El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y SUMINISTROS REQUERIDOS
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Ítem |
Descripción del Bien |
Unidad de Medida |
Presentación |
Cantidad |
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1 |
Servicio de Digitalización Certificada de documentos |
Unidad |
EVENTO |
521.000 |
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2 |
Software de gestión documental |
Unidad |
EVENTO |
1 |
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3 |
Servidor |
Unidad |
UNIDAD |
1 |
Ítem 1 - Servicio de digitalización certificada de documentos
Servicio de Digitalización Certificada de documentos del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP), incluyendo todos los procesos y sub procesos asociados a la Digitalización documental. Esta Digitalización deberá facilitar el acceso a la información requerida a través de los documentos digitalizados, generar una base de datos en forma digital de todos los documentos incluidos de acuerdo al alcance, para resguardar la información y contar con un repositorio digital.
ALCANCE DEL SERVICIO
a. Plan de trabajo: Detallando mininamente las siguientes actividades
o Cronograma calendarizado de actividades (mensuales), que garantice el cumplimiento del plazo del servicio
o Aporte documentado de mejoras en la implementación, esto conforme a la experiencia y calificación empresarial del oferente.
o Se determinará responsables para el retiro y devolución de documentos mediante planillas de verificación de egreso e ingreso de documentos.
o Realizar informes ejecutivos como mínimo mensuales, explicando el avance del servicio de digitalización, irregularidades, excepciones encontradas, etc.
b. Lugar de trabajo: en las oficinas de la convocante.
c. Procesos de Digitalización: Digitalización certificada de 521.000 páginas correspondientes a tipologías documentales que serán determinadas durante la implementación del servicio, pudiendo pertenecer a los departamentos como la Dirección de Estadísticas, Registros e Informaciones (DREI), Rendición de cuentas u otros.
La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
o Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
o Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras
o Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
o Indexación o Carga de Datos: Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.
o Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
o Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
o Tipos de documentos y campos asociados: (Se ejemplifica el siguiente tipo documental, pudiendo este variar durante la implementación de acuerdo a la tipología documental del departamento a ser aplicado)
- Archivos/Documentos Post-Asamblearios
o Número de Expediente
o Número de Registro de Cooperativa
o Nombre Cooperativa
o Recurrente
o Año
o Tipo de Documento
- Rendición de cuentas/Comprobante de pago
o Número de Comprobante de pago
o Fecha de Comprobante
o Beneficiario
o Concepto
o Nivel
o Objeto de Gasto
d. Ordenamiento físico de los documentos:
El oferente deberá ordenar físicamente de acuerdo a criterios definidos por la institución y además deberán ser almacenados en los arquipeles y estantes requeridos y detallados en el ítem 2.
e. Seguridad y contingencia:
El oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios durante el servicio, que garanticen autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también, los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de equipamiento informático y aplicativo.
f. Requerimientos Generales para la generación de archivos:
Formato de archivo PDF, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación
g. Importación de documentos: Se deberán transferir los documentos digitalizados al Sistema de gestión documental ofertado, el cual deberá contar con la Resolución emitida por el Ministerio de Industria y Comercio (MIC) que acredite que sus procedimientos internos se realizan en cumplimiento de las disposiciones de la Resolución N° 1.438/15.
Se espera como producto, desarrollar una base de datos indexada, a partir de las imágenes digitalizadas. La institución dispondrá de una estructura de archivos íntegramente identificados, y adicionalmente en formato CSV, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación precisa de cada archivo digital generado por medio de la determinación a la ruta de acceso.
GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO
a. Se requiere que el oferente presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.
b. Este Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informes de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma cumpliendo las exigencias generales del contrato.
c. El Gerente de Proyectos mínimamente debe reunir los siguientes criterios:
o Al menos un certificado de cursos dictados por el PMI (Project Management Institute) o similar.
o Curriculum Vitae que garantice la experiencia específica y comprobable del Gerente de Proyectos, como mínimo de 3 (tres) años en Gestión de Proyectos, en manejo de PMO (Project Management Officer) y en Planificación. Documento que avala ser como mínimo Profesional Master en Gestión de Proyectos o de Innovación o similar.
o Documento que avala ser como mínimo Profesional Master en Gestión de Proyectos o de Innovación o similar y documento que avala una experiencia de haber concretado proyectos de Servicios de Digitalización Certificada de al menos 500.000 de páginas como sumatoria de páginas obtenidas en los contratos.
COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN
Considerando la complejidad de la documentación, la información y los formatos de bases de datos, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:
Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal del INCOOP especialista en la documentación estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 15 (quince) días hábiles iniciándose posterior a la recepción de la Orden de Servicios por parte de la contratada y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.
Posterior a la Actividad descripta en el punto a), es requerido que el oferente asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a Expresiones Regulares para poder realizar obtención de datos durante el siguiente proceso que es la Digitalización de Documentos.
Se podrá iniciar los procesos de Digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a) y b).
EQUIPAMIENTO MÍNIMO QUE DEBERÁ POSEER EL OFERENTE (NO TRANSFERIBLES A LA INSTITUCIÓN)
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados por el equipo de trabajo definido por el oferente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, NO transferibles al INCOOP.
La digitalización deberá mínimamente ser realizada con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:
1. Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:
o Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
o Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior
o Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo
o Con pantalla embebida de 15’’ o superior
o Profundidad de bits: 36 bits o superior
o Resolución: 550 dpi o superior.
o Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo.
o Corrección de Curvatura automática del material encuadernado
o Software especializado para captura de imágenes.
o Posibilidad de guardar los documentos escaneados a Pendrive
o Cantidad Mínima de Equipos: 2 (DOS) como mínimo.
2. Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:
o Tipo de Captura: Sensores Ópticos por Contacto CCD o CIS o CMOS.
o Área de escaneo: 11 x 17 pulgadas o superior.
o Resolución: 600 dpi o superior.
o Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior.
o Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara).
o Software especializado para captura de imágenes.
o Cantidad Mínima de Equipos: 3 (tres) como mínimo.
3. Equipamiento informático con las siguientes características mínimas:
o Servidor
o Estaciones de trabajo
o Software de base y operativos
o Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.
4. Aplicativos
a. Software de Captura
b. Sistema de procesamiento de documentación digital:
El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos deberá estar integrado por un software de Digitalización Certificado, con su correspondiente procedimiento de Digitalización Certificado y Plan de Calidad, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 4.017/2010, Ley 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC), mínimamente con las siguientes características exigidas:
Configuración:
• Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir
• ABM: Scanner, Usuario
• Usuario/Escáner
• Actualizar repositorio
Reportes:
Procesos Digitales
Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas
o Nombre de Formulario
o Escaneado
o Indexado
o Dudas
o Re-Escaneo
o Control de calidad
o Verificado
Reportes
Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes
Reversión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.
Movimiento
Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:
• Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico:
• Documentación en cola a preparar
• Documentación preparada
• Documentación a escanear
• Documentación escaneada
• Documentación a reagrupar
• Documentación reagrupada
Extraer el historial de los movimientos y estados actuales de los lotes documentales.
5. Además, el oferente deberá disponer de:
a. Mobiliarios necesarios
b. Útiles
c. Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.
Documentación Respaldatoria
Será exigencia la presentación de los siguientes documentos para la prestación del servicio demostrando el debido respaldo técnico y solvencia mínima:
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Requisitos |
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El oferente deberá contar con el respaldo técnico del Centro Autorizado de Servicios en el país, sobre todo componente de Equipos y Software propuesto en la solución, demostrando por medio de una Carta emitida por el Fabricante y/o Centro Autorizado de Servicios oficialmente reconocido para la República del Paraguay. |
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Componentes |
Cumple/No cumple |
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Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos, en mal estado y/o delicados imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo. |
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Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad |
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Servidor |
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PC de Escritorio |
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Software de Captura |
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Sistema de procesamiento de documentación digital |
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CAPACITACIÓN
Las capacitaciones se deberán realizar para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del INCOOP.
Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.
La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;
a. Nombre y apellido del funcionario.
b. Número de cédula de identidad.
c. Dependencia a la que pertenece el funcionario.
d. Fecha y hora de la capacitación.
e. Lugar donde se desarrolló la capacitación.
f. Firma de los funcionarios capacitados.
