Suministros y Especificaciones técnicas

El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.

Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

Detalles de los productos y/o servicios con las respectivas especificaciones técnicas - CPS

Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y SUMINISTROS REQUERIDOS

Software de Gestión Documental

Objetivo general

Contar con una solución tecnológica que permita a la Gobernación de Central el seguimiento automatizado del flujo de trámites.

Objetivos específicos

Relevar, mapear y configurar procesos institucionales mediante una herramienta tecnológica especializada.
Digitalizar la capacidad de seguimiento del estado de los trámites solicitados por los ciudadanos y usuarios solicitantes.
Diseñar e implementar métricas de productividad asociada a los procesos.
Identificar procesos y conseguir una evaluación para identificación de oportunidades de mejora como cuellos de botellas, reprocesos y optimizaciones.
Conseguir capacidad de auditoría y trazabilidad de los trámites de la Gobernación.

Provisión

Ítem	Descripción	Cantidad
1	SOFTWARE DE DESARROLLO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO CENTRAL	1

3.1 Condiciones

El software será instalado y alojado en la infraestructura física.

Todos los trabajos asociados a la puesta en marcha, instalación y configuración del sistema informático serán responsabilidad del proveedor y su equipo de trabajo.
El proveedor deberá garantizar soporte insitu por 6 meses con un personal que deberá realizar oficina en la Gobernación, acompañando a los funcionarios que utilizaran el software. Transcurrido dicho plazo el soporte primario queda a cargo del Oferente el cual deberá asignar a un funcionario o más que será capacitados en el uso del software.

Requerimientos funcionales

Organización de los requerimientos de acuerdo al servicio requerido:

Requerimientos base
Lenguaje de programación y base de datos
Reportes
Soporte

Los requerimientos se detallan a continuación:

REQUISITOS BASE

Requerimientos	Tipo	Ofrecido
Permitir clasificar los tipos de procesos y tipos de actividades.	Exigido
Permitir la automatización de flujos a través de la configuración, sin necesidad de programación.	Exigido
El software deberá contar con IA integrado.	Exigido
La IA debe ser On-premises, sin fecha de caducidad.	Exigido
La IA Deberá permitir detectar tipos de tramites ingresado por mesa de entrada y direccionar a la dependencia que corresponda	Exigido
Poseer control de auditoría de acceso al sistema.	Exigido
Entrenamiento de 10 tipos de tramites como mínimo dentro el algoritmo de la IA. El entrenamiento deberá poder realizarse en un periodo de 8 a 10 días máximo.	Exigido
La IA deberá contar la capacidad de extraer datos de Cedula de Identidad.	Exigido
Permitir la publicación electrónica de los tramites realizado por mesa de entrada, dentro de la Gobernación de forma automática.	Exigido
El software deberá enlazarse con el sitio web Institucional para consulta de los tramites de la ciudadanía	Exigido
Contar con la posibilidad de transferencia de los tramites de una dependencia a otra.	Exigido
El sistema deberá generar numeración automática para los tramites ingresados por mesa de entrada	Exigido
Permitir la supervisión y control de las gestiones en trámite dentro de la Gobernación.	Exigido
Contar con análisis estadísticos de los tramites vigentes y culminados	Exigido
Permitir el archivacion de los tramites culminados y así también deberá permitir la desarchivacion de un trámite si es necesario.	Exigido
Permitir la asignación de plazos para cada tramite ingresado.	Exigido
Permitir adjuntar documentos PDF a los tramites durante su procesos.	Exigido
Deberá contar con bandeja de entrada, Bandeja de Salida y bandeja de archivado por cada dependencia.	Exigido
Deberá contar con panel de alertas, que avisa los nuevos tramites recibidos.	Exigido
Deberá contar con la función de agregar observaciones a los tramites recibidos.	Exigido
Contar con la posibilidad de realizar devolución del trámite a la dependencia de Origen	Exigido
El software deber registrar la dependencia de origen y la dependencia de destino cada vez que se realiza una transferencia de un trámite.	Exigido
El software deberá permitir que se pueda asignar un usuario de Backup por ausencia del titular responsable de la dependencia	Exigido
El módulo de consulta publicado en el sitio web de la gobernación deberá contar con un buscador por palabras clave y por número de me de entrada	Exigido
El buscador de consulta deberá contar con un historial de estado del trámite. Donde especifique la dependencia donde se encuentra el mismo.	Exigido
El buscador deberá permitir visualizar el documento ingresado por mesa entrada.	Exigido
El software deberá permitir administrar plantilla para creación de nuevos documentos para la comunicación interna entre dependencias	Exigido
El Software deberá permitir la firma digital de documentos.	Exigido
El Software deberá permitir firma digital Cualificada y no Cualificada.	Exigido
El software deberá contar con un editor de texto integrado.	Exigido
El Software deberá permitir la revisión del documento generado antes de su envió a otras dependencia por el superior inmediato.	Exigido
El software deberá contar con la opción de editar un documento mientras este no se encuentre firmado digitalmente.	Exigido
Deberá poder autogenerar número de documento independiente por cada dependencia.	Exigido
Deberá poder agregar o configurar nomenclatura o nombre de dependencia.	Exigido
El software deberá contar con la capacidad de imprimir comprobante de entrega de documentos por mesa de entrada.	Exigido
El oferente, deberá demostrar que el software ofertado esté funcionando en una institución Pública como mínimo. Para avalar dicho requisito se deberá emitir una nota del buen funcionamiento por el encargado de Informática dirigido a la convocante.	Exigido
El Oferente deberá entregar manual de Usuarios, y diagrama de la Base de datos en formato digital.	Exigido
El software ofertado deberá estar dentro del datacenter de la Gobernación, no se acepara alojamiento en la Nube.	Exigido
El oferente deberá prever la provisión de cualquier equipo que permita el buen funcionamiento del sistema ofertado.	Exigido
El oferente deberá instalar y poner en funcionamiento el Software Ofertado.	Exigido
El oferente deberá, prever todos los detalles técnicos requeridos para el buen funcionamiento del Software.	Exigido

Lenguaje de programación y base de datos

Herramientas	Tipo	Ofrecido
El software deberá utilizar tecnología web	Exigido
El lenguaje de programación utilizado debe ser orientado a objeto, de preferencia JAVA WEB.	Exigido
El motor de Base de datos deberá ser tipo relacional y de licencia Libre, de preferencia Open Source.	Exigido
El oferente deberá incluir en su oferte las fuentes de desarrollo del software ofertado.	Exigido

Reportes

Requerimientos	Tipo	Ofrecido
Consulta por varios filtros de búsqueda.	Exigido
Permitir la rápida consulta de tramites por atributos como: descripción, número de trámites, dependencia de origen, usuario de origen, usuario de destino.	Exigido
Permitir la visualización de documentos adjuntos / vinculados a los procesos.	Exigido
Permitir generar el informe del gráficos de tipo tableros o dashboards.	Exigido
Permitir realizar una auditoría de los eventos ocurridos en la transmutación de los documentos.	Exigido
Diferenciar los tramites leídos de los no leídos con codificación de colores.	Exigido

Soporte

Requerimientos	Tipo	Ofrecido
El oferente deberá contar con equipo técnico local	Exigido
El servicio de soporte deberá ser 8x5 por 6 meses insitu.	Exigido
El oferente deberá garantizar soporte técnico sobre la disponibilidad y errores de la plataforma de manera ilimitada por 6 meses.	Exigido
El soporte podrá ser brindado de manera virtual.	Exigido
Capacitación usuarios designados por la convocante.	Exigido

Plazo

Ítem	Cronograma de implementación	5 Dias	25dias	30 Dias
1	Instalación y Configuración del sistema a la emisión de la OC firma de Contrato
2	Configuración de estructuras datos base
3	Configuración de Flujos
4	Capacitación básica al usuario
5	Capacitación intensiva a usuarios clave

