El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.

Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

ESPECIFICACIONES SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN

SECRETARIA GENERAL:

Digitalización de 150.000 (ciento cincuenta mil) páginas/imágenes, correspondiente a Resoluciones, Actas, Dictámenes, Notas de la Secretaría General.

Tipo de Documentos y Campos asociados:

Notas recibidas

Número de expediente

• Fecha
• Institución
• Objeto
• Adjunto
• Providencia

Resoluciones

• Número de Resolución
• Fecha
• Tipo de resolución:

• Habilitación
• Actualización
• Académicos
• Reglamentos
• Reconocimiento de Título extranjero

• Institución
• Número de Dictamen o Informe de Anexo

Actas

• Número de acta
• Fecha

Dictamen

• Número de Dictamen
• Fecha
• Asunto

Notas remitidas

• Número de nota
• Fecha
• Destinatario

1. ALCANCE DEL SERVICIO

a) Plan de trabajo detallando mínimamente las siguientes actividades:

• Cronograma calendarizado de actividades (semanales), que garantice el cumplimiento del plazo del servicio.
• Entrega de los productos esperados según sean requeridos en el Cronograma de  Actividades.
• Aporte documentado de mejoras en la implementación, esto conforme a la experiencia y calificación empresarial del oferente.
• Se determinará responsables para el retiro y devolución de documentos mediante planillas de verificación de egreso e ingreso de documentos.
• Realizar informes ejecutivos como mínimo mensuales, explicando el avance del servicio de digitalización, irregularidades, excepciones encontradas, etc.

b) Lugar de trabajo:

En las oficinas de la Convocante.

c) Procesos de digitalización:

La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital, mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento, entre otros.

d) Seguridad y contingencia:                                                                                                                                                                             

El oferente deberá contemplar en su propuesta la provisión de los equipos y recursos necesarios que garanticen autonomía, operatividad y eficiencia a los procesos de backup o copias de respaldo. Así también, los sistemas de seguridad y resguardo de la información en base a mecanismos activos de control en componentes de equipamiento informático y aplicativo.

e) Requerimientos generales para la generación de archivos:

Formato de archivo PDF OCR, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación, margen, depuración de cada archivo: Manchas, decoloraciones, perforaciones. Exigido el 100% de nitidez y legibilidad.

2. GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO

1. Se requiere que el oferente presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.
2. El Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informe de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma, cumpliendo las exigencias generales del contrato.

4. COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN

Considerando la complejidad de la documentación y la información con que se cuenta, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:

a - Capacitación y entrenamiento al personal del oferente:

Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal del CONSEJO NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR, estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 5 (cinco) días hábiles, iniciándose posterior a la recepción de la Orden de Servicios por parte del oferente, y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.

b - Actualización de base de datos:

Posterior a la actividad descripta en el punto a, es requerido que el Proveedor asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a expresiones regulares para poder realizar la obtención de datos durante el siguiente proceso que es la digitalización de documentos.

c- Digitalización de documentos:

Se podrá iniciar los procesos de digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a y b.

4. PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN

a Procesos de digitalización documento físico o papel:

• Recepción:

Se deberán recibir formalmente los documentos, validando toda información contenida en la lista de documentos e incluyendo observaciones si las hubiere.

• Control de documentos:

Se deberán definir aspectos como entrada, salida, distribución interna, control, seguimiento y monitoreo de la documentación proveída para el procesamiento.

En todo momento se deberá resguardar la integridad de la documentación, siendo el personal interviniente el responsable de detectar la delicadeza, fragilidad o necesidades de mejora de los documentos, además de acompañar el procedimiento acorde a las normas de seguridad establecidas, teniendo en cuenta los métodos de conservación y normas establecidas (verificar el orden correlativo numérico, verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido con anterioridad, verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, entre otros).

• Preparado de documentos:

Se   deberá    tener    en   cuenta    criterios    de    recepción, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamientos especiales, implementación de hojas separadoras con código de barra para la documentación suelta y en buen estado y la preparación de la documentación antigua para el escáner planetario.

