El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado.
Lic. Tamara Cruz Benítez, Coordinadora Administrativa de la Dirección General de Planificación.
Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada.
Con esta Contratación se busca la clasificación, archivo y custodia de los documentos de la Dirección de Género y
Juventud Rural, Dirección de Planificación, Dirección de Monitoreo, Dirección de Comercio Internacional, Dirección
de Cooperación Técnica, Coordinación de Sistema de Información Geográfica, Dirección de Estudios Agroeconómicos, Unidad Técnica Focem, Unidad de Coordinación Administrativa y el Programa 2KR, dependientes de la DGP, así como también los distintos documentos generados por la secretaria General del MAG.
Justificar la planificación: Sucesiva
Justificar las especificaciones técnicas establecidas: las ee.tt fueron realizadas conforme a las necesidades del servicio con el cual se pretende contar a fin de reorganizar todas las documentaciones de las distintas dependencias.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
ítem 1
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ÍTEM |
DESCRIPCIÓN |
UNIDAD DE MEDIDA |
CANTIDAD |
PLAZO DE EJECUCIÓN DE LOS SERVICIOS |
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ítem 1 |
Clasificación, archivo y custodia de legajos de planificación |
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1.1 |
Recepción, clasificación de los legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas. Etiquetado. (Costo por legajo de documentos) |
Unidad |
1 |
3 MESES |
|
1.2 |
Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentran los legajos, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino(costo por caja) |
Unidad |
1 |
|
|
1.3 |
Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos. (Costo por legajo) |
Unidad |
1 |
|
|
1.4 |
Costo de flete del legajo de documentos original (Incluye viajes de ida y vuelta) (costo por evento) |
Unidad |
1 |
|
|
1.5 |
Costo por búsquedas para consultas y envíos escaneados por mail (costo por imagen) |
Unidad |
1 |
|
|
1.6 |
Costo mensual por guarda de documentos.(Costo por caja) |
Unidad |
1 |
El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en la administración y custodia de los archivos físicos de la convocante, con protección y almacenaje de información que incluyan: la recepción de los legajos físicos en cajas, la reorganización de las mismas, almacenamiento, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de legajos en los plazos establecidos por la convocante.
Los legajos físicos, deberán estar contenidos en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 3 (tres) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la convocante.
El servicio deberá consistir en almacenamiento de legajos de documentaciones ubicadas en carpetas físicas las cuales están compuestas por uno o varios legajos de documentos de notas, providencias, dictámenes, memorándum, planillas, solicitudes de pagos varias, rendiciones varias, inventario de bienes patrimoniales, convenios varios, dictámenes.
Se requiere absoluta confidencialidad en la prestación del servicio en especial sobre el contenido de los documentos a custodiar.
1.1 Recepción, clasificación de los legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas. Etiquetado. (Costo por legajo)
Reorganización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la convocante, generación de códigos, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la convocante. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la convocante será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Provisión de cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
Para la administración de la documentación el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la convocante o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de las cajas en estanterías de metal y/o material no inflamable. La documentación deberá ser resguardada en cajas de material resistente, de acuerdo a normas técnicas, que permitan su fácil identificación a través de etiquetas, y que cuenten con precintas inviolables para asegurar la integridad de su contenido.
1.2 Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino. (Costo por caja)
Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, etiquetado de las cajas por numeración correlativa, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo al inventario realizado. En caso de requerirse, traslado de los archivos sito en Pdte. Franco esquina Nuestra Señora de la Asunción, Yegros casi 25 de Mayo, Pdte. Franco esquina Alberdi, u otra dirección establecida por escrito por la convocante, hasta sus instalaciones; deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 48 horas, a partir de la generación de la orden de servicio.
1.3 Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos. (Costo por legajo)
1.4 Costo de flete del legajo de documentos original (Incluye viajes de ida y vuelta) (costo por evento)
hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas de cartón necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. Envió de caja por servicio de reparto el oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.
