Diferencias entre la versión 1 y 2 del Pliego de la Licitación 464936 - Servicios de Digitalización de Documentos del INCOOP - Plurianual

Ítem	Descripción del Bien y/o Servicios	Unidad de Medida	Presentación
1	DIGITALIZACION ESTANDAR DE DOCUMENTOS	UNIDAD	EVENTO
2	DIGITALIZACION CERTIFICADA DE DOCUMENTOS	UNIDAD	EVENTO
3	INVENTARIO DE DOCUMENTOS	UNIDAD	EVENTO
4	INFORMATIZACION/INDEXACION	UNIDAD	EVENTO
5	EXPURGUE	UNIDAD	EVENTO

 

SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El Software para realizar el Servicio de Digitalización Certificada deberá ajustarse a la Ley Nº 6822 /2021 De Los Servicios De Confianza Para Las Transacciones Electrónicas, Del Documento Electrónico Y Los Documentos Transmisibles Electrónicos.

Resolución N° 1604/2023.- Por La Cual Se Resuelve /Aprobar y Poner En Vigencia El Reglamento General Para Acreditación Del Prestador De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos Electrónicos Doc-Psdc-01 Vs 1.0 y Requerimientos Técnicos Mínimos Para La Prestación De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos Electrónicos Docpsdc-02 Vs 1.0.

Resolución N° 1605/2023.- Por La Cual Se Resuelve Aprobar Y Poner En Vigencia El Procedimiento General Para Solicitudes De Acreditación Como Prestador De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos Doc-Psdc-03 Vs 1.0 y El Formulario De Solicitud Para Acreditación Como Prestador De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos For-Psdc-01 Vs 1.0.

Digitalización de documentos institucionales, compuestos por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones del oferente.

⮚     Digitalización de documentos con Software Documental certificado

⮚     Ordenamiento de los archivos físicos de la institución o expurgue en el caso corresponda.

⮚     Consulta de forma rápida todas las documentaciones.

Requerimientos para realizar el Servicio de Digitalización

INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización

Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.

Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)

•             Resolución: 300 dpi como mínimo.

•             Velocidad de escaneo: 170 ipm o superior.

•             Software especializado para captura de imágenes.

•             Como mínimo 5 (cinco) equipos.

•             Bandeja de 300 hojas como mínimo

Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

•             Tipo de Captura: Aéreo o planetario.

•             Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo

•             Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.

•             Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.

•             Resolución: 600dpi o superior.

•             Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo

•             Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.

•             Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.

•             Software especializado para captura de imágenes.

•             Cantidad Mínima de Equipos: Dos (2).

La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.

ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS

El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución

• Plan de trabajo: Deberá incluir un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento dentro del plazo del servicio, de los productos esperados, aportando necesariamente mejoras, conforme a la experiencia y calificación empresarial, requeridas como básicas.
• Documentos digitalizados Estándar: Consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
• Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
• Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras.
• Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
• Reconocimiento de datos: Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR.
• Indexación o Carga de Datos: asociados correspondientes a cada archivo digital.
• Para el proceso de indexación o asociación de campos índices a cada archivo, se aclara que la institución requiere que los legajos de documentos se identifiquen por tipo de documento y a la vez que cada tipo de documento contenga su propio campo de búsqueda o campo índice.
• Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
• Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contar con los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
• Digitalización Certificada: cumpliendo los requerimientos de la ley N° 6822/2021 y sus reglamentaciones.

REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

●    Formato: PDF.

●    Sistema de compresión de archivos: Sí.

●    Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).

●    Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.

●    Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.

●    Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.

Almacenamiento Final: los documentos digitalizados deberán ser registrados en el sistema del INCOOP, denominado DATASCAN, con los respectivos metadatos/índices.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS

El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en digitalización y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:

·         La recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.

·         Custodia mientras duren los trabajos de digitalización, a fin de lograr la reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.

Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.

El servicio podría contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad aproximada 3.000 (tres mil) cajas y con una proyección de 6.000 (seis mil) cajas de documentos.

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:

• Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.
• Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
• Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
• Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.
• Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización
• Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.
• Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.
• Traslado y entrega de expediente en puerta. (delivery)
• Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.
• Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs. Conforme al volumen de pedidos de la convocante
• Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
• Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.

Seguridad de la documentación:

El oferente deberá contar con un depósito archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.

Requerimientos del local de la Empresa:

1.      Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.

2.      Seguridad 24 horas

3.      El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.

4.      El depósito debe contar con el techo cubierto con aislante térmico que permita un mejor control de calor y humedad

5.      Detectores de Humo y movimiento.

6.      Respuestas de alarma con Empresa de seguridad

7.      Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito

8.      Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la Emergencia, deberán demostrar a través de constancias o certificados expedidos por empresas especializadas en el rubro.

9.      Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos, a través del sistema.

10.    Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.

11.    Racks industrial tipo porta palets instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.

12.    Cámaras de seguridad, circuito cerrado

13.    Seguro contra todo riesgo, presentar póliza vigente.

14.    Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.

15.    Contrato vigente con empresas para el control de plagas y alimañas

16.    Disponer de una sala especial: (Split, internet, mesa, silla) para que los funcionarios de la Institución puedan ir a verificar el avance de los trabajos.

17.    Elevador de carga con estructura de seguridad para la estiba y desestiba de documentos.

18.    Plano PCI aprobado por la Municipalidad de Asunción.

La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.

Sistema de Trabajo:

En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.

En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.

Equipo de Trabajo:

El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.

Datos Adicionales

Digitalización Simple: Servicio de escaneado de documentos en formato PDF/A, entregado por imagen digitalizada.

Digitalización Certificada: Escaneado de documentos conforme a los estándares establecidos por la Ley N.º 6822/21, contabilizado por imagen.

Inventario: Registro en base de datos de los documentos a ser retirados para la prestación de servicios de guarda, digitalización o expurgo. Se contabiliza por cada registro cargado.

Custodia: Almacenamiento temporal de documentos en los archivos de la empresa proveedora para su digitalizacion.

Informatización / Indexación: Carga de metadatos de las imágenes digitalizadas en una base de datos.

Hosting / Alojamiento De Imágenes (Conservación De Documentos): Conservación y disponibilidad de documentos digitalizados en los sistemas de la empresa adjudicada durante la vigencia del contrato. El acceso está habilitado exclusivamente para funcionarios autorizados por la institución. Se contabiliza por cantidad de usuarios por mes.

Ítem	Descripción del Bien y/o Servicios	Unidad de Medida	Presentación
1	DIGITALIZACION ESTANDAR DE DOCUMENTOS	UNIDAD	EVENTO
2	DIGITALIZACION CERTIFICADA DE DOCUMENTOS	UNIDAD	EVENTO
3	INVENTARIO DE DOCUMENTOS	UNIDAD	EVENTO
4	INFORMATIZACION/INDEXACION	UNIDAD	EVENTO
5	EXPURGUE	UNIDAD	EVENTO

 

SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El Software para realizar el Servicio de Digitalización Certificada deberá ajustarse a la Ley Nº 6822 /2021 De Los Servicios De Confianza Para Las Transacciones Electrónicas, Del Documento Electrónico Y Los Documentos Transmisibles Electrónicos.

Resolución N° 1604/2023.- Por La Cual Se Resuelve /Aprobar y Poner En Vigencia El Reglamento General Para Acreditación Del Prestador De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos Electrónicos Doc-Psdc-01 Vs 1.0 y Requerimientos Técnicos Mínimos Para La Prestación De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos Electrónicos Docpsdc-02 Vs 1.0.

Resolución N° 1605/2023.- Por La Cual Se Resuelve Aprobar Y Poner En Vigencia El Procedimiento General Para Solicitudes De Acreditación Como Prestador De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos Doc-Psdc-03 Vs 1.0 y El Formulario De Solicitud Para Acreditación Como Prestador De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos For-Psdc-01 Vs 1.0.

Digitalización de documentos institucionales, compuestos por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones del oferente.

⮚     Digitalización de documentos con Software Documental certificado

⮚     Ordenamiento de los archivos físicos de la institución o expurgue en el caso corresponda.

⮚     Consulta de forma rápida todas las documentaciones.

Requerimientos para realizar el Servicio de Digitalización

INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización

Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.

Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)

•             Resolución: 300 dpi como mínimo.

•             Velocidad de escaneo: 160 ipm o superior (a una cara o duplex)

•             Software especializado para captura de imágenes.

•             Como mínimo 5 (cinco) equipos.

•             Bandeja de 300 hojas como mínimo

Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

•             Tipo de Captura: Aéreo o planetario.

•             Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo

•             Área de escaneo: 11 x 17 pulgadas o superior.

•             Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.

•             Resolución: 600dpi o superior.

•             Pantalla del escáner:  conforme marca del equipo

•             Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.

•             Velocidad de escaneo: Páginas de 11 x 17 pulgadas en 3 segundos o inferior.

•             Software especializado para captura de imágenes.

•             Cantidad Mínima de Equipos: Dos (2).

La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.

ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS

El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución

• Plan de trabajo: Deberá incluir un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento dentro del plazo del servicio, de los productos esperados, aportando necesariamente mejoras, conforme a la experiencia y calificación empresarial, requeridas como básicas.
• Documentos digitalizados Estándar: Consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
• Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
• Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras.
• Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
• Reconocimiento de datos: Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR.
• Indexación o Carga de Datos: asociados correspondientes a cada archivo digital.
• Para el proceso de indexación o asociación de campos índices a cada archivo, se aclara que la institución requiere que los legajos de documentos se identifiquen por tipo de documento y a la vez que cada tipo de documento contenga su propio campo de búsqueda o campo índice.
• Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
• Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contar con los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
• Digitalización Certificada: cumpliendo los requerimientos de la ley N° 6822/2021 y sus reglamentaciones.

REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

●    Formato: PDF.

●    Sistema de compresión de archivos: Sí.

●    Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).

●    Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.

●    Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.

●    Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.

Almacenamiento Final: los documentos digitalizados deberán ser registrados en el sistema del INCOOP, denominado DATASCAN, con los respectivos metadatos/índices.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS

El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en digitalización y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:

·         La recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.

·         Custodia mientras duren los trabajos de digitalización, a fin de lograr la reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.

Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.

El servicio podría contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad aproximada 3.000 (tres mil) cajas y con una proyección de 6.000 (seis mil) cajas de documentos.

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:

• Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.
• Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
• Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
• Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.
• Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización
• Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.
• Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.
• Traslado y entrega de expediente en puerta. (delivery)
• Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.
• Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs. Conforme al volumen de pedidos de la convocante
• Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
• Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.

Seguridad de la documentación:

El oferente deberá contar con un depósito archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.

Requerimientos del local de la Empresa:

1.      Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.

2.      Seguridad 24 horas

3.      El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.

4.      El depósito debe contar con el techo cubierto con aislante térmico que permita un mejor control de calor y humedad

5.      Detectores de Humo y movimiento.

6.      Respuestas de alarma con Empresa de seguridad

7.      Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito

8.      Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la Emergencia, deberán demostrar a través de constancias o certificados expedidos por empresas especializadas en el rubro.

9.      Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos, a través del sistema.

10.    Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.

11.    Racks industrial tipo porta palets instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.

12.    Cámaras de seguridad, circuito cerrado

13.    Seguro contra todo riesgo, presentar póliza vigente.

14.    Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.

15.    Contrato vigente con empresas para el control de plagas y alimañas

16.    Disponer de una sala especial: (Split, internet, mesa, silla) para que los funcionarios de la Institución puedan ir a verificar el avance de los trabajos.

17.    Elevador de carga con estructura de seguridad para la estiba y desestiba de documentos.

18.    Plano PCI aprobado por la Municipalidad de Asunción.

La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.

Sistema de Trabajo:

En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.

En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.

Equipo de Trabajo:

El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.

Datos Adicionales

Digitalización Simple: Servicio de escaneado de documentos en formato PDF/A, entregado por imagen digitalizada.

Digitalización Certificada: Escaneado de documentos conforme a los estándares establecidos por la Ley N.º 6822/21, contabilizado por imagen.

Inventario: Registro en base de datos de los documentos a ser retirados para la prestación de servicios de guarda, digitalización o expurgo. Se contabiliza por cada registro cargado.

Custodia: Almacenamiento temporal de documentos en los archivos de la empresa proveedora para su digitalizacion.

Expurge: Selección de documentos a ser destruidos, no la destrucción en si misma de esos documentos.

Informatización / Indexación: Carga de metadatos de las imágenes digitalizadas en una base de datos.

Hosting / Alojamiento De Imágenes (Conservación De Documentos): Conservación y disponibilidad de documentos digitalizados en los sistemas de la empresa adjudicada durante la vigencia del contrato. El acceso está habilitado exclusivamente para funcionarios autorizados por la institución. Se contabiliza por cantidad de usuarios por mes.

Ítem	Descripción del Bien y/o Servicios	Unidad de Medida	Presentación
1	DIGITALIZACION ESTANDAR DE DOCUMENTOS	UNIDAD	EVENTO
2	DIGITALIZACION CERTIFICADA DE DOCUMENTOS	UNIDAD	EVENTO
3	INVENTARIO DE DOCUMENTOS	UNIDAD	EVENTO
4	INFORMATIZACION/INDEXACION	UNIDAD	EVENTO
5	EXPURGUE	UNIDAD	EVENTO

SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El Software para realizar el Servicio de Digitalización Certificada deberá ajustarse a la Ley Nº 6822 /2021 De Los Servicios De Confianza Para Las Transacciones Electrónicas, Del Documento Electrónico Y Los Documentos Transmisibles Electrónicos.

Resolución N° 1604/2023.- Por La Cual Se Resuelve /Aprobar y Poner En Vigencia El Reglamento General Para Acreditación Del Prestador De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos Electrónicos Doc-Psdc-01 Vs 1.0 y Requerimientos Técnicos Mínimos Para La Prestación De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos Electrónicos Docpsdc-02 Vs 1.0.

Resolución N° 1605/2023.- Por La Cual Se Resuelve Aprobar Y Poner En Vigencia El Procedimiento General Para Solicitudes De Acreditación Como Prestador De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos Doc-Psdc-03 Vs 1.0 y El Formulario De Solicitud Para Acreditación Como Prestador De Servicios De Digitalización Certificada y/o Conservación De Documentos For-Psdc-01 Vs 1.0.

Digitalización de documentos institucionales, compuestos por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones del oferente.

⮚ Digitalización de documentos con Software Documental certificado

⮚ Ordenamiento de los archivos físicos de la institución o expurgue en el caso corresponda.

⮚ Consulta de forma rápida todas las documentaciones.

Requerimientos para realizar el Servicio de Digitalización

INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización

Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.

Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)

• Resolución: 300 dpi como mínimo.

• Velocidad de escaneo: 170160 ipm o superior. (a una cara o duplex)

• Software especializado para captura de imágenes.

• Como mínimo 5 (cinco) equipos.

• Bandeja de 300 hojas como mínimo

Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.

• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo

• Área de escaneo: 1711 x 2417 pulgadas o superior.

• Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.

• Resolución: 600dpi o superior.

• Pantalla embebida aldel escáner: 15 pulgadas como mínimoconforme marca del equipo

• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.

• Velocidad de escaneo: Páginas de 1711 x 2417 pulgadas en 3 segundos o inferior.

• Software especializado para captura de imágenes.

