Consulta:

En el Pliego de bases y condiciones, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS - Detalles de los productos y/ servicios con las respectivas especificaciones técnicas – CPS - 1. Especificaciones Técnicas – punto b) pagina 14/27.
Donde dice “Durante la ejecución del servicio se requerirá el desarrollo detallado de los siguientes aspectos que serán tenidos en cuenta para el cumplimiento mínimo de estas especificaciones técnicas: Requerimientos Generales para la generación de archivos” y a continuación cita varios ítems a tener en cuenta para la generación de la documentación digital, entre ellos: “Sistemas de Control de Calidad y Consistencia: (mecanismos a definir)”
Teniendo en cuenta la naturaleza del trabajo y las exigencias de la institución, de manera a contar con la máxima calidad de archivos, solicitamos se incluya y defina en el citado punto, lo siguiente, de manera a que los oferentes detallen dicho sistema de control de calidad y consistencia, y dichos mecanismos incluyan mínimamente:
• Control: en este proceso se deberá controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no se cumple con dichos estándares, el sistema deberá permitir la opción de volver a escanear.
• Carga de campos índices (indexación): el sistema deberá contar con la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema deberá permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
• Verificación: el sistema deberá permitir el control de los campos cargados en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar que los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, controlar o regresar al proceso de indexación.
• Deberá tener la capacidad de inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas
- Nombre de formulario
- Escaneado.
- Indexado.
- Re – escaneo.
- Control de calidad.
- Verificado.

Reportes
• Deberá contar con la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio.
• Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos.

Renombrado: Deberá contener reglas de renombrado en forma automática, esto se deberá realizar con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Deberá controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.

Revisión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema deberá contar con la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado “A” a otro estado “B”, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.

Movimiento
• Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:
- Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico.
- Documentación en cola a preparar.
- Documentación preparada.
- Documentación a escanear.
- Documentación escaneada.
- Documentación a reagrupar.
- Documentación reagrupada.

• Deberá contar con la posibilidad de extraer el historial de los movimientos estados actuales de los lotes documentales.

Consulta:

En el Pliego de bases y condiciones, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS - Detalles de los productos y/ servicios con las respectivas especificaciones técnicas – CPS - 1. Especificaciones Técnicas – ENTREGABLES EXIGIDOS: Donde se cita una planilla con datos básicos de inventario estándar. Página 15/27.
Conforme al proyecto anterior culminado, solicitamos a la convocante determine los Campos Índices Mínimos, de manera a dar continuidad y estandarizar los trabajos realizados anteriormente y que los mismos sean:
Tipos de documentos y campos asociados
1. Resoluciones:
• Número de caja (alfanumérico) 5 caracteres como máximo
• Tipo de documento (Catalogo)
 Resolución
• Sub tipo de documento (Catalogo)
 Resolución
• Origen (Catalogo)
 Dirección Jurídica
 Dirección de normas y control
 Dirección administrativa
 Dirección de tecnología de la información
 Dirección de capacitación
 Dirección de verificación de contratos
 Dirección de auditoria interna institucional
 Dirección de atención a usuarios
 Dirección de desarrollo e información estratégica
• Año (Numérico) 4 caracteres como máximo
• Número de Resolución (alfanumérico) 5 caracteres como máximo
• Observación (alfanumérico) 500 caracteres como máximo
2. Dirección Jurídica:
• Proveedor (alfanumérico) 100 caracteres como máximo
• Número de caja (alfanumérico) 5 caracteres como máximo
• Tipo de documento (Catalogo)
 Protestas
 Sumarios
 Denuncias
 Consultas
 Avenimientos
 Investigaciones
 Recursos de Reconsideración
 Coordinación Jurídica
 Otros
• Sub tipo de documento (Catalogo)
 Protestas
 Sumarios
 Denuncias
 Consultas
 Avenimientos
 Investigaciones
 Recursos de Reconsideración
 Coordinación Jurídica
 Otros
• Origen (Catalogo)
 Dirección Jurídica
 Dirección de normas y control
 Dirección administrativa
 Dirección de tecnología de la información
 Dirección de capacitación
 Dirección de verificación de contratos
 Dirección de auditoria interna institucional
 Dirección de atención a usuarios
 Dirección de desarrollo e información estratégica
• Año (Numérico) 4 caracteres como máximo
• Número de Expediente alfanumérico) 5 caracteres como máximo
• Número de ID alfanumérico) 6 caracteres como máximo
• Número de Resolución (alfanumérico) 5 caracteres como máximo
• Observación (alfanumérico) 500 caracteres como máximo
3. Notas:
• Proveedor (alfanumérico) 100 caracteres como máximo
• Número de caja (alfanumérico) 5 caracteres como máximo
• Tipo de documento (Catalogo)
 Notas
• Sub tipo de documento (Catalogo)
 Notas
• Origen (Catalogo)
 Dirección Jurídica
 Dirección de normas y control
 Dirección administrativa
 Dirección de tecnología de la información
 Dirección de capacitación
 Dirección de verificación de contratos
 Dirección de auditoria interna institucional
 Dirección de atención a usuarios
 Dirección de desarrollo e información estratégica
• Número de nota (Numérico) 5 caracteres como máximo
• Año (Numérico) 4 caracteres como máximo
• Observación (alfanumérico) 500 caracteres como máximo
4. Memorándum:
• Proveedor (alfanumérico) 100 caracteres como máximo
• Número de caja (alfanumérico) 5 caracteres como máximo
• Tipo de documento (Catalogo)
 Memorándum
• Sub tipo de documento (Catalogo)
 Memorándum
• Origen (Catalogo)
 Dirección Jurídica
 Dirección de normas y control
 Dirección administrativa
 Dirección de tecnología de la información
 Dirección de capacitación
 Dirección de verificación de contratos
 Dirección de auditoria interna institucional
 Dirección de atención a usuarios
 Dirección de desarrollo e información estratégica
• Número de memorándum (Numérico) 5 caracteres como máximo
• Año (Numérico) 4 caracteres como máximo
• Observación (alfanumérico) 500 caracteres como máximo
5. Expedientes:
• Año (Numérico) 4 caracteres como máximo
• Fecha (fecha)
• Número de expediente (alfanumérico) 5 caracteres como máximo
• Número de nota (Numérico) 5 caracteres como máximo
• Número de Resolución (alfanumérico) 5 caracteres como máximo
• Proveedor(alfanumérico) 100 caracteres como máximo
• Número de ID (alfanumérico) 6 caracteres como máximo
• Descripción del Expediente (alfanumérico) 500 caracteres como máximo
• Cantidad de Folios (numérico) 3 caracteres como máximo
• Observación (alfanumérico) 500 caracteres como máximo
• Número de caja (alfanumérico) 5 caracteres como máximo
• Tipo de Documento (catalogo)
 Expedientes

