Secciones
Versión 1
Versión 2
Diferencias entre las versiones 1 y 2
Detalle de los bienes y/o servicios
Los bienes y/o servicios deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas y normas:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
"SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS"
|
LOTE N° 1 - SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS - ÁREA UOC |
||||
|
GRUPO N° 01 |
SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS |
|||
|
ITEMS |
DESCRIPCIÓN |
CANTIDAD |
UNIDAD DE MEDIDA |
PRESENTACIÓN |
|
1 |
Recepción, clasificación de los legajos. Traslado de documentaciones en cajas. Codificación, inventario manual y etiquetado. |
1 |
Unidad |
Legajo |
|
2 |
Traslado de la documentación desde el depósito actual hasta la empresa adjudicada. |
1 |
Unidad |
Caja |
|
3 |
Carga en sistema informático de inventario y ubicación de las cajas dentro del deposito en la base de datos. |
1 |
Unidad |
Legajo |
|
4 |
Costo de delivery (viajes ida y vuelta) de los legajos de documentos originales. |
1 |
Unidad |
Evento |
|
5 |
Costo por búsquedas para consultas y envíos escaneados por mail. |
1 |
Unidad |
Unidad |
|
6 |
Costo mensual de guarda de documentos. |
1 |
Unidad |
Caja |
Lote N° 01 - Mínimo: ₲ 30.000.000 Máximo: ₲ 60.000.000
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LOTE N° 2 - SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS - ÁREA TALENTO HUMANO |
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GRUPO N° 01 |
SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS |
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ITEMS |
DESCRIPCIÓN |
CANTIDAD |
UNIDAD DE MEDIDA |
PRESENTACIÓN |
|
1 |
Recepción, clasificación de los legajos. Traslado de documentaciones en cajas. Codificación, inventario manual y etiquetado. |
1 |
Unidad |
Legajo |
|
2 |
Traslado de la documentación desde el depósito actual hasta la empresa adjudicada. |
1 |
Unidad |
Caja |
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3 |
Carga en sistema informático de inventario y ubicación de las cajas dentro del deposito en la base de datos. |
1 |
Unidad |
Legajo |
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4 |
Costo de delivery (viajes ida y vuelta) de los legajos de documentos originales. |
1 |
Unidad |
Evento |
|
5 |
Costo por búsquedas para consultas y envíos escaneados por mail. |
1 |
Unidad |
Unidad |
|
6 |
Costo mensual de guarda de documentos. |
1 |
Unidad |
Caja |
Lote N° 2 - Mínimo: ₲ 20.000.000 Máximo: ₲ 40.000.000.
OBJETIVOS
Contratar un servicio especializado para la clasificación, inventario, guarda y custodia de documentación física institucional, con protección y almacenaje de información que incluyan: la recepción de los legajos físicos en cajas, las cuales deberán estar cerradas por medio de precintas numeradas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas, almacenamiento, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la AFD.
Los legajos físicos deberán estar contenidos en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del contrato respectivo y por un plazo de 12 (doce) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad y requerimiento de la AFD.
ALCANCE
El servicio deberá consistir en almacenamiento de expedientes (legajos de documentos) ubicados en carpetas físicas, las cuales están compuestas por varios legajos de Comprobantes de Pago, Facturas y recibos, numerados correlativamente. Se requiere absoluta confidencialidad en la prestación del servicio, en especial sobre el contenido de los documentos a custodiar.
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Incluye la recepción, clasificación, codificación e inventariado manual de documentos físicos, traslado físico desde el sitio de origen hasta las instalaciones del proveedor, carga de datos en sistema informático, delivery bajo requerimiento, búsquedas y escaneo digital bajo demanda, y guarda física mensual de los archivos.
Seguridad de la documentación en guarda
- Guardia de seguridad las 24 horas.
- Detectores de humo, movimiento, extintores.
- Monitoreo 24 horas por empresa reconocida.
- Póliza contra todo riesgo con aseguradora reconocida.
- Cláusulas de confidencialidad firmadas.
- Control de acceso al sistema informático.
- Estanterías metálicas de alta resistencia.
- Sistema de acceso seguro y exclusivo.
- Fumigaciones periódicas con químicos no dañinos.
- Condiciones adecuadas de limpieza e iluminación.
Resultados esperados
- Clasificación, inventario, provisión de cajas, embalaje e identificación rápida.
