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ITEM
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DESCRIPCION DEL SERVICIO
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1
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SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADO DE DOCUMENTOS
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2
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SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTOS
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3
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ESCANER DE ALTA VELOCIDAD
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4
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SERVIDOR
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OBJETIVO GENERAL
- Tiene como objetivo general la digitalización de documentos y consolidación de la innovación tecnológica a través del software de gestión documental, motivada por el interés de contar con una base datos y lograr la mejora en el proceso diario para los distintos departamentos del Instituto Nacional del Cáncer (INCAN).
OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Implementar un Software de Gestión documental, agilizando los procesos de búsquedas para las consultas de los pacientes.
- Realizar la Digitalización de 4.000.000 (cuatro millones) de páginas con estándares normalizados, el servicio será realizado en las instalaciones en el Instituto Nacional del Cáncer (INCAN), en lugar a ser asignado por el mismo.
- Digitalización de los documentos físicos bajo estándares normalizados.
- Ordenamiento del Archivo físico durante el proceso de la Digitalización de los documentos incluyendo cajas e identificaciones para una mejor organización, la Institución deberá prever un espacio físico estimado de 600 m2.
- El sistema propuesto debe tener la factibilidad técnica para la interoperabilidad entre los sistemas en base a la tecnología utilizada.
- Contar con acceso rápido, seguridad y respaldo de toda la información contenida en los documentos que serán digitalizados.
- Disminuir al máximo los papeles incluidos en las carpetas y lograr que los documentos en un alto porcentaje sean digitales.
- Capacitar y acompañar a todos los funcionarios involucrados en el proceso de documentos y de mejoras para generar independencia y manejo efectivo de la administración del Sistema.
ALCANCE DEL SERVICIO
- Establecer un Plan de Trabajo en adelante PDT que deberá ser aprobado por un equipo asignado por el INSTITUTO NACIONAL DEL CANCER (INCAN) una vez formalizado el Contrato, las actividades serán:
- Realizar un Cronograma calendarizado de actividades, cumpliendo con el plazo establecido para el desarrollo del servicio solicitado.
- Proporcionar datos del personal que estará involucrado en el servicio.
- Realizar los procedimientos de retiro, devolución de documentos y cualquier otra información basados en la estandarización requerida para la ejecución del servicio.
- Analizar los recursos tecnológicos disponibles en el INSTITUTO NACIONAL DEL CANCER (INCAN) para la instalación e implementación correcta del Software de Gestión Documental de acuerdo a la cantidad de páginas que deberán ser procesadas.
- Ordenamiento del archivo físico considerando la documentación física para digitalizar, incluyendo disposición final con identificación en estantes y cajas.
- Gerenciamiento del Proyecto: Como requerimiento para el oferente será presentar la documentación de: planificación, organización, dirección y control de todas las etapas del proyecto que involucran a la ejecución de presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada en las buenas prácticas a nivel internacional como las recomendadas por el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento del presente requerimiento el oferente deberá proponer un equipo trabajo compuesto como mínimo por un Director de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.
Este equipo será el responsable de analizar con antelación todas las diferentes partes del proyecto, deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan obtenerlos los resultados esperados, cumpliendo las exigencias generales del contrato.
ITEM N° 1
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADO DE DOCUMENTOS
Digitalización de 4.000.0000 (cuatro millones) de páginas con estándares normalizados, correspondientes al archivo del Instituto Nacional del Cáncer (INCAN), la finalidad será de generar una base de datos en forma digital de todos los documentos para resguardar la información y contar con un repositorio digital, los documentos que se deberán digitalizar son los siguientes:
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Historia clínica del Paciente perteneciente al Archivo del INCAN
Por lo general componen de los siguientes tipos de documentos:
- Ficha clínica
- Consultas externas
- Historia Clínica del paciente
- Evolución del Paciente
- Indicación Medica
- Anotaciones de Enfermería
- Técnica Operatoria
- Diagnóstico
- Análisis de Laboratorios
- Resultados de Patología
Campos asociados
- Nombre y Apellido
- N° Cedula de identidad
- Fecha de Nacimiento
- Fecha de Ingreso al INCAN
- Procedencia del Paciente
- N° de Codificación
- N° de Ficha
PROCESOS DE LA DOCUMENTACION FISICA
El procesamiento integral de los documentos conforme al alcance del llamado, pertenecientes a las dependencias designadas por la institución
- Documentos digitalizados en la cantidad de 4.000.000 (cuatro millones) de páginas, consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
- Control de documentos: entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo.
- Preparación Pre escaneo: recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras.
