El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
El presente llamado se realizará por la modalidad de CONTRATO ABIERTO POR MONTOS MÍNIMOS Y MÁXIMOS, SEGÚN EL SIGUIENTE DETALLE:
Monto Mínimo: Gs. 1.800.000.000 (Guaraníes mil ochocientos millones)
Monto Máximo: Gs. 3.600.000.000 (Guaraníes tres mil seiscientos millones)
| ITEM | DESCRIPCION DEL SERVICIO | UNIDAD DE MEDIDA | PRESENTACION |
| 1 | DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA | UNIDAD | EVENTO |
| 2 | GUARDA Y CUSTODIA/PROVISIÓN PARA CAJAS DE EMBALAJE | UNIDAD | EVENTO |
| 3 | CONSULTA FÍSICA/DELIVERY DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO |
| 4 | TRASLADO Y ADECUACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS | UNIDAD | EVENTO |
| 5 | INVENTARIO DE DOCUMENTOS | UNIDAD | EVENTO |
| 6 | INFORMATIZACIÓN/INDEXACIÓN | UNIDAD | EVENTO |
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Digitalización de documentos institucionales, compuestos por hojas impresas de distintos tamaños, las cuales pueden ser sueltas, encarpetadas o encuadernadas. El servicio será realizado en las instalaciones del oferente.
Requerimientos para realizar el Servicio de Digitalización
El software requerido deberá ajustarse a la Guía del Proceso de Digitalización Certificado de Documentos, aprobada por la Resolución Nº 1438 de fecha 03/12/2015 del Ministerio de Industria y Comercio, en cumplimiento a la Ley Nº 4017/10 De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico, modificada por la Ley Nº 4610/12 Que amplía y modifica parcialmente la Ley Nº 4017/10, De validez jurídica de la firma electrónica, firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico.
El oferente deberá contar con toda la infraestructura tecnológica en su local para el Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
Características mínimas de los escáneres para el servicio de Digitalización
Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo.
Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad (No Multifunción)
Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:
La convocante verificara en el local de la empresa si la empresa cuenta con los equipos cuyas características se detallan más arriba. Esto lo realizara como parte del proceso de evaluación.
El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución
REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS
GUARDA DE DOCUMENTOS
El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en administración y custodia de los archivos físicos de la Institución, con protección y almacenaje de información que incluyan:
La recepción de las carpetas físicas en cajas que aseguren la privacidad e inviolabilidad del contenido y la reorganización de las mismas.
Almacenamiento para reducción de espacio físico, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de las carpetas físicas en los plazos establecidos por la Institución.
Las carpetas físicas, deberán estar contenidas en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 24 (veinte y cuatro) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la Institución.
El servicio deberá contemplar mínimamente desde la entrada de vigencia del contrato respectivo y durante el plazo establecido una cantidad aproximada 8.000 (ocho mil) cajas y con una proyección de 10.000 (diez mil) cajas de documentos
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:
Recepción, clasificación de las carpetas y/o legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas.
Etiquetado y organización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la Institución. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la Institución será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Deberá proporcionar las cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
Para la administración de la documentación, el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino.
Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo a la transferencia documental realizada; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 24 horas posteriores al proceso de digitalización
Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos.
Sistema informático: Realizar relevamiento y altas en un sistema informático adecuado: del inventario, de la ubicación de la documentación dentro del depósito en una base de datos, en base a estándares para el gerenciamiento de archivos.
Traslado y entrega de expediente en puerta (delivery).
Realizar traslado de documentos: en el momento en que se requiriese, desde la convocante hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. El oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.
Desde la solicitud de documentos por parte de la institución, el oferente debe entregar dichos documentos en un plazo máximo de 24 hrs. Conforme al volumen de pedidos de la convocante
Guarda y custodia de documentos: Espacio para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
Realizar informes periódicos: el oferente deberá emitir informes periódicos del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente.
Seguridad de la documentación en guarda:
El oferente deberá contar con un depósito archivo físico dentro de los límites de la ciudad de Asunción o Gran Asunción cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.
Requerimientos del local de la Empresa:
Sistema de Trabajo:
En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada mantener archivadas las carpetas físicas en cajas con sus respectivas numeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera.
