Diferencias entre la versión 1 y 2 del Pliego de la Licitación 435125 - SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS

SERVICIO DE DIGITALIZACION Y GESTION DE ARCHIVOS

 

Especificaciones Técnicas

 

1. Relevamiento de la situación actual de los archivos físicos.

 

El servicio solicitado debe contemplar el orden, clasificación, inventario, provisión de cajas para guarda de los documentos y destrucción de documentos para los casos requeridos, codificación y agrupación de los documentos de la Dirección Nacional de Aeronáutica Civil - DINAC de las oficinas designadas por la Contratante, conformes a las normas legales del país en relación a los archivos, en correspondencia a características ambientales y de seguridad de los depósitos.  

 

Debe contemplar un relevamiento de la situación actual de los Archivos de la Institución, específicamente de las dependencias afectadas al proyecto, a fin de presentar un informe pormenorizando considerando los siguientes puntos:

• Ambiente Físico, relacionadas a la documentación y entorno ambiental. Físico-ambientales (temperatura, aireación, humedad), Químico-ambientales (polvo, humo, gas, oxidación de los muebles), factores biológicos (insectos, roedores), etc.
• Organización, Clasificación, Almacenamiento, Disposición, Descripción y Registro.
• Seguridad e integridad
• Mobiliario, además de cualquier aspecto de interés y/o relevancia en el marco del Servicio requerido.

 

2. Digitalización de documentos.

 

El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

• Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
• Preparación pre-escaneo: reparación, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras.
• Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
• Reconocimiento de datos: Reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.
• Indexación o carga de datos: Datos asociados correspondiente a cada archivo digital e indexación conforme a los metadatos indicados.
• Validación y control de calidad asociados: Detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación etc.

 

Todos los documentos digitalizados deben ser incorporados/cargados al Software de Gestión Documental de la DINAC.

 

3. Gestión del Archivo.

 

El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio de adecuación requerido y será responsabilidad de la empresa adjudicada el traslado de los documentos, los mismos deberán ser embalados en cajas especialmente diseñadas para el efecto. Por tanto, el oferente debe contemplar en la oferta el costo de todo componente identificado como necesario.

 

La gestión del archivo, se refiere a las actividades de ordenamiento, clasificación, inventario y la provisión de cajas para guarda de documentos, que son generados. Así mismo comprende el procesamiento de dichos documentos. Destrucción de documentos para los casos que así lo determine la Institución.

 

El servicio de procesamiento de documentos tendrá un alcance de 360.000 páginas, que son generadas por dependencias de la Institución. Esta cantidad podrá abarcar documentación histórica, la cual precise de su procesamiento.

 

Así mismo, para la realización de los servicios citados, el Oferente deberá contar con personal fijo y permanente, tanto para la sede de Asunción y el Aeropuerto Internacional Silvio Pettirossi, a fin de poder ejecutar las tareas concernientes al archivo como el procesamiento de las documentaciones in-situ, que deben ser incorporados/cargados al Software de Gestión Documental de la DINAC como también ordenados en el archivo físico.

 

4. Equipos Requeridos.

 

El Oferente deberá proveer toda la infraestructura de hardware y útiles de oficina requeridos para la correcta ejecución de los trabajos en tiempo y forma.

 

De los equipos para la digitalización, el Oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.

 

• Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada:

Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

• Tipo de Escáner: Aéreo.
• Elemento de escaneo: CMOS o CCD con lámparas LED de alta efectividad.
• Velocidad de escaneo: <4 segundos por imagen.
• Tamaño de documentos: carta, oficio, A4, A3, A2, A1
• Interface: USB 2.0. Se aceptarán scanners con interfaz de red gigabit (se deberá disponibilizar equipos de red de tipo router/switch para el trabajo en entorno compartido).
• Cantidad: las necesarias para cumplir con el contrato.

 

 

• Páginas No Encuadernadas: Equipos de escaneo documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:

• Bandeja Alimentadora de documentos: 400 hojas o superior.
• Velocidad de escaneo: 130 ppm / 260 ipm o superior.
• Volumen diario de escaneo: 50.000 páginas o superior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad: las necesarias para cumplir con el contrato.

 

 

5. Requerimientos mínimos para los archivos digitales.

 

Los siguientes requerimientos son referenciales y no definitivos, pudiendo ser ajustados durante la ejecución conforme a las mejores prácticas o recomendaciones para el adecuado almacenamiento de la información documental.

 

• Resolución: 600 dpi como mínimo.
• Deberá soportar Formato PDF.
• Modo de escaneo: mejora de texto, escala de grises y color como mínimo.
• Sistema de compresión de archivos: Si
• Correcciones automáticas de: desviación, orientado, margen como mínimo.
• Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
• Reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconociendo del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.

 

 

6. Elaboración de informes consultivos, manuales y procedimientos.

 

Elaboración de todos los procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación física, conteniendo mínimamente:

• Control de documentos: Registros formales de documentos, correspondencia a la tipología y composición, verificar el orden correlativo numérico, vigencia del documento, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido, verificar la orientación del texto impreso.

 

• Preparación y pre-escaneo: evaluación y análisis de la documentación, identificación correcta de la documentación en proceso como, por ejemplo:

 

• Fecha.
• Estación de escaneo o personal que realizó el servicio.
• Tipo documento, esto permite segmentar por lotes correspondiente a un sólo documento y facilita la tarea de preparado. Ejemplo: Resoluciones, Contratos, Notas, Facturas, cheques, etc.
• Estado de conservación, esto determina la necesidad de aplicar procedimiento de mejora o tratamiento especiales de los documentos.

 

• Digitalización o escaneo: verificación del trabajo y niveles del preparado (proceso anterior), verificación de los perfiles configurados en controladores de escaneo (formato del archivo, compresión, alimentación correcta de la documentación a procesar en el scanner).

 

•  Verificación y control de calidad del proceso de escaneo.

 

• Reconocimiento de datos: reconocimiento óptico de caracteres mediante procesos masivos, verificar que las imágenes reconocidas tengan una excelente calidad.

 

• Carga de datos asociados e indexación: digitación manual de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.

 

• Validación y control de calidad: verificación de las áreas reconocidas conforme a los parámetros establecidos en cada imagen, detección de errores o que no estén conforme a los estándares definidos con respecto a los datos introducidos en los campos de indexación, Adecuación, revisión de errores o modificaciones para la corrección de los formatos o productos finales, considerando errores parciales o totales.

 

 

 

7. Recursos Humanos.

 

El Oferente deberá contemplar la provisión de personal técnico de soporte presencial on-site de 07:00 a 15:00 horas de lunes a viernes, el cual será asignado para las actividades del servicio solicitadas.

 

El personal interviniente debe estar altamente capacitado y con experiencia certificada en proyectos de similar envergadura, requiriéndose:

 

• 1 (un) Coordinador General que actué de contraparte por la Contratada ante las dependencias de la Institución.
• 1 (un) Equipo de trabajo que contemple todos los aspectos técnicos del servicio solicitado y que garantice el cumplimiento de los plazos establecidos. El equipo de trabajo deberá estar compuesto como mínimo por 1 (un) programador o analista de sistemas que estarán encargados de brindar el soporte técnico y la migración a la herramienta y encargado de realizar los ajustes necesarios.
• Como mínimo 12 (doce) personas con experiencia comprobada, en trabajos de ordenamiento, microfilmación y conservación de documentos, disponibles tanto para las sedes de Asunción como el Aeropuerto Internacional Silvio Pettirossi.

 

8. Confidencialidad.

 

El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

 

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance especifico de este proyecto.
• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la Institución.
• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos.

