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Versión 1
Versión 2
Diferencias entre las versiones 1 y 2
Especificaciones técnicas - CPS
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
| SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN PARA EL SNPP - PLURIANUAL | |||||
| ITEM | CODIGO DE CATALOGO | DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO | UNIDAD DE MEDIDA | PRESENTACIÓN | CANTIDAD |
| 1 | 81111508-002 | DIGITALIZACION Y GUARDA DE ARCHIVOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.1 | 81111508-002 | DIGITALIZACION ESTANDAR | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.2 | 81111508-002 | DIGITALIZACION CERTIFICADA | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.3 | 81111508-002 | GUARDA Y CUSTODIA/ PROVISION DE CAJAS PARA EMBALAJE | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.4 | 81111508-002 | CONSULTA FISICA / DELIVERY DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.5 | 81111508-001 | TRASLADO Y ADECUACION DE DOCUMENTOS FISICOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.6 | 81111508-001 | INVENTARIO DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.7 | 81111508-001 | INFORMATIZACION / INDEXACIÓN | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.8 | 81111508-002 | EXPURGUE | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.9 | 81111508-002 | CONSERVACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS GUARDA DIGITAL (HOSTING) | UNIDAD | EVENTO | 1 |
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Digitalización de documentos institucionales, compuestos por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones del oferente.
⮚ Digitalización de documentos con Software Documental certificado
⮚ Ordenamiento de los archivos físicos de la institución o expurgue en el caso corresponda.
⮚ Consulta de forma rápida todas las documentaciones.
- Conservación de Documentos electrónicos, Guarda Digital de los archivos digitales, acceso al sistema conforme a los roles y perfiles establecidos de común acuerdo con la Institución.
Requerimientos para realizar el Servicio de Digitalización
I. INFRAESTRUCTURA REQUERIDA
El software requerido deberá ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por Ministerio de Industria y Comercio.
El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
i. Servidor principal y de contingencia.
ii. UPS.
iii. Escáner.
iv. Estaciones de Trabajo.
v. Red y Comunicaciones.
vi. Mobiliarios necesarios.
vii. Útiles.
viii. 2 Móviles propios tipo furgón
ix. Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA
Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización
Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.
Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)
• Tamaño de hoja: máximo A3
• Resolución: 300 dpi como mínimo.
• Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Como mínimo 5 (cinco) equipos.
• Bandeja de 500 hojas
Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:
• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo
• Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.
• Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.
• Resolución: 600dpi o superior.
• Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
II. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS
El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución
- Plan de trabajo: Deberá incluir un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento dentro del plazo del servicio, de los productos esperados, aportando necesariamente mejoras, conforme a la experiencia y calificación empresarial, requeridas como básicas
- Documentos digitalizados: Consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
- Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
- Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras.
- Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
- Reconocimiento de datos: Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR.
- Indexación o Carga de Datos: asociados correspondientes a cada archivo digital.
- Para el proceso de indexación o asociación de campos índices a cada archivo, se aclara que la institución requiere que los legajos de documentos se identifiquen por tipo de documento y a la vez que cada tipo de documento contenga su propio campo de búsqueda o campo índice.
- Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
- Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contar con los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS
● Formato: PDF.
● Sistema de compresión de archivos: Sí.
● Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).
● Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.
● Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
● Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.
GUARDA DE DOCUMENTOS
El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:
· La recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.
· Almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.
Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 36 (treinta y seis) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.
El servicio deberá contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad aproximada 2.000 (ocho mil) cajas y con una proyección de 4.000 (diez mil) cajas de documentos
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:
- Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.
- Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
- Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
- Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.
- Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización
- Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.
- Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.
- Traslado y entrega de expediente en puerta. (delivery)
- Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.
- Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs. Conforme al volumen de pedidos de la convocante
- Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
- Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.
Seguridad de la documentación en guarda:
El oferente deberá contar con un depósito archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
Requerimientos del local de la Empresa:
1. Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
2. Seguridad 24 horas
3. El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.
4. El depósito debe contar con el techo cubierto con aislante térmico que permita un mejor control de calor y humedad
5. Detectores de Humo y movimiento.
6. Respuestas de alarma con Empresa de seguridad
7. Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito
8. Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la Emergencia, deberán demostrar a través de constancias o certificados expedidos por empresas especializadas en el rubro.
9. Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos, a través del sistema.
10. Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.
11. Racks industrial tipo porta palets instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.
12. Cámaras de seguridad, circuito cerrado
13. Seguro contra todo riesgo, presentar póliza vigente.
14. Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.
15. Contrato vigente con empresas para el control de plagas y alimañas
16. Disponer de una sala especial: (Split, internet, mesa, silla) para que los funcionarios de la Institución puedan ir a verificar el avance de los trabajos.
17. Elevador de carga con estructura de seguridad para la estiba y desestiba de documentos.
18. Plano PCI aprobado por la Municipalidad de Asunción.
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
Sistema de Trabajo:
En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.
En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.
Equipo de Trabajo:
El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.
Inspecciones y Pruebas
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación: NO APLICA. -
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la contratante.
3. La contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieron el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún coste para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las carácteristicas técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:
- Las EETT constituyen los puntos de referencia contra los cuales la convocante podrá verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.
- En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.
- En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.
- Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.
- Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Siempre que sea posible deberán especificarse normas de calidad internacionales . Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”. Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.
- Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.
- Las EETT deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:
(a) Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.
(b) Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).
(c) Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.
(d) Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.
(e) Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.
- Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda. Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo al Formulario de Presentación de la Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.
Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá especificar detalladamente la naturaleza y alcance de la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.
Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.
Especificaciones técnicas - CPS
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
| SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN PARA EL SNPP - PLURIANUAL | |||||
| ITEM | CODIGO DE CATALOGO | DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO | UNIDAD DE MEDIDA | PRESENTACIÓN | CANTIDAD |
| 1 | 81111508-002 | DIGITALIZACION Y GUARDA DE ARCHIVOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.1 | 81111508-002 | DIGITALIZACION ESTANDAR | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.2 | 81111508-002 | DIGITALIZACION CERTIFICADA | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.3 | 81111508-002 | GUARDA Y CUSTODIA/ PROVISION DE CAJAS PARA EMBALAJE | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.4 | 81111508-002 | CONSULTA FISICA / DELIVERY DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.5 | 81111508-001 | TRASLADO Y ADECUACION DE DOCUMENTOS FISICOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.6 | 81111508-001 | INVENTARIO DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.7 | 81111508-001 | INFORMATIZACION / INDEXACIÓN | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.8 | 81111508-002 | EXPURGUE | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.9 | 81111508-002 | CONSERVACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS GUARDA DIGITAL (HOSTING) | UNIDAD | EVENTO | 1 |
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Digitalización de documentos institucionales, compuestos por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones del oferente.
⮚ Digitalización de documentos con Software Documental certificado
⮚ Ordenamiento de los archivos físicos de la institución o expurgue en el caso corresponda.
⮚ Consulta de forma rápida todas las documentaciones.
- Conservación de Documentos electrónicos, Guarda Digital de los archivos digitales, acceso al sistema conforme a los roles y perfiles establecidos de común acuerdo con la Institución.
Requerimientos para realizar el Servicio de Digitalización
I. INFRAESTRUCTURA REQUERIDA
El software requerido deberá ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por Ministerio de Industria y Comercio.
El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
i. Servidor principal y de contingencia.
ii. UPS.
iii. Escáner.
iv. Estaciones de Trabajo.
v. Red y Comunicaciones.
vi. Mobiliarios necesarios.
vii. Útiles.
viii. 2 Móviles propios tipo furgón
ix. Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA
Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización
Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.
Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)
• Tamaño de hoja: máximo A3
• Resolución: 300 dpi como mínimo.
• Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Como mínimo 5 (cinco) equipos.
• Bandeja de 500 hojas
Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:
• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo
• Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.
• Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.
• Resolución: 600dpi o superior.
• Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
II. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS
El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución
- Plan de trabajo: Deberá incluir un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento dentro del plazo del servicio, de los productos esperados, aportando necesariamente mejoras, conforme a la experiencia y calificación empresarial, requeridas como básicas
- Documentos digitalizados: Consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
- Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
- Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras.
- Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
- Reconocimiento de datos: Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR.
- Indexación o Carga de Datos: asociados correspondientes a cada archivo digital.
- Para el proceso de indexación o asociación de campos índices a cada archivo, se aclara que la institución requiere que los legajos de documentos se identifiquen por tipo de documento y a la vez que cada tipo de documento contenga su propio campo de búsqueda o campo índice.
- Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
- Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contar con los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS
● Formato: PDF/A.
● Sistema de compresión de archivos: Sí.
● Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).
● Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.
● Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
● Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.
GUARDA DE DOCUMENTOS
El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:
· La recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.
· Almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.
Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 36 (treinta y seis) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.
El servicio deberá contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad aproximada 2.000 (dos mil) cajas y con una proyección de 4.000 (cuatro mil) cajas de documentos
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:
- Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.
- Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
- Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
- Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.
- Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización
- Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.
- Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.
- Traslado y entrega de expediente en puerta. (delivery)
- Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.
- Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs. Conforme al volumen de pedidos de la convocante
- Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
- Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.
Seguridad de la documentación en guarda:
El oferente deberá contar con un depósito archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
Requerimientos del local de la Empresa:
1. Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
2. Seguridad 24 horas
3. El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.
4. El depósito debe contar con el techo cubierto con aislante térmico que permita un mejor control de calor y humedad
5. Detectores de Humo y movimiento.
6. Respuestas de alarma con Empresa de seguridad
7. Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito
8. Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la Emergencia, deberán demostrar a través de constancias o certificados expedidos por empresas especializadas en el rubro.
9. Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos, a través del sistema.
10. Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.
11. Racks industrial tipo porta palets instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.
12. Cámaras de seguridad, circuito cerrado
13. Seguro contra todo riesgo, presentar póliza vigente.
14. Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.
15. Contrato vigente con empresas para el control de plagas y alimañas
16. Disponer de una sala especial: (Split, internet, mesa, silla) para que los funcionarios de la Institución puedan ir a verificar el avance de los trabajos.
17. Elevador de carga con estructura de seguridad para la estiba y desestiba de documentos.
18. Plano PCI aprobado por la Municipalidad de Asunción.
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
Sistema de Trabajo:
En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.
En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.
Equipo de Trabajo:
El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.
Inspecciones y Pruebas
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación: NO APLICA. -
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la contratante.
3. La contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieron el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún coste para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las carácteristicas técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:
- Las EETT constituyen los puntos de referencia contra los cuales la convocante podrá verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.
- En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.
- En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.
- Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.
- Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Siempre que sea posible deberán especificarse normas de calidad internacionales . Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”. Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.
- Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.
- Las EETT deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:
(a) Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.
(b) Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).
(c) Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.
(d) Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.
(e) Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.
- Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda. Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo al Formulario de Presentación de la Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.
Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá especificar detalladamente la naturaleza y alcance de la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.
Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.
Especificaciones técnicas - CPS
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
| SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN PARA EL SNPP - PLURIANUAL | |||||
| ITEM | CODIGO DE CATALOGO | DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO | UNIDAD DE MEDIDA | PRESENTACIÓN | CANTIDAD |
| 1 | 81111508-002 | DIGITALIZACION Y GUARDA DE ARCHIVOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.1 | 81111508-002 | DIGITALIZACION ESTANDAR | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.2 | 81111508-002 | DIGITALIZACION CERTIFICADA | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.3 | 81111508-002 | GUARDA Y CUSTODIA/ PROVISION DE CAJAS PARA EMBALAJE | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.4 | 81111508-002 | CONSULTA FISICA / DELIVERY DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.5 | 81111508-001 | TRASLADO Y ADECUACION DE DOCUMENTOS FISICOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.6 | 81111508-001 | INVENTARIO DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.7 | 81111508-001 | INFORMATIZACION / INDEXACIÓN | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.8 | 81111508-002 | EXPURGUE | UNIDAD | EVENTO | 1 |
| 1.9 | 81111508-002 | CONSERVACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS GUARDA DIGITAL (HOSTING) | UNIDAD | EVENTO | 1 |
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Digitalización de documentos institucionales, compuestos por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones del oferente.
⮚ Digitalización de documentos con Software Documental certificado
⮚ Ordenamiento de los archivos físicos de la institución o expurgue en el caso corresponda.