Identificación de la unidad solicitante y justificaciones

Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado: Dirección General de TIC´S de la Gobernación del Departamento Central
Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada: El objetivo de este llamado es dotar de herramientas tecnológicas que permitan sistematizar los procedimientos, dotando de publicidad suficiente al trámite de los distintos requerimientos de la ciudadanía y demás organismos gubernamentales o empresas privadas, posibilitando la transparencia y rendición de cuentas al ciudadano y los organismos de control
Justificar la planificación. (si se trata de un llamado periódico o sucesivo, o si el mismo responde a una necesidad temporal):Se trata de un llamado que responde a la necesidad de cubrir las necesidades de las distintas dependencias de la Gobernación en función al gran volumen de expedientes, solicitudes de informes y demás procesos internos
Justificar las especificaciones técnicas establecidas:Las especificaciones técnicas fueron establecidas conformes a las necesidades actuales de la Institución como parte de la actualización y ampliación de los sistemas informáticos de la Gobernación y la informatización de los procesos internos.

Plan de entrega de los bienes

La entrega de los bienes se realizará de acuerdo con el plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:

Ítem	Descripción del bien	Cantidad	Unidad de medida	Lugar de entrega de los bienes	Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes
1	Adquisición de Software de Gestión documental On-premises con funcionalidades de flujo de procesos, con infraestructura física para alojamiento del software.	1	Unidad	Oficina TIC`s de la Gobernación del Dpto. Central	30 días corridos contados a partir de la firma del contrato

Plan de entrega de los servicios

Como está establecido en el Plan de Entrega de los Bienes.

Planos y diseños

Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:

No aplica

Embalajes y documentos

El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:

No aplica

Inspecciones y pruebas

Las inspecciones y pruebas serán como se indican a continuación:

Consiste en la verificación de la correcta Instalación y Configuración por parte del contratista, y en caso de que las pruebas sean satisfactorias; se emitirá un Acta de Conformidad de Instalación en un plazo máximo de 15 días corridos contados a partir de la fecha de recepción del Sistema.
En el caso de que las instalaciones no sean satisfactorias se tomará el mismo plazo para la Notificación de Rechazo.

1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.

2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.

Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la contratante.

3. La contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.

4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.

5. La contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.

6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.

7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.

8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.

Indicadores de Cumplimiento

El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual será:

Planificación de indicadores de cumplimiento:

INDICADOR	TIPO	FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA
*Acta de conformidad.*	*Acta de recepción*	*Según el plan de entrega establecido en el Pliego de Bases y Condiciones.*

De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.

Criterios de Adjudicación

La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.

1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.

2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.

3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.

En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.

Notificaciones

La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:

1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.

2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.

3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.

4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.

5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.

Audiencia Informativa

Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.

La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.

La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.

La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.

Documentación requerida para la firma del contrato

Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.

1. Personas Físicas / Jurídicas

a) Certificado de no encontrarse en quiebra o en convocatoria de acreedores expedido por la Dirección General de Registros Públicos;

b) Certificado de no hallarse en interdicción judicial expedido por la Dirección General de Registros Públicos;

c) Constancia de no adeudar aporte obrero patronal expedida por el Instituto de Previsión Social;

d) Certificado laboral vigente expedido por la Dirección de Obrero Patronal dependiente del Viceministerio de Trabajo, siempre que el sujeto esté obligado a contar con el mismo, de conformidad a la reglamentación pertinente - CPS;

e) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación.

f) Certificado de Cumplimiento Tributario vigente a la firma del contrato.

2. Documentos. Consorcios

a) Cada integrante del consorcio que sea una persona física o jurídica deberá presentar los documentos requeridos para oferentes individuales especificados en los apartados precedentes.

b) Original o fotocopia del consorcio constituido.

c) Documentos que acrediten las facultades del firmante del contrato para comprometer solidariamente al consorcio.

d) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación.