V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - FUNCIONES DE DISPARO: BOTÓN PARA MANOS, PEDAL, MICRÓFONO
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Funciones de disparo: Botón para manos, Pedal, micrófono”. Solicitamos a la convocante dejar como opcional el requisito de micrófono y pedal. Estas funcionalidades no son esenciales para la operación de escaneo, ya que la acción de disparo (escanear) es realizada directamente por el operador. La institución debería brindar a los oferentes la flexibilidad de proponer las mejores prácticas según su experiencia, sin imponer funcionalidades que no aportan un valor significativo a la operativa del servicio de digitalización. Mantener este requisito como mandatorio solo limita la participación y orienta las especificaciones técnicas hacia una marca en particular, lo cual restringe la competencia innecesariamente.
15-07-2025
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - FUNCIONES DE DISPARO: BOTÓN PARA MANOS, PEDAL, MICRÓFONO
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Funciones de disparo: Botón para manos, Pedal, micrófono”. Solicitamos a la convocante dejar como opcional el requisito de micrófono y pedal. Estas funcionalidades no son esenciales para la operación de escaneo, ya que la acción de disparo (escanear) es realizada directamente por el operador. La institución debería brindar a los oferentes la flexibilidad de proponer las mejores prácticas según su experiencia, sin imponer funcionalidades que no aportan un valor significativo a la operativa del servicio de digitalización. Mantener este requisito como mandatorio solo limita la participación y orienta las especificaciones técnicas hacia una marca en particular, lo cual restringe la competencia innecesariamente.
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 28, donde dice: “Ítem 1 - Servicio de Digitalización Certificada de documentos y ordenamiento físico” Preparación pre-escaneo: clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras. Restauración y tratamiento documental: Procedimientos para el tratamiento documental destinados a la preservación, conservación y restauración. El tratamiento documental será para la preservación, conservación, restauración y digitalización de los documentos históricos que fueron procesados por el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional. El tipo de archivo comprende, legajos, certificados de nacimientos, prontuarios, en biblioratos y sueltos, incluyendo la gestión de archivos electrónica de los documentos digitalizados. Los profesionales a cargo deberán contar con equipos de protección y bioseguridad para resguardar la salud de las personas y los documentos (guantes de nitrilo, guardapolvo, tapabocas FPP2, cofias y lentes de protección).” La preservación y conservación documental, corresponde a un campo especializado que abarca actividades de restauración física, control ambiental, estabilización de soportes y otras medidas de resguardo a largo plazo, lo cual excede el alcance operativo de un contrato de digitalización, por lo que solicitamos excluir los puntos relativos a estas menciones. Además, El marco de la presente licitación orientada exclusivamente a la digitalización de archivos, consideramos innecesario e improcedente incluir exigencias relativas al uso obligatorio de elementos de protección personal tales como guantes de nitrilo, guardapolvo, tapabocas FFP2, cofias y lentes de protección, ya que el objeto principal del proceso es el escaneo de documentos, no su restauración, limpieza ni conservación preventiva. En este sentido, el tratamiento físico de los documentos será mínimo, no justificando medidas especiales de bioseguridad. Salvo que se haya identificado previamente la existencia de riesgos biológicos (presencia de hongos, contaminación química o biológica), no corresponde aplicar medidas de bioseguridad, ya que los documentos en papel almacenados en condiciones normales no representan un riesgo significativo para la salud. La inclusión de estos elementos implica costos adicionales en equipamiento y logística que no guardan proporción con el riesgo real ni con el alcance de la tarea a ejecutar, lo cual podría generar una barrera de acceso para oferentes, afectar la libre competencia y encarecer innecesariamente el proceso. Incluir disposiciones orientadas a la conservación física o sanitización de los documentos podría derivar en interpretaciones extensivas del contrato, modificando de facto su alcance e implicando responsabilidades técnicas no contempladas en una contratación de servicios de escaneo. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir los puntos relacionados a conservación, mejora y tratamiento especial, restauración y tratamiento documental: Procedimientos para el tratamiento documental destinados a la preservación de esta sección.