El encargado del área de preparado deberá adecuar y acondicionar los documentos recibidos formalmente del sector de control de documentos, conforme al formulario de registro codificados y versionados según los procesos de calidad certificada, validando toda la información contenida en dicho formulario e incluyendo observaciones si las hubiere.

Posteriormente deberá definir la segmentación en lotes de la documentación a modo de diferenciar: tipos de documentos, estados de conservación y cantidades homogéneas, además se debe generar por cada lote de documentos un informe escrito conteniendo:

• Lote N°
• Tipo de Documento
• Folio
• Número
• Fecha
• Estación de Escaneo
• Observaciones, como por ejemplo documentos dañados o delicados, falta de legibilidad en el original, entre otros.

La documentación se deberá trasladar internamente en la Unidad/Lugar de Digitalización únicamente en Lotes bien identificados o señalizados con etiquetas adhesivas de colores.

Como paso siguiente se deberá proceder a una clasificación, verificación y acondicionamiento general de cada lote según:

• Tipo de documento, que permite segmentar por lotes correspondiente a un solo tipo de documento y facilita la tarea de preparado.
• Estado de conservación, que determina la necesidad de aplicar procedimientos de mejoras o tratamientos especiales.

Los documentos ya clasificados y segmentados, se deberán disponer en mobiliarios adecuados para el almacenamiento temporal con estantes rotulados según proceso a ajustarse, por ejemplo:

• Documentos a prepararse.
• Documentos preparados.
• Tratamientos especiales para documentación antigua
• Tratamientos especiales para documentación dañada.

La  documentación es revisada íntegramente, respetando las siguientes normas establecidas:

• Verificar el orden correlativo numérico.
• Vigencia del documento.
• Verificar la pertenencia total de la documentación al tipo documental definido.
• Verificar la orientación del texto impreso.
• Verificar y adecuar los documentos para el proceso de escaneo de acuerdo a su condición de almacenamiento y conservación, casos como: documentos doblados y/o arrugados (corregirlos), documentos rotos (asegurarlos con adhesivos transparentes), documentos frágiles y sensibles (protección de polipropileno o pinza de agarre de documentos para escaneo de documentación en proceso de escaneo planetario).
• Escaneo o digitalización:

Controlamos todos los niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes, como ser:

• Alta compresión de archivos (imagen).
• Archivos (imagen) en formato PDF/A.
• Generación de archivos (imagen) con 100% de nitidez.
• Modo de escaneo: mejora de texto o corrección de errores.
• Seguridad: detección por ultrasónica de alimentación de hojas y longitud.
• Detección automática de tamaño de página.
• Orientación de texto.
• Eliminación de bordes.
• Velocidad de escaneo.
• Separación por lotes.

El equipo del oferente que conforma la Unidad de Escaneo de Documentos deberá recibir internamente la documentación dispuesta en los estantes correspondientes a Documentos a Escanear y verificar los niveles óptimos de preparación de documentos cuidando las Normas de Preparado y Tratamientos especiales definidos para cada Lote como: la identificación, el orden, la cantidad podrá generar su rechazo para su posterior revisión.

Para el inicio del escaneo se deberá verificar detalladamente la configuración del Software de Captura, dicha configuración debe estar basada en condiciones óptimas de calidad de imagen, velocidad de escaneo, niveles de comprensión, formato de archivos, tipo de documento original, separación por lotes, seguridad (inclusión de marcas de agua), etc., que a su vez estarán ruteadas específicamente a un repositorio de almacenamiento central.

El equipo deberá realizar constantemente validaciones con respecto a las aplicaciones del Software de Captura para obtener la alta calidad de imagen comprometida en el servicio, que a su vez contará con parámetros estandarizados a respetar para cada caso en particular y estará autorizado a realizar las correcciones conforme a los parámetros establecidos previamente.

Validará y verificará en su Estación de Escaneo todo lo referente a las Zonas de Reconocimiento definidas en cada documento, aspectos de suma importancia para su posterior indexación o inclusión en el sistema, a ser realizado en base al reconocimiento de datos impresos.

Además, cada personal del equipo deberá emitir informes especiales u observaciones con respecto al tratamiento especial de documentación delicada o con estándares no coincidentes a los preestablecidos.

Reagrupado de documentos y disposición para la guarda

Reorganizamos la documentación procesada en el orden original, respetando los estándares de calidad y en este caso, el cambio de cajas y renombrado de los mismos manteniendo el orden, correlatividad y todo criterio que se pueda tener en cuenta para este proceso que facilite la búsqueda de la documentación física a través de los datos asociados, con la que se contará una vez estandarizada la base de datos, objeto de los trabajos realizados acorde a los Componentes de la Implementación.

• Devolución de la documentación

El personal del equipo de Control de Documentos primeramente recibe del área de Reagrupado la documentación ya acondicionada para su disposición final y devolución, esto posterior al proceso de escaneo o digitalización, controlando la calidad del trabajo de reagrupado, estado de los documentos, orden, etc.

Por último, el personal designado retira la documentación ya procesada de acuerdo al horario de devolución de documentos establecido en un acta de inicio, conforme al Formulario de Registro codificado y versionado según procesos de calidad.

b Procesos de digitalización archivo digital:

 

• Control de calidad de la imagen escaneada

Se establecen pautas para la obtención de altos estándares de calidad de todas las imágenes escaneadas.

• Cortar los bordes negros.
• Eliminar las páginas en blanco.
• Rotas las páginas torcidas o de cabeza.
• Se verifica que el contenido sea legible con énfasis en las áreas de textos, firmas y sellos.

En caso que se detecten dobleces o las imágenes que no cumplan los estándares de calidad, se procede al paso anterior de escaneo o digitalización para la mejora configurada.

• Indexación o carga de datos

La carga de índices asociados se realiza por medio de un software indexador especializado en controles de consistencia y duplicidad de datos. La implementación del proceso de Indexación se realizará en una de las siguientes maneras, o combinación de tales:

• Validación de la información contenida en el documento digital y que debe ser transcripta en los campos asociados (índices).

Carga automática de los campos índices asociados, incorporando información importada de la base de datos.

• Digitación manual y masiva de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.

5. INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS TÉCNICOS

El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados por el equipo de trabajo definido por el oferente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, no transferibles al CONSEJO NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR.

La digitalización deberá mínimamente ser realizadas con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:

1.     Equipo para documentos encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:
   • Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
   • Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior.
   • Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo.
   • Con pantalla embebida de 15’’ o superior.
   • Profundidad de bits: 36 bits o superior.
   • Resolución: 550 dpi o superior.
   • Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo.
   • Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
   • Software especializado para captura de imágenes.
   • Posibilidad de guardar los documentos escaneados en Pendrive.
   • Cantidad Mínima de Equipos: 1 (uno) como mínimo.
2. Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes     características mínimas:
   • Tipo de Captura: Sensores Ópticos por Contacto CCD o CIS o CMOS.
   • Área de escaneo: 11 x 17 pulgadas o superior.
   • Resolución: 600 dpi o superior.
   • Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior.
   • Velocidad de Escaneo: 100 páginas por minuto (una cara).
   • Software especializado para captura de imágenes.
   • Cantidad Mínima de Equipos: 1 (uno) como mínimo.
3. Equipamiento informático con las siguientes características mínimas:
   • Servidor
   • Estaciones de trabajo
   • Cantidad Mínima de Equipos: 3 (tres) como mínimo.
   • Software de base y operativos.
   • Otros necesarios para el cumplimiento del servicio.
4. Aplicativos
   • Software de Captura.
   • Software OCR.
   • Sistema de procesamiento de documentación digital: El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos debe contar mínimamente con las siguientes características exigidas:

Configuración

Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:

• Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir.
• ABM: Scanner, Usuario.
• Usuario/Escáner.
• Actualizar repositorio.
• Unidad productora / serie / Subserie.