Consulta:

En el Pliego de bases y condiciones, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS - Detalles de los productos y/ servicios con las respectivas especificaciones técnicas – CPS - 1. Especificaciones Técnicas – PERSONAL TÉCNICO Y OPERATIVO: a. 1 (un) Coordinador General del Proyecto: que actúe de contraparte ante la DNCP. Página 15/27.
Solicitamos a la convocante que el Coordinador General tenga el grado de Gerente General del Proyecto, y que el mismo deba contar con un certificado de cursos dictados por el PMI (Project Management Institute); que deberá adjuntarse a la carpeta de presentación de ofertas.
De esta manera, la institución asegura la idoneidad y capacidad de la persona que lidera el proyecto de parte del oferente, asegurando la optimización de los recursos y la calidad del trabajo exigido.

Consulta:

En el Pliego de bases y condiciones, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS - Detalles de los productos y/ servicios con las respectivas especificaciones técnicas – CPS - 1. Especificaciones Técnicas – INFRAESTRUCTURA REQUERIDA. Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas. Página 15/27.
Solicitamos a la convocante incluya entre las características mínimas las siguientes características:
- Software especializado para captura de imágenes.
- Modos de operación: Unilateral, Bilateral, Color, Escala de Grises, Blanco y Negro, Difusión de Error, Mejoramiento de Texto Avanzado (dos tipos)
De manera a dar mayor calidad y control a las imágenes generadas por el escáner documental requerido.

Consulta:

En el Pliego de bases y condiciones, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS - Detalles de los productos y/ servicios con las respectivas especificaciones técnicas – CPS - 1. Especificaciones Técnicas – INFRAESTRUCTURA REQUERIDA. Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas. Página 15/27.
Solicitamos a la convocante incluya entre las características mínimas las siguientes características:
- Software especializado para captura de imágenes.
- Modos de operación: Unilateral, Bilateral, Color, Escala de Grises, Blanco y Negro, Difusión de Error, Mejoramiento de Texto Avanzado (dos tipos)
De manera a dar mayor calidad y control a las imágenes generadas por el escáner documental requerido.