El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.

Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

1. Antecedentes

En fecha 11 de abril del 2017 el Instituto de Previsión Social adjudicó la Licitación 321394 - LPN SBE 175-16 ADQUISICION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA PARA EL I.P.S - AD REFERENDUM 2017. En este llamado se contrató la implementación de los módulos Financieros de Contabilidad, Presupuesto, Costos, Cuentas a Pagar, Tesorería, Inversiones y Patrimonio del Sistema SAP S/4Hana. Posteriormente en fecha 06 de febrero de 2019 se adjudicó la Licitación 352115 LPN SBE 137-118: CONTRATACION DE SERVICIOS DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA LOGISTICO DEL IPS, que contempló la implementación de los módulos logísticos del Sistema SAP S/4Hana, con alcance acotado a las compras y a la gestión de inventarios de los medicamentos, materiales no médicos (eléctricos, imprenta, carpintería, informáticos, ropería, limpieza, útiles y materia prima ropería) y equipos de electromedicina de la institución que contaban con contrato de servicio vigente únicamente.

Según lo establecido en el Pliego de Bases y Condiciones a nivel organizativo y geográfico la implementación de la gestión de los inventarios médicos contempló el depósito central (Parque Sanitario) y el abastecimiento de este al Hospital Central, ambos en Asunción y para inventarios no médicos, se circunscribe al depósito constituido de tres almacenes ubicados en las adyacencias del Hospital Central de Asunción y el abastecimiento al mismo Hospital Central.

Para la gestión del mantenimiento del equipamiento de electromedicina, la implementación se circunscribe geográficamente a las localidades Asunción (Parque Sanitario / Hospital Central), Encarnación (Hospital Regional Encarnación) y Ciudad del Este (Hospital Regional Ciudad del Este). En dichas localidades se consideraron los equipos de electromedicina (operativos) con contratos de servicio vigentes.

 

En función del alcance organizativo y geográfico mencionado anteriormente se implementaron las siguientes funcionalidades que ya se encuentran disponibles en el Sistema SAP S/4Hana:

 

1). Gestión de Inventarios

a.   Estructura Logística (Centros y Organizaciones de compra).

b.   Registro de materiales e insumos médicos y no médicos (eléctricos, imprenta, carpintería, informáticos, ropería, limpieza, útiles y materia prima, ropería). Asignación de código de barras en el sistema.

c.   Clasificación de Artículos.

d.   Registro de Almacenes.

e.   Entradas de Almacén.

f.    Salidas de Almacén.

g.   Despachos.

h.   Devoluciones de despachos.

i.    Transferencias.

j.    Registro de Ubicaciones.

k.   Planificación de requerimientos de materiales.

l.    Gestión de lotes y series.

m.  Valoración de inventarios.

n.   Contabilización de los movimientos de inventarios.

o.   Sistema de información informes estándar.

 

2). Adquisiciones de Bienes Médicos/No médicos y Servicios de Mantenimiento Electromedicina (Compras).

a.  Registro Proveedores.

b.  Registro Requisiciones de materiales por Departamento.

c.  Registro Requisiciones de servicios por Departamento.

d.  Registro de Datos de las especificaciones técnicas.

e.  Registro de cotizaciones.

f.   Registro de contratos.

g.  Adendas o Ampliaciones a los del contrato.

h.  Cierre del contrato (vencimiento).

i.   Alertas para recordar plazos de contratos, pólizas, etc.

j.   Registro de Órdenes de Compra.

k.  Registro de entregas de bienes o servicios.

l.   Estrategia de aprobación por niveles de delegación financiera.

m. Definición de unidades de entrega.

n.  Envío de órdenes de compra.

o.  Sistema de Información informes estándar.

p.  Integración con la funcionalidad de Presupuesto. Control de disponibilidad.