Reportes

Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad

• Nombre Completo: Nombre y Apellido del operador.
• Nombre usuario: Nombre del usuario.
• Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema.

Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:

• Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
• Editar: Permite editar un Lote ya creado.
• Borrar: Permite eliminar un Lote.
• Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.

Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados, también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado.

Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:

• Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario.
• Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado.
• La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:
  • ID: Auto numérico
  • Orden: Número en el que se visualizara el campo.
  • Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
  • Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo: el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
  • Editable (Si o No): debe permitir determinar si el contenido de un campo es editable o no.
  • Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos, ejemplo la descripción del resuelve de la tipología Documental Resolución.
  • Requerido (Si o No): en caso que el campo sea requerido, el sistema no debe permitir que dicho campo quede en Blanco (Null).
  • Visible (Si o No): debe determinar si el campo necesario que sea visible.
  • Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto.
  • Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilíneas.
  • Tipo: debe determinar tipo de objeto que se utilizará. La opción mínima debe ser Textbox para la caja de texto o del tipo combo que permite seleccionar los valores ya predefinidos.
  • Tipos de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número.
  • Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
  • Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.

Procesos Digitales

• Control: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.
• Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
• Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargados en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar que los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.
• Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas
• Nombre de formulario
  • Escaneado.
  • Indexado.
  • Dudas.
  • Re escaneo.
  • Control de calidad.
  • Verificado.

Reportes

• Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio.
• Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos.

Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.

Revisión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.

Movimiento

• Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:
  • Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico.
  • Documentación en cola a preparar.
  • Documentación preparada.
  • Documentación a escanear.
  • Documentación   escaneada.
  • Documentación a reagrupar.
  • Documentación reagrupada.
• Extraer el historial de los movimientos estados actuales de los lotes documentales.

5. Además, el oferente deberá disponer de:

• Mobiliarios necesarios.
• Útiles.
• Otros elementos necesarios para el cumplimiento del servicio.

Documentación respaldatoria.

Será exigencia la presentación de los siguientes documentos para la prestación del servicio demostrando el debido respaldo técnico y solvencia mínima:

Requisitos
Que el oferente esté certificado como Centro Autorizado de Servicios en el país y sea Representante y/o distribuidor otorgado por el fabricante de todo Equipamiento y Aplicativos propuestos en la Solución.
Componentes	Cumple/No cumple

Equipo para Documentos Encuadernados, documentos antiguos, en mal estado y/o delicados imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo.
Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad
Servidor
Sistema de procesamiento de documentación digital

6. CAPACITACIÓN

Las capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del CONSEJO NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.

La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo:

• Nombre y apellido del funcionario.
• Número de cédula de identidad.
• Dependencia a la que pertenece el funcionario.
• Fecha y hora de capacitación.
• Lugar donde se desarrolló la capacitación.
• Firma de los funcionarios capacitados.

Personal afectado	Contenido	Carga Horaria
Digitalización de Documentos	Digitalización o escaneo. Carga de datos asociados e indexación. Validación y control de calidad. Control de documentos. Preparación y Pre escaneo.	3  (tres) horas
Personal técnico	Configuración, administración y/o actualización de la herramienta utilizada.	3 (tres) horas

Módulos de capacitación

Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación física, conteniendo mínimamente:

• Control de documentos: Registros formales de documentos, correspondencia a la tipología y composición, vigencia del documento, verificar la orientación del texto impreso.
• Preparación y pre escaneo: Evaluación y análisis de la documentación, identificación correcta de la documentación en proceso, como, por ejemplo:
  • fecha.
  • Estación de escaneo.
  • Tipo de documento, esto permite segmentar por lotes correspondiente a un solo tipo de documento y facilita la tarea de preparado. Ejemplo: Resoluciones, Contratos, Notas y otros.
  • Estado de conservación, esto determina la necesidad de aplicar procedimientos de mejora o tratamientos especiales.
• Digitalización o escaneo: Verificación del trabajo y niveles del preparado, verificación de los perfiles configurados en controladores de escaneo (formato del archivo, compresión, alimentación correcta de la documentación a procesar en el escáner, verificación y control de calidad del proceso de escaneo).
• Carga de datos asociados e indexación: Digitación manual de datos, ajustes de concordancia, calidad con validación lógica e integridad.
• Validación y Control de Calidad: Verificación de las áreas reconocidas conforme a los parámetros establecidos en cada imagen, detección de errores o no conformidades a los estándares definidos con respecto a los datos introducidos en los campos de indexación, adecuación, revisión de errores o modificación para la corrección de los formatos o productos finales, considerando errores parciales o totales, ajustes de concordancia.
• Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso.
• Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.

