El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
CONTRATO ABIERTO POR CANTIDADES
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Ítem |
Descripción de los Servicios |
Cantidad mínima |
Cantidad máxima |
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1 |
Tratamiento documental para la preservación, conservación, y restauración. |
5.000 |
10.000 |
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2 |
Digitalización de los documentos procesados. |
500.000 |
1.000.000 |
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3 |
Gestión de archivos electrónicos. |
500.000 |
1.000.000 |
El Servicio requerido será aplicado a los registros documentales y catastrales determinados por la Municipalidad de Asunción.
El servicio incluye tratamiento documental para la preservación, conservación, restauración, digitalización y gestión de archivos electrónicos de los documentos procesados por la Dirección de Catastro (Registro Catastral) y de la Dirección General de Gabinete de la Municipalidad de Asunción.
La Municipalidad proveerá al adjudicado un espacio dentro de la dependencia (Dirección de Catastro y Dirección General de Gabinete), donde el oferente que resultase adjudicado deberá equipar por completo para poder realizar los trabajos de preservación, conservación, restauración, digitalización y gestión de archivos electrónico de documentos.
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Ítem |
Descripción de los Servicios |
Unidad de medida |
Presentación |
Cantidad mínima |
Cantidad máxima |
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1 |
Tratamiento documental para la preservación, conservación, y restauración. |
Unidad |
Evento |
5.000 |
10.000 |
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2 |
Digitalización de los documentos procesados. |
Unidad |
Evento |
500.000 |
1.000.000 |
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3 |
Gestión de archivos electrónicos. |
Unidad |
Evento |
500.000 |
1.000.000 |
* Precio Unitario: la cotización deberá de ser realizada por hoja.
El tratamiento documental será para la preservación, conservación, restauración y digitalización de los documentos procesados por la Dirección de Catastro (Registro Catastral) y de la Dirección General de Gabinete de la Municipalidad de Asunción, obrante en la sede central de la Municipalidad de Asunción. El tipo de archivo, son legajos, resoluciones, planos, en biblioratos y sueltos, incluyendo la gestión de archivos electrónica de los documentos digitalizados.
Los profesionales a cargo deberán contar con equipos de protección y bioseguridad para resguardar la salud de las personas y los documentos (guantes de nitrilo, guardapolvo, tapabocas FPP2, cofias y lentes de protección).
Entrega de documentos
Es la actividad por la cual el área de Archivo de la Dirección de Catastro y de la Dirección General de Gabinete, de la Municipalidad de Asunción hace entrega de los documentos para su procesamiento, en base al cronograma de entregas que deberá de elaborarse al inicio del servicio con el proveedor que ejecute el servicio. Esta actividad será controlada mediante el uso de formatos de entrega y devoluciones de documentos, los mismos que deberán ser manejados en duplicado llevando el Archivo de la Dirección de Catastro y de la Dirección General de Gabinete de la Municipalidad de Asunción como el proveedor una copia para su control. Los trabajos deberán ser realizados en un espacio que será delimitado por la Dirección de Catastro y de la Dirección General de Gabinete, el cual la empresa adjudicada deberá contar con los equipos y profesionales necesarios para ejecutar dichas tareas.
Preparación de documentos
En esta etapa los documentos son preparados para realizar una intervención, donde son retirados todos los contaminantes que puedan afectar tanto la preservación de los mismos, como la calidad del trabajo, como ser polvo, grampas, clips, sobres, cintillos, humedad, entre otros contaminantes.
Posteriormente se deberá realizar el tratamiento documental (humectación, secado, fumigación) y recuperación de los documentos. Se deberá contar con expertos en el área de la restauración para llevar a cabo tan delicada tarea.
Se deberá utilizar métodos y medidas de conservación de los libros:
Limpieza mecánica (procedimientos en seco).
Los procedimientos implementados no deben ser invasivos ni abrasivos, que ocasionen la pérdida de información vital.
Se deberán utilizar esponjas vulcanizadas y esponjas blancas libres de látex, en casos necesarios brochas de cerdas suaves, aspiradoras de potencia regulable con filtro HEPA, espátulas y bisturíes para retirar elementos sólidos. Todos los implementos utilizados para esta etapa serán higienizados, desinfectados y/o desechados para evitar contaminaciones.
Tratamiento de documentos.