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Personal afectado |
Contenido |
Carga Horaria |
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Digitalización de Documentos |
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10 (diez) horas |
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Personal técnico |
Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada. |
10 (diez) horas |
OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE
La provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la convocante se compromete a:
o Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario.
o Poner a disposición uno o varios personales/es calificado/s para:
o Colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma.
o Definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
o Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el oferente.
o Definir conjuntamente con el oferente los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
o No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
o Conexión a internet.
o Consignar un lugar adecuado para que las personas que forman parte del equipo del oferente pueda llevar a cabo las tareas descriptas en ésta sección como ser: Oficina climatizada, acceso a sanitarios, oficinas con tomas eléctricas y con dimensiones adecuadas al montaje de tablones de al menos 3 metros.
o Brindar en un plazo menor a 48 hs, respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del oferente adjudicado durante el desarrollo del contrato.
o Disponer la infraestructura informática y de red necesaria para la correcta implementación del servicio contratado, teniendo en cuenta los principales componentes.
o Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Sistema de Gestión Documental en caso de ser necesario.
o Realizar los procesos del Backup del Repositorio, Servidor de Aplicación y de la Base de Datos del Gestor Documental de acuerdo a las recomendaciones realizadas durante la implementación.
CONFIDENCIALIDAD DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO
El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:
o Mantener el carácter secreto de la información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
o Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
o Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
o Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el oferente responderá por ellas.
Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.
Ítem 2 - Software de Gestión Documental
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Componente Mínimos |
Descripción del Requerimiento Mínimo Exigido |
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Licencias requeridas: ilimitadas para creación de usuarios del INCOOP y uso de todas las funcionalidades. La licencia requerida deberá ser perpetua y cuya instalación se lleve a cabo On Premise en el Servidor requerido. |
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Requerimientos Técnicos Mínimos |
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-Módulo de Consulta: (1) Por Campo Índice: debe posibilitar la búsqueda por campos asociados, de uno a N campos creados y ordenados conforme a preferencias e ingresados durante la carga, mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición. (2) Por Contenido: permite la búsqueda por palabra o conjunto de palabras claves, posicionándose en la página que presente la ocurrencia, señalando con un contorno de color la palabra buscada. (3) Otras funciones del módulo: Debe permitir utilizar los filtros de búsqueda por índice o campo asociado o por contenido en forma simultánea; Debe presentar mensajes personalizables de ayuda sobre los campos índices a filtrar; Debe permitir configurar un ordenamiento para los resultados; Debe permitir configurar el orden en que se presentan los campos índices en el resultado de búsqueda; Los resultados deben mostrarse mínimamente en dos modos Grilla y Detalle y deben poder descargarse en formato PDF y XLS. |
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Visualización de documentos: Debe contar con un visor de documentos integrado Debe permitir la posibilidad de visualizar los documentos en ventanas emergente u otra pestaña nueva del navegador web Debe permitir incrementar o disminuir el zoom sobre el documento Debe permitir rotar el documento a 0 (cero), 90, 180 y 270 grados Debe poder buscar palabras o textos contenidos en el documento (OCR), resaltando las coincidencias de búsqueda en el documento Al visualizar un documento, los campos índices podrán visualizarse en el mismo visor sin necesidad de ir a otra pantalla Debe reconocer los marcadores (bookmarks) de los documentos PDF y permitir su uso como índices de acceso a páginas específicas |