7. OBLIGACIONES DE LA CONVOCANTE

La provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos

dependerán de cuanto sigue para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la CONVOCANTE se compromete a:

• Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario.
• Poner a disposición uno o varios personales calificados para:
  • Colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma.
  • Definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
• Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el oferente.
• Definir conjuntamente con el oferente los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
• No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
• Conexión a internet.
• Consignar un lugar adecuado para que las personas que forman parte del equipo del oferente pueda llevar a cabo las tareas descriptas en ésta sección como ser: Oficina climatizada, acceso a sanitarios, oficinas con tomas eléctricas y con dimensiones adecuadas al montaje de tablones de al menos 3 metros.
• Brindar en un plazo menor a 48 hs., respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del oferente adjudicado durante el desarrollo del contrato.
• Disponer la infraestructura informática y de red necesaria para la correcta implementación del servicio contratado, teniendo en cuenta los principales componentes.
• Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Sistema de Gestión Documental en caso de ser necesario.
• Realizar los procesos del Backup del Repositorio, Servidor de Aplicación y de la Base de Datos del Gestor Documental de acuerdo a las recomendaciones realizadas durante la implementación.

8. CONFIDENCIALIDAD DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO

El Contratista deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

El Contratista consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la información confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
• Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
• Restituir toda la información confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
• Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el oferente responderá por ellas.
• Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.

9. PRODUCTOS ENTREGABLES Y TRANSFERIBLES

Todos los componentes requeridos en éste punto serán trasferidos al CONSEJO NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR.

• Plan de trabajo y cronograma de ejecución tentativo.
• Digitalización de 150.000 (ciento cincuenta mil) páginas/imágenes, correspondientes a Resoluciones, Actas, Dictámenes, Notas de la Secretaría General.
• Scanner de Producción en la Cantidad de 1 (uno) unidad
  • Marca y modelo: citar
  • Velocidad de escaneo: (Blanco/Negro y Color)
  • Unilateral: 30 páginas por minuto o superior.
  • Bilateral (Dúplex): 60 imágenes por minuto o superior.

          * Velocidades en tamaño Carta a 200 dpi como mínimo.

• • Tamaño del documento en alimentador: Carta, A4, Oficio y A3 o superior.
  • Alimentador Automático de Documentos: 60 hojas o superior.
  • Formato de archivos de Salida: PDF, TIFF, JPG y BMP.
  • Interface: Hi-Speed USB 2.0 y Red integrado.
  • Volumen Diario: 3.500 escaneos o superior.
  • Alimentación Eléctrica: 220 Volt sin transformador.
  • Funcionalidades Mínimas: Detección Automática de Color, Detección Automática de Tamaño de Página, Eliminación automática de página en blanco, Detección Ultrasónica de Alimentación doble, modos de escaneo de Mejora de Texto y Escaneo simple de múltiples, Separador por lote de archivos o PDF de forma automática.
• Servidor, para la instalación del Sistema de Gestión Documental, con las siguientes características técnicas:
  • Marca y modelo: Definir marca y modelo.
  • Tipo de servidor: Rackeable de 1U.
  • Cantidad de procesadores: 1 (uno); de 4 núcleos y de 3.0 GHz como mínimo.
  • Memoria RAM de 32 GB o superior ampliable a 64 GB en caso de crecimiento.
  • Requisitos de Almacenamiento: Al menos 2 Discos Duros de 1 TB cada uno, con velocidad de 7.2K y que soporte cambio en caliente como mínimo.
  • Fuente de Alimentación: de 220 V, con potencia de 290W como mínimo
  • El oferente adjudicado deberá proveer los parámetros y métodos para realización del backup del Repositorio, Servidor de Aplicación y Base de Datos.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