- Digitalización o escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes.
- Reconocimiento de datos: Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR.
- Indexación o Carga de Datos: asociados correspondientes a cada archivo digital.
- Para el proceso de indexación o asociación de campos índices a cada archivo, se aclara que la institución requiere que los legajos de documentos se identifiquen por tipo de documento y a la vez que cada tipo de documento contenga su propio campo de búsqueda o campo índice.
- Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conformidades a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación, y otros.
- Seguridad y Contingencia: el oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios que garanticen: autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de hardware y software.
PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN DIGITAL
- Control de calidad de la imagen escaneada.
- Se establecerán pautas para la obtención de altos estándares de calidad de todas las imágenes escaneadas.
- Cortar los bordes negros.
- Eliminar las páginas en blanco.
- Rotar las páginas torcidas o de cabeza.
- Se verificará que el contenido sea legible con énfasis en las áreas de textos, firmas y sellos.
- En caso que se detecten dobleces o las imágenes que no cumplan los estándares de calidad, se procede al paso anterior de escaneo o digitalización para la mejora configurada.
- Indexación o carga de datos.
- La carga de índices asociados se deberá realizar por medio de un software indexador especializado en controles de consistencia y duplicidad de datos. La implementación del proceso de Indexación se debe realizar en una de las siguientes maneras, o combinación de tales:
- Validación de la información contenida en el documento digital y que debe ser transcripta en los campos asociados (índices).
- Carga automática de los campos índices asociados, incorporando información importada de la base de datos.
- Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.
REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS
- Formato: PDF.
- Sistema de compresión de archivos: Sí.
- Sistemas de control de calidad y consistencia: (mecanismos a definir por el
- oferente).
- Ajustes automáticos del archivo generado al tamaño de papel original.
- Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.
- Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones.
INFRAESTRUCTURA REQUERIDA PARA EL OFERENTE (no transferibles a la Institución)
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados por el equipo de trabajo definido por el oferente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, no transferibles al INSTITUTO NACIONAL DEL CANCER - INCAN. La digitalización deberá mínimamente ser realizadas con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones minimas exigidas:
- Hardware
Escáner para documentación de hojas sueltas
Tipo de escáner: Alimentador automático de documentos (ADF)/Alimentación manual, escáner de producción.
Capacidad del ADF*1: 500 Hojas
Tamaño Max: A3
Modos de color de la digitalización: Color, escala de grises, monocromo, detección automática (color, escala de grises, monocromo).
Velociad de Escaneo: 130 páginas por minuto (una cara).
260 páginas por minuto Duplex Resolución óptica 600 ppp.
Tipo de sensor de imagen: CIS/CCD
Fuente de luz: LED
Tamaños estándar: A3, A4, A5, A6, B5, B6, tarjeta de presentación, postal, carta, carta doble, legal y tamaño personalizado.
Resolución: 600 x 600
Peso del papel (tamaño A4 a A5): 20 a 209 g/m²
Digitalización de papel largo: 304.8 mm x 9.144 mm
Volumen diario esperado: 75. 000 hojas por dia.
Compatibilidad: Windows
Interfaces Estándar: USB 3.1
Funciones de procesamiento de imágenes:
Cantidad de Equipos: dos (2) como mínimo
Escáner de Documentación encuadernada y documentación delicada Tipo de Captura:
Aéreo o planetario
Área de escaneo: 11 X 17 pulgadas o superior
Resolución: 600 dpi
Posibilidad de guardar los documentos escaneados a Pendrive Corrección de Curvatura automática del material encuadernado Velocidad de escaneo: en 3 segundos o inferior
Cantidad de Equipos: dos (2) como mínimo
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica adicional que incluye en su propuesta de Solución para la implementación del Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
Servidor temporal UPS
Estaciones de Trabajo Software de base y operativos. Mobiliarios
Útiles
Otros necesarios para el cumplimiento del servicio
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica adicional que incluye en su propuesta de Solución para la implementación del Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
Servidor temporal UPS
Estaciones de Trabajo Software de base y operativos. Mobiliarios Útiles Otros necesarios
para el cumplimiento del servicio
b) Sistema de Procesamiento Digital
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Funcionalidades
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Requisitos mínimos
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Configuración
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Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:
Formularios: (Etiquetas Lotes Movimientos) Manejo de archivo (Inicializar Revertir)
(Escáner Usuario - Repositorio Datos archivo físico (unidad productora, serie, sub serie)
Reportes
Indexación Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad, mínimamente debe manejar la siguiente información
Nombres Completo: Nombre y Apellido del operador. Nombre usuario: Nombre del usuario.
Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema
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Manejo de código de barra
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Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:
Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote. Editar: Permite editar un Lote ya creado. Borrar: Permite eliminar un Lote.
Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.
Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado
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Formularios
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Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes
Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado
La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades
Orden: Numero en el que se visualizara los campos índices. Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Editable (Si o No): debe permitir determinar si el contenido de un campo es editable o no
Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos
Requerido (Si o No): en caso que el campo sea requerido, el sistema no debe permitir que dicho campo quede en Blanco (Null)
Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilineas
Tipo de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número
Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.
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Procesos Digitales
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Los procesos solicitados por la institución de modo a garantizar la calidad de los productos son los siguientes
Control: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear
Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control
Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargado en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.
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Reportes
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Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario (tipo de documentos) creado y por usuario, de manera a que la institución pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio
Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos
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Renombrado
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Debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes. Esto de modo que la institución tenga la libertad de solicitar los archivos renombrados de acuerdo a la necesidad de cada departamento dueña de los documentos.
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Reversión de estado
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En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados
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Movimiento
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Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos físicos, con los siguientes parámetros mínimos:
Documentación en cola a preparar Documentación preparada Documentación a escanear Documentación escaneada Documentación a reagrupar Documentación reagrupada
Extraer el historial de los movimientos y estados actuales de los lotes documentales
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CAPACITACIÓN
Las capacitaciones serán realizadas por 2 (dos) personales técnicos del oferente certificado por el fabricante. Dichas capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato.
Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las actas de conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.
La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;
- Nombre y apellido del funcionario a ser capacitado.
- Número de cédula de identidad.
- Dependencia a la que pertenece el funcionario.
- Fecha y hora de la capacitación.
- Lugar donde se desarrolló la capacitación.
- Firma de los funcionarios capacitado
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Personal afectado
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Cantidad de funcionarios
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Contenido
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Carga Horaria
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Gestión digital
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A definir por la institución
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- Digitalización o escaneo.
- Carga de datos asociados e indexación.
- Validación y control de Calidad.
- Nuevo proceso de la Unidad Operativa de Contrataciones
- Otros que la institución podría creer necesarios para el uso de la gestión digital.
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5 (cinco)
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Gestión documental
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A definir por la institución
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- Control de documentos.
- Preparación y Pre escaneo.
- Ordenamiento de los documentos digitalizados.
- Otros que la institución podría creer necesarios para el uso de la gestión documental.
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10 (diez)
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Personal técnico
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A definir por la institución
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- Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada.
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5 (cinco)
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PROCEDIMIENTOS Y SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN
• Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso. Dichos procesos deben ir acompañado con videos tutoriales.
• Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
• Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos.
• El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción.
CONFIDENCIALIDAD DEL SERVICIO
El Contratista deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El Contratista consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:
- Mantener el carácter secreto de la información confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
- Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
- Restituir toda la información confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
- Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el oferente responderá por ellas.
- Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.
ORDENAMIENTO DEL ARCHIVO FISICO
El servicio deberá contemplar el ordenamiento del Archivo Físico con guarda en la Institución, con los siguientes alcances:
Reorganización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la contratante, generación de códigos, etiquetado.
Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de las cajas en las cuales se hallaran ubicados el legajo individual de cada paciente del INCAN y colocadas en estanterías de metal y proveer las cajas o arquipeles necesarios para el ordenamiento y etiquetado de la documentación Digitalizada.
Almacenamiento de los documentos: el oferente deberá contemplar en cajas de cartón especializadas que deberá contar con etiquetas identificadoras que facilitara la búsqueda y minimizara tiempo.
Guarda de documentos: Esto se realizará en la Institución, debiendo ceder el espacio físico, así como administrar posterior a la conclusión del Servicio los documentos.
La Convocante destinará un espacio físico estimado de 600 m2 dentro de la Institución, una vez finalizado el trabajo del ordenamiento físico deberá asignar un administrador interno quien será el encargado de la guarda, administración y custodia de los documentos, dichas actividades serán posteriores a la implementación.
ITEM N° 2
SOFTWARE DE GESTION DE DOCUMENTOS
Requisitos mínimos:
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Configuración
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Administración: En caso de que el Software sea de procedencia Internacional el mismo deberá contar con la autorización del fabricante, asi también los desarrollos locales deberán cumplir con dicho Requerimiento.
La licencia requerida deberá ser perpetua.
La instalación se llevara a cabo en el servidor Requerido.
Deberá contar con la posibilidad Sistema de Gestión Electrónica de Documentos: Licencias ilimitadas para usuarios de la institución; se deberá instalar en el servidor requerido, la Base de Datos deberá ser Postgre SQL; accesible vía Web: visor de documentos integrado; Funciones de zoom, rotación incluido; Búsqueda con motores OCR; Reconocimiento de los marcadores de los PDF de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:
- Formularios: (Etiquetas Lotes Movimientos)
- Manejo de archivo (Inicializar Revertir)
- Reportes
- Indexación Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad, mínimamente debe manejar la siguiente información
- Nombres Completo: Nombre y Apellido del operador.
- Nombre usuario: Nombre del usuario.
- Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema.
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Formularios
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El Software debe permitir la creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes
- Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario
- Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado
- La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades
- Orden: Numero en el que se visualizara los campos índices.
- Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Editable (Si o No)
- Debe permitri determinar si el contenido de un campo es editable o NO.
- Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos Requerido (Si o No): en caso que el campo sea requerido, el sistema no debe permitir que dicho campo quede en Blanco (Nulo)
- Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto
- Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilineas
- Tipo de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número
- Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
- Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.
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Proceso Digitales
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Los procesos solicitados por la institución de modo a garantizar la calidad de los productos son los siguientes
Control: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear
Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control
Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargado en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.
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Integración con Sistemas
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El software debe tener la capacidad de integración con los Sistemas existentes en la Institución.
No debe ser una aplicación desarrollada y adaptada a Digitalización de documentos sino una plataforma con Conectores listos para configuración sin desarrollo.
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Integración a nivel de pantallas
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Integración sin código con pantallas de aplicaciones existentes.
El Software debe permitir acceder a los contenidos digitales, documentos e imágenes, desde cualquier pantalla de un sistema existente, pulsando teclas rápidas configurables.
Esta funcionalidad debe poder activarse sin programación y solo configurando con un módulo asistente que reconozca la pantalla y permita relacionarla a los documentos dentro del Gestor de contenidos.
Debe poder realizarse sin necesidad de programación, ni en la aplicación existente, ni en el sistema de gestión de contenidos.
Esta funcionalidad debe poder implementarse rápidamente con agilidad simplicidad, y sobre cualquier tipo de pantalla
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Integración a través de procesos de importación - automatizados y configurables
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El software deberá ser necesariamente de reconocida trayectoria Internacional y contar con la debida autorización del fabricante al representante Local en Paraguay, serán aceptados desarrollos locales, siempre y cuando cuente con la debida autorización mencionada, el Software debe permitir configurar procesos de importación de documentos y datos en forma automática sin asistencia. Estas importaciones deben poder redirigirse a actividades de indexación clasificación y control, además la Convocante debe poder ubicar enlaces e información acerca de la plataforma en medios de información masiva como Internet y otros
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Integración a nivel de datos
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Publicación de web services que pueden ser consumidos por terceras partes u otras aplicaciones para acceder a funcionalidades y contenidos de la plataforma digital
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Integración a nivel de API
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El Software debe permitir integraciones específicas y adaptadas de aplicaciones externas utilizando una API provista con el sistema.
Con manuales y documentación detallada de su uso e implementación
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Integración con Aplicaciones específicas
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Integración con Office. La plataforma debe permitir ver, editar y respaldar documentos de office dentro de su propia interface sin abrir visores externos.
Integración con Outlook: El sistema debe permitir acceso directo desde la interface del Outlook e integrarse permitiendo almacenamiento de los adjuntos.
Integración con SharePoint
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Almacenamiento de contenidos digitales
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El Software debe almacenar separadamente los datos respecto de los archivos de los documentos. No pueden guardarse los documentos en campos de la base de datos
El almacenamiento debe ser gestionado automáticamente por el sistema (asignación de nombres de los archivos, ubicación de donde se almacena el archivo, etc.
El Software debe gestionar automáticamente múltiples copias de cada archivo almacenado, y si la primera copia no está disponible, automáticamente debe utilizar la siguiente, todo configurable desde una consola de administración.
El Software debe brindar fácilmente la información de donde está almacenado el documento (a los usuarios autorizados)
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Tableros de control y reportes
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El Software debe proveer la posibilidad de visualizar tipos documentales, eventos, etc. En función de distintos parámetros y metadatos, representándolos en modo gráficos con diferentes tipos de gráficos y reportes. Estos tableros deben acomodarse en forma dinámica a la variación de los datos y deben poder ser generados con solo configuración de la herramienta.
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FUNCIONALIDADES - Software de Gestión Documental.
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Reportes
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El Software debe debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario (tipo de documentos) creado y por usuario, de manera a que la institución pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio.
Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos (Se refiere a tener una posibilidad de saber el nivel de escaneado de documentos)
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Renombrado
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El Software debe debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes. Esto de modo que la institución tenga la libertad de solicitar los archivos renombrados de acuerdo a la necesidad de cada departamento dueña de los documentos.
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Reversión de estado
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En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados
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Movimiento
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El Software debe deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos físicos, con los siguientes parámetros mínimos:
Documentación en cola a preparar Documentación preparada Documentación a escanear Documentación escaneada Documentación a reagrupar Documentación reagrupada
Extraer el historial de los movimientos y estados actuales de los Lotes Documentales
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Objetivo General
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Adquisición e implementación de una Plataforma Digital con Contenidos Digitales.
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Requerimientos Técnicos Mínimos
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El Software debe contar con contenidos Digitales, tecnología de servidores y bases de datos con todas sus capacidades con usuarios web, usuarios móviles, y de escritorio, con amplias capacidades de visualización de tipos documentales.
El licenciamiento debe cubrir y basarse en un sistema de una sola aplicación unitaria y que sus capacidades se habiliten desde la configuración de licenciamiento cuyo costo deberá ser incluido por el oferente dentro del mismo proyecto.
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CONSULTA
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- El Software debe proporcionar la capacidad de búsqueda configurable sin programación, que permita a un usuario buscar y encontrar los documentos que tengan determinadas propiedades del documento, o metadatos del documento, para cualquier cantidad de campos de búsqueda.
- El Software debe mostrar los resultados de las búsquedas configurables en una grilla también configurable, en relación a que datos mostrar, y debe poder filtrase y agruparse por algunos de los datos directamente desde la inter fase de resultados por el usuario final.
- El Software debe permitir exportar todos los datos de los resultados, tanto los metadatos como los archivos vinculados
- Habilitar la búsqueda de texto completo dentro de todos los documentos de texto o PDFs
- El Software debe permitir al usuario visualizar, editar, o llevar a cabo cualquier función que tienen autorización para ejecutar en un documento directamente desde la pantalla de resultados de búsqueda.
- El Software debe permitir realizar búsquedas guardadas
- Tener una interfaz de búsqueda que se adaptar a múltiples métodos de búsqueda desde un único panel:
- operadores de búsqueda avanzada,
- búsqueda de texto completo,
- búsqueda de texto,
- búsquedas de notas,
- búsquedas valores de índice,
- búsquedas de tipos de documentos definidos,etc
- El Software debe permitir buscar por múltiples tipos de documento (texto/ COLD, imágenes, PDF, Word, etc.) en una misma búsqueda.
- El Software debe Permitir configurar referencias cruzadas entre documentos relacionados, de modo que en la búsqueda de un documento (por ejemplo, una solicitud de inscripción) haciendo clic sobre la imagen de la solicitud, el sistema busque automáticamente un documento relacionado (por ejemplo, la imagen del documento de identidad del solicitante).
- El Software debe permitir configurar la creación de carpetas virtuales en forma dinámica basada en propiedades de los contenidos (tipo de documento, metadatos, etc.). De esta forma al ingresar algún contenido con un valor especifico de una propiedad configurada como carpeta, aparecerá dinámicamente esa carpeta y dentro de ella el contenido ingresado. Las carpetas virtuales tienen que poder anidarse en varios niveles de subcarpetas, basados en diferentes metadatos de los contenidos (por ejemplo: Cliente/Nombre del archivo/fecha).
- Los mismos documentos pueden encontrarse en diferentes vistas de carpetas dinámicas.
- Deben poder configurarse plantillas de tipos documentales esperados para una carpeta dada, que marque si un tipo documental falta, de modo de poder controlar completitud en forma visual.
- Será exigido que la aplicación del Sotware multiplataforma vaya embebido en las pantallas de las multifuncionales propiedad de INCAN.
- Edición de documentos:
- Debe permitir agregar una o más páginas al documento, indicando la ubicación del documento en la que serán agregadas, sea esta al principio, final o entre el documento; Debe permitir eliminar páginas si el usuario cuenta con el permiso correspondiente; Debe permitir editar los campos índices del documento si el usuario tiene asignado los permisos de edición, Permitir mover páginas en el orden deseado, si el usuario cuenta con el permiso de mover páginas, Permite eliminar el documento completo, moviéndolo a una papelera en el servidor, si el usuario cuenta el permiso de eliminación lógica, Permite eliminar el documento completo, si el usuario cuenta con el permiso de eliminación permanente
- Versionado de documentos: Debe permitir visualizar el historial de versiones por documento, generadas en forma automática tras la modificación de los mismos y/o sus campos asociados; Debe permitir acceder a versiones anteriores del documento.
Deben poder generarse, además, Rendiciones del mismo documento en diferentes formatos (por ejemplo, un Word con su contenido, y el pdf generado con el Word firmado digitalmente. Ambos son el mismo documento, pero en formatos diferentes)
El Software debe permitir gestionar quienes pueden ver las anotaciones El sistema debe permitir poner múltiples anotaciones al mismo documento realizadas por varios usuarios
- Indexación o carga de datos: Los campos índices a cargar deben visualizarse en conjunto (en la misma pantalla) con el documento, de modo que el usuario pueda digitar fácilmente; Posibilidad de utilizar fuentes externas e internas para obtención de datos en el proceso de indexación o carga de datos; debe manejar todos los tipos de datos estándar, cada dato puede tener múltiples valores; Posibilidad de indexar a partir de un lote de archivo importado; Debe permitir la indexación casual de documentos seleccionando individualmente los documentos deseados; Debe controlar la unicidad de documentos mediante reglas previamente definidas, con alertas emergentes en el caso que se compruebe una duplicidad, y manejo de opciones de acciones sobre los documentos afectados; Debe soportar múltiples formatos de archivos: pdf, jpg/jpeg, bmp, png, Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf) y Open Document Format (odt, ods, odp)
Métodos de Autenticación de Usuarios: Debe permitir administrar múltiples métodos de autenticación.
Inicio de sesión estándar de la aplicación con su propia seguridad administrada
Método de seguridad integrado basado en Windows que proporciona control sobre las asignaciones de grupos de dominio
Autentica a los usuarios según la cuenta de usuario en un servidor LDAP. Los usuarios tendrán derechos concedidos en el sistema basados en su pertenencia a grupos LDAP.
- Inicio de sesión único (SSO)
El inicio de sesión único autentica a los usuarios en múltiples servicios sin requerir que el usuario inicie sesión varias veces.
Otro requerimiento no obligatorio pero deseable para el futuro es que soporte Servicios de federación de Active Directory (AD FS)
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Administración del Sistema
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El Software debe permitir sin programación y solo con configuración:
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- el alta, baja y modificación de Tipos de documentos, campos índices, usuarios y grupos de usuarios
- Dependencias o Secciones usuarios.
- Permiso mediante roles:
- Consulta y visualización sin marca de agua
- Consulta restringida con visualización de marca de agua
- Descarga de documentos
- Indexación de documentos
- Actualización de campos índices
- Añadir páginas al documento
- Eliminar páginas al documento
- Mover páginas del documento
- Exportar documentos
- Vincular documentos
- Eliminación definitiva o de la papelera
- Descargar resultado de búsqueda como reporte
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Auditoria
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- Debe registrar la pista de auditoría de las acciones de los usuarios (logs de eventos) por fecha y hora, permitiendo la generación de reportes a partir de los mismos.
- Debe registrar la fecha/hora de autenticación
- Debe registrar las búsquedas realizadas; incluyendo información del usuario, la fecha/hora, el tipo de documento consultado, y los operadores de condición.
- Debe registrar la eliminación de documentos; incluyendo información del usuario, fecha/hora, datos que identifiquen el documento eliminado.
- Debe registrar la visualización y descarga de documentos, incluyendo información del usuario, fecha y hora.
- Debe registrar la edición de la imagen de los documentos y sus respectivos campos índices asociados
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Archivo Físico
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Debe permitir mediante configuración las siguientes capacidades:
Organizar - agrupar - buscar y otras operaciones del manejo de archivos, y como mínimo se deberán considerar los siguientes puntos:
- Manejar la ubicación e identificación física de los documentos
- Permitir un estricto control de la ubicación de los documentos físicos dentro del archivo
- Generar mediante sistema Códigos de Barras que contengan información de la ubicación física
- Agilizar la búsqueda de los documentos físicos dentro del archivo
- Manejar multiniveles de almacenamiento de los documentos (como ser: (depósito, estante, balda, caja)
- Para cada nivel de almacenamiento manejar un número de ubicaciones (como ser varias cajas, varios estantes)
- Manejar reubicaciones geográficas de los documentos
- Debe generar rótulos de la ubicación de los documentos
- Permitir el registro de préstamos del archivo físico, con campos personalizados
- Permitir la visualización de manera rápida los documentos que se encuentran prestados Manejo de vencimiento de archivos en préstamo, generando notificaciones enviadas vía email de documentos por vencer
- Debe generar comprobantes de préstamos
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Reportes
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-Debe permitir mediante configuración las siguientes capacidades
- Administrar el acceso a los reportes a través de roles de acceso.