- Consultas electrónicas o físicas dentro de plazos definidos.
- Manejo adecuado y confidencial de documentos.
- Acceso rápido y seguro a documentos archivados.
- Reportes mensuales de seguimiento.
- Inventario detallado con número de caja, contenido, año, y descripción.
Sistema de trabajo
Será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas identificadas y realizar los traslados conforme se requiera. Las consultas se podrán realizar por email y, si es necesario, se entregará el legajo solicitado o se habilitará su revisión in situ.
REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS
Sistema informático para administración documental.
Cajas de cartón resistentes con precintos inviolables y etiquetado visible.
Estanterías metálicas no inflamables.
Vehículos identificados y personal para traslado y delivery.
Infraestructura con seguridad 24/7, control de acceso, fumigación periódica, y condiciones ambientales adecuadas.
EQUIPO DE TRABAJO
El equipo deberá estar compuesto por profesionales con experiencia en gestión documental, en número suficiente para atender el volumen de expedientes, conforme lo acuerde con la AFD.Se requiere de experiencia comprobable de al menos 3 contratos similares en los últimos 5 años, preferentemente con instituciones públicas o financieras.
VIGENCIA DEL SERVICIO
12 (doce) meses contados desde la fecha de firma del contrato.
CONDICIONES DE PAGO
Mensualmente, conforme prestación efectiva del servicio y entrega de reportes.
CONFIDENCIALIDAD
El prestador deberá firmar compromisos de confidencialidad sobre la documentación custodiada, así como garantizar el resguardo y no divulgación de la información a terceros no autorizados.
Detalle de los bienes y/o servicios
Los bienes y/o servicios deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas y normas:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
"SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS"
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LOTE N° 1 - SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS - ÁREA UOC |
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GRUPO N° 01 |
SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS |
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ITEMS |
DESCRIPCIÓN |
CANTIDAD |
UNIDAD DE MEDIDA |
PRESENTACIÓN |
|
1 |
Recepción, clasificación de los legajos. Traslado de documentaciones en cajas. Codificación, inventario manual y etiquetado. |
1 |
Unidad |
Caja |
|
2 |
Traslado de la documentación desde el depósito actual hasta la empresa adjudicada. |
1 |
Unidad |
Caja |
|
3 |
Carga en sistema informático de inventario y ubicación de las cajas dentro del deposito en la base de datos. |
1 |
Unidad |
Caja |
|
4 |
Costo de delivery (viajes ida y vuelta) de los legajos de documentos originales. |
1 |
Unidad |
Evento |
|
5 |
Costo por búsquedas para consultas y envíos escaneados por mail. |
1 |
Unidad |
Unidad |
|
6 |
Costo mensual de guarda de documentos. |
1 |
Unidad |
Caja |
Lote N° 01 - Mínimo: ₲ 30.000.000 Máximo: ₲ 60.000.000
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LOTE N° 2 - SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS - ÁREA TALENTO HUMANO |
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GRUPO N° 01 |
SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS |
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ITEMS |
DESCRIPCIÓN |
CANTIDAD |
UNIDAD DE MEDIDA |
PRESENTACIÓN |
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1 |
Recepción, clasificación de los legajos. Traslado de documentaciones en cajas. Codificación, inventario manual y etiquetado. |
1 |
Unidad |
Caja |
|
2 |
Traslado de la documentación desde el depósito actual hasta la empresa adjudicada. |
1 |
Unidad |
Caja |
|
3 |
Carga en sistema informático de inventario y ubicación de las cajas dentro del deposito en la base de datos. |
1 |
Unidad |
Caja |
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4 |
Costo de delivery (viajes ida y vuelta) de los legajos de documentos originales. |
1 |
Unidad |
Evento |
|
5 |
Costo por búsquedas para consultas y envíos escaneados por mail. |
1 |
Unidad |
Unidad |
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6 |
Costo mensual de guarda de documentos. |
1 |
Unidad |
Caja |
Lote N° 2 - Mínimo: ₲ 20.000.000 Máximo: ₲ 40.000.000.
OBJETIVOS
Contratar un servicio especializado para la clasificación, inventario, guarda y custodia de documentación física institucional, con protección y almacenaje de información que incluyan: la recepción de los legajos físicos en cajas, las cuales deberán estar cerradas por medio de precintas numeradas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas, almacenamiento, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la AFD.