COMPONENTE MÍNIMOS	DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO MÍNIMO EXIGIDO
Licencias requeridas: ilimitadas para creación de usuarios del CONSEJO NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR y uso de todas las funcionalidades. La licencia requerida deberá ser perpetua y cuya instalación se lleve a cabo On Premise en el Servidor requerido.
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS	Sistema Operativo Multiplataforma Open Sources y Propietarios: Red Hat Enterprise Linux 64 bits (Open Source), CentOS Linux Server 64 bits (Open Source), Windows Server 64 bits (Propietario). Base de Datos Multiplataforma Open Sources y Propietarios: PostgreSQL (Open Source), SQL Server (Propietario), Oracle (Propietario), Ambiente Web, Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer.
	-Módulo de Consulta: (1) Por Campo Índice: debe posibilitar la búsqueda por campos asociados, de uno a N campos creados y ordenados conforme a preferencias e ingresados durante la carga, mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición. (2) Por Contenido: permite la búsqueda por palabra o conjunto de palabras claves, posicionándose en la página que presente la ocurrencia, señalando con un contorno de color la palabra buscada. (3) Otras funciones del módulo: Debe permitir utilizar los filtros de búsqueda por índice o campo asociado o por contenido en forma simultánea; Debe presentar mensajes personalizables de ayuda sobre los campos índices a filtrar; Debe permitir configurar un ordenamiento para los resultados; Debe permitir configurar el orden en que se presentan los campos índices en el resultado de búsqueda; Los resultados deben mostrarse mínimamente en dos modos Grilla y Detalle y deben poder descargarse en formato PDF y XLS.

	Visualización de documentos: Debe contar con un visor de documentos integrado. Debe permitir la posibilidad de visualizar los documentos en ventanas emergentes u otra pestaña nueva del navegador web. Debe permitir incrementar o disminuir el zoom sobre el documento. Debe permitir rotar el documento a 0 (cero), 90, 180 y 270 grados. Debe poder buscar palabras o textos contenidos en el documento (OCR), resaltando las coincidencias de búsqueda en el documento. Al visualizar un documento, los campos índices podrán visualizarse en el mismo visor sin necesidad de ir a otra pantalla. Debe reconocer los marcadores (bookmarks) de los documentos PDF y permitir su uso como índices de acceso a páginas específicas.
	-Edición de documentos: Debe permitir agregar una o más páginas al documento, indicando la ubicación del documento en la que serán agregadas, sea esta al principio, final o entre el documento; Debe permitir eliminar páginas si el usuario cuenta con el permiso correspondiente; Debe permitir editar los campos índices del documento si el usuario tiene asignado los permisos de edición, Permitir mover páginas en el orden deseado, si el usuario cuenta con el permiso de mover páginas, Permite eliminar el documento   completo, moviéndolo a una papelera en el servidor, si el usuario cuenta con el permiso de eliminación lógica, Permite eliminar el documento completo si el usuario cuenta con el permiso de eliminación permanente.
	-Versionado de documentos: Debe permitir visualizar el historial de versiones por documento, generadas en forma automática tras la modificación de los mismos y/o sus campos asociados; Debe permitir acceder a versiones anteriores del documento.

	-Indexación o carga de datos: Los campos índices a cargar deben visualizarse en conjunto (en la misma pantalla) con el documento, de modo que el usuario pueda digitar fácilmente; Posibilidad de utilizar fuentes externas e internas para obtención de datos en el proceso de indexación o carga de datos; Debe manejar mínimamente los siguientes tipos de datos (Entero, Decimal, Fecha, Cadenas cortas para oraciones simples y extensas para soportar párrafos completos, Booleano, lista de ítems con la posibilidad de seleccionar uno o más ítems); Posibilidad de indexar a partir de un lote de archivo importado; Debe permitir la indexación casual de documentos seleccionando individualmente los documentos deseados; Debe controlar la unicidad de documentos mediante reglas previamente definidas, con alertas emergentes en el caso que se compruebe una duplicidad, y manejo de opciones de acciones sobre los documentos afectados; Debe soportar múltiples formatos de archivos: PDF, JPG/JPEG, BMP, PNG, Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf) y Open Document Format (odt, ods, odp)
	-Integración con Servidor de Directorio: Debe posibilitar la administración centralizada de usuarios y grupos de usuarios a través de un servidor de directorio; Debe soportar la integración con Servidores de Directorio open source como propietarios; Debe soportar autenticación segura mediante Kerberos
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA	- Permitir el alta, baja y modificación de Tipos de documentos, campos índices, usuarios y grupos de usuarios. - Dependencias o Secciones Departamentales de usuarios. - Permiso mediante los siguientes roles: - Consulta y visualización sin marca de agua - Consulta restringida con visualización de marca de agua - Descarga de documentos - Indexación de documentos - Actualización de campos índices - Añadir páginas al documento - Eliminar páginas al documento - Mover páginas del documento - Exportar documentos - Vincular documentos -Eliminación definitiva o de la papelera - Descargar resultado de búsqueda como reporte
WEB SERVICES	-Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios. -Debe permitir la indexación de documentos desde sistemas externos. -Permitir consultar documentos mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición. -Permitir descargar documentos desde sistemas externos. -Debe soportar web services de tipo SOAP (Simple Object Access Protocol) y REST (Representational State Transfer) -Deberá proveer la documentación descriptiva de los métodos disponibles, los parámetros que soporta y el formato de respuesta.
AUDITORÍA	-Debe registrar la pista de auditoría de las acciones de los usuarios (logs de eventos) por fecha y hora, permitiendo la generación de reportes a partir de los mismos. -Debe registrar la fecha/hora de autenticación y la dirección IP de usuarios que ingresen al sistema. -Debe registrar las búsquedas realizadas; incluyendo información del usuario, la fecha/hora, el tipo de documento consultado, y los operadores de condición. -Debe registrar la eliminación de documentos; incluyendo información del usuario, fecha/hora, datos que identifiquen el documento eliminado. -Debe registrar la visualización y descarga de documentos, incluyendo información del usuario, fecha y hora. -Debe registrar la edición de la imagen de los documentos y sus respectivos campos índices asociados
REPORTES	-Debe permitir administrar el acceso a los reportes a través de roles de acceso. -Debe permitir generar reportes en formato PDF y XLS. -Debe proveer un inventario por tipo de documento, presentando los campos índices cargados y las páginas por documento. -Debe proveer información sobre los usuarios y sus permisos. -Debe proveer un informe de consultas por rango de fecha. -Debe permitir incorporar nuevos reportes de acuerdo a las necesidades y la información de consulta y auditoría almacenada en el sistema. -Deberá proveer auditoría de las acciones realizadas por los usuarios
CONTROL DE VENCIMIENTO DE DOCUMENTOS	-Debe permitir al usuario definir la fecha fin de vigencia del documento. -Debe calcular automáticamente la fecha de vencimiento a partir de la fecha de inicio de vigencia del documento. -Debe permitir al usuario postergar la fecha de vencimiento de los documentos. -Debe emitir alertas por correo notificando los documentos que están en fechas próximas al vencimiento. -Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos vencidos.
IMPORTADOR E INDEXADOR AUTOMÁTICO	-Deberá importar automáticamente los documentos alojados dentro de un repositorio centralizado. -Deberá            indexar           automáticamente             los documentos importados obteniendo los campos índices asociados a partir de fuentes externas, como ser una base de datos o un archivo con formato csv. -Deberá permitir iniciar automáticamente en el estado inicial de los documentos. -Deberá permitir vincular automáticamente con otros documentos mediante fuentes externas. -Deberá permitir importar documentos en forma recursiva recorriendo los subdirectorios de la carpeta especificadas