- Debe permitir generar reportes en formato pdf y xls.
- Debe proveer un inventario por tipo de documento, presentando los campos índices cargados y las páginas por documento.
- Debe proveer información sobre los usuarios y sus permisos.
- Debe proveer un informe de consultas por rango de fecha.
- Debe permitir incorporar nuevos reportes de acuerdo a las necesidades y la información de consulta y auditoría almacenada en el sistema.
- Deberá proveer auditoría de las acciones realizadas por los usuarios
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Control de Vencimiento de Documentos
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Debe permitir mediante configuración las siguientes capacidades:
-Debe permitir al usuario definir la fecha fin de vigencia del documento
-Debe calcular automáticamente la fecha de vencimiento a partir de la fecha de inicio de vigencia del documento
-Debe permitir al usuario postergar la fecha de vencimiento de los Documentos.
Debe permitir alertas por correo notificando los documentos que están en fechas próximas al vencimiento
-Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos vencidos
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Importador e Indexador Automático
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-Deberá importar automáticamente los documentos alojados dentro de un repositorio centralizado
-Deberá indexar automáticamente los documentos importados obteniendo los campos índices asociados a partir de fuentes externas, como ser una base de datos o un archivo con formato csv
-Deberá permitir iniciar automáticamente en el estado inicial de los documentos
-Deberá permitir vincular automáticamente con otros documentos mediante fuentes externas
-Deberá permitir importar documentos en forma recursiva recorriendo los subdirectorios de la carpeta especificada
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Flujo de Distribución Electrónica de Documentos
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El Software debe,tener capacidades de diseñar y ejecutar controladamente workflow documentales
El workflow debe ser configurable con configuración visual y no requerir codificación ni programación
Se deben poder asociar ciclos de vida específicos para cualquier tipo de documento
Debe soportar flujos de trabajo secuenciales o paralelos
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- El Software debe tener amplias capacidades de configuración de flujos de trabajo que permitan implementar flujos de distribución de documentos con las siguientes funcionalidades:
Disponer de una Bandeja de entrada, con distinción de documentos leídos y no leídos.
-Notificación vía correo de documentos distribuidos.
-Manejo de permisos por fase documental.
-Manejo de restricciones por transición de fases.
-Manejo de perfiles por usuarios y grupos de usuarios.
-Revisión de historial de modificaciones en los flujos.
-Al momento de publicar documentos, permitir seleccionar las dependencias a las cuales se distribuirá
-Notificación vía correo con el listado de usuarios notificados al responsable de la distribución, verificando así a quienes distribuyó
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Firma Digital
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- El Software debe firmar digitalmente documentos en formato PDF mediante dispositivos criptográficos seguros (TOKEN) en caso de que la Convocante asi lo requiera.
-Debe permitir visualizar todas las firmas digitales con que cuenta el documento digital en formato PDF.
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Seguridad
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El Software debe permitir gradualmente permisos para acciones tales como visualización, descarga, modificación, borrado y otros a nivel de Grupos de Usuarios, Usuarios, Expedientes.
Debe permitir diferentes niveles de seguridad para los usuarios o grupos de usuarios dependiendo del medio por donde ingresen, siendo capaz de distinguir si es desde un dispositivo móvil, un buscador de Internet o el cliente nativo de la aplicación.
El Software debe permitir almacenar los códigos de acceso (passwords) en su base de datos mediante el cifrado de dichos valores con base en algoritmos. Debe permitir aplicar políticas de complejidad, forzando al usuario a un número mínimo de caracteres, caracteres repetidos, cantidad mínima de números, cantidad mínima de caracteres especiales, y no permitir el uso del mismo nombre de usuario.
El Software debe permitir prevenir el re uso de claves, expiración después de un periodo de tiempo, tiempo mínimo entre cambio de passwords.
El Software debe permitir un número máximo de intentos fallidos, salida forzada de la aplicación después de un tiempo de inactividad, bloqueo de la cuenta si ha estado inactiva por un número de días.
El Software debe soportar de manera nativa tecnologías de autenticación Single Sign On (SSO).
El Software debe permitir la sincronización con sistemas de autenticación como Active Directory (AD), Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), o permitir el uso nativo de las políticas internas de la aplicación descritas anteriormente.
Debe permitir el almacenamiento de archivos PDF protegidos por clave de acceso. Dicha plataforma deberá estar instalada e integrada y configurada con todas sus capacidades al término y entrega del servicio de Digitalización total.