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 28, donde dice: “Ítem 1 - Servicio de Digitalización Certificada de documentos y ordenamiento físico” Preparación pre-escaneo: clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras. Restauración y tratamiento documental: Procedimientos para el tratamiento documental destinados a la preservación, conservación y restauración. El tratamiento documental será para la preservación, conservación, restauración y digitalización de los documentos históricos que fueron procesados por el Departamento de Identificaciones de la Policía Nacional. El tipo de archivo comprende, legajos, certificados de nacimientos, prontuarios, en biblioratos y sueltos, incluyendo la gestión de archivos electrónica de los documentos digitalizados. Los profesionales a cargo deberán contar con equipos de protección y bioseguridad para resguardar la salud de las personas y los documentos (guantes de nitrilo, guardapolvo, tapabocas FPP2, cofias y lentes de protección).” La preservación y conservación documental, corresponde a un campo especializado que abarca actividades de restauración física, control ambiental, estabilización de soportes y otras medidas de resguardo a largo plazo, lo cual excede el alcance operativo de un contrato de digitalización, por lo que solicitamos excluir los puntos relativos a estas menciones. Además, El marco de la presente licitación orientada exclusivamente a la digitalización de archivos, consideramos innecesario e improcedente incluir exigencias relativas al uso obligatorio de elementos de protección personal tales como guantes de nitrilo, guardapolvo, tapabocas FFP2, cofias y lentes de protección, ya que el objeto principal del proceso es el escaneo de documentos, no su restauración, limpieza ni conservación preventiva. En este sentido, el tratamiento físico de los documentos será mínimo, no justificando medidas especiales de bioseguridad. Salvo que se haya identificado previamente la existencia de riesgos biológicos (presencia de hongos, contaminación química o biológica), no corresponde aplicar medidas de bioseguridad, ya que los documentos en papel almacenados en condiciones normales no representan un riesgo significativo para la salud. La inclusión de estos elementos implica costos adicionales en equipamiento y logística que no guardan proporción con el riesgo real ni con el alcance de la tarea a ejecutar, lo cual podría generar una barrera de acceso para oferentes, afectar la libre competencia y encarecer innecesariamente el proceso. Incluir disposiciones orientadas a la conservación física o sanitización de los documentos podría derivar en interpretaciones extensivas del contrato, modificando de facto su alcance e implicando responsabilidades técnicas no contempladas en una contratación de servicios de escaneo. Por todo lo expuesto, solicitamos excluir los puntos relacionados a conservación, mejora y tratamiento especial, restauración y tratamiento documental: Procedimientos para el tratamiento documental destinados a la preservación de esta sección.
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA – INTERFAZ USB
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 32, donde dice: “A.2: Escáner de Producción para hojas sueltas: Interface: Hi-Speed USB 3.2 y Red Ethernet Gigabit como mínimo” Solicitamos sean aceptados equipos con Interface: Hi-Speed USB 3.1., considerando la diferencia mínima y equivalencia funcional, la pertinencia técnica para los equipos requeridos y la conveniencia de ampliar la base de oferentes.
15-07-2025
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA – INTERFAZ USB
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 32, donde dice: “A.2: Escáner de Producción para hojas sueltas: Interface: Hi-Speed USB 3.2 y Red Ethernet Gigabit como mínimo” Solicitamos sean aceptados equipos con Interface: Hi-Speed USB 3.1., considerando la diferencia mínima y equivalencia funcional, la pertinencia técnica para los equipos requeridos y la conveniencia de ampliar la base de oferentes.
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - FPS VISTA PREVIA: 20 FPS O SUPERIOR
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: FPS Vista Previa: 20 FPS o superior”. Considerando que la funcionalidad de FPS (Fotogramas Por Segundo) en la vista previa se refiere a la fluidez y velocidad con la que se muestra la imagen en tiempo real, solicitamos a la convocante aceptar escáneres que cuenten con una funcionalidad de cámara de vista previa en vivo. Esta característica representa una mejora sustancial y es superior a lo estrictamente solicitado, ya que ofrece al usuario final la posibilidad de visualizar las imágenes en vivo antes del escaneo final. Esto no solo optimiza el uso y la precisión, sino que también reduce errores y mejora la experiencia general. De mantenerse la exigencia actual de un FPS específico sin considerar esta funcionalidad equivalente o superior, la única consecuencia sería limitar innecesariamente la participación de oferentes, sin aportar un beneficio proporcional al proceso de digitalización.
15-07-2025
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - FPS VISTA PREVIA: 20 FPS O SUPERIOR
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: FPS Vista Previa: 20 FPS o superior”. Considerando que la funcionalidad de FPS (Fotogramas Por Segundo) en la vista previa se refiere a la fluidez y velocidad con la que se muestra la imagen en tiempo real, solicitamos a la convocante aceptar escáneres que cuenten con una funcionalidad de cámara de vista previa en vivo. Esta característica representa una mejora sustancial y es superior a lo estrictamente solicitado, ya que ofrece al usuario final la posibilidad de visualizar las imágenes en vivo antes del escaneo final. Esto no solo optimiza el uso y la precisión, sino que también reduce errores y mejora la experiencia general. De mantenerse la exigencia actual de un FPS específico sin considerar esta funcionalidad equivalente o superior, la única consecuencia sería limitar innecesariamente la participación de oferentes, sin aportar un beneficio proporcional al proceso de digitalización.
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - GRABADO DE PANTALLA Y VIDEO: ESTÁNDAR
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Grabado de pantalla y video: Estándar”. Solicitamos a la convocante dejar como opcional el requisito de Grabado de pantalla y video: Estándar. Esta funcionalidad no se utiliza en el proceso de digitalización certificada. Su propósito está orientado a otro tipo de operaciones y no es necesario para la certificación de documentos. Mantener este requisito como mandatorio solo limita la participación y orienta las especificaciones técnicas hacia una marca en particular, lo cual restringe la competencia innecesariamente.
15-07-2025
V. ASPECTOS TÉCNICOS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA - GRABADO DE PANTALLA Y VIDEO: ESTÁNDAR
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 31 y 32, donde dice: “A.1: Escáner Planetario de documentación encuadernada: Grabado de pantalla y video: Estándar”. Solicitamos a la convocante dejar como opcional el requisito de Grabado de pantalla y video: Estándar. Esta funcionalidad no se utiliza en el proceso de digitalización certificada. Su propósito está orientado a otro tipo de operaciones y no es necesario para la certificación de documentos. Mantener este requisito como mandatorio solo limita la participación y orienta las especificaciones técnicas hacia una marca en particular, lo cual restringe la competencia innecesariamente.
PLAN DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS Y PLAZO DE EJECUCIÓN
Solicitamos a la convocante la aclaración del plan de prestación de los servicios y el plazo de ejecución. En el mismo se da a entender, que los tres entregables divididos en márgenes de 30, 30 y 40 %, deben ser entregados “Como máximo a las 8 semanas posterior a la recepción de la Orden de Servicio”. Cuando debería establecerse un mayor tiempo para el segundo y tercer entregable. Además, el plazo de ejecución previsto al 31 de diciembre de 2025 es exiguo, teniendo en cuenta los plazos de la licitación, consultas, protestas, adendas, evaluación de comité, adjudicación y firmas de contratos, por lo que no se estaría logrando lo solicitado como plazo fijado para la terminación del servicio
15-07-2025
PLAN DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS Y PLAZO DE EJECUCIÓN
Solicitamos a la convocante la aclaración del plan de prestación de los servicios y el plazo de ejecución. En el mismo se da a entender, que los tres entregables divididos en márgenes de 30, 30 y 40 %, deben ser entregados “Como máximo a las 8 semanas posterior a la recepción de la Orden de Servicio”. Cuando debería establecerse un mayor tiempo para el segundo y tercer entregable. Además, el plazo de ejecución previsto al 31 de diciembre de 2025 es exiguo, teniendo en cuenta los plazos de la licitación, consultas, protestas, adendas, evaluación de comité, adjudicación y firmas de contratos, por lo que no se estaría logrando lo solicitado como plazo fijado para la terminación del servicio
Aunque se trate de un contrato abierto con precio por página y presupuesto definido, solicitamos a la convocante pueda establecer una cantidad de páginas a digitalizar, de manera a permitir a los oferentes planificar recursos, tiempos y capacidades operativas, evaluar la viabilidad económica del servicio, fomentar la transparencia, la competencia y la equidad entre oferentes, reducir riesgos de conflictos durante la ejecución del contrato. Asegurar una contratación coherente con los principios de eficiencia y legalidad. Informar el volumen estimado aporta previsibilidad, mejora la calidad de las ofertas y garantiza una mejor ejecución del contrato
Aunque se trate de un contrato abierto con precio por página y presupuesto definido, solicitamos a la convocante pueda establecer una cantidad de páginas a digitalizar, de manera a permitir a los oferentes planificar recursos, tiempos y capacidades operativas, evaluar la viabilidad económica del servicio, fomentar la transparencia, la competencia y la equidad entre oferentes, reducir riesgos de conflictos durante la ejecución del contrato. Asegurar una contratación coherente con los principios de eficiencia y legalidad. Informar el volumen estimado aporta previsibilidad, mejora la calidad de las ofertas y garantiza una mejor ejecución del contrato
En la sección DATOS DE LA CONVOCATORIA, en la página 9, Visita al sitio de ejecución del contrato, donde dice: “No Aplica”. A fin de garantizar la presentación de ofertas técnicamente viables, económicamente ajustadas y acordes con las condiciones reales del servicio requerido, solicitamos se establezca la posibilidad de que los oferentes realicen una visita técnica al sitio de ejecución del contrato. De manera que se pueda verificar el entorno físico en el que se ejecutará el servicio, incluyendo disponibilidad de espacio, accesos, condiciones ambientales y de seguridad. Reconocer la infraestructura existente, especialmente en lo referente a conectividad, suministro eléctrico, mobiliario y facilidades logísticas. Evaluar el estado de conservación, volumen, formato y organización de los documentos a digitalizar.
