), donde dice “Formatos de archivo de salida: JPEG, TIFF, TIFF DE VARIAS PÁGINAS, PDF, PDF-A, PDF con búsqueda de texto, PNG”. Solicitamos a la convocante que los formatos de archivo JPEG, TIFF, TIFF de varias páginas y PNG sean catalogados como opcionales no requeridos, argumentando que estos no son los formatos estándar para la digitalización certificada y no se adecúan a los procedimientos de la Ley N° 6822/2021; de mantenerse este criterio sin una justificación técnica válida, se estaría imponiendo una limitación innecesaria a la concurrencia de oferentes, sin que exista una explicación funcional que justifique su uso para este servicio.

Consulta:

Con relación a la sección de Especificaciones Técnicas, INFRAESTRUCTURA PARA EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA, donde dice “El oferente deberá contar con un área de trabajo con el archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción, cuyo uso será exclusivamente para la gestión de Documentos IPS”. Solicitamos a la convocante excluir el requisito que obliga a los oferentes a contar con un área de trabajo o almacén para el archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción. Este requisito constituye una limitante innecesaria a la libre participación. Cualquier oferente con instalaciones adecuadas en ciudades periféricas o colindantes a Asunción (como Lambaré, Mariano Roque Alonso, etc.) puede cumplir eficientemente con el servicio. La exclusión geográfica estricta no se justifica operativamente, ya que la necesidad de acceso o traslado de documentación urgente puede ser cubierta con tiempos de respuesta razonables desde zonas cercanas. Flexibilizar esta ubicación aumentará el número de oferentes calificados sin comprometer la eficiencia del servicio.

Consulta:

El Oferente deberá presentar Constancia mediante Certificado de Capacidad Técnica de que se realizó la Integración entre sistemas y enviar al menos 20 mil documentos-.

Solictamos amablemente eliminar este requerimiento. Resulta redudante debido a que en el apartado de requisitos mínimos ya se habla de experiencia en digitalización de documentos y se sobre entiende que ya esta demostrado con suficiencia mediante Facturas y/o Contratos.

Consulta:

j.El Oferente deberá presentar Constancia mediante Certificado de Capacidad Técnica de que se han indexado al menos
7.000 cajas

Solictamos amablemente eliminar este requerimiento. Resulta redudante debido a que en el apartado de requisitos mínimos ya se habla de experiencia en digitalización de documentos y se sobre entiende que ya esta demostrado con suficiencia mediante Facturas y/o Contratos la suficiencia técnica.

Consulta:

Con relación a la sección de Especificaciones Técnicas, Integración con Sistemas IPS y plataforma de gestión, donde dice “Debe almacenar los datos de configuración de la empresa y del producto por separado para permitir la copia y restauración independientes de cada uno”. Solicitamos a la convocante aclarar de forma detallada cuáles son exactamente los "datos de configuración de la empresa y del producto" que deben almacenarse por separado, e indicar la estructura o mecanismo de almacenamiento requerido para permitir su copia de seguridad y restauración de manera independiente, siendo esta clarificación crucial para que los oferentes puedan garantizar el cumplimiento técnico de los requisitos de seguridad y respaldo.

Consulta:

Con relación a la sección de Especificaciones Técnicas, Integración con Sistemas IPS y plataforma de gestión, donde dice “Debe tener todos los ajustes y configuraciones almacenados independientemente de la configuración del sistema operativo, y está prohibido el requisito de edición manual del registro de Windows y equivalentes”. ¿A qué se refiere exactamente la convocante con "configuraciones almacenadas independientemente"? Específicamente, ¿se refiere a que la configuración debe estar volcada en la nube, en un sistema de base de datos interno, en un archivo de configuración separado, o se refiere a otro mecanismo? Esta clarificación es esencial para que los oferentes puedan diseñar y proponer una arquitectura de solución que cumpla con las restricciones de la dependencia del sistema operativo y las configuraciones prohibidas.

Consulta:

Con relación a la sección de Especificaciones Técnicas, Integración con Sistemas IPS y plataforma de gestión, donde dice “ Debe proporcionar herramientas de monitorización, diagnóstico, configuración y gestión de productos para todos sus módulos/servicios/componentes, facilitando el funcionamiento de sus administradores” Solicitamos a la convocante aceptar que la información de monitorización, diagnóstico, configuración y gestión de productos para todos sus módulos, servicios y componentes sea facilitada a los administradores mediante un reporte generado directamente desde el log del sistema. Un registro de sistema (log) bien estructurado contiene toda la información necesaria para el monitoreo y diagnóstico eficiente, cumpliendo con los requerimientos de gestión sin necesidad de dashboards o interfaces adicionales obligatorias. Aceptar esta funcionalidad brinda la flexibilidad necesaria y amplía la oportunidad de participación a más oferentes, sin comprometer la capacidad de la institución para administrar y diagnosticar la solución.

Consulta:

Con relación a la sección de Especificaciones Técnicas, Integración con Sistemas IPS y plataforma de gestión, donde dice “Debe proporcionar rutinas automatizadas (trabajos, utilidades) para el análisis del repositorio y el mantenimiento preventivo, incluida la verificación de la coherencia y la limpieza de la base de datos, que se pueden activar a petición o programar para que se ejecuten periódicamente”. Solicitamos a la convocante aceptar que la herramienta o aplicación que realice el análisis de datos pueda ser una solución externa (no nativa) al sistema principal. El uso de herramientas externas de análisis de terceros (no nativas) cumple de igual forma con la necesidad de la convocante de analizar los datos. Aceptar esta flexibilidad técnica amplía la concurrencia y permite a los oferentes proponer soluciones que se integren de manera efectiva con los sistemas de análisis existentes en la institución o con soluciones estándar del mercado.

Consulta:

Con relación a la sección de Especificaciones Técnicas, Integración con Sistemas IPS y plataforma de gestión, donde dice “Debe permitir consultas, a través de SQL, a documentos, metadatos y otra información, si está almacenada en una base de datos relacional;” Solicitamos a la convocante obtener la información mediante otro proceso y no necesariamente a través del SQL Proponemos, por ejemplo, que se brinde la posibilidad de realizar la extracción o integración de datos mediante el uso de scripts o Groovy directamente al repositorio. Esta flexibilidad en la metodología de obtención de información permite a los oferentes utilizar soluciones más eficientes y abre la concurrencia.