1. Página 47: Relativo a la experiencia indicada para el analista de procesos. Hemos notado que los requerimientos solicitados en este caso, tienen similitud con los indicados para el rol de “Coordinador especialista en gestión de proyectos tecnológicos”. En particular deseamos consultar por qué se solicita para el rol del analista de procesos que el mismo cuente con 2 años de gerenciamiento o liderazgo de proyectos relacionados a implementación de soluciones TIC.
1. Página 47: Relativo a la experiencia indicada para el analista de procesos. Hemos notado que los requerimientos solicitados en este caso, tienen similitud con los indicados para el rol de “Coordinador especialista en gestión de proyectos tecnológicos”. En particular deseamos consultar por qué se solicita para el rol del analista de procesos que el mismo cuente con 2 años de gerenciamiento o liderazgo de proyectos relacionados a implementación de soluciones TIC.
Página 60: En el formulario TEC-5 se debe presentar el cronograma de trabajo, y en el formulario TEC-6 las horas de cada perfil. Dado que ambos dependerán del tamaño del proyecto (grande, mediano o pequeño), deseamos consultar:
1. ¿Se espera que se presente un cronograma de trabajo (TEC-5) y un detalle de horas por perfil (TEC-6) por cada tipo de OEE (Organismos y Entidad del Estado) (chica, mediana grande) o uno para la asignación total prevista para el lote?
2 ¿Se está previendo realizar la asignación del LOTE completo al oferente ganador o se irán definiendo y asignando organismos según el MITIC haya trabajado y acordado con ellos la implantación del expediente electrónico?
3. ¿Se considera por parte del MITIC que existirán asignaciones de proyectos en paralelo para una misma consultora?
Página 60: En el formulario TEC-5 se debe presentar el cronograma de trabajo, y en el formulario TEC-6 las horas de cada perfil. Dado que ambos dependerán del tamaño del proyecto (grande, mediano o pequeño), deseamos consultar:
1. ¿Se espera que se presente un cronograma de trabajo (TEC-5) y un detalle de horas por perfil (TEC-6) por cada tipo de OEE (Organismos y Entidad del Estado) (chica, mediana grande) o uno para la asignación total prevista para el lote?
2 ¿Se está previendo realizar la asignación del LOTE completo al oferente ganador o se irán definiendo y asignando organismos según el MITIC haya trabajado y acordado con ellos la implantación del expediente electrónico?
3. ¿Se considera por parte del MITIC que existirán asignaciones de proyectos en paralelo para una misma consultora?
Página 81: Cuando se manifiestan los objetivos del proyecto, en el punto 2 del documento SDP (solicitud de propuesta), se indica que se estima un porcentaje de implementación de expedientes electrónicos con ruta fija de hasta un 30%. Como lo expresamos en la reunión y dada nuestra experiencia implementando procesos de negocios BPM existe una variabilidad importante en cuanto a las horas que se pueden insumir implementando un solo proceso, esto dependerá de varios factores, como por ejemplo: la cantidad de actividades del proceso, la integración del proceso con otras soluciones de la organización, la cantidad de reglas de negocio que se deban desarrollar, entre otros, por lo que para poder realizar una estimación de esfuerzo que sea realista, es necesario contar con esta información, siendo ideal contar con diagramas BPMN de los procesos a implementar.
Reiteramos que implementar procesos de negocios es muchas veces un proyecto en si mismo. De esta forma se ha trabajado en Uruguay luego de terminados los pilotos de implantación del sistema de expediente electrónico donde participamos. En particular en el Instituto Nacional de Colonización tuvimos la oportunidad de implementar expedientes electrónicos con ruta libre y ruta fija, de esa experiencia aportamos que a diferencia de un expediente de ruta libre, el de ruta fija tiene un proceso de negocios que debe ser mantenido y sostenido en el tiempo, ya que estos procesos serán sensibles a cambios en las reglamentaciones, cambios a nivel de la estructura jerárquica, etc. Si un OEE se decide a implementarlos deberá estar claro quién se encargará de mantener este proceso de negocios. Otro punto a tener en cuenta es la madurez de la organización para pasar a la gestión por procesos, no dudamos que en Paraguay existan organizaciones que estén avanzadas en este tema, simplemente queremos hacer notar que no todas las organizaciones están en condiciones de cambiar su forma de trabajo. Finalmente aportamos que en Uruguay luego de ese piloto se decidió implantar el sistema de expediente electrónico solo en modalidad de ruta libre.
Lo que deseamos consultar al MITIC es lo siguiente:
1) Quisiéramos solicitar contar con más información referida a los procesos que se sabe se deberían implantar, con la finalidad de realizar una estimación más realista.
2) Consultamos si es posible que se considere por parte del MITIC que los expedientes electrónicos de ruta fija sean implementados utilizando las 5000 horas de mantenimiento correctivo y evolutivo.
