El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado.
Dirección de Beneficencia y Ayuda Social - DIBEN.
Dirección de Administración y Finanzas de la DIBEN
Lic. Cesar Cardenas Aguilera, Director de Administración y Finanzas.
Justificación de la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada.
El presente llamado obedece a la precariedad en la que se encuentran los documentos de la dirección de dirección mencionada.
Justificar la planificación. (si se trata de un llamado periódico o sucesivo, o si el mismo responde a una necesidad temporal).
El presente proceso es un llamado de necesidad para la Institución .
Justificar las especificaciones técnicas establecidas
Las especificaciones técnicas de dicho llamado fueron redactadas de acuerdo a las necesidades a ser cubiertas.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
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Ítems |
Descripción |
Unidad de Medida |
Cantidad |
|
1 |
Digitalización con OCR (Por Imagen) |
Unidad |
1 |
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2 |
Guarda / Custodia / Administración (Por caja / por mes) |
Unidad |
1 |
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3 |
Cajas contenedoras de Documentos (Por caja) |
Unidad |
1 |
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4 |
Indexación de imágenes al software (Por imagen) |
Unidad |
1 |
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5 |
Software Gestor Documental y almacenaje digital (mes) |
Unidad |
1 |
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6 |
Consulta física/ delivery de documentos (Por pedido / caja) |
Unidad |
1 |
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7 |
Traslado y Adecuación de documentos físicos (Por unidad) |
Unidad |
1 |
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8 |
Inventario de documentos (Por unidad) |
Unidad |
1 |
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Monto Mínimo: Gs. 50.000.000 |
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Monto Máximo: Gs. 100.000.000. |
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:
El oferente deberá clasificar los documentos de acuerdo a los criterios de clasificación y ordenamiento de la Institución.
Digitalización de Documentos
El Proveedor debe ofrecer un servicio de Captura, Digitalización y Gestión de imágenes producto de la digitalización de documentos de DIBEN, dando:
Solución de digitalización de documentos e importación de archivos, almacenando toda la información de DIBEN.
Documentación ordenada y clasificada.
Búsqueda y recuperación de documentos de forma sencilla y rápida.
Información accesible para toda de DIBEN
Proceso de digitalización: Preparación documental, Digitalización de documentos en papel, Clasificación de la Información, Indexación de la de la documentación.
Debe ofrecer los siguientes requerimientos:
Seguridad;
Almacenamiento y clasificación de la información en un único lugar lógico;
Respaldo de la información original;
Escalabilidad, optimización de recursos físicos;
Control de calidad;
Almacenamiento y traslado de archivos físicos;
Guarda, custodia y administración de Archivos Físicos;
Cuidado del medio ambiente.
Sistematización y automatización de Procesos.
Indexación: ingreso de datos asociados a los documentos, manual, personalizado.
Verificación: control de calidad de datos ingresados y calidad de los documentos.
Consulta: Consultas dinámicas por tipos de documentos y por grupos;
Consultas personalizadas;
Consultas en aplicación externa, y podrán ser realizadas por personal registrado.
Realizar un historial de los movimientos de cajas y documentación de la Convocante.
El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
Preparación pre-escaneo: reparación, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras.
Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
Reconocimiento de datos: Reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.
Indexación o carga de datos: Datos asociados correspondiente a cada archivo digital e indexación conforme a los metadatos indicados.
Validación y control de calidad asociados: Detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación etc.
Requerimientos mínimos para los archivos digitales.
Los siguientes requerimientos son referenciales y no definitivos, pudiendo ser ajustados durante la ejecución conforme a las mejores prácticas o recomendaciones para el adecuado almacenamiento de la información documental.
Resolución: 600 dpi como mínimo.
Deberá soportar Formato PDF.
Modo de escaneo: mejora de texto, escala de grises y color como mínimo.
Sistema de compresión de archivos: Si
Correcciones automáticas de: desviación, orientado, margen como mínimo.
Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
Reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconociendo del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.
Recursos Humanos.
1 (un) Equipo de trabajo que contemple todos los aspectos técnicos del servicio solicitado y que garantice el cumplimiento de los plazos establecidos. El equipo de trabajo deberá estar compuesto como mínimo por 1 (un) programador o analista de sistemas que estarán encargados de brindar el soporte técnico y la migración a la herramienta y encargado de realizar los ajustes necesarios.
Como mínimo 5 (cinco) personas con experiencia comprobada, en trabajos de ordenamiento, digitalización y conservación de documentos.
Los trabajos deberán ser realizados de lunes a viernes dentro del horario comprendido entre 07:00hs a 17:00hs
PROPIEDAD INTELECTUAL
Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de la convocante (incluida la propiedad intelectual), así como también los productos generados de acuerdo al tipo de licencia de los componentes utilizados.
CONFIDENCIALIDAD
El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas.
Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución
o Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.
o Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con la autorización de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.
o Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
No Aplica
DETALLE DE LOS SERVICIOS
El proveedor deberá poseer infraestructura, personal capacitado y especializado para realizar las tareas de: captura de imagen de documentos físicos a formato Digital, digitalización y gestión de imágenes producto de la digitalización de documentos de la DIBEN, a través de un Sistema de gestión de documentos.; reducción de costos para la Institución.
DIBEN lo que busca con el presente Servicio es: reducción del manejo de volúmenes de papel, digitalización e importación de archivos, acceso instantáneo y simultaneo de la Secretaria de Beneficencia y Ayuda Social y el Usuario, almacenando toda la información de DIBEN, documentación ordenada y clasificada, búsqueda y recuperación de documentos de forma sencilla y rápida, información accesible para DIBEN; evitar además la duplicación de documentos físicos de los usuarios; Acceso a la información de manera oportuna y precisa. El Servicio requerido es: clasificación, ordenado, digitalización e indexación de documentos digitales. Servicio de ordenamiento, clasificación, preparación de documentos físicos.
Una vez firmado el Contrato, la Convocante emitirá una Orden de Compra solicitando la prestación de los servicios adjudicados.
El Plazo de prestación de los servicios es: dentro de los 3 (tres) días hábiles de haber recepcionado la Orden de Servicio correspondiente.
El monitoreo y control del servicio estará a cargo de la División de Administración de Contratos, dependiente del Departamento Administrativo de la Dirección de Administración y Finanzas.
Los trabajos deberán ser realizados de lunes a viernes dentro del horario comprendido entre 07:00hs a 17:00hs
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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Nota de Remisión / Acta de recepción |
Nota de Remisión / Acta de recepción |
Dentro de los 10 días corridos siguientes a la entrega de los bienes a satisfacción de la convocante |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de la carta de invitación, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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