SEGURIDAD

-Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios. -Se requiere que la comunicación y transmisión de datos entre el cliente (navegador web) y el sistema se realice mediante el protocolo seguro de transferencia HTTPS. -Se requiere que los documentos presenten marcas de agua

dinámicas de acuerdo al usuario que visualice o descargue los mismos. -Debe implementar las siguientes políticas para el uso de las contraseñas (expiración de contraseña, complejidad mínima de contraseña requerida y bloqueo de ingreso tras intentos fallidos consecutivos). -Autorización de visualización, edición y descarga por tipo de documento, mediante roles del sistema. -Protección contra ataques del tipo SQL Injection. -Protección contra ataques del tipo XSS (Cross Site Scripting) permanente y reflexivo, filtrando los parámetros de entrada a la aplicación. Además, declarar las cookies como HTTPonly, protegiéndolos de lectura y escritura por parte de scripts del lado del usuario. De esta forma solo el servidor y el navegador tendrán acceso a la información guardada en los mismos. -Protección contra ataques del tipo Clickjacking Attack utilizando cabeceras http de tipo X-Frame0ptions. -Almacenamiento de contraseñas aplicando el algoritmo SCrypt especialmente diseñado para protegerlas. No es aceptable el algoritmo MD5. Además, se requiere incorporar salts aleatorias a la contraseña. -No publicar información acerca del servidor web utilizado en los servicios http, pues esta información podría resultar útil para enfocar los ataques hacia la versión específica del servidor web. -Los mensajes de excepciones mostrados en errores http deben ser personalizados a fin de no proporcionar ninguna información que pueda servir a un atacante -Permitir configurar por departamento y usuario marcas de agua a página completa

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA ENTREGABLE

Manual de Consulta Manual de Indexación Manual de Administración Manual de Web Service

 

• Nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado:

Derlis Noguera, secretario del Consejo Ejecutivo de la Institución.

• Necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada:

Obtener un correcto archivo digital, de manera ordenada de las documentaciones de la Secretaría General.

• La Planificación del presente proceso licitatorio responde a una necesidad temporal del servicio requerido.
• Las especificaciones técnicas establecidas responden a la necesidad real existente de la Institución, a fin de precautelar la seguridad y ordenamiendo de los archivos y documentaciones de la Institución..

Producto Entregable	Descripción del bien	Lugar de entrega de los bienes	Fecha(s) final(es) de entrega de los bienes
1	Instalación, Optimización de la Infraestructura Tecnológica, puesta en funcionamiento y entrega del Plan de proyecto	En la dirección de la convocante	Dentro de los 25 días hábiles posteriores a la firma del contrato.
2	Entrega del Scanner, Servidor y Sistema de Gestión Documental	En la dirección de la convocante
3	Digitalización 50.000 (cincuenta mil) paginas digitalizadas.	En la dirección de la convocante
4	Digitalización 100.000 (cien mil) paginas digitalizadas.	En la dirección de la convocante

Producto Entregable	Descripción	Plazo posterior a la remisión de la Orden de Servicio
1	Instalación, Optimización de la Infraestructura Tecnológica, puesta en funcionamiento y entrega del Plan de proyecto	Dentro de los 25 días hábiles posteriores a la firma del contrato.
2	Entrega del Scanner, Servidor y Sistema de Gestión Documental
3	Digitalización 50.000 (cincuenta mil) paginas digitalizadas
4	Digitalización 100.000 (cien mil) paginas digitalizadas

No aplica

No aplica

No aplica

Planificación de indicadores de cumplimiento:

INDICADOR	TIPO	FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA
Cumplimiento del 100% de los productos entregables	Nota de Remisión y/o acta de  recepción.	Dentro de los 25 días hábiles posteriores a la firma del contrato.

La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.

1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.

2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.

3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.

En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.

La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:

1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.

2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.

3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.

4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.

5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.

Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.

La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.

La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.

La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.