⮚ Consulta de forma rápida todas las documentaciones.
- Conservación de Documentos electrónicos, Guarda Digital de los archivos digitales, acceso al sistema conforme a los roles y perfiles establecidos de común acuerdo con la Institución.
Requerimientos para realizar el Servicio de Digitalización
I. INFRAESTRUCTURA REQUERIDA
El software requerido deberá ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por Ministerio de Industria y Comercio.
El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
i. Servidor principal y de contingencia.
ii. UPS.
iii. Escáner.
iv. Estaciones de Trabajo.
v. Red y Comunicaciones.
vi. Mobiliarios necesarios.
vii. Útiles.
viii. 2 Móviles propios tipo furgón
ix. Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA
Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización
Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.
Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)
• Tamaño de hoja: máximo A3
• Resolución: 300 dpi como mínimo.
• Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Como mínimo 5 (cinco) equipos.
• Bandeja de 500 hojas
Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:
• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo
• Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.
• Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.
• Resolución: 600dpi o superior.
• Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
II. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS
El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución
- Plan de trabajo: Deberá incluir un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento dentro del plazo del servicio, de los productos esperados, aportando necesariamente mejoras, conforme a la experiencia y calificación empresarial, requeridas como básicas
- Documentos digitalizados: Consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
- Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
- Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras.
- Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
- Reconocimiento de datos: Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR.
- Indexación o Carga de Datos: asociados correspondientes a cada archivo digital.
- Para el proceso de indexación o asociación de campos índices a cada archivo, se aclara que la institución requiere que los legajos de documentos se identifiquen por tipo de documento y a la vez que cada tipo de documento contenga su propio campo de búsqueda o campo índice.
- Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
- Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contar con los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS
● Formato: PDF/A.
● Sistema de compresión de archivos: Sí.
● Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el oferente).
● Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.
● Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
● Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.
GUARDA DE DOCUMENTOS
El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:
· La recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.
· Almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.
Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 36 (treinta y seis) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.
El servicio deberá contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad aproximada 2.000 (ochodos mil) cajas y con una proyección de 4.000 (diezcuatro mil) cajas de documentos
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:
- Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.
- Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
- Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
- Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.
- Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización
- Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.
- Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.
- Traslado y entrega de expediente en puerta. (delivery)
- Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.
- Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs. Conforme al volumen de pedidos de la convocante
- Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
- Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.
Seguridad de la documentación en guarda:
El oferente deberá contar con un depósito archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
Requerimientos del local de la Empresa:
1. Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
2. Seguridad 24 horas
3. El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.
4. El depósito debe contar con el techo cubierto con aislante térmico que permita un mejor control de calor y humedad
5. Detectores de Humo y movimiento.
6. Respuestas de alarma con Empresa de seguridad
7. Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito
8. Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la Emergencia, deberán demostrar a través de constancias o certificados expedidos por empresas especializadas en el rubro.
9. Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos, a través del sistema.
10. Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida.
11. Racks industrial tipo porta palets instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.
12. Cámaras de seguridad, circuito cerrado
13. Seguro contra todo riesgo, presentar póliza vigente.
14. Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.
15. Contrato vigente con empresas para el control de plagas y alimañas
16. Disponer de una sala especial: (Split, internet, mesa, silla) para que los funcionarios de la Institución puedan ir a verificar el avance de los trabajos.
17. Elevador de carga con estructura de seguridad para la estiba y desestiba de documentos.
18. Plano PCI aprobado por la Municipalidad de Asunción.
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
Sistema de Trabajo:
En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.
En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.
Equipo de Trabajo:
El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.
Inspecciones y Pruebas
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación: NO APLICA. -
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la contratante.
3. La contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieron el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún coste para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las carácteristicas técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:
- Las EETT constituyen los puntos de referencia contra los cuales la convocante podrá verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.
- En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.
- En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.
- Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.
- Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Siempre que sea posible deberán especificarse normas de calidad internacionales . Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”. Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.
- Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.
- Las EETT deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:
(a) Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.
(b) Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).
(c) Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.
(d) Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.
(e) Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.
- Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda. Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo al Formulario de Presentación de la Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.
Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá especificar detalladamente la naturaleza y alcance de la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.
Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.