  

 

 

SERVICIO DE DIGITALIZACION Y GESTION DE ARCHIVOS

Especificaciones Técnicas

1. Relevamiento de la situación actual de los archivos físicos.

 

El servicio solicitado debe contemplar el orden, clasificación, inventario, provisión de cajas para guarda de los documentos y destrucción de documentos para los casos requeridos, codificación y agrupación de los documentos de la Dirección Nacional de Aeronáutica Civil - DINAC de las oficinas designadas por la Contratante, conformes a las normas legales del país en relación a los archivos, en correspondencia a características ambientales y de seguridad de los depósitos.  

 

Debe contemplar un relevamiento de la situación actual de los Archivos de la Institución, específicamente de las dependencias afectadas al proyecto, a fin de presentar un informe pormenorizando considerando los siguientes puntos:

• Ambiente Físico, relacionadas a la documentación y entorno ambiental. Físico-ambientales (temperatura, aireación, humedad), Químico-ambientales (polvo, humo, gas, oxidación de los muebles), factores biológicos (insectos, roedores), etc.
• Organización, Clasificación, Almacenamiento, Disposición, Descripción y Registro.
• Seguridad e integridad
• Mobiliario, además de cualquier aspecto de interés y/o relevancia en el marco del Servicio requerido.

 

2. Digitalización de documentos.

 

El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

• Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
• Preparación pre-escaneo: reparación, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras.
• Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
• Reconocimiento de datos: Reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.
• Indexación o carga de datos: Datos asociados correspondiente a cada archivo digital e indexación conforme a los metadatos indicados.
• Validación y control de calidad asociados: Detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación etc.

 

Todos los documentos digitalizados deben ser incorporados/cargados al Software de Gestión Documental de la DINAC.

 

3. Gestión del Archivo.

 

El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio de adecuación requerido y será responsabilidad de la empresa adjudicada el traslado de los documentos, los mismos deberán ser embalados en cajas especialmente diseñadas para el efecto. Por tanto, el oferente debe contemplar en la oferta el costo de todo componente identificado como necesario.

 

La gestión del archivo, se refiere a las actividades de ordenamiento, clasificación, inventario y la provisión de cajas para guarda de documentos, que son generados. Así mismo comprende el procesamiento de dichos documentos. Destrucción de documentos para los casos que así lo determine la Institución.

 

El servicio de procesamiento de documentos tendrá un alcance de 360.000 páginas, que son generadas por dependencias de la Institución. Esta cantidad podrá abarcar documentación histórica, la cual precise de su procesamiento.

 

Así mismo, para la realización de los servicios citados, el Oferente deberá contar con personal fijo y permanente, tanto para la sede de Asunción y el Aeropuerto Internacional Silvio Pettirossi, a fin de poder ejecutar las tareas concernientes al archivo como el procesamiento de las documentaciones in-situ, que deben ser incorporados/cargados al Software de Gestión Documental de la DINAC como también ordenados en el archivo físico.

 

4. Equipos Requeridos.

 

El Oferente deberá proveer toda la infraestructura de hardware y útiles de oficina requeridos para la correcta ejecución de los trabajos en tiempo y forma.

 

De los equipos para la digitalización, el Oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.

 

• Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada:

Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

• Tipo de Escáner: Aéreo.
• Elemento de escaneo: CMOS o CCD con lámparas LED de alta efectividad.
• Velocidad de escaneo: <4 segundos por imagen.
• Tamaño de documentos: carta, oficio, A4, A3, A2, A1 (opcional)
• Interface: USB 2.0 y/o con interfaz de red gigabit (se deberá disponibilizar equipos de red de tipo router/switch para el trabajo en entorno compartido).
• Cantidad: las necesarias para cumplir con el contrato.

 

 

• Páginas No Encuadernadas: Equipos de escaneo documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:

• Bandeja Alimentadora de documentos: 400 hojas o superior.
• Velocidad de escaneo: 130 ppm / 260 ipm o superior.
• Volumen diario de escaneo: 50.000 páginas o superior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad: las necesarias para cumplir con el contrato.