Deformaciones: estabilización y corrección de planos con humedad y peso controlado, teniendo en cuenta que para este tipo de procedimientos es necesario testear previamente la solubilidad de las tintas y el nivel de PH del papel. Se evitará la utilización de planchas térmicas y espátulas de calor, las cuales aceleran el proceso de deterioro del papel.
Reparaciones (roturas, rasgados, hojas sueltas, faltantes).
Se utilizarán adhesivos libres de ácido, como pasta de almidón de trigo, pasta de almidón de arroz, metilcelulosa de grado alto, carboximetil celulosa y gelatina.
Se utilizarán papeles japoneses de diferentes fibras, gramajes y colores, según el tipo de superficie a reparar. En el caso de ser necesario realizar el proceso de laminación, para brindar estabilidad al documento, estas deberán ser realizadas con rehumectables o reencolables, preferentemente por el reverso para no comprometer la legibilidad del documento.
Encuadernaciones: el objetivo es devolver la funcionalidad estructural de libro, preservando de ser posible la mayor parte de su estructura original, evitando el reemplazo de las mismas. Las reparaciones de las tapas se realizarán con papeles japoneses, respetando la estética del original.
Intervención de material con biodeterioro: los mismos deberán ser sometidos a un proceso de inactivación, primeramente, retirando las esporas por aspiración controlada, luego limpieza con hisopos y por último desinfección con solución hidroalcohólica. Se evitará el uso de brochas y cualquier otra acción que produzca manchas y contaminación.
En caso de documentos húmedos, se recomienda su estabilización mediante un secado previo. Los conjuntos de libros con biodeterioro posterior a su tratamiento deberán ser aislados y monitoreados regularmente, puesto que, de presentarse las condiciones incorrectas, podrían activarse nuevamente. Los documentos tratados deberán ser guardados en cajas individuales de conservación, evitando el uso de encapsulados sintéticos. El espacio de almacenamiento deberá contar con un control exhaustivo de temperatura y humedad relativa, la cual deberá ser constante.
Concluido el tratamiento de los documentos originales, se dejarán listos para el siguiente procedimiento: la digitalización.
Ítem 2. Procedimientos para la digitalización los documentos procesados.
Entrega de documentos
Es la actividad por la cual el área de Archivo de la Dirección de Catastro y de la Dirección General de Gabinete, de la Municipalidad de Asunción hace entrega de los documentos para su procesamiento, en base al cronograma de entregas que deberá de elaborarse al inicio del servicio con el proveedor que ejecute el servicio. Esta actividad será controlada mediante el uso de formatos de entrega y devoluciones de documentos, los mismos que deberán ser manejados en duplicado llevando el Archivo de la Dirección de Catastro y de la Dirección General de Gabinete de la Municipalidad de Asunción como el proveedor una copia para su control. Los trabajos deberán ser realizados en un espacio que será delimitado por la Dirección de Catastro y de la Dirección General de Gabinete, el cual la empresa adjudicada deberá contar con los equipos y profesionales necesarios para ejecutar dichas tareas.
Informatización y escaneo
El servicio consiste en la conservación de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
La empresa deberá proveer la información necesaria para la integración con el sistema de Arc Gis y el mapa catastral interactivo de la Municipalidad de Asunción.
Ítem 3. Gestión de archivos electrónicos.
Entrega de documentos
Es la actividad por la cual el área de Archivo de la Dirección de Catastro y de la Dirección General de Gabinete, de la Municipalidad de Asunción hace entrega de los documentos para ser procesados por el gestor de archivos electrónicos, en base al cronograma de entregas que deberá de elaborarse al inicio del servicio con el proveedor que ejecute el servicio. Esta actividad será controlada mediante el uso de formatos de entrega y devoluciones de documentos, los mismos que deberán ser manejados en duplicado llevando el Archivo de la Dirección de Catastro y de la Dirección General de Gabinete de la Municipalidad de Asunción como el proveedor una copia para su control. Los trabajos deberán ser realizados en un espacio que será delimitado por la Dirección de Catastro y de la Dirección General de Gabinete, el cual la empresa adjudicada deberá contar con los equipos y profesionales necesarios para ejecutar dichas tareas.