Página 81: Cuando se manifiestan los objetivos del proyecto, en el punto 2 del documento SDP (solicitud de propuesta), se indica que se estima un porcentaje de implementación de expedientes electrónicos con ruta fija de hasta un 30%. Como lo expresamos en la reunión y dada nuestra experiencia implementando procesos de negocios BPM existe una variabilidad importante en cuanto a las horas que se pueden insumir implementando un solo proceso, esto dependerá de varios factores, como por ejemplo: la cantidad de actividades del proceso, la integración del proceso con otras soluciones de la organización, la cantidad de reglas de negocio que se deban desarrollar, entre otros, por lo que para poder realizar una estimación de esfuerzo que sea realista, es necesario contar con esta información, siendo ideal contar con diagramas BPMN de los procesos a implementar.
Reiteramos que implementar procesos de negocios es muchas veces un proyecto en si mismo. De esta forma se ha trabajado en Uruguay luego de terminados los pilotos de implantación del sistema de expediente electrónico donde participamos. En particular en el Instituto Nacional de Colonización tuvimos la oportunidad de implementar expedientes electrónicos con ruta libre y ruta fija, de esa experiencia aportamos que a diferencia de un expediente de ruta libre, el de ruta fija tiene un proceso de negocios que debe ser mantenido y sostenido en el tiempo, ya que estos procesos serán sensibles a cambios en las reglamentaciones, cambios a nivel de la estructura jerárquica, etc. Si un OEE se decide a implementarlos deberá estar claro quién se encargará de mantener este proceso de negocios. Otro punto a tener en cuenta es la madurez de la organización para pasar a la gestión por procesos, no dudamos que en Paraguay existan organizaciones que estén avanzadas en este tema, simplemente queremos hacer notar que no todas las organizaciones están en condiciones de cambiar su forma de trabajo. Finalmente aportamos que en Uruguay luego de ese piloto se decidió implantar el sistema de expediente electrónico solo en modalidad de ruta libre.
Lo que deseamos consultar al MITIC es lo siguiente:
1) Quisiéramos solicitar contar con más información referida a los procesos que se sabe se deberían implantar, con la finalidad de realizar una estimación más realista.
2) Consultamos si es posible que se considere por parte del MITIC que los expedientes electrónicos de ruta fija sean implementados utilizando las 5000 horas de mantenimiento correctivo y evolutivo.
Página 86: Se indica en esta página un cuadro donde se expresa una distribución estimativa de OEE para cada lote, si vemos en el mismo se hace referencia, sumados los 3 lotes, a 14 OEEs pequeñas. Mientras que en el documento de estimación entregado como parte del SDP, de donde se desprende el presupuesto (también estimado) para todo el proyecto, se ha realizado el cálculo tomando como base 13 OEEs pequeñas. Dado que esta diferencia incide directamente en el presupuesto de referencia en el cual nos basaremos para hacer nuestras propuestas y en el esfuerzo que estimaremos, deseamos consultar si alguno de los lotes debe ser ajustado y de qué forma o si se puede considerar que hay una implantación pequeña más que sumar al presupuesto sugerido.
Página 86: Se indica en esta página un cuadro donde se expresa una distribución estimativa de OEE para cada lote, si vemos en el mismo se hace referencia, sumados los 3 lotes, a 14 OEEs pequeñas. Mientras que en el documento de estimación entregado como parte del SDP, de donde se desprende el presupuesto (también estimado) para todo el proyecto, se ha realizado el cálculo tomando como base 13 OEEs pequeñas. Dado que esta diferencia incide directamente en el presupuesto de referencia en el cual nos basaremos para hacer nuestras propuestas y en el esfuerzo que estimaremos, deseamos consultar si alguno de los lotes debe ser ajustado y de qué forma o si se puede considerar que hay una implantación pequeña más que sumar al presupuesto sugerido.
Anexo II – Página 113: Se indica en el requerimiento 34 que el sistema deberá contar con la función de notificar a uno o varios usuarios una vez realizada la actuación sobre el expediente. Se desea verificar que cuando se habla de usuarios, se hace referencias a los funcionarios que utilizarán la herramienta, quienes forman parte del OEE donde se estará implantando la misma.
Anexo II – Página 113: Se indica en el requerimiento 34 que el sistema deberá contar con la función de notificar a uno o varios usuarios una vez realizada la actuación sobre el expediente. Se desea verificar que cuando se habla de usuarios, se hace referencias a los funcionarios que utilizarán la herramienta, quienes forman parte del OEE donde se estará implantando la misma.
El pliego indica que el 30% de los trámites tienen ruta fija. Entendemos que es complejo estimar costo porque a priori al no tener el relevamiento de los mismos no podemos saber cuanto lleva el modelar los mismos sumando al relevamiento detallado de ese 30%. Se podrá revisar este porcentaje y considerar el mayor % en ruta libre.
El pliego indica que el 30% de los trámites tienen ruta fija. Entendemos que es complejo estimar costo porque a priori al no tener el relevamiento de los mismos no podemos saber cuanto lleva el modelar los mismos sumando al relevamiento detallado de ese 30%. Se podrá revisar este porcentaje y considerar el mayor % en ruta libre.