El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.
Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
| LCO MITIC Nº 03/2023 Servicio de Archivo y Custodia de Documentos. PLURIANUAL con ID: 432332 | |||||
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Contrato Abierto: por Monto. Mínimo: 500.000.000 Máximo: 950.000.000 Abastecimiento simultáneo: No |
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| Ítem | Código Catálogo | Descripción del Bien | Unidad de Medida | Presentación | Cantidad |
| 1 | 81111508-001 | Ordenamiento de archivo/Traslado de toda la documentación desde donde designe la convocante hasta las instalaciones del proveedor para la guarda correspondiente (costo por caja) | Unidad | CAJA | 1 |
| 2 | 81111508-001 | Ordenamiento de archivo/Recepción, clasificación según el tipo de documento definido por los encargados del área de archivo. Traspasar la documentación a cajas, codificación e inventario manual de contenido de cajas. Etiquetado (costo por caja) | Unidad | CAJA | 1 |
| 3 | 81111508-001 | Ordenamiento de archivo/Provisión de Cajas de cartón especialmente diseñadas para la guarda de archivos según medidas y normas técnicas de archivo | Unidad | UNIDAD | 1 |
| 4 | 81111508-001 | Ordenamiento de archivo/Costo mensual por guarda, custodio y administración de archivo por caja en instalaciones según especificaciones técnicas | Unidad | UNIDAD | 1 |
| 5 | 81111508-003 | Digitacion de datos/Carga en un sistema informatico del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos - Informatización e Indexación | Unidad | UNIDAD | 1 |
| 6 | 81111508-002 | Digitalizacion de documentos/Digitalización de documentos, con OCR, por imágenes. | Unidad | UNIDAD | 1 |
| 7 | 81111508-001 | Ordenamiento de archivo/CONSULTA FÍSICA/DELIVERY DE DOCUMENTOS; Entrega de documentos físicos de acuerdo a la solicitud realizada por usuarios autorizados de documentación específica o caja determinada a los efectos de verificación, hasta 10 cajas por evento | Unidad | UNIDAD | 1 |
| 8 | 81111508-003 | Digitacion de datos/Software de Gestión Documental y Almacenaje Digital. Por usuario | Unidad | UNIDAD | 1 |
| 9 | 81111508-001 | Ordenamiento de archivo/CONSERVACIÓN PREVENTIVA: desinfección del material contaminado, estabilización del documento para el proceso de digitalización. | Unidad | UNIDAD | 1 |
| 10 | 81111508-9999 | Servicio de Escaneo de Documentos/RESTAURACIÓN: reparación de rasgados, roturas y faltantes. | Unidad | UNIDAD | 1 |
| 11 | 81111508-002 | Digitalizacion de documentos/APLANADO Y LAMINADO | Unidad | UNIDAD | 1 |
LISTA DE SERVICIOS
El procedimiento para retiro de los documentos desde la oficina de la Convocante será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.
El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todos sus distintos formatos.
REQUISITOS DE SEGURIDAD
La convocante verificará in situ las instalaciones de los oferentes como parte del proceso de calificación. El incumplimiento de las condiciones establecidas en los ítems correspondientes será causal de descalificación de la oferta.
Volumen aproximado 2.000 a 4.500 cajas
Digitalización de 500.000 a 1.000.000 hojas. El servicio deberá ser realizado en dependencias del Proveedor acondicionadas para el efecto. El oferente deberá contar con personal idóneo (mínimo 10 personas) con la experiencia suficiente en el servicio ofertado, también debe tener escáner conforme especificación detalladas más abajo, para el desarrollo de las actividades (preparación de documentos para el escaneo, carga de datos los campos asignados, ordenamiento de los mismos en arquipeles para la disposición final de los mismos, informes de avances.
Escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.Reconocimiento de datos: reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.
Indexación o Carga de Datos: datos asociados correspondientes a cada archivo digital por medio del Sistema de Gestión Documental.
Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conforme a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, etc.
Notas
Plan de Trabajo e Informes
El Oferente deberá presentar con su oferta un Plan de Trabajo incluyendo todos los puntos mencionados en esta sección, aportando a su vez mejoras.
El plan de trabajo debe reflejar la propuesta de servicio ofertada incluyendo además recursos humanos, que serán utilizados en los plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un Cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.
Todos los informes deberán presentarse en formato impreso y electrónico. Estos deberán cumplir con la periodicidad establecida en el plan de trabajo para cada caso, y con la información requerida por el Administrador del contrato. Además, se solicitarán algunos informes de avances complementarios para situaciones puntuales que meriten.
Derechos de Propiedad
Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de La Convocante, así como también los productos (archivos) informáticos generados.
Confidencialidad
El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad, a través de una declaración jurada, que obligará, entre otras cosas:
• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.
• Restituir toda la Información Confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la Información Confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción.
• Revelar la Información Confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el Oferente responderá por ellas.
• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.