En caso de que la Convocante necesite realizar alguna consulta sobre alguna carpeta y/o legajo, la realizará mediante el sistema de gestión documental el cual emitirá una notificación vía email y de ser necesario, la empresa adjudicada deberá remitir la carpeta solicitada y/o legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la Convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.
Equipo de Trabajo:
El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con funcionarios especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados. Cantidad mínima requerida de 10 funcionarios comprobables a través de la planilla de IPS, los mismos deberán contar con una antigüedad mínima de 12 meses con lo cual quedaría demostrada su experiencia.
La legislación actual exige a los organismos públicos la guarda y custodia de documentos originales, la cual ha evolucionado conforme al avance de la tecnología. El conjunto de Leyes vinculadas a la Firma Digital y al Expediente Electrónico, nos impulsan a transformar los archivos en papel a archivos digitales de documentos originales. Cabe señalar que esto solo puede lograrse con una solución certificada.
En la actualidad, la Ley Nº 4017/2010 DE VALIDEZ JURÍDICA DE LA FIRMA ELECTRÓNICA, LA FIRMA DIGITAL, LOS MENSAJES DE DATOS Y EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO permite al Estado y a sus órganos dependientes digitalizar sus archivos, conforme a los lineamientos de establecidos en la misma. La Ley Nº 4610/2012, Que modifica y amplía la Ley Nº 4017/2010, otorga validez jurídica y probatoria a los documentos que sean procesados en una solución homologada por la autoridad de aplicación, que es el Ministerio de Industria y Comercio.
Dicho Ministerio, emitió la Resolución Nº 1438/2015 Por la cual se aprueba la Guía Denominada Digitalización de Documentos, en cumplimiento de las obligaciones del Ministerio de Industria y Comercio como autoridad de aplicación y emanada de las Normativas Vigentes, estableciendo los procesos que se deben implementar para la implementación de la digitalización certificada.
La planificación del llamado se realiza de forma periódica, por la naturaleza del servicio requerido.
Las Especificaciones Técnicas establecidas por la Convocante están orientadas a satisfacer las necesidades institucionales a través de implementación en etapas de renovación y desarrollo tecnológico, software de escaneo y reconocimiento de códigos que permitan la indexación (Carga de datos) automática a un Sistema de Gestión Documental, con todos los datos asociados a través de la interoperabilidad entre el Sistema de la Institución y el Sistema propuesto por el Oferente.
El desarrollo de las funcionalidades requeridas, se realiza a fin de potenciar los procesos llevados a cabo en ambos sistemas, permitiendo realizar pruebas y ajustes de procedimientos de digitalización de documentos, consultas y reutilización de la documentación, con el debido seguimiento de los procesos operativos y control de los componentes tecnológicos instalados.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
NO APLICA
|
Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha final de ejecución de los servicios |
|
1 |
DIGITALIZACION CERTIFICADA |
1 |
UNIDAD |
Sede del Ministerio del Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADES) - Avda. Madame Lynch Nº 3500 y Reservista del Chaco
|
La entrega de los servicios se realizará hasta 30 días corridos posteriores a la recepción efectiva de la orden de servicio, por parte del proveedor adjudicado
|
|
2 |
GUARDA Y CUSTODIA/PROVISION PARA CAJAS EMBALAJE |
1 |
UNIDAD |
||
| 3 | CONSULTA FISICA/DELIVERY DE DOCUMENTOS | 1 | UNIDAD | ||
| 4 | TRASLADO Y ADECUACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS | 1 | UNIDAD | ||
| 5 | INVENTARIO DE DOCUMENTOS | 1 | UNIDAD | ||
| 6 | INFORMATIZACION/INDEXACION | 1 | UNIDAD |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
|
INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
|
Informe Técnico |
Informe Técnico |
Hasta 30 días corridos posteriores a la recepción efectiva de la orden de servicio. |
|
Acta de Recepción y Conformidad |
Acta de Recepción y Conformidad | Hasta 30 días corridos posteriores a la recepción efectiva de la orden de servicio. |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Documentos. Consorcios |
|
|
|
|