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Integración a nivel
de pantallas
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Integración sin código con pantallas de aplicaciones existentes
El Software debe permitir acceder a los contenidos digitales, documentos e imágenes, desde cualquier pantalla de un sistema existente, pulsando teclas rápidas configurables.
Esta funcionalidad debe poder activarse sin programación y solo configurando con un módulo asistente que reconozca la pantalla y permita relacionarla a los documentos dentro del Gestor de contenidos.
Debe poder realizarse sin necesidad de programación, ni en la aplicación existente, ni en el sistema de gestión de contenidos.
Esta funcionalidad debe poder implementarse rápidamente con agilidad simplicidad, y sobre cualquier tipo de pantalla.
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Integración a nivel de datos
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Publicación de web services que pueden ser consumidos por terceras partes u otras aplicaciones para acceder a funcionalidades y contenidos de la plataforma Digital.
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Integración a nivel de API
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El Software debe permitir integraciones específicas y adaptadas de aplicaciones externas utilizando una API provista con el sistema. con manuales y documentación detallada de su uso e implementación.
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Integración con Aplicaciones específicas
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Integración con Office. La plataforma debe permitir ver, editar y respaldar documentos de office dentro de su propia interface sin abrir visores externos.
Integración con Outlook: El sistema debe permitir acceso directo desde la interface del Outlook e integrarse permitiendo almacenamiento de los adjuntos.
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Integración con sharepoint.
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ITEM N° 3
ESCANER DE ALTA VELOCIDAD
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Descripción del Bien
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Descripción del Requerimiento Mínimo Exigido
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Escáner Especializado
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Marca
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Indicar
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Modelo
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Indicar
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Cantidad
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2 (dos) unidades
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Origen / Procedencia
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Indicar
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Función
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Escaneo
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Velocidad
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130 ipm unilateral o superior
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260 ipm bilateral o superior
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Resolución optica
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600 ppp
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Controlador
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TWAIN
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Tipo de Sensor
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CIS /CCD
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Tamaño Max
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A3
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Fuente de luz
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LED
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Area de Digitalización
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Hasta tamaño 11x17- A3, A4,A5,A6 o superior
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Alimentador automático de documentos
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De 500 hojas o superior
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Gramaje soportado
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41 a 209 g/m² o superior
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Volumen diario
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75.000 escaneos o superior
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Interfaz
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Puerto USB 3.1
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Digitalización papel largo
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304.8mm x 9.144mm
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Requisitos de energía
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100-240 V CA (50/60 Hz) de Fábrica
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Requisitos exigidos
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- Ser Centro Autorizado de Servicios para la República del Paraguay o citar el correspondiente, certificado por el Fabricante
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ITEM N° 4
SERVIDOR
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Descripción del Bien
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Descripción del Requerimiento Mínimo Exigido
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Servidor
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Marca
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Indicar
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Modelo
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Indicar
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Cantidad
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1 ( Uno) unidad
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Origen / Procedencia
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Indicar
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Tipo de servidor
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Rackeable de 1 U o superior.
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Cantidad de procesadores
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1 (uno) instalado de 4 núcleos como mínimo de 3.30 GHz o superior, cache de 8 MB o superior.
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Memoria RAM
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De 32 GB o superior.
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Requisito de almacenamiento
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4 (cuatro) Discos Duros SAS de alta velocidad instalados con capacidad mínima de 1 TB cada uno o superior.
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Controladora
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RAID 0/1/5, por hardware.
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Conectividad
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1 (dos) puertos de red LAN integrado de 1 GB como mínimo.
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Fuente de alimentación
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De 500 Watts Hot Plug como mínimo.
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Sistema Operativo
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Podrá ser propietario (con licencia correspondiente) o libre. Compatible con el Software de Gestión Documental.
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Instalación
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Calificación del personal técnico: El oferente deberá contar con personal calificado en instalación y configuración del servidor de la marca ofertada con experiencia comprobable. El oferente deberá demostrar que cuenta con personal especializado y certificado por el fabricante.
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Alcance: El servicio contemplará los trabajos de montaje, configuración y puesta en funcionamiento del servidor en el rack perteneciente y proveída por la convocante.
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Garantía (escrita)
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La garantía por desperfectos de fábrica, por 2 (dos) años mínimamente.
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Fuente de alimentación
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De 500 Watts Hot Plug como mínimo.
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Sistema Operativo
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Podrá ser propietario (con licencia correspondiente) o libre. Compatible con el Software de Gestión Documental.
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