 

3). Mantenimiento de Equipos de Electromedicina

a.  Estructuración de la Organización de Mantenimiento dependiente de la Gerencia de Abastecimiento y Logística (Mantenimiento centralizado en Asunción).

b.  Definición y registro de jerarquía de ubicaciones técnicas.

c.  Registro de equipos operativos: Plantilla de información técnica (clasificación, fabricante, modelo, serial, ubicación, criticidad, etc.) Posibilidad de anexar el manual del fabricante.

d.  Definición de puntos de medida (contadores).

e.  Configuración de Alertas por garantía.

f.   Registro de herramientas (Medios Auxiliares de fabricación).

g.  Registro de mano de obra propia. Cálculo de tarifa.

h.  Plantillas de Actividades/operaciones para la ejecución de los trabajos de mantenimiento.

i.   Avisos/tickets para notificación falla/avería: Registro de información técnica de la necesidad de mantenimiento. Registro del trabajo realizado.

j.   Orden de trabajo: Planificación de recursos (mano de obra y servicios).

k.  Notificación al proveedor. Registro de ejecución real (tiempos y costes de servicios). Integración para la ejecución contratos de servicios de mantenimiento.

l.   Mantenimiento Preventivo: Definición de planes de mantenimiento basados en frecuencia de tiempo o condición.

m. Integración con la gestión de costes (contabilidad de costos).

 

2. Objetivo

El objetivo de este llamado es extender la solución del Sistema SAP S/4HANA ya implementada anteriormente, para los procesos de gestión de compras públicas, inventarios y administración de contratos, para abarcar el resto de las dependencias del IPS que realizan operaciones de compras de bienes y servicios o gestión de inventario y de esta manera homologar la gestión de los procesos de abastecimientos en todo el Instituto.

Conforme al mapa de procesos institucional vigente los objetivos correspondientes a los procesos a ser automatizados son:

• Gestionar la obtención de los bienes y servicios de la calidad especificada y con las mayores y mejores garantías, de manera oportuna y eficiente dentro del presupuesto establecido y bajo el principio de legalidad, manejando adecuadamente las relaciones con Contratistas/Proveedores, beneficiarios directos y otros grupos de interés.
• Adquirir bienes y contratar servicios cumpliendo con los requerimientos establecidos por la Ley de Contrataciones Públicas y sus reglamentaciones vigentes.

 

 

3. Alcance

Los servicios técnicos requeridos están relacionados con las funcionalidades del sistema SAP S/4HANA para la planificación de materiales, adquisición de bienes y servicios, gestión de inventarios, despachos de bienes y proceso de licitaciones.

El contratista deberá realizar la provisión de los servicios de implementación de los módulos de administración de bienes del sistema ERP SAP S/4Hana. Por administración de bienes se entiende aquella funcionalidad que atienda:

 

• La adquisición de materiales: La gestión de las compras realizadas por el IPS extendiendo las funcionalidades ya implementadas en el Parque Sanitario, en los Departamentos de Administración de Suministros Médicos (Dirección Logística de Suministros de Salud) y de Materiales y Producciones Varias (Dirección de Servicios Administrativos), hacia las demás dependencias de la institución que requieran gestionar operaciones de compra de bienes y servicios.
• La adquisición de servicios: La gestión de las compras de servicios realizadas por el IPS extendiendo la funcionalidad ya implementada para los servicios de mantenimiento de equipos de electromedicina (Hospital Central, Hospital Regional Encarnación y Hospital Regional de Ciudad del Este) a cargo de la Dirección de Recursos Tecnológicos, hacia las demás dependencias que ejecutan contratos de servicio.

• Gestión de inventarios: La gestión de recepción, almacenamiento y despacho de materiales asociados al alcance del punto anterior.
• Gestión de Licitaciones: La gestión del proceso licitatorio a cargo de la Dirección Operativa de Contrataciones.

 

De ahora en adelante en este documento se referirá a dicha funcionalidad como sistema de compras o simplemente sistema.

 

Tales servicios de implementación deberán brindarse sobre los módulos del sistema SAP S/4Hana o simplemente SAP previamente adquirido, e incluye su configuración, y posterior aprovechamiento operativo y productivo del sistema por los usuarios finales.

 

Así mismo, se incluyen los servicios de soporte y mantenimiento durante el desarrollo del proyecto, incluido el periodo de soporte de las operaciones.

 

La empresa oferente debe prever la capacitación a usuarios clave y técnicos, debiendo prever además las instalaciones para la realización de estas actividades, conforme a lo acordado con el administrador de contrato con quien se coordinará la dirección y horarios a confirmar. La empresa oferente deberá prever todo recurso que se requiere para asegurar su correcto desempeño, por ejemplo: proyectores, pantallas, computadoras, etc., incluyendo material bibliográfico y documentación en formato digital, solo las requeridas por el IPS, en formato impreso). En los casos en que la capacitación pueda ser realizada mediante una plataforma e-learning, la empresa oferente deberá contemplar la infraestructura tecnológica, estructura del o los cursos, el contenido y materiales a utilizar, para disponibilizar los cursos a distancia.

