El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
- DIRECCION GENERAL DE GABINETE EN COORDINACIÓN CON LA DIRECCION TIC´S.
- CON EL PRESENTE LLAMADO SE PRETENDE TENER DIGITALIZADA LA MAYOR CANTIDAD DE DOCUMENTACIONES CON QUE CUENTA ESTA CARTERA DE ESTADO.
- LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS FUERON ELABORADAS TENIENDO EN CUANTA LA NORMATIVA VIGENTE.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
Especificaciones Técnicas
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Ítem |
Código Catálogo |
Descripción del Bien |
Unidad de Medida |
Presentación |
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1 |
81111508-002 |
Servicio de Digitalización Certificada de Documentos |
Unidad |
Evento |
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DETALLADAS.
Digitalización de documentos, consistente en legajos de Rendición de Cuentas de la Dirección de finanzas, resoluciones de la secretaria General, y documentos de la Dirección de Desarrollo de Gestión de Talento Humano, de acuerdo al alcance en cantidad de páginas del presente llamado, de manera a poder resguardar la información y contar con un repositorio digital de los documentos físicos.
La digitalización de documentos se realizará según el siguiente detalle:
Dirección de Finanzas: 163.000 hojas aproximadamente.
Dirección de Desarrollo de Gestión de Talento Humano: 77.000 hojas aproximadamente.
Secretaria General: 10.000 hojas aproximadamente.
1.1.1 OBJETIVO GENERAL
Contar con una base de datos digital de la documentación, para poner a disposición y respaldo las operaciones de gastos, asentadas en los registros contables Institucionales (Dirección de Finanzas), resoluciones de la secretaria General, y la Dirección de Desarrollo de Gestión de Talento Humano, de acuerdo al alcance.
1.1.2 OBJETIVO ESPECÍFICO
1.1.3 ALCANCE DEL SERVICIO
Este Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informes de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma cumpliendo las exigencias generales del contrato.
El Gerente de Proyectos mínimamente debe reunir los siguientes criterios:
o Al menos un certificado de cursos dictados por el PMI (Project Management Institute) o similar.
o Curriculum Vitae que garantice la experiencia específica y comprobable del Gerente de Proyectos, como mínimo de 3 (tres) años en Gestión de Proyectos, en manejo de PMO (Project Management Officer) y en Planificación. Documento que avala ser como mínimo Profesional Master en Gestión de Proyectos o de Innovación o similar.
o Documento que avala ser como mínimo Profesional Master en Gestión de Proyectos o de Innovación o similar y documento que avala una experiencia de haber concretado proyectos de Servicios de Digitalización de al menos 250.000 de páginas como sumatoria de páginas obtenidas en los contratos.
1.1.4 LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO:
La digitalización de los documentos originales se realizará en la sede del MINISTERIO DE LA MUJER, la cual asignará al proveedor una oficina para la prestación del servicio en el horario de 07:00 a 15:00 hs, de lunes a viernes. La oficina asignada ofrecerá las garantías necesarias para la instalación de los equipos requeridos para el servicio.
1.1.5. TIPOS DE DOCUMENTOS.
Digitalización de los documentos correspondientes a Rendición de Cuentas de la Dirección de finanzas, resoluciones de la secretaria General, y documentos de la Dirección de Desarrollo de Gestión de Talento Humano, de acuerdo al alcance, los documentos se hallan con distintos formatos, distintos tamaños o tipos de papel, archivados en biblioratos.
1.1.6. ESTADO DE LOS DOCUMENTOS:
En buen estado 100 %.
1.2. PROCESO GENERAL DE DIGITALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS:
El proceso general para el Servicio de Digitalización de los archivos físicos, consistirá de los siguientes elementos y pasos.
Una vez firmado el contrato, el oferente deberá iniciar con el proceso de digitalización, el cual será verificado y monitoreado por el área designada para la Administración del Contrato.
La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
o Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
o Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras
o Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
o Indexación o Carga de Datos: Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.
o Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
o Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
1.3 INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS TÉCNICOS
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados por el equipo de trabajo definido por el oferente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, NO TRANSFERIBLES AL MINISTERIO DE LA MUJER.
La digitalización deberá mínimamente ser realizada con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:
1. Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:
o Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
o Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior
o Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo
o Con pantalla embebida de 15’’ o superior
o Profundidad de bits: 36 bits o superior
o Resolución: 550 dpi o superior.
o Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo.
o Corrección de Curvatura automática del material encuadernado
o Software especializado para captura de imágenes.
o Posibilidad de guardar los documentos escaneados a Pendrive
o Cantidad Mínima de Equipos: 1 (uno) como mínimo.
2. Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:
o Tipo de Captura: Sensores Ópticos por Contacto CCD o CIS o CMOS.
o Área de escaneo: 11 x 17 pulgadas o superior.
o Resolución: 600 dpi o superior.
o Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior.
o Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara).
o Software especializado para captura de imágenes.
o Cantidad Mínima de Equipos: 1 (uno) como mínimo.
