El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.

Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

ITEM	DESCRIPCION
1	Digitalización de documentos (páginas)
2	Escáner Especializado
3	Servidor

 

Especificaciones Técnicas

ITEM 1 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN

1. Digitalización de 2.050.000 (dos millones cincuenta mil) páginas correspondientes a parte del archivo de la Dirección de Agroquímicos del SENAVE cuyo objetivo principal será la de generar una base de datos en forma digital de todos los documentos obrantes para resguardar la información y contar con un repositorio digital de tal forma a que se devuelvan los expedientes a los solicitantes. La solución requerida deberá apuntar a la actualización en forma simultánea a efectos de poder emitir informes o reportes o poder visualizar cada expediente hoja por hoja. Los documentos que se deberán digitalizar son los siguiente:

• Productos Fito Sanitarios (Dossier) Expediente (Cuerpo 1)
• Productos Fito Sanitarios (Dossier) Cuerpo Confidencial (Cuerpo 2)
• Productos Fito Sanitarios (Dossier) Cuerpo Técnico (Cuerpo 3)
• Actas

2. Adquirir de infraestructura para brindar la sostenibilidad de la solución.
3. Ahorrar espacio físico de almacenamiento de documentos.
4. Reducir las impresiones y copias de documentos.
5. Contar con respaldo digital de toda la documentación del área y acceso de forma rápida todas las documentaciones.
6. Devolver toda la documentación física digitalizada a los solicitantes de los registros.
7. Implementar soluciones integrales para la generación de imágenes de alta calidad, como es solicitado en el producto final, cumpliendo en tiempo y forma con los plazos.

 

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL:

 

Productos Fitosanitarios pertenecientes al archivo de la Dirección de Agroquímicos

Tipos de documentos y campos asociados:

 

1. Productos Fito Sanitarios Expedientes (Cuerpo 1)

• N° de Orden
• Ingrediente activo
• Fabricante
• N° de Producto
• N° de mesa de entrada
• Tipo de documento
• Tomo

 

2. Productos Fito Sanitarios Cuerpo Confidencial (Cuerpo 2)

• N° de Orden
• Ingrediente activo
• Fabricante
• N° de Producto
• N° de mesa de entrada
• Tipo de documento
• Tomo

 

3. Productos Fito Sanitarios Cuerpo Técnico (Cuerpo 3)

• N° de Orden
• Ingrediente activo
• Fabricante
• N° de Producto
• N° de mesa de entrada
• Tipo de documento
• Tomo

 

4. Actas

• N° de acta
• Fecha del acta
• Tipo de acta

 

ALCANCE DEL SERVICIO

1. Plan de trabajo detallando mínimamente las siguientes actividades:

                                                                                                                                                                                                                   Cronograma calendarizado de actividades, que garantice el cumplimiento del plazo del servicio.

2. Procesos de digitalización:

La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital, mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento entre otros.

 

3. Migración de Servidor

El oferente deberá contemplar el servicio de migración del servidor en el que actualmente se encuentra instalado el sistema de gestión documental Datascan, propiedad de la convocante al nuevo servidor solicitado en el marco de éste proceso.

 

4. Ordenamiento físico de los documentos:

El oferente deberá devolver toda la documentación digitalizada en su formato de origen sin alterar su disposición. Toda la documentación procesada es responsabilidad de la empresa adjudicada.

5. Requerimientos Generales para la generación de archivos:

Formato de archivo PDF, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación, margen.

 

 

 

 

 

6. Gerenciamiento del Proyecto

Se requiere que el oferente presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.

 

El Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informe de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma, cumpliendo las exigencias generales del contrato.

 

El Gerente de Proyectos mínimamente debe reunir los siguientes criterios:

• Al menos un certificado de cursos dictados por el PMI (Project Management Institute) o similar.
• Currículum Vitae que garantice la experiencia específica y comprobable del Gerente de Proyectos, como mínimo de 5 (cinco) años en Gestión de Proyectos, en manejo de PMO (Project Management Officer) y en Planificación.
• Documento que avala ser como mínimo Profesional Master en Gestión de Proyectos o de Innovación o similar,
• Demostrar experiencia específica comprobable de al menos 3 (tres) años en la gestión de proyectos correspondientes a Digitalización de Documentos de al menos 1.000.000 de páginas
• Documento que avale una experiencia de haber concretado proyectos de Servicios de Digitalización de al menos 1.000.000 (un millón) de páginas, como sumatoria de páginas obtenidas en los contratos.
• Técnicos de apoyo: 2 (dos) técnicos para gestión del Proyecto, que hayan realizado al menos 2 (dos) cursos en Gestión de Proyectos y con experiencia en el servicio solicitado. Se deberán presentar copia de los certificados respectivos y datos de la experiencia que avale el requisito.