Recepción, clasificación y etiquetado
La empresa recepcionará los documentos, posteriormente los clasificará de acuerdo al tipo de documento definido por las Direcciones de Catastro y Dirección General de Gabinete, y se procederá al etiquetado, con la codificación e inventario correspondiente.
Ubicación y carga en un sistema informático de los documentos. Asignación de usuario en plataforma.
Se procederá a la carga en un sistema informático del inventario y la ubicación de los documentos, de acuerdo a estándares archivísticos creados por la Contratante.
Asignación de usuarios en plataforma web: la Direccion de Catastro y la Dirección General de Gabinete entregará el listado de funcionarios a ser asignados como usuarios en la plataforma web.
Se proveerá la información de los documentos en archivos digitales en formato txt, csv. Cada archivo txt, csv contendrá la información de los documentos. Por cada documento se indicarán los siguientes índices o metadatos a ser definidos. La estructura del archivo txt, csv será de valores separados por coma, donde cada línea representará una hoja del documento. El archivo del documento contará con una resolución de 600 dpi en formato JPG.
Esta información deberá ser consumida y guardada en una base de datos para que sea consumida por la aplicación.
Consideración lenguaje y herramientas para el suministro de información:
Devolución de documentos
Una vez concluidos los procesos de preservación, conservación, restauración y digitalización de los documentos procesados de la Dirección de Catastro y la Dirección General de Gabinete de la Municipalidad de Asunción, y gestión de archivos electrónica de los documentos procesados, los mismos deberán ser entregados en cajas, con protección de anti humedad, ácaros, y correctamente rotuladas, indicando la información que se encuentra dentro de cada caja.
Los equipos mínimos con los cuales deberá contar la empresa adjudicada son los siguientes:
Los scanner serán compatibles con el reconocimiento de caracteres (OCR) que permite la captura de metadatos de los documentos para su localización post digitalización.
Todos los equipos a ser utilizados en el servicio deberán contar con garantía de mantenimiento y provisión de repuestos originales durante la vigencia del contrato.
La Municipalidad proveerá al adjudicado un espacio dentro de cada dependencia (Dirección de Catastro y Direccion General de Gabinete), el cual el mismo deberá equipar por completo para poder realizar los trabajos de preservación, conservación, restauración, digitalización y gestión de archivos electrónica de documentos (Laboratorio para Preservación, Conservación y Restauración de los Libros, además de una Isla de Digitalización para digitalizar los mismos, otros).
El Oferente deberá generar Restauración de alta calidad, como es solicitado en el producto final, cumpliendo en tiempo y forma los plazos, al efecto la empresa una vez asignado el espacio a ser utilizado como laboratorio, deberá presentar una DDJJ con detalle integral del espacio (laboratorio) a ser utilizado al efecto con su plano interno y minucioso detalle de todos los elementos con que se cuentan para la realización de la tarea de Restauración de los planos y resoluciones.
Esta etapa está referida a todas las actividades de supervisión de la instalación y equipamiento del local, el administrador del contrato, verificará el efectivo cumplimiento de las Especificaciones Técnicas establecidas en el Llamado.
Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de la convocante (incluida la propiedad intelectual), así como también los productos generados de acuerdo al tipo de licencia de los componentes utilizados.
El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todos sus distintos formatos.
Una vez emitido el código de contratación, el Proveedor deberá presentar un Plan de Trabajo incluyendo todos los puntos mencionados en los Objetivos y Alcance.
El plan de trabajo debe reflejar la propuesta del servicio ofertada incluyendo además recursos humanos y hardware que serán utilizados en plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.
Todos los informes deberán presentarse en formato impreso y electrónico de forma mensual. Estos deberán cumplir con la periodicidad establecida en el plan de trabajo para cada caso, y con la información requerida por el Administrador del Contrato. Además, se solicitarán algunos informes de avances complementarios para situaciones puntuales que ameriten.
Dirección General de Gabinete de la Municipalidad de Asunción.
Cargo: Sr. Nelson Federico Mora Peralta, Director General.
Este llamado se realiza de manera a cumplir con el plazo de conservación de los documentos estipulado en el Articulo 69 "Conservación de la información" de la ley 2051/03 y su Decreto reglamentario 2992/19.