En la sección DATOS DE LA CONVOCATORIA, en la página 9, Visita al sitio de ejecución del contrato, donde dice: “No Aplica”. A fin de garantizar la presentación de ofertas técnicamente viables, económicamente ajustadas y acordes con las condiciones reales del servicio requerido, solicitamos se establezca la posibilidad de que los oferentes realicen una visita técnica al sitio de ejecución del contrato. De manera que se pueda verificar el entorno físico en el que se ejecutará el servicio, incluyendo disponibilidad de espacio, accesos, condiciones ambientales y de seguridad. Reconocer la infraestructura existente, especialmente en lo referente a conectividad, suministro eléctrico, mobiliario y facilidades logísticas. Evaluar el estado de conservación, volumen, formato y organización de los documentos a digitalizar.
SITIO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO - DETERMINACIÓN DE INCORPORACIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES Y SUS CAMPOS INDICES
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 30, donde dice: “La Convocante determinará la incorporación de los tipos documentales y sus campos índices, ésta podrá solicitar por nota que se pueda atender la necesidad. La empresa adjudicada podrá presentar un plan de trabajo y plazos enmarcados en la vigencia del contrato” Solicitamos a la convocante que la incorporación de nuevos tipos documentales y campos índices durante la ejecución del contrato no sea una obligación automática, sino que quede sujeta a evaluación por parte del proveedor adjudicado, en base a los términos de referencia pactados. Esto se fundamenta en que cualquier modificación posterior puede afectar el alcance, los recursos y los plazos inicialmente previstos, por lo que debe analizarse su viabilidad técnica y operativa antes de su implementación.
15-07-2025
SITIO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO - DETERMINACIÓN DE INCORPORACIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES Y SUS CAMPOS INDICES
En la sección SUMINISTROS REQUERIDOS – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, en la página 30, donde dice: “La Convocante determinará la incorporación de los tipos documentales y sus campos índices, ésta podrá solicitar por nota que se pueda atender la necesidad. La empresa adjudicada podrá presentar un plan de trabajo y plazos enmarcados en la vigencia del contrato” Solicitamos a la convocante que la incorporación de nuevos tipos documentales y campos índices durante la ejecución del contrato no sea una obligación automática, sino que quede sujeta a evaluación por parte del proveedor adjudicado, en base a los términos de referencia pactados. Esto se fundamenta en que cualquier modificación posterior puede afectar el alcance, los recursos y los plazos inicialmente previstos, por lo que debe analizarse su viabilidad técnica y operativa antes de su implementación.
Solicitamos a la convocante incluir mediante una adenda el promedio estimado de páginas por tipo de archivo (por ejemplo, cuántas páginas tiene el expediente denominado "Prontuario"). Esta información es clave para permitir a los oferentes estimar correctamente costos y tiempos, facilitar una planificación técnica adecuada, garantizar transparencia y condiciones equitativas de competencia, evaluar objetivamente las propuestas recibidas, prevenir incumplimientos contractuales derivados de estimaciones erróneas. Se sugiere incorporar un cuadro referencial con tipología documental y su volumen promedio, o en su defecto, un rango estimado por tipo documental.
Solicitamos a la convocante incluir mediante una adenda el promedio estimado de páginas por tipo de archivo (por ejemplo, cuántas páginas tiene el expediente denominado "Prontuario"). Esta información es clave para permitir a los oferentes estimar correctamente costos y tiempos, facilitar una planificación técnica adecuada, garantizar transparencia y condiciones equitativas de competencia, evaluar objetivamente las propuestas recibidas, prevenir incumplimientos contractuales derivados de estimaciones erróneas. Se sugiere incorporar un cuadro referencial con tipología documental y su volumen promedio, o en su defecto, un rango estimado por tipo documental.