 

La propuesta debe describir la metodología que se utilizará para asegurar que, en una actividad asociada  a  los  procesos  de  transferencia  de  la  tecnología  que  será  implantada en el proyecto de implementación, se provea al I.P.S. toda la documentación, debidamente actualizada, que sea necesaria para comprender, utilizar y operar, mantener y planificar mejoras del sistema y los  componentes  relacionados  en  la solución integral que será contratada, y sus interrelaciones con las estructuras organizativas. Dicha documentación puede estar constituida por documentos obtenidos como resultado del proyecto, así como también documentos estándares del fabricante.

 

Toda la documentación deberá presentarse en español, permitiéndose la excepción para el caso de los documentos originales del producto que podrán estar en inglés.

 

4. Descripción de funcionalidades del Sistema

Los servicios deben considerar la implementación de las siguientes funcionalidades ya utilizadas en el Parque Sanitario, en los Departamentos de Administración de Suministros Médicos (Dirección Logística de Suministros de Salud) y de Materiales y Producciones Varias (Dirección de Servicios Administrativos), hacia las demás dependencias de la institución que requieran gestionar operaciones de compra de bienes y servicios.:

 

• •  Gestión de Inventarios
  • Adquisición de Materiales
  • Compra de Servicios

 

Además, se debe considerar la implementación de la siguiente nueva funcionalidad:

 

• • Gestión de proceso licitatorio

 

Funcionalidades

 

1. 1. 1. Origen del Pedido, Elaboración de Pliego, Presupuestos, Planes de Entrega, Distribución presupuestaria. Etc.
      2. Todas las etapas y aprobaciones se realizarán dentro del sistema, incluyendo firma digital para cuando sea requerida.
      3. La solución deberá gestionar los procesos licitatorios de la institución de acuerdo a lo establecido en el marco regulatorio de la DNCP (Dirección Nacional de contrataciones públicas), contemplando todas las etapas del mismo.

En ese contexto debe prever las siguientes funcionalidades:

• • • • Funcionalidad para análisis de precios considerando varios métodos de cálculo, tales como precio promedio, combinaciones de licitaciones adjudicadas y no adjudicadas, precio de última compra, precios referenciales, entre otros. Se debe conformar una base de datos histórica de precios.
      • Herramienta para carga masiva de precios cuando el proceso sea manual.
      • Integración con el sistema de gestión documental (Gobernanza) para consultar y vincular documentos respaldatorios consignados por los oferentes en los procesos de compras.
      • Funcionalidad configurable para definir los criterios de evaluación definidos por el comité evaluador, tales como especificaciones técnicas, precios, fecha de entrega, entre otros, de forma que el resultado sea un formato digital de presentación similar al cuadro comparativo que maneja el comité.
      • Gestión automática de notificación de adjudicación de la licitación o si por el contrario la misma fue rechazada, cancelada o declarada desierta. El sistema deberá tener habilitado los diferentes formularios en formato PDF que serán utilizados para la notificación a los oferentes y demás interesados de cada proceso licitatorio.
      • Gestión de formatos digitales de los contratos de acuerdo a los distintos modelos requeridos por la Unidad Operativa de Contrataciones
      • Automatización de la gestión de las pólizas de seguro que considere las validaciones y controles que sean requeridos a fin de facilitar seguimiento.
      • Revisión y adaptación si fuese necesario, de la gestión de adendas ya disponible en el sistema SAP S/4 HANA diseñada en función de las necesidades operativas del proceso de ejecución de contratos.

 

1. 1. 4. La solución deberá permitir la integración con el portal de contrataciones de la DNCP.
         • Flujo de procesos entre el portal de la DNCP y el sistema SAP S/4 HANA que permita conocer en todo momento el estatus de cada licitación, el tiempo invertido en las etapas del proceso y la gestión de informes y reportes que sean requeridos por la Unidad Operativa de Contratación.
         • Interfaz para el registro de los precios cargados por los oferentes en el Portal de la DNCP cuando el proceso se lleve a cabo a través de Subasta Baja Electrónica
      5. El sistema deberá permitir gestionar todos los tipos de llamados licitatorios previstos en la reglamentación de la DNCP
      6. Seguimiento de los contratos adjudicados, llevando el control de lo ejecutado y lo pendiente en cada uno de ellos, asegurando la trazabilidad de todo el proceso.
      7. La solución deberá permitir validaciones e instancias de aprobación para las fases del proceso de licitación con los distintos escenarios para cada tipo de llamado, garantizando la flexibilidad y el tratamiento de casos de excepción.