Los legajos físicos deberán estar contenidos en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del contrato respectivo y por un plazo de 12 (doce) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad y requerimiento de la AFD.
ALCANCE
El servicio deberá consistir en almacenamiento de expedientes (legajos de documentos) ubicados en carpetas físicas, las cuales están compuestas por varios legajos de Comprobantes de Pago, Facturas y recibos, numerados correlativamente. Se requiere absoluta confidencialidad en la prestación del servicio, en especial sobre el contenido de los documentos a custodiar.
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Incluye la recepción, clasificación, codificación e inventariado manual de documentos físicos, traslado físico desde el sitio de origen hasta las instalaciones del proveedor, carga de datos en sistema informático, delivery bajo requerimiento, búsquedas y escaneo digital bajo demanda, y guarda física mensual de los archivos.
Seguridad de la documentación en guarda
- Guardia de seguridad las 24 horas.
- Detectores de humo, movimiento, extintores.
- Monitoreo 24 horas por empresa reconocida.
- Póliza contra todo riesgo con aseguradora reconocida.
- Cláusulas de confidencialidad firmadas.
- Control de acceso al sistema informático.
- Estanterías metálicas de alta resistencia.
- Sistema de acceso seguro y exclusivo.
- Fumigaciones periódicas con químicos no dañinos.
- Condiciones adecuadas de limpieza e iluminación.
Resultados esperados
- Clasificación, inventario, provisión de cajas, embalaje e identificación rápida.
- Consultas electrónicas o físicas dentro de plazos definidos.
- Manejo adecuado y confidencial de documentos.
- Acceso rápido y seguro a documentos archivados.
- Reportes mensuales de seguimiento.
- Inventario detallado con número de caja, contenido, año, y descripción.
Sistema de trabajo
Será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas identificadas y realizar los traslados conforme se requiera. Las consultas se podrán realizar por email y, si es necesario, se entregará el legajo solicitado o se habilitará su revisión in situ.
REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS
Sistema informático para administración documental.
Cajas de cartón resistentes con precintos inviolables y etiquetado visible.
Estanterías metálicas no inflamables.
Vehículos identificados y personal para traslado y delivery.
Infraestructura con seguridad 24/7, control de acceso, fumigación periódica, y condiciones ambientales adecuadas.
EQUIPO DE TRABAJO
El equipo deberá estar compuesto por profesionales con experiencia en gestión documental, en número suficiente para atender el volumen de expedientes, conforme lo acuerde con la AFD.Se requiere de experiencia comprobable de al menos 3 contratos similares en los últimos 5 años, preferentemente con instituciones públicas o financieras.
VIGENCIA DEL SERVICIO
12 (doce) meses contados desde la fecha de firma del contrato.
CONDICIONES DE PAGO
Mensualmente, conforme prestación efectiva del servicio y entrega de reportes.
CONFIDENCIALIDAD
El prestador deberá firmar compromisos de confidencialidad sobre la documentación custodiada, así como garantizar el resguardo y no divulgación de la información a terceros no autorizados.
Detalle de los bienes y/o servicios
Los bienes y/o servicios deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas y normas:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
"SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS"
LOTE N° 1 - SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS - ÁREA UOC | ||||
GRUPO N° 01 | SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS | |||
ITEMS | DESCRIPCIÓN | CANTIDAD | UNIDAD DE MEDIDA | PRESENTACIÓN |
1 | Recepción, clasificación de los legajos. Traslado de documentaciones en cajas. Codificación, inventario manual y etiquetado. | 1 | Unidad |
|
2 | Traslado de la documentación desde el depósito actual hasta la empresa adjudicada. | 1 | Unidad | Caja |
3 | Carga en sistema informático de inventario y ubicación de las cajas dentro del deposito en la base de datos. | 1 | Unidad |
|
4 | Costo de delivery (viajes ida y vuelta) de los legajos de documentos originales. | 1 | Unidad | Evento |
5 | Costo por búsquedas para consultas y envíos escaneados por mail. | 1 | Unidad | Unidad |
6 | Costo mensual de guarda de documentos. | 1 | Unidad | Caja |
Lote N° 01 - Mínimo: ₲ 30.000.000 Máximo: ₲ 60.000.000
LOTE N° 2 - SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS - ÁREA TALENTO HUMANO | ||||
GRUPO N° 01 | SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS | |||
ITEMS | DESCRIPCIÓN | CANTIDAD | UNIDAD DE MEDIDA | PRESENTACIÓN |
1 | Recepción, clasificación de los legajos. Traslado de documentaciones en cajas. Codificación, inventario manual y etiquetado. | 1 | Unidad |
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2 | Traslado de la documentación desde el depósito actual hasta la empresa adjudicada. | 1 | Unidad | Caja |
3 | Carga en sistema informático de inventario y ubicación de las cajas dentro del deposito en la base de datos. | 1 | Unidad |
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4 | Costo de delivery (viajes ida y vuelta) de los legajos de documentos originales. | 1 | Unidad | Evento |
5 | Costo por búsquedas para consultas y envíos escaneados por mail. | 1 | Unidad | Unidad |
6 | Costo mensual de guarda de documentos. | 1 | Unidad | Caja |
Lote N° 2 - Mínimo: ₲ 20.000.000 Máximo: ₲ 40.000.000.