1.5 Costo por búsquedas para consultas y envíos escaneados por mail (costo por imagen)
1.6 Costo mensual por guarda de documentos. (costo por caja)
Seguridad de la documentación en guarda
El oferente deberá proveer los siguientes requisitos mínimos de seguridad:
Resultados esperados
Como resultados del trabajo de archivo se espera obtener lo siguiente:
Sistema de trabajo
El establecimiento en el cual se realizara el manejo de esta documentación se encuentra dentro de los límites de Asunción a los efectos de que el personal técnico y/o auditoria a quien se pudiera nombrar, pueda concurrir hasta esas instalaciones a fin de realizar la verificación de los avances de las tareas y la posterior certificación de los trabajos realizados.
La convocante designará personal al momento de la suscripción del contrato respectivo de manera a aclarar dudas y establecer el sistema de archivos que más convenga a los intereses institucionales. La convocante proveerá el listado de personal autorizado a pedir documentación original, limitar consultas y establecer rangos de autorización para el uso del sistema informático.
En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada, mantener archivados los legajos físicos en cajas con sus respectivas enumeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera. En caso que la convocante necesite realizar alguna consulta sobre algún legajo, la realizará vía email y de ser necesario, deberá remitir el legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.
Equipo de trabajo
El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con profesionales especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados, cantidad acordada previamente al servicio con la convocante.
ítem 2
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ÍTEM |
DESCRIPCIÓN |
UNIDAD DE MEDIDA |
CANTIDAD |
PLAZO DE EJECUCIÓN DE LOS SERVICIOS |
|
ítem 2 |
Clasificación, archivo y custodia de documentos relacionados a resoluciones ministeriales |
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2.1 |
Recepción, clasificación de los legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas. Etiquetado. (Costo por legajo de documentos) |
Unidad |
1 |
3 MESES |
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2.2 |
Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentran los legajos, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino (Costo por caja) |
Unidad |
1 |
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2.3 |
Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos. (Costo por legajo) |
Unidad |
1 |
|
|
2.4 |
Costo de flete del legajo de documentos original (Incluye viajes de ida y vuelta) (costo por evento) |
Unidad |
1 |
|
|
2.5 |
Costo por búsquedas para consultas y envíos escaneados por mail (costo por imagen) |
Unidad |
1 |
|
|
2.6 |
Costo mensual por guarda de documentos.(Costo por caja) |
Unidad |
1 |
El objetivo fundamental del trabajo será prestar servicios especializados en la administración y custodia de los archivos físicos de la convocante, con protección y almacenaje de información que incluyan: la recepción de los legajos físicos en cajas, la reorganización de las mismas, almacenamiento, localización, traslado, servicio de transporte, retorno y recuperación de la información de legajos en los plazos establecidos por la convocante.
Los legajos físicos, deberán estar contenidos en unidades de conservación adecuadas y debidamente identificadas e inventariadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación de la información.
El servicio será iniciado desde la entrada en vigencia del Contrato respectivo y por un plazo de 3 (tres) meses. Además del servicio permanente de consultas de la documentación custodiada ante necesidad de la convocante.
El servicio deberá consistir en almacenamiento de legajos de documentos ubicadas en carpetas físicas las cuales están compuestas por uno o varios legajos de documentos de resoluciones originales, decretos, originales, convenios originales, dictámenes originales, notas varias, los cuales están numerados correlativamente.
Se requiere absoluta confidencialidad en la prestación del servicio en especial sobre el contenido de los documentos a custodiar.
2.1 Recepción, clasificación de los legajos. Trasladar la documentación a cajas. Codificación e inventario manual de contenido de cajas. Etiquetado. (Costo por legajo)
Reorganización de la documentación: el oferente deberá contemplar personal que realizará las tareas de identificación de documentos, separación por criterios definidos por la convocante, generación de códigos, etiquetado permanente, inventario del contenido e ingreso de datos a un sistema informático de administración de documentos, para lo cual el oferente deberá informar quienes serán las personas asignadas para el trabajo en la convocante. El horario de trabajo dentro de las oficinas de la convocante será convenido de común acuerdo con los responsables del contrato. Provisión de cajas de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos.
Para la administración de la documentación el oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la convocante o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, fotocopias y/o consultas de expedientes.