 

 

Con el propósito de homologar la gestión de los procesos de abastecimiento del IPS el proveedor deberá respetar el diseño de los procesos logísticos previamente implementados en el Sistema SAP S/4Hana. La metodología de implementación debe ser del tipo Roll-Out (Despliegue).

 

Los servicios de mantenimiento/soporte se debe prestar de la siguiente forma:

 

Características	Especificación mínima requerida
Atención para recepción de incidentes vía telefónica	8x5
Tiempo de respuesta para incidentes críticos (sistema fuera de operación)	una hora (1 hs)
Tiempo de respuesta para incidentes normales	cuatro horas (4 hs)
Disponibilidad de nuevas versiones	Durante toda la vigencia del soporte.
Disponibilidad de las últimas características	Bug       Notas,      erratas             de seguridad, y el soporte a las últimas versiones de software.
Cantidad de incidentes soportados	Ilimitados

 

5. Soporte técnico de las aplicaciones

El oferente deberá prestar servicios de soporte técnico sobre las aplicaciones según horario administrativo de IPS y debe asegurar los tiempos de respuestas exigidos para la resolución de los eventuales incidentes que pudiesen surgir en la implementación y posterior operación de las aplicaciones, para asegurar la continuidad de negocio.

Una vez que se haya completado la etapa de implantación, estando operativos, el contratista estará obligado a proveer servicios de Mesa de Ayuda a efectos de resolver situaciones irregulares, vicios ocultos u otros inconvenientes, con el fin de asegurar su correcto y permanente funcionamiento.

Estos servicios deben extenderse por un período de 2 (dos) meses contados desde la implementación del sistema (Entregable Nro. 6).

Todos los servicios de asistencia contemplarán su prestación en las siguientes modalidades:

• Asistencia personal en las instalaciones del I.P.S.: El proveedor deberá disponer de un equipo de lunes a viernes en modalidad presencial o remota según la naturaleza de cada actividad y de acuerdo a la fase del proyecto. Dicho equipo deberá contar con un consultor para cada uno de los siguientes perfiles indicados en el punto 6 de estas especificaciones.
• Análisis de fallas y errores: Se establecerán los protocolos, para la comunicación de errores, fallas, desperfectos y problemas de variado tipo y los procedimientos para alcanzar sus soluciones.

El servicio técnico de todos los productos de software no podrá demorarse más de 72 (setenta y dos) horas hábiles a partir de la consulta o registración de la falla o desperfecto. Cuando el inconveniente paralice operatorias de carácter imprescindible, el proveedor deberá brindar alguna solución (reparación, adecuación, sustitución o reemplazo) dentro de las 8 (ocho) horas hábiles de su notificación fehaciente.

Los tiempos de resolución previstos para incidentes, así como el proceso de atención de los mensajes de soporte deben detallarse como parte de la propuesta técnica del oferente.

El contratista debe disponer de un centro de competencia, debidamente autorizado por el fabricante, para brindar los servicios de soporte.

 

6. Perfil del Equipo de Trabajo

Personal Mínimo Requerido. El contratista debe proponer dentro de su propuesta como mínimo los recursos con capacidad para desempeñar los siguientes roles:

 

• 1 (un) Gerente de Proyecto
• 1 (un) Consultor de Cambio Organizacional.
• 1 (un) Consultor Funcional Compras para la gestión de materiales y servicios
• 1 (un) Consultor Funcional Compras para la gestión de planificación
• 1 (un) Consultor Funcional de Finanzas para la integración con Compras.
• 2 (dos) Consultores Funcionales de Inventario.
• 1 (un) Consultor Funcional de Contratos
• 2 (un) Consultores Técnicos desarrolladores Abap
• 1 (un) Consultor Técnico en Basis/Seguridad.

 

El oferente debe garantizar que la dedicación de cada cargo o rol frente al proyecto sea por el tiempo que se requiera de acuerdo con el cronograma aprobado para cada requerimiento. Los profesionales por perfil destinados al requerimiento deben ser consultores seniors y deben cumplir con la experiencia y estudios definidos para el grupo de trabajo señalado en este documento. La modalidad de trabajo es mixta, siendo posible realizar trabajos en forma presencial o remota.