 

 

5. Requerimientos mínimos para los archivos digitales.

 

Los siguientes requerimientos son referenciales y no definitivos, pudiendo ser ajustados durante la ejecución conforme a las mejores prácticas o recomendaciones para el adecuado almacenamiento de la información documental.

 

• Resolución: 600 dpi como mínimo.
• Deberá soportar Formato PDF.
• Modo de escaneo: mejora de texto, escala de grises y color como mínimo.
• Sistema de compresión de archivos: Si
• Correcciones automáticas de: desviación, orientado, margen como mínimo.
• Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
• Reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconociendo del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.

 

 

6. Elaboración de informes consultivos, manuales y procedimientos.

 

Elaboración de todos los procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación física, conteniendo mínimamente:

• Control de documentos: Registros formales de documentos, correspondencia a la tipología y composición, verificar el orden correlativo numérico, vigencia del documento, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido, verificar la orientación del texto impreso.

 

• Preparación y pre-escaneo: evaluación y análisis de la documentación, identificación correcta de la documentación en proceso como, por ejemplo:

 

• Fecha.
• Estación de escaneo o personal que realizó el servicio.
• Tipo documento, esto permite segmentar por lotes correspondiente a un sólo documento y facilita la tarea de preparado. Ejemplo: Resoluciones, Contratos, Notas, Facturas, cheques, etc.
• Estado de conservación, esto determina la necesidad de aplicar procedimiento de mejora o tratamiento especiales de los documentos.

 

• Digitalización o escaneo: verificación del trabajo y niveles del preparado (proceso anterior), verificación de los perfiles configurados en controladores de escaneo (formato del archivo, compresión, alimentación correcta de la documentación a procesar en el scanner).

 

•  Verificación y control de calidad del proceso de escaneo.

 

• Reconocimiento de datos: reconocimiento óptico de caracteres mediante procesos masivos, verificar que las imágenes reconocidas tengan una excelente calidad.

 

• Carga de datos asociados e indexación: digitación manual de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.

 

• Validación y control de calidad: verificación de las áreas reconocidas conforme a los parámetros establecidos en cada imagen, detección de errores o que no estén conforme a los estándares definidos con respecto a los datos introducidos en los campos de indexación, Adecuación, revisión de errores o modificaciones para la corrección de los formatos o productos finales, considerando errores parciales o totales.

 

 

 

7. Recursos Humanos.

 

El Oferente deberá contemplar la provisión de personal técnico de soporte presencial on-site de 07:00 a 15:00 horas de lunes a viernes, el cual será asignado para las actividades del servicio solicitadas.

 

El personal interviniente debe estar altamente capacitado y con experiencia certificada en proyectos de similar envergadura, requiriéndose:

 

• 1 (un) Coordinador General que actué de contraparte por la Contratada ante las dependencias de la Institución.
• 1 (un) Equipo de trabajo que contemple todos los aspectos técnicos del servicio solicitado y que garantice el cumplimiento de los plazos establecidos. El equipo de trabajo deberá estar compuesto como mínimo por 1 (un) programador o analista de sistemas que estarán encargados de brindar el soporte técnico y la migración a la herramienta y encargado de realizar los ajustes necesarios.
• Como mínimo 8 (ocho) personas con experiencia comprobada, en trabajos de ordenamiento, microfilmación (opcional) y conservación de documentos, disponibles tanto para las sedes de Asunción como el Aeropuerto Internacional Silvio Pettirossi.

 

8. Confidencialidad.

 

El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

 

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance especifico de este proyecto.
• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la Institución.
• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos.

  

 

 

SERVICIO DE DIGITALIZACION Y GESTION DE ARCHIVOS

Especificaciones TécnicasEspecif

icaciones Técnicas

1. Relevamiento de la situación actual de los archivos físicos.

El servicio solicitado debe contemplar el orden, clasificación, inventario, provisión de cajas para guarda de los documentos y destrucción de documentos para los casos requeridos, codificación y agrupación de los documentos de la Dirección Nacional de Aeronáutica Civil - DINAC de las oficinas designadas por la Contratante, conformes a las normas legales del país en relación a los archivos, en correspondencia a características ambientales y de seguridad de los depósitos.