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-Edición de documentos: Debe permitir agregar una o más páginas al documento, indicando la ubicación del documento en la que serán agregadas, sea esta al principio, final o entre el documento; Debe permitir eliminar páginas si el usuario cuenta con el permiso correspondiente; Debe permitir editar los campos índices del documento si el usuario tiene asignado los permisos de edición, Permitir mover páginas en el orden deseado, si el usuario cuenta con el permiso de mover páginas, Permite eliminar el documento completo, moviéndolo a una papelera en el servidor, si el usuario cuenta el permiso de eliminación lógica, Permite eliminar el documento completo, si el usuario cuenta con el permiso de eliminación permanente |
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-Versionado de documentos: Debe permitir visualizar el historial de versiones por documento, generadas en forma automática tras la modificación de los mismos y/o sus campos asociados; Debe permitir acceder a versiones anteriores del documento. |
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-Indexación o carga de datos: Los campos índices a cargar deben visualizarse en conjunto (en la misma pantalla) con el documento, de modo que el usuario pueda digitar fácilmente; Posibilidad de utilizar fuentes externas e internas para obtención de datos en el proceso de indexación o carga de datos; Debe manejar mínimamente los siguientes tipos de datos (Entero, Decimal, Fecha, Cadenas cortas para oraciones simples y extensas para soportar párrafos completos, Booleano, lista de ítems con la posibilidad de seleccionar uno o más ítems); Posibilidad de indexar a partir de un lote de archivo importado; Debe permitir la indexación casual de documentos seleccionando individualmente los documentos deseados; Debe controlar la unicidad de documentos mediante reglas previamente definidas, con alertas emergentes en el caso que se compruebe una duplicidad, y manejo de opciones de acciones sobre los documentos afectados; Debe soportar múltiples formatos de archivos: pdf, jpg/jpeg, bmp, png, Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf) y Open Document Format (odt, ods, odp) |
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-Integración con Servidor de Directorio: Debe posibilitar la administración centralizada de usuarios y grupos de usuarios a través de un servidor de directorio; Debe soportar la integración con Servidores de Directorio open source como propietarios; Debe soportar autenticación segura mediante Kerberos |
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Administración del Sistema |
-Permitir el alta, baja y modificación de Tipos de documentos, campos índices, usuarios y grupos de usuarios. -Dependencias o Secciones Departamentales de usuarios. -Permiso mediante los siguientes roles: -Consulta y visualización sin marca de agua -Consulta restringida con visualización de marca de agua -Descarga de documentos -Indexación de documentos -Actualización de campos índices -Añadir páginas al documento -Eliminar páginas al documento -Mover páginas del documento -Exportar documentos -Vincular documentos -Eliminación definitiva o de la papelera -Descargar resultado de búsqueda como reporte |
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Web Services |
-Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios. -Debe permitir la indexación de documentos desde sistemas externos. -Permitir consultar documentos mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición. -Permitir descargar documentos desde sistemas externos. -Debe soportar web services de tipo SOAP (Simple Object Access Protocol) y REST (Representational State Transfer) -Deberá proveer la documentación descriptiva de los métodos disponibles, los parámetros que soporta y el formato de respuesta. |
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Auditoría |
-Debe registrar la pista de auditoría de las acciones de los usuarios (logs de eventos) por fecha y hora, permitiendo la generación de reportes a partir de los mismos. -Debe registrar la fecha/hora de autenticación y la dirección IP de usuarios que ingresen al sistema. -Debe registrar las búsquedas realizadas; incluyendo información del usuario, la fecha/hora, el tipo de documento consultado, y los operadores de condición. -Debe registrar la eliminación de documentos; incluyendo información del usuario, fecha/hora, datos que identifiquen el documento eliminado. -Debe registrar la visualización y descarga de documentos, incluyendo información del usuario, fecha y hora. -Debe registrar la edición de la imagen de los documentos y sus respectivos campos índices asociados |
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Archivo Físico |
-Deberá organizar - agrupar - buscar y otras operaciones del manejo de archivos, y como mínimo se deberán considerar los siguientes puntos:
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Reportes |
-Debe permitir administrar el acceso a los reportes a través de roles de acceso. -Debe permitir generar reportes en formato pdf y xls. -Debe proveer un inventario por tipo de documento, presentando los campos índices cargados y las páginas por documento. -Debe proveer información sobre los usuarios y sus permisos. -Debe proveer un informe de consultas por rango de fecha. -Debe permitir incorporar nuevos reportes de acuerdo a las necesidades y la información de consulta y auditoría almacenada en el sistema. -Deberá proveer auditoría de las acciones realizadas por los usuarios |