 

A continuación, se detallan el mínimo número de consultores y los perfiles que debe conformar el grupo de trabajo propuesto, (una persona diferente para cada rol frente al proyecto):

 

Cargo	Formación	Experiencia
Gerente del Proyecto	Título Profesional en áreas administrativas económicas o sistemas.	Con experiencia mínima de tres (3) años como gerente de proyectos de implementación en SAP ERP (Enterprise Resource Planning) y haber dirigido un (1) proyecto en el sector público cuyo tiempo de duración no sea inferior a doce (12) meses.
Consultor en Gestión del Cambio Organizacional (GCO)	Título Profesional en áreas administrativas económicas, recursos humanos, psicología o sistemas	Con experiencia mínima de dos (2) años en proyectos de gestión de cambio organizacional en implementaciones de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).
Consultores Funcionales de las aplicaciones logísticas e integraciones financieras: Compras, 2 (dos) Inventario, 2 (dos) Finanzas, 1 (uno) Contratos, 1 (uno)	Título profesional en áreas administrativas económicas o sistemas.	Con experiencia mínima de 3(tres) años como consultor en SAP ERP y haber participado en 2(dos) proyectos en su área de especialidad, cuya duración no haya sido inferior a 6 (seis) meses cada uno.
Consultor Técnico desarrolladores. Mínimo 2 (dos) desarrolladores.	Cursos de formación específicas en ABAP o FIORI	Con experiencia mínima de 5(cinco) años como desarrollador en SAP ERP y haber participado en 2(dos) proyectos, cuya duración no haya sido inferior a 6 (seis) seis meses cada uno.
Consultor Técnico en seguridad y Administración de la solución.	Título profesional en áreas de sistemas.	Con experiencia mínima de tres (3) años como consultor en SAP ERP en su área de especialidad y haber participado en 2(dos) proyectos, cuya duración no haya sido inferior a 6 (seis) meses cada uno.

Con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos del equipo de trabajo el oferente deberá presentar la siguiente documentación adicional a las hojas de vida

1. Hoja de Vida: De cada uno de los miembros del grupo de trabajo requerido, y anexando todos los soportes de experiencia y estudios.
2. Certificaciones de experiencia del equipo humano: Las certificaciones de experiencia del recurso humano requerido serán expedidas por quienes directamente los contrataron o por la entidad para la que realizaron los trabajos y en los que estos participaron.

 

Las certificaciones de experiencia requieren que los trabajos estén terminados, que hayan sido realizados por la persona a la que se acredita la experiencia y que dicha experiencia corresponda con la requerida en el presente documento.

 

La información de cada miembro del grupo de trabajo mínimo requerido deberá acompañarse de los siguientes documentos:

• Fotocopia autenticada del título profesional o del acta de grado para cada uno de los títulos que se anexen.
• Fotocopia de la Cédula de Identidad.
• Documentos que certifiquen la experiencia requerida.

NOTA: IPS se reserva el derecho de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento y veracidad de los contratos que el oferente certifique.

 

•  Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado:

Dirección de Tecnología de la Información y Conunicaciones.

• Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada:

El objetivo de este llamado es extender la solución del Sistema SAP S/4HANA ya implementada anteriormente, para los procesos de gestión de compras públicas, inventarios y administración de contratos, para abarcar el resto de las dependencias del IPS que realizan operaciones de compras de bienes y servicios o gestión de inventario y de esta manera homologar la gestión de los procesos de abastecimientos en todo el Instituto.

• Justificar la planificación:

Se trata de un llamado que responde a la necesidad de ampliar los procesos informatizados a través de los sistemas ya existentes en el IPS.

• Justificar las especificaciones técnicas establecidas

La especificaciones técnicas fueron establecidadas conformes a las necesidades actuales de la Institución como parte de la ampliación de los sistemas del IPS y la informatización de los procesos internos.

No Aplica

La orden de servicio será emitida en un plazo máximo de 15 días posteriores a la firma del contrato.

La entrega de los servicios debe realizarse conforme al siguiente detalle:

 

Entregable Nro. 1 Presentación del Project Charter y Carta Gantt:

En un plazo máximo de 15 días corridos contados a partir de la recepción de la Orden de Servicio. Se establece un plazo máximo de 15 días corridos para su recepción y la emisión del Acta Nro.1.

Project Charter: El Project Charter proporciona una presentación consistente de la información necesaria para reflejar detalladamente las responsabilidades de las partes involucradas. Alinea a las partes interesadas alrededor del alcance de un proyecto y obtiene formalmente su compromiso con el proyecto.

Con este fin, se enuncian y detallan las siguientes consideraciones mínimas que deben ser tenidas en cuenta para la confección del documento:

• Alcance del Proyecto,
• Procedimientos para la Gestión del Proyecto,
• Metodología de Implementación,

I.P.S. deberá asignar al proyecto un equipo para la conducción del mismo con conocimiento de la situación de partida y los requerimientos funcionales, así como su capacidad de desarrollo e implementación de soluciones informáticas. IPS se compromete a:

• • • Participar en todas las actividades del Proyecto.
    • Aportar los recursos y su experiencia en gestión de proyectos.
    • Ejecutar lo establecido en el documento de Organización del Proyecto, acordado por las partes, al inicio del mismo.
    • Proveer la infraestructura física y ofimática para todo el equipo del Proyecto conformados por funcionarios del IPS.
    • Proveer el software de base y el hardware para el funcionamiento de la solución propuesta

 

El equipo de conducción del I.P.S. aceptará la metodología de trabajo que proponga el Oferente, siempre que a su juicio la considere válida, para lo cual deberá:

• • • Considerar la situación origen.
    • Ser detallada, lógica, realista y factible.
    • Contemplar todas las actividades necesarias para la oportuna, correcta y cabal ejecución, control y documentación de los trabajos.
    • Gestionar los riesgos para lograr optimizar la calidad, el tiempo de ejecución y los costos.

 

El oferente deberá disponer de una metodología de trabajo que permita evaluar el avance y progreso del Proyecto, asegurando el cumplimiento de los objetivos, poniendo de manifiesto cualquier amenaza o desviación del alcance tiempos, en la ejecución de las actividades planificadas, posibilitando la adopción oportuna de medidas correctivas y preventivas o mejoras que aseguren la implantación exitosa de la Solución.

 

Se deberá disponer de documentación sistemática del trabajo.

• Organización del Proyecto,
• Plan de Proyecto y plazos.

Carta Gantt: El propósito de la entrega de la Carta Gantt es definir el cronograma de trabajo a seguir, los recursos y los compromisos de tiempo asociados requeridos para el proyecto y las fases del proyecto.

Como mínimo, el calendario debe incluir:

Objetivos Fase de Inicio (Organización del Proyecto). Corresponde a la preparación del proyecto. Definir el alcance del Proyecto. Introducir los objetivos del equipo y la estrategia del proyecto. Preparar el plan inicial de trabajo y el plan de asignación de recursos.

Objetivos Fase de Análisis. Concierne en esta instancia determinar el alcance definitivo del Sistema, definiendo como será implementado el producto para cumplir con las necesidades de la empresa. En esta fase se realiza la definición de los procesos de negocios a implementar, podrá requerirse la reingeniería de los procesos de negocios en base a los modelos de referencia de la aplicación.

Objetivos Fase de Construcción. Incumbe completar la configuración del producto, desarrollando los componentes necesarios para soportar los procesos de negocio definidos en la etapa de análisis.

Objetivos Fase de Preparación para Producción. Esta fase corresponde a las tareas previas al comienzo de la operación en el entorno real. Se realiza la puesta a punto del sistema, la conversión de datos desde los sistemas legados para el comienzo de la operación, como así también la capacitación a los usuarios.

Objetivos Fase en Producción y soporte. Corresponde el pasaje a producción de la aplicación, y un monitoreo constante a efectos de detectar vicios ocultos.

Entregables y tareas para cada fase a nivel macro. Estimación de esfuerzo (trabajo) y dependencias de tareas (como predecesores y sucesores). Fecha de inicio y finalización programada para cada tarea, en función de las dependencias. Limitaciones de tareas (como la fecha de inicio obligatorio y el final obligatorio -en fecha) Recursos asignados a cada tarea.

Resultado: Project Charter y Carta Gantt del Proyecto.

 

Entregable Nro. 2 Realización de Talleres de Inducción en el funcionamiento general del sistema:

En un plazo máximo de 15 días contados a partir de la recepción del Acta Provisoria Nro 1. Se establece un plazo máximo de 15 días corridos para su recepción y la emisión del Acta Nro. 2.