• Cantidad Mínima de Equipos: Dos (2).

La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.

ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS

El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución

• Plan de trabajo: Deberá incluir un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento dentro del plazo del servicio, de los productos esperados, aportando necesariamente mejoras, conforme a la experiencia y calificación empresarial, requeridas como básicas.
• Documentos digitalizados Estándar: Consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
• Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
• Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras.
• Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
• Reconocimiento de datos: Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR.
• Indexación o Carga de Datos: asociados correspondientes a cada archivo digital.
• Para el proceso de indexación o asociación de campos índices a cada archivo, se aclara que la institución requiere que los legajos de documentos se identifiquen por tipo de documento y a la vez que cada tipo de documento contenga su propio campo de búsqueda o campo índice.
• Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
• Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contar con los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
• Digitalización Certificada: cumpliendo los requerimientos de la ley N° 6822/2021 y sus reglamentaciones.

REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS

● Formato: PDF.

● Sistema de compresión de archivos: Sí.

● Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).

● Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.

● Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.

● Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.

Almacenamiento Final: los documentos digitalizados deberán ser registrados en el sistema del INCOOP, denominado DATASCAN, con los respectivos metadatos/índices.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS

El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en digitalización y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:

· La recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.

· Custodia mientras duren los trabajos de digitalización, a fin de lograr la reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.

Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.

El servicio podría contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad aproximada 3.000 (tres mil) cajas y con una proyección de 6.000 (seis mil) cajas de documentos.

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:

• Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.
• Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
• Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
• Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.
• Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización
• Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.
• Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.
• Traslado y entrega de expediente en puerta. (delivery)
• Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.
• Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs. Conforme al volumen de pedidos de la convocante
• Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
• Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.

Seguridad de la documentación:

El oferente deberá contar con un depósito archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.

Requerimientos del local de la Empresa:

1. Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.

2. Seguridad 24 horas

3. El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.

4. El depósito debe contar con el techo cubierto con aislante térmico que permita un mejor control de calor y humedad

5. Detectores de Humo y movimiento.

6. Respuestas de alarma con Empresa de seguridad

7. Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito

8. Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la Emergencia, deberán demostrar a través de constancias o certificados expedidos por empresas especializadas en el rubro.

9. Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos, a través del sistema.

10. Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.

11. Racks industrial tipo porta palets instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.

12. Cámaras de seguridad, circuito cerrado

13. Seguro contra todo riesgo, presentar póliza vigente.

14. Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.

15. Contrato vigente con empresas para el control de plagas y alimañas

16. Disponer de una sala especial: (Split, internet, mesa, silla) para que los funcionarios de la Institución puedan ir a verificar el avance de los trabajos.

17. Elevador de carga con estructura de seguridad para la estiba y desestiba de documentos.

18. Plano PCI aprobado por la Municipalidad de Asunción.

La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.

Sistema de Trabajo:

En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.

En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.

Equipo de Trabajo:

El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.

Datos Adicionales

Digitalización Simple: Servicio de escaneado de documentos en formato PDF/A, entregado por imagen digitalizada.

Digitalización Certificada: Escaneado de documentos conforme a los estándares establecidos por la Ley N.º 6822/21, contabilizado por imagen.

Inventario: Registro en base de datos de los documentos a ser retirados para la prestación de servicios de guarda, digitalización o expurgo. Se contabiliza por cada registro cargado.

Custodia: Almacenamiento temporal de documentos en los archivos de la empresa proveedora para su digitalizacion.

Expurge: Selección de documentos a ser destruidos, no la destrucción en si misma de esos documentos.

Informatización / Indexación: Carga de metadatos de las imágenes digitalizadas en una base de datos.

Hosting / Alojamiento De Imágenes (Conservación De Documentos): Conservación y disponibilidad de documentos digitalizados en los sistemas de la empresa adjudicada durante la vigencia del contrato. El acceso está habilitado exclusivamente para funcionarios autorizados por la institución. Se contabiliza por cantidad de usuarios por mes.