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Control de Vencimiento de Documentos |
-Debe permitir al usuario definir la fecha fin de vigencia del documento -Debe calcular automáticamente la fecha de vencimiento a partir de la fecha de inicio de vigencia del documento -Debe permitir al usuario postergar la fecha de vencimiento de los documentos -Debe emitir alertas por correo notificando los documentos que están en fechas próximas al vencimiento -Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos vencidos |
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Importador e Indexador Automático |
-Deberá importar automáticamente los documentos alojados dentro de un repositorio centralizado -Deberá indexar automáticamente los documentos importados obteniendo los campos índices asociados a partir de fuentes externas, como ser una base de datos o un archivo con formato csv -Deberá permitir iniciar automáticamente en el estado inicial de los documentos -Deberá permitir vincular automáticamente con otros documentos mediante fuentes externas -Deberá permitir importar documentos en forma recursiva recorriendo los subdirectorios de la carpeta especificada |
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Flujo de Distribución Electrónica de Documentos |
-Función de publicación de flujos de trabajo, que permita el manejo de las distintas instancias por las que tiene que pasar un documento. -Debe disponer de una Bandeja de entrada, con distinción de documentos leídos y no leídos. -Notificación vía correo de documentos distribuidos. -Manejo de permisos por fase documental. -Manejo de restricciones por transición de fases. -Manejo de perfiles por usuarios y grupos de usuarios. -Revisión de historial de modificaciones en los flujos. -Al momento de publicar documentos, permitir seleccionar las dependencias a las cuales se distribuirá -Notificación vía correo con el listado de usuarios notificados al responsable de la distribución, verificando así a quienes distribuyó |
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Firma Digital |
-Debe firmar digitalmente documentos en formato PDF mediante dispositivos criptográficos seguros (TOKEN) -Debe permitir visualizar todas las firmas digitales con que cuenta el documento digital en formato PDF -Debe permitir validar la integridad de documento, comprobando que no ha sido adulterado el contenido del mismo -Deberá mostrar mensaje de cantidad de documentos firmados -Permitir configurar firmas visibles por el documento -Permitir definir un flujo de firmas (esto es dependiente al Flujo de Distribución Electrónica de Documentos) |
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Seguridad |
-Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios. -Se requiere que la comunicación y transmisión de datos entre el cliente (navegador web) y el sistema se realice mediante el protocolo seguro de transferencia HTTPS. -Se requiere que los documentos presenten marcas de agua dinámicas de acuerdo al usuario que visualice o descargue los mismos. -Debe implementar las siguientes políticas para el uso de las contraseñas (expiración de contraseña, complejidad mínima de contraseña requerida y bloqueo de ingreso tras intentos fallidos consecutivos). -Autorización de visualización, edición y descarga por tipo de documento, mediante roles del sistema. -Protección contra ataques del tipo SQL Injection. -Protección contra ataques del tipo XSS (Cross Site Scripting) permanente y reflexivo, filtrando los parámetros de entrada a la aplicación. Además declarar los cookies como HTTPonly, protegiéndolos de lectura y escritura por parte de scripts del lado del usuario. De esta forma solo el servidor y el navegador tendrán acceso a la información guardada en los mismos. -Protección contra ataques del tipo Clickjacking Attack utilizando cabeceras http de tipo X-Frame0ptions. -Almacenamiento de contraseñas aplicando el algoritmo SCrypt especialmente diseñado para protegerlas. No es aceptable el algoritmo MD5. Además se requiere incorporar salts aleatorias a la contraseña. -No publicar información acerca del servidor web utilizado en los servicios http, pues esta información podría resultar útil para enfocar los ataques hacia la versión específica del servidor web. -Los mensajes de excepciones mostrados en errores http deben ser personalizados a fin de no proporcionar ninguna información que pueda servir a un atacante -Permitir configurar por departamento y usuario marcas de agua a página completa |
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Documentación del sistema entregrable |
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Ítem 3 Servidor
1- Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado.
Ladislao Casco Tamay, Director de Tecnología, dirección de tecnología.
2- • - Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada.
Atendiendo a la acumulación en el archivo institucional de una alta cantidad de expedientes físicos que datan de años anteriores, se observa la necesidad de contar con un servicio de digitalización masiva de expedientes acumulados, así como la guarda de estos datos en un servidor dedicado previendo planes de resguardo de dicha información y un software especializado de manejo de estos archivos digitalizados.
3 - • - Justificar la planificación. (si se trata de un llamado periódico o sucesivo, o si el mismo responde a una necesidad temporal)
El llamado responde a una necesidad actual debido a la acumulación de expedientes físicos en el archivo, no obstante en forma posterior se estudiará la necesidad de seguir contando con el servicio.
4 - • - Justificar las especificaciones técnicas establecidas
Las especificaciones técnicas establecidas, responden a la inicial decisión de digitalizar unas quinientas mil páginas, trabajo a ser realizado con el equipamiento técnico que asegure una correcta manipulación y procesamiento de los expedientes físicos, almacenando expedientes electrónicos de buena resolución con alta legibilidad ya sea desde los dispositivos informáticos o bien para las reimpresiones necesarias, así también se ha tenido en cuenta la capacidad de importación y exportación de documentos en formatos definidos según necesidad.
Acompaña todo este proceso el mobiliario dimensionado para el acondicionamiento físico, así como un servidor de capacidad suficiente para el almacenamiento como el tratamiento de los datos, soportado por un sistema de administración de archivos digitalizados acorde a las necesidades y características que se encuentran en otros sistemas de digitalización revisados que se encuentran implementados en otras instituciones.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
NO APLICA
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Ítem |
Descripción del bien |
Cantidad |
Unidad de medida |
Lugar de entrega de los bienes |
Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes |
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(Indicar el N°) |
(Indicar la descripción de los bienes) |
(Insertar la cantidad de bienes a proveer) |
(Indicar la unidad de medida de los bienes |
(Indicar el nombre del lugar) |
(Indicar la(s) fecha(s) de entrega requerida(s) |
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
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1 |
Servicio de Digitalización Certificada de documentos |
521.000 |
Unidad |
Avda. Fernando de la Mora N° 988 c/ Amancio González Edificio INCOOP |
A los 45 (cuarenta y cinco) días posteriores desde la suscripción del contrato |
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2 |
Software de gestión documental |
1 |
Unidad |
Avda. Fernando de la Mora N° 988 c/ Amancio González Edificio INCOOP |
A los 45 (cuarenta y cinco) días posteriores desde la suscripción del contrato |
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3 |
Servidor |
1 |
Unidad |
Avda. Fernando de la Mora N° 988 c/ Amancio González Edificio INCOOP |
A los 45 (cuarenta y cinco) días posteriores desde la suscripción del contrato |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
Se solicitará inspecciones y pruebas de todos los componentes propuestos en la Solución Técnica, pudiendo realizarse en el Local del Oferente, con la finalidad de no basarse únicamente en los documentos técnicos o catálogos presentados, a modo de certificar el cumplimiento cabal de las Especificaciones Técnicas en base a inspecciones de las características y funcionalidades exigidas como mínimas y en miras a una implementación a corto plazo. Por esto, el oferente deberá responder satisfactoriamente a la nota remitida por el Comité Evaluador dentro de los 2 (dos) días hábiles posterior a la recepción de la nota de solicitud, en el horario de oficina de 8:00 a 12:00 hs. La nota de solicitud de Inspección y Pruebas podrá ser remitida al oferente vía fax, correo electrónico o en última instancia al domicilio legal declarado. El incumplimiento será motivo de descalificación.
Los Criterios para la demostración se basarán en los siguientes puntos:
Infraestructura y Recursos Técnicos Hardware:
Equipamiento informático:
Software:
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los Bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del Proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del Proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la Contratante.
3. La Contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La Contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el Proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el Contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Para servicios: Nota de Remisión y Constancia de recepción.
Frecuencia: Evento.
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
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Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 1 |
Nota de Remisión y Constancia de recepción. |
Conforme al Plan de Entregas |
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Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 2 |
Nota de Remisión y Constancia de recepción. |
Conforme al Plan de Entregas |
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Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 3 |
Nota de Remisión y Constancia de recepción. |
Conforme al Plan de Entregas |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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