Debe contemplar un relevamiento de la situación actual de los Archivos de la Institución, específicamente de las dependencias afectadas al proyecto, a fin de presentar un informe pormenorizando considerando los siguientes puntos:

• Ambiente Físico, relacionadas a la documentación y entorno ambiental. Físico-ambientales (temperatura, aireación, humedad), Químico-ambientales (polvo, humo, gas, oxidación de los muebles), factores biológicos (insectos, roedores), etc.
• Organización, Clasificación, Almacenamiento, Disposición, Descripción y Registro.
• Seguridad e integridad
• Mobiliario, además de cualquier aspecto de interés y/o relevancia en el marco del Servicio requerido.

2. Digitalización de documentos.

El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

• Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
• Preparación pre-escaneo: reparación, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras.
• Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
• Reconocimiento de datos: Reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.
• Indexación o carga de datos: Datos asociados correspondiente a cada archivo digital e indexación conforme a los metadatos indicados.
• Validación y control de calidad asociados: Detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación etc.

Todos los documentos digitalizados deben ser incorporados/cargados al Software de Gestión Documental de la DINAC.

3. Gestión del Archivo.

El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio de adecuación requerido y será responsabilidad de la empresa adjudicada el traslado de los documentos, los mismos deberán ser embalados en cajas especialmente diseñadas para el efecto. Por tanto, el oferente debe contemplar en la oferta el costo de todo componente identificado como necesario.

La gestión del archivo, se refiere a las actividades de ordenamiento, clasificación, inventario y la provisión de cajas para guarda de documentos, que son generados. Así mismo comprende el procesamiento de dichos documentos. Destrucción de documentos para los casos que así lo determine la Institución.

El servicio de procesamiento de documentos tendrá un alcance de 360.000 páginas, que son generadas por dependencias de la Institución. Esta cantidad podrá abarcar documentación histórica, la cual precise de su procesamiento.

Así mismo, para la realización de los servicios citados, el Oferente deberá contar con personal fijo y permanente, tanto para la sede de Asunción y el Aeropuerto Internacional Silvio Pettirossi, a fin de poder ejecutar las tareas concernientes al archivo como el procesamiento de las documentaciones in-situ, que deben ser incorporados/cargados al Software de Gestión Documental de la DINAC como también ordenados en el archivo físico.

4. Equipos Requeridos.

El Oferente deberá proveer toda la infraestructura de hardware y útiles de oficina requeridos para la correcta ejecución de los trabajos en tiempo y forma.

De los equipos para la digitalización, el Oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.

• Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada:

Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

• Tipo de Escáner: Aéreo.
• Elemento de escaneo: CMOS o CCD con lámparas LED de alta efectividad.
• Velocidad de escaneo: <4 segundos por imagen.
• Tamaño de documentos: carta, oficio, A4, A3, A2, A1 (opcional)
• Interface: USB 2.0 y/o con interfaz de red gigabit (se deberá disponibilizar equipos de red de tipo router/switch para el trabajo en entorno compartido).USB 2.0. Se aceptarán scanners con interfaz de red gigabit (se deberá disponibilizar equipos de red de tipo router/switch para el trabajo en entorno compartido).
• Cantidad: las necesarias para cumplir con el contrato.

• Páginas No Encuadernadas: Equipos de escaneo documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:

• Bandeja Alimentadora de documentos: 400 hojas o superior.
• Velocidad de escaneo: 130 ppm / 260 ipm o superior.
• Volumen diario de escaneo: 50.000 páginas o superior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad: las necesarias para cumplir con el contrato.