3. Equipamiento informático con las siguientes características mínimas:
o Servidor
o Estaciones de trabajo
o Software de base y operativos
o Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.
1.4 OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE
La provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la convocante se compromete a:
1.5. DERECHOS DE PROPIEDAD
Todos los productos de bases de datos, documentos e informes resultantes serán propiedad del Ministerio de la Mujer, así como también los productos (archivos) informáticos generados.
La versión final a ser entregada, será la última que se encuentre en producción a la hora de finalizar el servicio. Se entregarán los documentos digitalizados en soporte electrónico o (Pendrive) a las dependencias afectadas en el proceso que guarda relación a las documentaciones de su dependencia, y otra copia del total de las informaciones digitalizadas hacer entregadas a la Máxima Autoridad Institucional, mediante entrega en acta de recepción.-
1.6. CONFIDENCIALIDAD
El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida. El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad una vez firmado el contrato, que obligará, entre otras cosas: Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución o utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este trabajo, o Restituir toda la Información Confidencial al solo requerimiento de la Institución. o Alternativamente, podrá destruir la Información Confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a ésta tal destrucción. o Revelar la Información Confidencial sólo a aquéllas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el Oferente responderá por ellas. o Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.
1.7. INSPECCIONES Y PRUEBAS:
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
Se solicitará inspecciones y pruebas de todos los componentes propuestos en la Solución Técnica, pudiendo realizarse en el Local del Oferente, con la finalidad de no basarse únicamente en los documentos técnicos o catálogos presentados, a modo de certificar el cumplimiento cabal de las Especificaciones Técnicas en base a inspecciones de las características y funcionalidades exigidas como mínimas y en miras a una implementación a corto plazo. Por esto, el oferente deberá responder satisfactoriamente a la nota remitida por el Comité Evaluador dentro de los 2 (dos) días hábiles posterior a la recepción de la nota de solicitud, en el horario de oficina de 7:00 a 15:00 hs. La nota de solicitud de Inspección y Pruebas podrá ser remitida al oferente vía fax, correo electrónico o en última instancia al domicilio legal declarado. El incumplimiento será motivo de descalificación.
Los Criterios para la demostración se basarán en los siguientes puntos:
Infraestructura requerida Hardware:
Equipamiento informático:
1.8. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO:
La Administración del Contrato estará a cargo de la Dirección General de Gabinete en coordinación con la Dirección TIC´s
1.9. VISITA TECNICA
El oferente interesado podrá realizar una visita técnica, a fin de conocer el estado de la documentación a ser digitalizada, y el tipo de guarda documental implementado; a los efectos de realizar una correcta cotización para el servicio solicitado. Dicha visita deberá ser coordinado y confirmado con la Dirección General de Gabinete y/o Dirección TIC´s de la Institución, al teléfono (021) 450.036/8, y/o correo mgomez@mujer.gov.py y direcciontics@mujer.gov.py
2. PLAN DE ENTREGA
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Producto Entregable |
Descripción |
Plazo posterior a la firma de Contrato |
|
1 (uno) |
Producto Entregable: - Servicio de Digitalización Certificada de Documentos. Cantidad: 250.000 páginas. |
A los 60 días corridos |
3. FORMA DE PAGO:
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Nro. |
Descripción |
% del Valor de Contrato |
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1 (uno) |
Producto Entregable:
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100% a la entrega del producto final |
4. INDICADORES DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
|
Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 1 |
Nota de Remisión y Constancia de recepción. |
Conforme al Plan de Entregas |
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
NO APLICA
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Producto Entregable |
Descripción |
Plazo posterior a la firma de Contrato |
|
1 (uno) |
Producto Entregable: - Servicio de Digitalización Certificada de Documentos. Cantidad: 250.000 páginas. |
A los 60 días corridos |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
Se solicitará inspecciones y pruebas de todos los componentes propuestos en la Solución Técnica, pudiendo realizarse en el Local del Oferente, con la finalidad de no basarse únicamente en los documentos técnicos o catálogos presentados, a modo de certificar el cumplimiento cabal de las Especificaciones Técnicas en base a inspecciones de las características y funcionalidades exigidas como mínimas y en miras a una implementación a corto plazo. Por esto, el oferente deberá responder satisfactoriamente a la nota remitida por el Comité Evaluador dentro de los 2 (dos) días hábiles posterior a la recepción de la nota de solicitud, en el horario de oficina de 7:00 a 15:00 hs. La nota de solicitud de Inspección y Pruebas podrá ser remitida al oferente vía fax, correo electrónico o en última instancia al domicilio legal declarado. El incumplimiento será motivo de descalificación.
Los Criterios para la demostración se basarán en los siguientes puntos:
Infraestructura requerida Hardware:
Equipamiento informático:
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los Bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del Proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del Proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la Contratante.
3. La Contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La Contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el Proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el Contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
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Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 1 |
Nota de Remisión y Constancia de recepción. |
Conforme al Plan de Entregas |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de la carta de invitación, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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