La contratación del Servicio de Digitalización y guarda de Documentos se realiza con el objetivo de contar con una herramienta de Gestión Documental, a fin de contribuir con procesos diarios donde se generan documentos para direcciones, departamentos, unidades, y otras dependencias de la institución, impactando en una considerable reducción de tiempo en el ordenamiento, archivo y localización en los casos necesarios, la reutilización de documentos, reducción de impresoras y copias, y el ahorro del espacio físico, todo ello en un ambiente de seguridad ante contingencias que puedan afectar a su custodia y resguardo.
El presente pedido se encuentra planificado conforme a las necesidades institucionales de la Dirección de Catastro y de la Dirección General de Gabinete, a fin de contar con una herramienta que facilite la guarda documental, su actualización permanente, y la respuesta inmediata para ser proveídas al momento de su requerimiento, tanto por clientes internos como externos.
Las Especificaciones Técnicas establecidas por la Convocante están orientadas a satisfacer las necesidades institucionales a través de implementación en etapas de renovación y desarrollo tecnológico, con la instalación de escáneres de última generación, software de escaneo y reconocimiento de códigos que permitan la indexación (carga de datos) automática en el Sistema de Gestor Documental, con todos los datos asociados a través de la interoperabilidad entre el Sistema de la Institución y el Sistema propuesto por el Oferente.
La necesidad de contar con este tipo de servicios es periódica.
Cada una de estas especificaciones técnicas del presente llamado están de acuerdo a las necesidades de la Direccción General de Gabinete y la Dirección de Catastro Municipal.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
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Ítem |
Descripción del bien |
Cantidad |
Unidad de medida |
Lugar de entrega de los bienes |
Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes |
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(Indicar el N°) |
(Indicar la descripción de los bienes) |
(Insertar la cantidad de bienes a proveer) |
(Indicar la unidad de medida de los bienes |
(Indicar el nombre del lugar) |
(Indicar la(s) fecha(s) de entrega requerida(s) |
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NO APLICA.
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Ítem |
Descripción de los Servicios |
Cantidad Minima |
Cantidad Maxima |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de entrega de los servicios |
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| 1. | Tratamiento documental para la preservación, conservación y restauración. |
5.000 |
10.000 |
Unidad |
Dirección General de Gabinete de la Municipalidad de Asunción, Bloque A, Primer piso, Avda. Mcál López 5556 e/ Capitán Bueno. Dirección de Catastro Municipal, Bloque A, Tercer piso, Avda. Mcál López 5556 e/ Capitán Bueno. | Ver Plan de Entrega. | ||
| 2. | Digitalización de los documentos procesados. |
500.000 |
1.000.000 |
Unidad |
Dirección General de Gabinete de la Municipalidad de Asunción, Bloque A, Primer piso, Avda. Mcál López 5556 e/ Capitán Bueno. Dirección de Catastro Municipal, Bloque A, Tercer piso, Avda. Mcál López 5556 e/ Capitán Bueno. | Ver Plan de Entrega. | ||
| 3. |
Gestión de archivos electrónicos |
500.000 | 1.000.000 | Unidad |
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Ver Plan de Entrega. |
Plan de Entrega
Instalación de equipos y puesta en marcha: 05 días hábiles a partir de la recepción de la Orden de Inicio.
Plazo de entrega de trabajos: Para el efecto el proveedor en un plazo máximo de 24 horas hábiles de recepcionada la orden de servicio/provisión, deberá presentar un cronograma de entregas de acuerdo a los legajos establecidos y el mismo deberá ser aprobado por la Dirección General de Gabinete en un plazo máximo de 48 horas hábiles.
Plazo de entrega de trabajos urgentes: Para el efecto el proveedor en un plazo máximo de 12 horas hábiles de recepcionada la orden de servicio/provisión, deberá presentar un cronograma de entregas de acuerdo a los legajos establecidos y el mismo deberá ser aprobado por la Dirección General de Gabinete en un plazo máximo de 24 horas hábiles.
Plazo de aprobación de trabajos presentados: 10 días hábiles a partir de la recepción de los trabajos, transcurrido dicho plazo se tendrá por aprobado en forma tácita.
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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Orden de Inicio Orden de provisión de bienes y/o servicios. Acta de recepción original por parte del Administrador del contrato. |
Orden de Inicio Orden de provisión de bienes y/o servicios. Acta de recepción original por parte del Administrador del contrato. |
Abril - Diciembre 2024 Enero - Diciembre 2025 Enero - junio 2026 |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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