Acondicionamiento de la documentación: el oferente deberá contemplar el acondicionamiento de las cajas en estanterías de metal y/o material no inflamable. La documentación deberá ser resguardada en cajas de material resistente, de acuerdo a normas técnicas, que permitan su fácil identificación a través de etiquetas, y que cuenten con precintas inviolables para asegurar la integridad de su contenido.
2.2 Traslado de toda la documentación desde el depósito en el que se encuentra, hasta la Empresa Adjudicada o lugar de destino. (Costo por caja)
Retiro y traslado de documentación: el oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, etiquetado de las cajas por numeración correlativa, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo al inventario realizado. En caso de requerirse, traslado de los archivos sito en Pdte. Franco esquina Nuestra Señora de la Asunción, Yegros casi 25 de Mayo, Pdte. Franco esquina Alberdi, u otra dirección establecida por escrito por la convocante, hasta sus instalaciones; deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 48 horas, a partir de la generación de la orden de servicio.
2.3 Carga en un Sistema Informático del inventario y ubicación de las cajas dentro del depósito en una base de datos. (Costo por legajo)
2.4 Costo de flete del legajo de documentos original (Incluye viajes de ida y vuelta) (costo por evento)
hasta la empresa adjudicada y viceversa, incluyendo las cajas de cartón necesarias para la guarda correspondiente. Para el transporte, el oferente deberá contar con personal identificado con logo de la empresa y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de documentos físicos. Envió de caja por servicio de reparto el oferente deberá contemplar el traslado de la documentación con vehículo propio debidamente identificado.
2.5 Costo por búsquedas para consultas y envíos escaneados por mail (costo por imagen)
2.6 Costo mensual por guarda de documentos. (costo por caja)
Seguridad de la documentación en guarda
El oferente deberá proveer los siguientes requisitos mínimos de seguridad:
Resultados esperados
Como resultados del trabajo de archivo se espera obtener lo siguiente:
Sistema de trabajo
El establecimiento en el cual se realizara el manejo de esta documentación se encuentra dentro de los límites de Asunción a los efectos de que el personal técnico y/o auditoria a quien se pudiera nombrar, pueda concurrir hasta esas instalaciones a fin de realizar la verificación de los avances de las tareas y la posterior certificación de los trabajos realizados.
La convocante designará personal al momento de la suscripción del contrato respectivo de manera a aclarar dudas y establecer el sistema de archivos que más convenga a los intereses institucionales. La convocante proveerá el listado de personal autorizado a pedir documentación original, limitar consultas y establecer rangos de autorización para el uso del sistema informático.
En la conducción del trabajo propuesto será responsabilidad de la empresa contratada, mantener archivados los legajos físicos en cajas con sus respectivas enumeraciones para identificarlas y trasladarlas al depósito determinado según se requiera. En caso que la convocante necesite realizar alguna consulta sobre algún legajo, la realizará vía email y de ser necesario, deberá remitir el legajo a la convocante, en los plazos previstos. De ser necesario, funcionarios designados de la convocante podrán realizar consultas in situ de la documentación.
Equipo de trabajo
El equipo de trabajo de la firma contratada deberá contar con profesionales especializados y responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos físicos de nuestra entidad y los mismos ejercerán el control de la documentación durante todo el proceso, basada en la experiencia de la compañía contratada. Así también, deberá contemplar la cantidad adecuada de personal según el volumen de expedientes a ser trasladados, cantidad acordada previamente al servicio con la convocante.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
No aplica.
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
| 1 | Clasificación, archivo y custodia de documentos de planificación |
1 | Unidad | Depósito de la Contratista |
3 (tres) meses posteriores a la firma de Contrato. |
| 2 | Clasificación, archivo y custodia de documentos relacionados a resoluciones ministeriales |
1 | Unidad | Depósito de la Contratista |
3 (tres) meses posteriores a la firma de Contrato. |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
|
INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
|
Nota de Remisión / Acta de recepción 1 |
Nota de Remisión / Acta de recepción |
Diciembre/2022 |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de la carta de invitación, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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