El propósito de este entregable es proporcionar una visión general del software que se implementará para que todos los miembros del equipo del proyecto tengan una comprensión de la solución de para sus áreas de responsabilidad.

Sin duda, uno de los aspectos más críticos de una implementación es asegurar que los miembros del equipo del proyecto tengan los conocimientos y habilidades adecuados para desempeñar su papel. Sin el conocimiento y las habilidades adecuadas, los miembros del equipo pueden tomar decisiones incorrectas durante el diseño y la implementación que pueden resultar en un costo significativo y esfuerzo para resolver y retrasar significativamente una implementación.

Las actividades que se ofrezcan para cumplimentar este programa no podrán interferir con el normal desarrollo de los demás servicios y deberán acompañar adecuadamente las etapas previstas para la implantación operativa del sistema.

El cronograma correspondiente a estas tareas podrá alterarse de mutuo acuerdo entre el I.P.S. y adjudicatario, cuando durante el desarrollo del proyecto se produzcan inconvenientes o imponderables que aconsejen estas modificaciones.

Todas las presentaciones y actividades deberán desarrollarse en español, y todo el material de estudio relacionado o documentación comprendida deberá corresponder al mismo idioma, con la sola excepción de los manuales originales de productos que podrán estar en inglés

Para cada taller se deberá indicar como mínimo

• Nombre del taller.

• Objetivos

• Destinatarios (perfil y capacidad previa requerida).

• Metodología para el dictado.

• Duración.

• Cantidad de asistentes máximos.

• Material didáctico a suministrar a los asistentes.

• Todo otro detalle o información que contribuya a valorar la calidad de la actividad a desarrollar

Resultado: Informe de talleres realizados.

 

Entregable Nro. 3 Presentación del modelo de las funcionalidades a Implementar:

En un plazo máximo de 60 días corridos a partir de la recepción del Acta Nro. 2, según los requerimientos de las especificaciones técnicas solicitadas. Se establece un plazo máximo de 15 días corridos para su recepción y la emisión del Acta Nro. 3.

Presentación del mapa de funcionalidades a Implementar: El propósito de este entregable es crear y/o actualizar el mapa de funcionalidades, que es una documentación técnica detallada y orientada al proceso, de los resultados obtenidos durante las reuniones en la etapa de relevamiento. El mapa de procesos a implementar ilustrará detalladamente cómo el IPS ejecutará sus procesos utilizando el sistema estándar del Contratista. Las funcionalidades que no estén cubiertas en el sistema estándar serán cubiertas por desarrollos y estarán especificadas en otro documento.

Dentro del mapa de las funcionalidades a implementar, deberán incluirse una capa analítica de información.

Dicha capa analítica, no solo debe detallar los reportes operativos que utilizaran los usuarios de las aplicaciones, sino también los tableros de comandos, destinados a la gerencia, con los indicadores de gestión requeridos para monitorear el desempeño de los procesos logísticos de la institución.

Resultado: Documento del modelo de las funcionalidades a Implementar.

 

Entregable Nro. 4 Capacitaciones a Usuarios Claves del Proyecto:

En un plazo máximo de 60 días corridos a partir de la recepción del Acta Nro. 3. Se establece un plazo máximo de 15 días corridos para su recepción y la emisión del Acta Nro. 4.

Presentación de un informe detallado de las capacitaciones realizadas a los usuarios claves designados por IPS para el proyecto. La transferencia de conocimientos a los usuarios claves necesarios para completar los casos de testeo que correspondan en la etapa de pruebas. El informe debe detallar las funcionalidades que fueron incluidas en la capacitación y las personas que fueron capacitadas con descripción de fecha y hora de cada curso. Así mismo se debe incluir en la documentación las encuestas realizadas a los funcionarios participantes de cada curso, en las cuales se solicita su calificación acerca de los temas tratados, la dinámica de los cursos, la capacidad del instructor y el tiempo asignado a cada tema.

Este informe es analizado entre los equipos de proyecto involucrados. Si se considera que las capacitaciones recibidas por el personal clave son suficientes y adecuadas para afrontar las siguientes etapas del proyecto el documento es aprobado y se habilita a dar inicio a las etapas de Pruebas integrales.

Resultado: Documento informe de las capacitaciones realizadas a usuarios claves.