5. Requerimientos mínimos para los archivos digitales.

Los siguientes requerimientos son referenciales y no definitivos, pudiendo ser ajustados durante la ejecución conforme a las mejores prácticas o recomendaciones para el adecuado almacenamiento de la información documental.

• Resolución: 600 dpi como mínimo.
• Deberá soportar Formato PDF.
• Modo de escaneo: mejora de texto, escala de grises y color como mínimo.
• Sistema de compresión de archivos: Si
• Correcciones automáticas de: desviación, orientado, margen como mínimo.
• Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
• Reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconociendo del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.

6. Elaboración de informes consultivos, manuales y procedimientos.

Elaboración de todos los procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación física, conteniendo mínimamente:

• Control de documentos: Registros formales de documentos, correspondencia a la tipología y composición, verificar el orden correlativo numérico, vigencia del documento, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido, verificar la orientación del texto impreso.

• Preparación y pre-escaneo: evaluación y análisis de la documentación, identificación correcta de la documentación en proceso como, por ejemplo:

• Fecha.
• Estación de escaneo o personal que realizó el servicio.
• Tipo documento, esto permite segmentar por lotes correspondiente a un sólo documento y facilita la tarea de preparado. Ejemplo: Resoluciones, Contratos, Notas, Facturas, cheques, etc.
• Estado de conservación, esto determina la necesidad de aplicar procedimiento de mejora o tratamiento especiales de los documentos.

• Digitalización o escaneo: verificación del trabajo y niveles del preparado (proceso anterior), verificación de los perfiles configurados en controladores de escaneo (formato del archivo, compresión, alimentación correcta de la documentación a procesar en el scanner).

• Verificación y control de calidad del proceso de escaneo.

• Reconocimiento de datos: reconocimiento óptico de caracteres mediante procesos masivos, verificar que las imágenes reconocidas tengan una excelente calidad.

• Carga de datos asociados e indexación: digitación manual de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.

• Validación y control de calidad: verificación de las áreas reconocidas conforme a los parámetros establecidos en cada imagen, detección de errores o que no estén conforme a los estándares definidos con respecto a los datos introducidos en los campos de indexación, Adecuación, revisión de errores o modificaciones para la corrección de los formatos o productos finales, considerando errores parciales o totales.

7. Recursos Humanos.

El Oferente deberá contemplar la provisión de personal técnico de soporte presencial on-site de 07:00 a 15:00 horas de lunes a viernes, el cual será asignado para las actividades del servicio solicitadas.

El personal interviniente debe estar altamente capacitado y con experiencia certificada en proyectos de similar envergadura, requiriéndose:

• 1 (un) Coordinador General que actué de contraparte por la Contratada ante las dependencias de la Institución.
• 1 (un) Equipo de trabajo que contemple todos los aspectos técnicos del servicio solicitado y que garantice el cumplimiento de los plazos establecidos. El equipo de trabajo deberá estar compuesto como mínimo por 1 (un) programador o analista de sistemas que estarán encargados de brindar el soporte técnico y la migración a la herramienta y encargado de realizar los ajustes necesarios.
• Como mínimo 128 (doceocho) personas con experiencia comprobada, en trabajos de ordenamiento, microfilmación (opcional) y conservación de documentos, disponibles tanto para las sedes de Asunción como el Aeropuerto Internacional Silvio Pettirossi.

8. Confidencialidad.

El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance especifico de este proyecto.
• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la Institución.
• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos.

Plazo de entrega:

24 hs. A partir de Recepción de la orden de trabajo/servicio

Lugar de entrega:

Hangar Aeropuerto Internacional Silvio Pettirossi

Plazo de entrega:

30 días corridos a partir de la Recepción de la orden de trabajo/servicio.

Lugar de entrega:

Hangar Aeropuerto Internacional Silvio Pettirossi

Plazo de entrega:

24 hs. A30 días corridos a partir de la Recepción de la orden de trabajo/servicio.

Lugar de entrega:

Hangar Aeropuerto Internacional Silvio Pettirossi