OBJETIVOS
Contratar un servicio especializado para la clasificación, inventario, guarda y custodia de documentación física institucional, con protección y almacenaje de información que incluyan: la recepción de los legajos físicos en cajas, las cuales deberán estar cerradas por medio de precintas numeradas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas, almacenamiento, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la AFD.
Los legajos físicos deberán estar contenidos en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del contrato respectivo y por un plazo de 12 (doce) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad y requerimiento de la AFD.
ALCANCE
El servicio deberá consistir en almacenamiento de expedientes (legajos de documentos) ubicados en carpetas físicas, las cuales están compuestas por varios legajos de Comprobantes de Pago, Facturas y recibos, numerados correlativamente. Se requiere absoluta confidencialidad en la prestación del servicio, en especial sobre el contenido de los documentos a custodiar.
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Incluye la recepción, clasificación, codificación e inventariado manual de documentos físicos, traslado físico desde el sitio de origen hasta las instalaciones del proveedor, carga de datos en sistema informático, delivery bajo requerimiento, búsquedas y escaneo digital bajo demanda, y guarda física mensual de los archivos.
Seguridad de la documentación en guarda
- Guardia de seguridad las 24 horas.
- Detectores de humo, movimiento, extintores.
- Monitoreo 24 horas por empresa reconocida.
- Póliza contra todo riesgo con aseguradora reconocida.
- Cláusulas de confidencialidad firmadas.
- Control de acceso al sistema informático.
- Estanterías metálicas de alta resistencia.
- Sistema de acceso seguro y exclusivo.
- Fumigaciones periódicas con químicos no dañinos.
- Condiciones adecuadas de limpieza e iluminación.
Resultados esperados
- Clasificación, inventario, provisión de cajas, embalaje e identificación rápida.
- Consultas electrónicas o físicas dentro de plazos definidos.
- Manejo adecuado y confidencial de documentos.
- Acceso rápido y seguro a documentos archivados.
- Reportes mensuales de seguimiento.
- Inventario detallado con número de caja, contenido, año, y descripción.
Sistema de trabajo
Será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas identificadas y realizar los traslados conforme se requiera. Las consultas se podrán realizar por email y, si es necesario, se entregará el legajo solicitado o se habilitará su revisión in situ.
REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS
Sistema informático para administración documental.
Cajas de cartón resistentes con precintos inviolables y etiquetado visible.
Estanterías metálicas no inflamables.
Vehículos identificados y personal para traslado y delivery.
Infraestructura con seguridad 24/7, control de acceso, fumigación periódica, y condiciones ambientales adecuadas.
EQUIPO DE TRABAJO
El equipo deberá estar compuesto por profesionales con experiencia en gestión documental, en número suficiente para atender el volumen de expedientes, conforme lo acuerde con la AFD.Se requiere de experiencia comprobable de al menos 3 contratos similares en los últimos 5 años, preferentemente con instituciones públicas o financieras.
VIGENCIA DEL SERVICIO
12 (doce) meses contados desde la fecha de firma del contrato.
CONDICIONES DE PAGO
Mensualmente, conforme prestación efectiva del servicio y entrega de reportes.
CONFIDENCIALIDAD
El prestador deberá firmar compromisos de confidencialidad sobre la documentación custodiada, así como garantizar el resguardo y no divulgación de la información a terceros no autorizados.