 

Entregable Nro. 5 Fin de las Pruebas Integrales:

En un plazo máximo de 60 días corridos a partir de la recepción del Acta Nro. 4, según los requerimientos de las especificaciones técnicas solicitadas. Se establece un plazo máximo de 15 días corridos para su recepción y la emisión del Acta Nro. 5.

Estas pruebas se realizan en conjunto por el equipo de consultoría y los usuarios claves y dueños de proceso. El objetivo principal es de verificar que un proceso funcione adecuadamente, no solamente en lo individual sino también la integración con otros módulos en un ambiente similar al ambiente productivo. En este caso se acuerdan previamente escenarios reales en conjunto con los dueños de procesos los cuales son ejecutados por los usuarios claves en presencia de todos los involucrados en el proceso y los consultores. Estas pruebas son documentadas y los errores detectados son corregidos en la configuración.

Resultado: Informe de finalización de las pruebas integrales.

 

Entregable Nro. 6 Presentación del plan detallado para puesta en marcha:

En un plazo máximo de 15 días corridos a partir de la recepción del Acta Nro. 5. Se establece un plazo máximo de 15 días corridos para su recepción y la emisión del Acta Nro. 6.

Presentación del plan detallado para puesta en marcha: El propósito del plan de puesta en marcha es para realizar el desglose y mejorar la performance del uso productivo de la solución y su correspondiente salida en vivo. Para este punto, los aspectos organizativos, empresariales, funcionales, técnicos y de gestión del proyecto están totalmente listos para  ser utilizados en la operativa diaria de forma productiva.

 

Deben involucrarse mínimamente las siguientes tareas:

• • Listado detallado de tareas y recursos requeridos para la salida en vivo
  • Planificación de las actividades de Migración de Datos.
  • Procedimiento para traspaso de datos al ambiente productivo
  • Procedimientos de emergencia y contingencia durante la salida en vivo.

Resultado: Documento del Plan detallado para puesta en marcha.

 

Entregable Nro. 7 Salida en productivo:

En un plazo máximo de 45 días corridos a partir de la recepción del Acta Nro. 6, según los requerimientos de las especificaciones técnicas solicitadas. Se establece un plazo máximo de 15 días corridos para su recepción y la emisión del Acta N°7.

Carga Inicial: Antes de la Salida en Producción se realiza la carga de datos iniciales y se gestiona la certificación correspondiente.

Salida en productivo: Este hito se da fin al uso de los sistemas legados y se realiza la salida en vivo y uso productivo del sistema implementado. Implica que el sistema implementado entra en funcionamiento operativo, se están ejecutando las actividades de monitoreo, los usuarios finales están operando en el sistema y se está realizando el soporte de los consultores.

Resultado: El sistema implementado entra en funcionamiento en el ambiente productivo.

 

Entregable Nro.8 Fin del Primer Mes de Soporte de las operaciones:

En un plazo máximo de 30 días corridos a partir de la recepción del Acta Nro. 7. Se establece un plazo máximo de 15 días corridos para su recepción y la emisión del Acta N°8.

Fin de Primer Período de Soporte Post-Productivo: Se realiza un mes del plan de soporte de operaciones

Resultado: Informe del fin del primer período mensual de soporte post-productivo.

 

Entregable Nro. 9 Fin del segundo Mes de Soporte de las operaciones:

En un plazo máximo de 30 días corridos a partir de la recepción del Acta Nro. 8. Se establece un plazo máximo de 15 días corridos para su recepción y la emisión del Acta N°9.

Fin del segundo período de soporte de las operaciones: Se finaliza el segundo mes del plan de soporte de operaciones.

Resultado: Informe del fin del segundo período mensual de soporte de operaciones.

 

Finalizado el soporte de operaciones el IPS emitirá el Acta de Recepción Definitiva, en un plazo máximo de 15 días corridos.

Plazo del Servicio de Implementación: 11 meses a partir de la recepción de la Orden del Servicio.

No aplica

No aplica

No aplica

El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual será: Acta de Conformidad

Serán presentados:  Acta de Conformidad

Frecuencia:   La orden de entrega será emitida por el administrador del contrato, según lo establecido en el plan de entrega.

Planificación de indicadores de cumplimiento:

INDICADOR	TIPO	FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA
Acta de Conformidad	Acta	Según el plan de entrega establecido en el Pliego de Bases y Condiciones.

 

La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.

1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.

2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.

3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.

En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.

La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:

1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.

2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.

3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.

4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.

5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.

Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.

La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.

La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.

La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.