 

7. Lugar de trabajo:

           En las oficinas de la Convocante, la cual se encargará de provisionar un lugar adecuado con las conexiones necesarias para la realización de la labor del oferente adjudicado.

COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN

Considerando la complejidad de la documentación, la información y los formatos de bases de datos, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:

 

1. Capacitación y entrenamiento al personal del oferente:

Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal del SENAVE, estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación La duración será de al menos 5 (cinco) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios, y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.

 

 

 

 

 

2. Actualización de base de datos:

Posterior a la actividad descripta en el punto a, es requerido que el Proveedor asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a expresiones regulares para poder realizar la obtención de datos durante el siguiente proceso que es la digitalización de documentos.

 

3. Digitalización de documentos:

Se podrá iniciar los procesos de digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a y b.

 

4. Migración del Servidor:

El oferente deberá contemplar el servicio de migración del servidor actual donde se encuentra alojado el sistema de gestión documental Datascan Enterprise propiedad de la convocante al nuevo servidor requerido como parte del entregable de éste servicio. El espacio en disco utilizado en el servidor actual es de 1 TB en RAID 5 y es la capacidad de imágenes con sus datos asociados con el que se deberá contemplar para ésta tarea. Éste punto es excluyente considerando que la capacidad del servidor actual llegó a su máxima capacidad y no cuenta con espacio disponible para importación de las paginas requeridas en el marco de éste servicio.

Éste proceso de migración podrá llevarse a cabo posterior a la entrega del Servidor según se indica en la sección de Plan de Entregas. El proceso de migración tendrá que estar hecho y el nuevo servidor debe estar disponible para la importación de las páginas según el nuevo cronograma.

 

5. Importación masiva:

Los productos generados al Sistema DataScan (adquirido por el SENAVE ambiente de producción) a este efecto el SENAVE pondrá a disposición del oferente adjudicado la accesibilidad a la aplicación, a llevarse a cabo de forma presencial on site en un ambiente controlado que será determinado al inicio del servicio y acompañado por personal técnico de la Institución.

PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN FISICA

 

• Recepción:

Se deberán recibir formalmente los documentos, validando toda información contenida en la lista de documentos e incluyendo observaciones si las hubiere.

 

• Control de documentos:

Se deberán definir aspectos como entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo de la documentación proveída para el procesamiento.

En todo momento se deberá resguardar la integridad de la documentación, siendo el personal interviniente el responsable de detectar la delicadeza, fragilidad o necesidades de mejora de los documentos, además de acompañar el procedimiento acorde a las normas de seguridad establecidas, teniendo en cuenta los métodos de conservación y normas establecidas (verificar el orden correlativo numérico, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido con anterioridad, verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, entre otros).

 

• Preparado de documentos:

Se deberá tener en cuenta criterios de recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras con código de barra para la documentación suelta y en buen estado y la preparación de la documentación antigua para el escáner planetario.

El encargado del área de preparado deberá adecuar y acondicionar los documentos recibidos formalmente del sector de control de documentos, conforme al formulario de registro codificados y versionados según los procesos de calidad certificada, validando toda la información contenida en dicho formulario e incluyendo observaciones si las hubiere.

Posteriormente deberá definir la segmentación en lotes de la documentación a modo de diferenciar: tipos de documentos, estados de conservación y cantidades homogéneas, además se debe generar por cada lote de documentos un informe escrito conteniendo:

• Lote N°
• Tipo de Documento
• Folio
• Número
• Fecha
• Estación de Escaneo
• Observaciones, como por ejemplo documentos dañados o delicados, falta de legibilidad en el original, entre otros.

 

La documentación se deberá trasladar internamente en la Unidad/Lugar de Digitalización únicamente en Lotes bien identificados o señalizados.

Como paso siguiente se deberá proceder a una clasificación, verificación y acondicionamiento general de cada lote según:

• Tipo de documento, que deberá permitir segmentar por lotes correspondiente a un solo tipo de documento y facilita la tarea de preparado.
• Estado de conservación, que deberá determinar la necesidad de aplicar procedimientos de mejoras o tratamientos especiales.

 

Los documentos ya clasificados y segmentados, se deberán disponer en mobiliarios adecuados para el almacenamiento temporal con estantes rotulados según proceso a ajustarse, por ejemplo:

 

• Documentos a prepararse.
• Documentos preparados.
• Tratamientos especiales para documentación antigua
• Tratamientos especiales para documentación dañada.

 

La documentación deberá ser revisada íntegramente, respetando las siguientes normas establecidas:

• Verificar el orden correlativo numérico.
• Vigencia del documento.
• Verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido.
• Verificar la orientación del texto impreso.
• Verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, casos como: documentos doblados y/o arrugados (corregirlos), documentos rotos (asegurarlos con adhesivos transparentes), documentos frágiles y sensibles (protección de polipropileno o pinza de agarre de documentos para escaneo de documentación en proceso de escaneo planetario).

 

• Escaneo o digitalización:

Se deberá controlar todos los niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes, como ser:

• Alta compresión de archivos (imagen).
• Archivos (imagen) en formato PDF.
• Generación de archivos (imagen) con la máxima nitidez posible de acuerdo al original.
• Modo de escaneo: mejora de texto o corrección de errores.
• Seguridad: detección por ultrasonido para evitar doble alimentación de hojas y longitud.
• Detección automática de tamaño de página.
• Orientación de texto.

 

 

 

 

• Eliminación de bordes.
• Velocidad de escaneo.
• Separación por lotes.

 

El equipo del oferente que conforma la Unidad de Escaneo de Documentos deberá recibir internamente la documentación dispuesta en los estantes correspondientes a Documentos a Escanear y verificar los niveles óptimos de preparación de documentos cuidando las Normas de Preparado y Tratamientos especiales definidos para cada Lote como: la identificación, el orden, la cantidad podrá generar su rechazo para su posterior revisión.

Para el inicio del escaneo se deberá verificar detalladamente la configuración del Software de Captura, dicha configuración debe estar basada en condiciones óptimas de calidad de imagen, velocidad de escaneo, niveles de compresión, formato de archivos, tipo de documento original, separación por lotes, etc., que a su vez estarán ruteadas específicamente a un repositorio de almacenamiento central.

El equipo deberá realizar constantemente validaciones con respecto a las aplicaciones del Software de Captura para obtener la alta calidad de imagen comprometida en el servicio, que a su vez contará con parámetros estandarizados a respetar para cada caso en particular y estará autorizado a realizar las correcciones conforme a los parámetros establecidos previamente.

Validará y verificará en su Estación de Escaneo todo lo referente a las Zonas de Reconocimiento definidas en cada documento, aspectos de suma importancia para su posterior indexación o inclusión en el sistema, a ser realizado en base al reconocimiento de datos impresos.

Además, cada personal del equipo deberá emitir informes especiales u observaciones con respecto al tratamiento especial de documentación delicada o con estándares no coincidentes a los preestablecidos.

 

• Reagrupado de documentos y disposición para la guarda

Reorganizar la documentación procesada en el orden original, respetando los estándares de calidad y en este caso, el cambio de cajas y renombrado de los mismos manteniendo el orden, correlatividad y todo criterio que se pueda tener en cuenta para este proceso que facilite la búsqueda de la documentación física a través de los datos asociados, con la que se contará una vez estandarizada la base de datos, objeto de los trabajos realizados acorde a los Componentes de la Implementación.

 

• Devolución de la documentación

El personal del equipo de Control de Documentos primeramente deberá recibir del área de Reagrupado la documentación ya acondicionada para su disposición final y devolución, esto posterior al proceso de escaneo o digitalización, controlando la calidad del trabajo de reagrupado, estado de los documentos, orden, etc.

Por último, el personal designado debe retirar la documentación ya procesada de acuerdo al horario de devolución de documentos establecido en un acta de inicio, conforme al Formulario de Registro codificado y versionado según procesos de calidad.

 

PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN DIGITAL

• Control de calidad de la imagen escaneada

Se establecerán pautas para la obtención de altos estándares de calidad de todas las imágenes escaneadas.

• Cortar los bordes negros.
• Eliminar las páginas en blanco.
• Rotar las páginas torcidas o de cabeza.
• Se verificará que el contenido sea legible con énfasis en las áreas de textos, firmas y sellos.

En caso que se detecten dobleces o las imágenes que no cumplan los estándares de calidad, se procede al paso anterior de escaneo o digitalización para la mejora configurada.

 

• Indexación o carga de datos

La carga de índices asociados se deberá realizar por medio de un software indexador especializado en controles de consistencia y duplicidad de datos. La implementación del proceso de Indexación se debe realizar en una de las siguientes maneras, o combinación de tales:

• Validación de la información contenida en el documento digital y que debe ser transcripta en los campos asociados (índices).
• Carga automática de los campos índices asociados, incorporando información importada de la base de datos.

Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad

 

INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS TÉCNICOS DEL OFERENTE PARA PRESTAR EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN (No transferibles a la Institución)

 

El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, estos componentes no serán transferibles a SENAVE.

 

La digitalización deberá mínimamente ser realizadas con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:

 

• Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:

• Área de escaneo: hasta A3 pulgadas o superior.
• Resolución: 600 dpi o superior.
• Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior.
• Velocidad de Escaneo: 200 imágenes páginas por minuto (una cara).
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: 3 (tres) como mínimo.

 

 

• Equipo para documentos encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:

• Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
• Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior.
• Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC.
• Con pantalla embebida de 14’’ o superior.
• Profundidad de bits: 36 bits o superior.
• Resolución: 550 dpi o superior.
• Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo.
• Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
• Software especializado para captura de imágenes.
• Cantidad Mínima de Equipos: 1 (uno) como mínimo.

 

• Equipamiento con las siguientes características mínimas:

• Servidor temporal
• Estaciones de trabajo
• Software de base y operativos.
• Mobiliarios necesarios.
• Útiles.

 

 

• Aplicativos a ser utilizados para la generación de archivos digitales, con las siguientes características mínimas:

• Software de Captura.
• Software OCR.
• Sistema de procesamiento de documentación digital:

 

El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos en las unidades de digitalización de la prestadora de servicios debe contemplar:

 

Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:

• Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir.
• ABM: Scanner, Usuario.
• Usuario/Escáner.
• Actualizar repositorio.
• Unidad productora / serie / subserie.

Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad

• Nombre Completo: Nombre y Apellido del operador.
• Nombre usuario: Nombre del usuario.
• Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema.

Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:

• Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
• Editar: Permite editar un Lote ya creado.
• Borrar: Permite eliminar un Lote.
• Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.

 

Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados, también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado.

 

 

Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:

• Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario.
• Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado.

La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:

• ID: Auto numérico
• Orden: Número en el que se visualizara el campo.
• Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
• Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo: el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
• Editable (Si o No): debe permitir determinar si el contenido de un campo es editable o no.
• Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos, ejemplo la descripción del resuelve de la tipología Documental Resolución.
• Visible (Si o No): debe determinar si el campo necesario que sea visible.
• Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto.
• Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilíneas.
• Tipo: debe determinar tipo de objeto que se utilizará. La opción mínima debe ser Textbox para la caja de texto o del tipo combo que permite seleccionar los valores ya predefinidos.
• Tipos de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número.
• Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
• Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.

 

Control de procesos digitales: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.

• Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
• Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargados en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar que los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.

 

Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas.

 

Nombre de formulario

• Escaneado.
• Indexado.
• Dudas.
• Re escaneo.
• Control de calidad.
• Verificado.

 

Reportes

• Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio.
• Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos.

 

Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.

 

Revisión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.

 

Movimiento: Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:

• Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico.
• Documentación en cola a preparar.
• Documentación preparada.
• Documentación a escanear.
• Documentación escaneada.
• Documentación a reagrupar.
• Documentación reagrupada

 

PROCEDIMIENTOS Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACION

Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso. Dichos procesos deben ir acompañado con videos tutoriales.

Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.

Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos.

El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción

 

CAPACITACIÓN

Las capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del SENAVE.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.

 

La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo:

• Nombre y apellido del funcionario.
• Número de cédula de identidad.
• Dependencia a la que pertenece el funcionario.
• Fecha y hora de capacitación.
• Lugar donde se desarrolló la capacitación.
• Firma de los funcionarios capacitados.

 

Personal afectado	Contenido	Carga Horaria
Digitalización de Documentos	Control de documentos: Registros formales de documentos, correspondencia a la tipología y composición, vigencia del documento, verificar la orientación del texto impreso. Preparación y pre escaneo: Evaluación y análisis de la documentación, identificación correcta de la documentación en el proceso, como, por ejemplo: Tipo de documento, esto permite segmentar por lotes correspondiente a un solo tipo de documento y facilita la tarea de preparado. Ejemplo: Resoluciones, Contratos, Notas y otros. Estado de conservación, esto determina la necesidad de aplicar procedimientos de mejora o tratamientos especiales. Digitalización o escaneo: Verificación del trabajo y niveles del preparado, verificación de los perfiles configurados en controladores de escaneo (formato del archivo, compresión, alimentación correcta de la documentación a procesar en el escáner, verificación y control de calidad del proceso de escaneo). Carga de datos asociados e indexación: Digitación manual de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad. Validación y Control de Calidad: Verificación de las áreas reconocidas conforme a los parámetros establecidos en cada imagen, detección de errores o no conformidades a los estándares definidos con respecto a los datos introducidos en los campos de indexación, adecuación, revisión de errores o modificación para la corrección de los formatos o productos finales, considerando errores parciales o totales, ajustes de concordancia.	10 (diez) horas
Personal técnico	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada.	10 (diez) horas

 

 

 

CONFIDENCIALIDAD DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO

 

El Contratista deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

El Contratista consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la información confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
• Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
• Restituir toda la información confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
• Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el oferente responderá por ellas.
• Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.

 

 

ITEM 2 ESCANER DE PRODUCCIÓN

•  

Características	Mínimo exigido
Marca y modelo:	Citar
Cantidad de Scanner:	1 (una) unidad.
Scanner de Documentos de Velocidad	140 ppm / 280 ipm a 200 dpi como mínimo
Resolución óptica	600 ppp o superior
Tipo de escaneo	Color, Blanco y Negro y Escala de Grises como mínimo
Tamaño del Documento en Alimentador	Carta, A4, Oficio hasta tamaño A3 como mínimo.
Alimentador Automático de Documentos	500 hojas o superior
Formato de archivos de Salida:	PDF, TIFF, JPG y  BMP o superior
Interface:	Hi-Speed USB  3.1 y Red Ethernet gigabit como mínimo
Funcionalidades Mínimas:	Identificación automática del color, Identificación automática del tamaño de página, Umbral activo, Separación por tandas, Énfasis de caracteres, Modo de cuenta solamente, Eliminación de color/Mejora de color personalizado, Corrección de desviación, Detección de alimentación doble, Énfasis de borde, Escaneo de folios, Rotación de imagen, Reducción del efecto muaré, Escaneo simple de múltiples imágenes, Bandeja de alimentación de papel ajustable, Escaneo previo, Prevención de sangrado/Eliminación de fondo, Eliminación de orificios de perforación, Sistema de recuperación rápida, Omisión de página en blanco, Detección de grapas, Mejoramiento de texto, Reconocimiento de la orientación del texto, Corrección de color tridimensional, Preferencias del usuario, Verificación de escaneo

 

 

 

Alimentación Eléctrica:	220 Volt sin transformador
Volumen Diario:	60.000 escaneos o superior
Garantía	12 meses como mínimo para todo el equipo en general, incluyendo sin costos adicionales, asistencia por garantía, con mano de obra, repuestos y partes con traslado de equipos desde el lugar de uso al proveedor y viceversa.
Condiciones generales	Todos los equipos deben ser nuevos, de fabricación reciente, encontrarse en comercialización activa en el mercado para el que fueron diseñados
Documentos y datos que avalen el cumplimiento de los requisitos	Los Oferentes deberán presentar catálogos (en legajos y dirección Web) detallados con Marca y Modelo correctamente individualizados de cada equipo ofertado

 

ITEM 3 SERVIDOR

Características	Mínimo Exigido
Marca y modelo	Definir marca y modelo.
Cantidad	1 (uno).
Tipo de servidor	Rackeable de 2 U o superior.
Cantidad de procesadores	2 (dos) instalados de 10 núcleos cada uno como mínimo 14 MB caché o superior.
Memoria RAM	De 64 GB configurado o superior
Requisitos de Almacenamiento	4 (cuatro) Disco Duro SAS de alta velocidad instalados con capacidad mínima de 1,2 TB  cada una o superior
Controladora	2GB Cache RAID 0/1/5/6/10/50/60. Se deberá configurar en RAID 5.
Fuente de Alimentación	Redundante de 500 Watts corriente 220 V  como mínimo.
Garantía estándar del fabricante	De al menos 3 años con mano de obra local.
Sistema Operativo	Podrá ser propietario (con licencia correspondiente) o libre. Compatible con el Sistema de Gestión Documental.
Base de Datos	Podrá ser propietario (con licencia correspondiente) o libre.
Garantía	12 meses del fabricante como mínimo para todo el equipo en general, incluyendo sin costo adicional asistencia por garantía, con mano de obra, repuestos y partes con traslado de equipos desde el lugar de uso al proveedor y viceversa.
Condiciones generales	Todos los equipos deben ser nuevos, de fabricación reciente, encontrarse en comercialización activa en el mercado para el que fueron diseñados
Documentos y datos que avalen el cumplimiento de los requisitos	Los Oferentes deberán presentar catálogos (en legajos y dirección Web) detallados con Marca y Modelo correctamente individualizados de cada equipo ofertado

 

Producto Entregable	Descripción	Forma de Pago
1 (uno)	Producto Entregable Ítem 2 - Escáner Especializado	Según lo establecido en la planilla de precios
2 (dos)	Producto Entregable Ítem 3 - Servidor	Según lo establecido en la planilla de precios
3 (tres)	Producto Entregable 50.000 (cincuenta mil) páginas importadas al sistema de gestión documental	Según lo establecido en la planilla de precios
4 (cuatro)	Producto Entregable 100.000 (cien mil) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental	Según lo establecido en la planilla de precios
5 (cinco)	Producto Entregable 250.000 (Doscientas cincuenta mil) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental	Según lo establecido en la planilla de precios
6 (seis)	Producto Entregable 600.000 (seiscientos mil) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental	Según lo establecido en la planilla de precios
7 (siete)	Producto Entregable 550.000 (quinientos cincuenta mil) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental	Según lo establecido en la planilla de precios
8 (ocho)	Producto Entregable 500.000 (quinientos cincuenta mil) páginas digitalizadas importadas al sistema de gestión documental	Según lo establecido en la planilla de precios

 

Lic. Rafel Mendiete Director de la Dtic.

El pedido se realiza atendiendo a que nuestra Institución requiere de dichos servicios a fin de resguardar los datos contenidos en los archivos de agroquímicos, cuyo custodio actualmente está en manos de la Institución., los cuales son utilizados para cumplir con la parte misional del Senave, que es salvaguardar la inocuidad, y calidad, de los productos,

Se trata de un pedido de carácter temporal

Ítem	Descripción del bien	Cantidad	Unidad de medida	Lugar donde los servicios serán prestados	Fecha(s) final(es) de entrega de servicios
1	Servicio de Digitalización	2.050.000	UNI	Humaita 145 Edificio Planeta I	Una vez emitida la orden de compra y recepcionada por el oferente adjudicado, en un plazo máximo de 20 veinte) días hábiles.
2	Escáner	1	UNI	Humaita 145 Edificio Planeta I	Una vez emitida la orden de compra y recepcionada por el oferente adjudicado, en un plazo máximo de 20 veinte) días hábiles.
3	Servidor	1	UNI	Humaita 145 Edificio Planeta I	Una vez emitida la orden de compra y recepcionada por el oferente adjudicado, en un plazo máximo de 20 veinte) días hábiles.

NO APLICA

Ítem	Descripción del servicio	Cantidad	Unidad de medida de los servicios	Lugar donde los servicios serán prestados	Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios
(Indicar el N°)	(Indicar la descripción de los servicios)	(Insertar la cantidad de rubros de servicios a proveer)	(Indicar la unidad de medida de los rubros de servicios	(Indicar el nombre del lugar)	(Indicar la(s) fecha(s) de entrega requerida(s)

No aplica

No aplica

No aplica

Planificación de indicadores de cumplimiento:

ITEM	INDICADOR	TIPO	Plazo posterior a la remisión de la Orden de Servicio
1 (uno)	Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 1	Acta de Recepción firmada	A los 10 (diez) días
2 (dos)	Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 2	Acta de Recepción firmada	A los 30 días
3 (tres)	Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 3	Acta de Recepción firmada	A los 40 días
4 (cuatro)	Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 4	Acta de Recepción firmada	A los 3 meses
5 (cinco)	Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 5	Acta de Recepción firmada	A los 5 meses
6 (seis)	Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 6	Acta de Recepción firmada	A los 7 meses
7 (siete)	Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 7	Acta de Recepción firmada	A los 10 meses
8 (ocho) y 9 (nueve)	Cumplimiento del 100% del producto entregable N° 8	Acta de Recepción firmada	A los 12 meses

 

La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.

1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.

2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.

3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.

En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.

La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:

1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.

2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.

3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.

4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.

5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.

Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.

La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.

La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.

La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.