INFRAESTRUCTURA REQUERIDA
El proveedor deberá garantizar el cumplimiento en la prestación del servicio requerido, de conformidad con los parámetros establecidos en el numeral 11. La interfaz (software/Hardware) a ser utilizada para la prestación de los servicios deberá cumplir con la normativa vigente (Ley Nº 6822/21). El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
i. Servidor principal y de contingencia.
ii. UPS.
iii. Escáner.
iv. Estaciones de Trabajo.
v. Red y Comunicaciones.
vi. Mobiliarios necesarios.
vii. Útiles.
viii. 2 Móviles propios tipo furgón
ix. Generador alternativo de energía, capacidad mínima 20 KVA
Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización
Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.
Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)
• Tamaño de hoja: máximo A3
• Resolución: 300 dpi como mínimo.
• Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Como mínimo 5 (cinco) equipos.
• Bandeja de 500 hojas
Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:
• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo
• Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.
• Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1bits.
• Resolución: 600dpi o superior.
• Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo con el plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
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Ítem |
Descripción del bien |
Cantidad |
Unidad de medida |
Lugar de entrega de los bienes |
Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes |
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(Indicar el N°) |
(Indicar la descripción de los bienes) |
(Insertar la cantidad de bienes a proveer) |
(Indicar la unidad de medida de los bienes |
(Indicar el nombre del lugar) |
(Indicar la(s) fecha(s) de entrega requerida(s) |
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| Ítem | Descripción del Bien | Unidad de Medida | Cantidad | Lugar donde los servicios serán prestados | Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
| 1 | Ordenamiento de archivo/Traslado de toda la documentación desde donde designe la convocante hasta las instalaciones del proveedor para la guarda correspondiente (costo por caja) | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 2 días Hábiles a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
| 2 | Ordenamiento de archivo/Recepción, clasificación según el tipo de documento definido por los encargados del área de archivo. Traspasar la documentación a cajas, codificación e inventario manual de contenido de cajas. Etiquetado (costo por caja) | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 2 días Hábiles a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
| 3 | Ordenamiento de archivo/Provisión de Cajas de cartón especialmente diseñadas para la guarda de archivos según medidas y normas técnicas de archivo | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 1 día Hábil a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
| 4 | Ordenamiento de archivo/Costo mensual por guarda, custodio y administración de archivo por caja en instalaciones según especificaciones técnicas | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 1 día Hábil a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
| 5 | Digitacion de datos/Carga en un sistema informatico del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos - Informatización e Indexación | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 3 días Hábiles a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
| 6 | Digitalizacion de documentos/Digitalización de documentos, con OCR, por imágenes. | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 3 días Hábiles a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
| 7 | Ordenamiento de archivo/CONSULTA FÍSICA/DELIVERY DE DOCUMENTOS; Entrega de documentos físicos de acuerdo a la solicitud realizada por usuarios autorizados de documentación específica o caja determinada a los efectos de verificación, hasta 10 cajas por evento | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 1 día Hábil a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
| 8 | Digitacion de datos/Software de Gestión Documental y Almacenaje Digital. Por usuario | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 1 día Hábil a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
| 9 | Ordenamiento de archivo/CONSERVACIÓN PREVENTIVA: desinfección del material contaminado, estabilización del documento para el proceso de digitalización. | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 1 día Hábil a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
| 10 | Servicio de Escaneo de Documentos/RESTAURACIÓN: reparación de rasgados, roturas y faltantes. | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 1 día Hábil a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
| 11 | Digitalizacion de documentos/APLANADO Y LAMINADO | Unidad | 1 | De conformidad con lo señalado en la Orden de Servicio. | 1 día Hábil a ser contados desde el día siguiente de la notificación al proveedor. |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indican a continuación:
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la contratante.
3. La contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
FRECUENCIA: POR EVENTO
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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ORDEN DE SERVICIO /AMBOS INFORMES |
ORDEN DE SERVICIO /AMBOS INFORMES |
POR EVENTO |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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1. Personas Físicas / Jurídicas |
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a) Certificado de no encontrarse en quiebra o en convocatoria de acreedores expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
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b) Certificado de no hallarse en interdicción judicial expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
| c) Constancia de no adeudar aporte obrero patronal expedida por el Instituto de Previsión Social; |
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d) Certificado laboral vigente expedido por la Dirección de Obrero Patronal dependiente del Viceministerio de Trabajo, siempre que el sujeto esté obligado a contar con el mismo, de conformidad a la reglamentación pertinente - CPS; |
|
e) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |
| f) Certificado de Cumplimiento Tributario vigente a la firma del contrato. |
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2. Documentos. Consorcios |
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a) Cada integrante del consorcio que sea una persona física o jurídica deberá presentar los documentos requeridos para oferentes individuales especificados en los apartados precedentes. |
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b) Original o fotocopia del consorcio constituido. |
|
c) Documentos que acrediten las facultades del firmante del contrato para comprometer solidariamente al consorcio. |
|
d) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |