El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
ÍTEM 1 PATRIMONIO
Registro de los datos de las cuentas contables, si bien l sistema ya cuenta con una pre-carga de datos en esta sección, se pueden realizar modificaciones para adecuarlas a las necesidades reales de la Institución. Recomendamos eliminar las cuentas que no serán utilizadas a fin de poseer un listado depurado de dependencias al momento de seleccionar los filtros en los reportes.
El sistema permite generar un listado de las cuentas contables, los datos disponibles dentro del filtro son Cuenta y denominación.
Seleccionando el nro. de cuenta se mostrarán todas las cuentas inferiores a la seleccionada más la cuenta seleccionada.
En esta sección se debe cargar el organigrama Institucional escalonado por verticalidad de dependencias dentro de la Institución.
Esto se utilizará para asignar donde se encuentra el bien dentro de la Institución. En el caso que una dependencia tenga una ubicación física en más de un piso/edificio/localidad recomendamos crear un registro por cada ubicación física a fin de asignar un dato más específico de la ubicación del bien patrimonial.
Los íconos de arriba son correspondientes a AGREGAR, EDITAR y ELIMINAR. La funcionalidad de Agregar inserta el nuevo elemento dentro del nivel donde se presionó el ícono AGREGAR.
Sección de carga de datos de funcionarios y proveedores a fin de enlazarlos dentro del sistema en diversos casos como ser:
Observación: En el campo Identificación debe ir el nuero de cédula o RUC correspondiente, en el caso de número de cédula debe ir sin puntos de separación de miles. En el campo Nombre se debe ingresar el nombre del proveedor y en el caso de funcionario se debe introducir tanto el nombre como el apellido dentro del mismo campo.
La asignación de código por Organigrama se utiliza para determinar la correspondencia de las dependencias con el código patrimonial.
Citamos los siguientes ejemplos a fin de comprenden el uso
Dependencias
Todas las dependencias son expresadas de la siguiente manera NN.NN donde N es un número del 0 al 9.
Bienes
Donde los primeros dos dígitos son el identificador de la entidad, los siguientes dos grupos son los correspondientes a la dependencia donde es incorporado el bien y el tercer grupo en un numero secuencial por orden de alta del bien.
10-01-01-00001 - Notebook incorporada en la Dirección Financiera. 10-01-01-00002 - Heladera incorporada en la Dirección Financiera. 10-01-02-00001 - Notebook incorporada en el Dpto. de Presupuesto. 10-02-01-00001 - Mesa incorporada en el Gabinete Ministerial.
10-02-02-00001 - Mesa incorporada en la Dirección de Apoyo.
Modo de carga: En el formulario de carga se debe vincular la dependencia con los dígitos identificadores de la dependencia.
VIPC son las siglas del valor del índice de precios al consumidor, valor índice de precios de las marcas al consumo o valor índice de precios al consumo. La denominación precisa varía según el país.
El VIPC es un índice en el que se valoran los precios de un conjunto de productos (conocido como «canasta familiar» o «cesta familiar») determinado sobre la base de la encuesta continua de presupuestos familiares (también llamada «encuesta de gastos de los hogares»), que una cantidad de consumidores adquiere de manera regular, y la variación con respecto del precio de cada uno, respecto de una muestra anterior. Mide los cambios en el nivel de precios de una canasta de bienes y servicios de consumo adquiridos por los hogares. Se trata de un porcentaje que puede ser positivo (lo que indica un incremento de los precios) o negativo (que refleja una caída de los precios).
Usos del VIPC:
El objetivo es medir la evolución de los precios de los bienes y servicios representativos de los gastos de consumo de los hogares de una región. Los usos que se le suelen dar son:
Carga y Alta de Bienes
Registro de datos del bien, imagen, dependencia de origen, fecha de fabricación, proveedor, factura, numero de obligación, periodo de obligación, valor, cantidad, y estado de conservación.
Detalles importantes al momento de carga de datos en el sistema:
Código patrimonial
El sistema permite introducir manualmente el código patrimonial, el caso que se deje el campo en blanco el sistema automáticamente generará un código para el bien correspondiente a los códigos de la dependencia de origen y la correlatividad de números teniendo en cuenta la cantidad de bienes cargados al sistema.
Cuenta
El momento de seleccionar la cuenta el sistema verificará si el bien corresponde a una cuenta especial del tipo rodado o inmueble, en ambos casos se desplegarán dentro de la pantalla más campos correspondientes a estos datos específicos
Descripción
La descripción del bien debe ser lo más detallada posible a fin de que pueda ser utilizada para dar una descripción exacta del bien, esta descripción puede incluir nros. de serie y características como color, volumen, tamaño, modelo etc.
Dependencia de origen
Para el caso de bienes nuevos a ser registrados en el sistema se debe indicar la primera dependencia donde será incorporado el bien. En el caso de una carga inicial de datos al sistema se deberá indicar directamente la dependencia donde se encuentra actualmente el bien.
Cantidad
El sistema generará la cantidad de bienes según la cantidad indicada dentro del campo cantidad, generando así un código patrimonial para cada bien generado. En este caso se deberá dejar en blanco el
campo Código patrimonial. Valor
Se deberá registrar el valor de compra del bien, no así el valor contable, el valor contable será generado a través de un cálculo teniendo en cuenta la fecha de incorporación del bien.
Movimiento de los Bienes
Incorporación o actualización de la ubicación de bienes mediante los tipos de movimientos:
Procedimiento
El movimiento interinstitucional de bienes de uso como altas y traspasos internos, préstamos, transferencias, inservibles, faltantes, se relacionarán en este formulario.
El Dpto. de patrimonio del organismo o entidad que ocasiona el movimiento de bienes, registrarán en forma centralizada estas operaciones para garantizar su control sobre los mismos.
Campos requeridos
El número y fecha son campos con autocompletado automático, posee la opción de carga manual durante el periodo de carga de datos históricos, luego de este periodo se debería inhabilitar la edición de estos campos.
Dentro de cada movimiento se podrán enlazar N bienes, todos los bienes se deben encontrar dentro de la misma dependencia.
Documento respaldatorio que emite
El sistema genera un FC11 para cada grupo de movimiento de bienes. Así también agrega registros para la emisión del FC04 donde figuran los movimientos agrupados y los bienes que no poseen movimientos.
Asignación de Responsable del Bien
Designación del responsable del bien, dependencia del mismo, fecha y lugar de transferencia del bien. Emisión de la Planilla de Responsabilidad Individual.
Momento en el cual se realiza este procedimiento
El director o jefe de dependencia dispondrá elaborar la planilla de responsabilidad individual (inventario permanente), cada vez que se produzca la entrega de los bienes de una oficina, repartición, etc., a un nuevo responsable, quién firmará conjuntamente con el ordenador o superior correspondiente. A medida que se producen entregas de nuevos bienes para el uso, se ampliará esta planilla con el propósito de mantenerla actualizada.
Este documento será de uso interno de cada dependencia, utilizando el original como control a cargo del jefe respectivo y la copia para el usuario y responsable de los bienes.
Periodicidad en la carga de datos
Estos formularios se deber cargar en el momento de tomar posesión de cargos o cuando se realiza el inventario inicial de cada dependencia.
Documento respaldatorio que emite
El sistema genera el formulario FC 10 correspondiente a la PLANILLA DE RESPONSABILIDAD INDIVIDUAL
Inventario
Registro de la dependencia actual del bien según fecha de movimiento, funcionario responsable, verificación del estado en el que se encuentra el bien, además del registro del funcionario encargado del inventariado.
Datos generales del inventario
Para realización de un inventario patrimonial se realiza primeramente la carga de los datos que son representativos para identificar cuando, quien, donde se realizó el inventario.
Se debe ingresar la fecha de inicio y fin del periodo de inventariado, así como una descripción detallada donde se pueda identificar los datos citados en el párrafo anterior.
Datos de los bienes inventariados
Se deben vincular todos los bienes que han sido registrados dentro del inventariado correspondiente.
Bienes de Proyectos
Registración de bienes de proyectos dejando en estado pendiente de incorporación hasta su generación a través de FC08.
Bienes ajenos a la institución
Registración y control de bienes ajenos de la institución asignado responsables, pero no interfiriendo en informes institucionales ni generando cálculos de revalúo/depreciación.
Documento respaldatorio que emite
El sistema genera el formulario FC 03 correspondiente a la INVENTARIO DE BIENES DE USO. Este documento se encarga de la normalización del proceso de registros y control de los bienes inventariados de conformidad a las instrucciones del manual de procedimientos dictaminado por el Ministerio de Hacienda.
Emisión de planillas FC
Emite los informes FC solicitados por el Departamento de Bienes del Estado del Ministerio de Hacienda
FC 01-Bienes de Uso-Revalúo y Depreciación
OBJETIVO:
Registrar, en cédulas individuales para cada bien, el inventario de los bienes de uso de la institución, su valor, ubicación y depreciación.
Periodicidad
Una cédula permanente para cada bien de uso.
Cantidad de Ejemplares
Uno, para uso del Departamento o unidad de patrimonio.
Uso del Formulario
1.- Con base en el informe mensual de la unidad de contabilidad, la unidad de patrimonio abrirá una ficha para cada bien en uso, entregado a las dependencias del Sector Público.
2.- Para elaborar inventarios se cumplirá con lo indicado en el Manual de Procedimientos que establece normas para la administración, clasificación, control y contabilidad de los bienes del Estado.
3.- Se completarán las informaciones, de acuerdo con las instrucciones y referencias del modelo adjunto que se explica:
1. Unidad.
usando pintura, placas, u otro elemento.
(20) Se obtiene multiplicando VALOR BIENES por el VIPC del año a que corresponda su aplicación. (21) Se obtiene sumando VALOR BIENES más REVALUO DEL EJERCICIO (19 + 20).
(34) Tipo de formulario que ampara el movimiento del bien.
(36) Número del citado formulario.
FC 03 Inventario de Bienes de Uso
OBJETIVO
La normalización del proceso de registros y control de los bienes inventariados de conformidad a las instrucciones de este manual.
Periodicidad:
De conformidad a la establecida en este manual y normativas vigentes.
Cantidad de Ejemplares
Original: Dpto. de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda.
Duplicado: Dpto. de Patrimonio de la entidad.
Uso del formulario
FC 04 Movimiento de Bienes de Uso
OBJETIVO
Informar del movimiento producido por altas, bajas, traspasos, compras, donaciones de bienes de uso. Al Departamento de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda, además utilizarán para las rendiciones de cuentas y otros requerimientos.
Periodicidad
Información mensual.
Cantidad de ejemplares
Original: Dpto. de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda.
Duplicado: Dpto. de Patrimonio o la sustitutiva de la entidad.
Uso del Formulario
FC 05 Consolidación de Bienes de Uso
Objetivo
Informe consolidado institucional del movimiento mensual de bienes de uso, a los efectos de su presentación al Departamento de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda, de acuerdo a los requerimientos.
Periodicidad
Información mensual.
Cantidad de ejemplares
Original: Dpto. de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda.
Duplicado: Dpto. de Patrimonio o la sustitutiva de la entidad.
Otras copias se emitirán de acuerdo a las necesidades o de la estructura orgánica de cada entidad.
Uso del Formulario
FC 06 Inventario de Bienes de Uso Sintético Objetivo
Disponer de un informe sintético actualizado al cierre del ejercicio, del inventario revaluado y depreciado, perteneciente al organismo o entidad.
Periodicidad
Información anual por cierre de ejercicio.
Cantidad de ejemplares
Original: Departamento de Bienes Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda.
Duplicado: Oficina de Patrimonio o la sustitutiva de la entidad.
Otras copias se emitirán de acuerdo a las necesidades o de la estructura orgánica de cada entidad.
Uso del Formulario
FC 7.1 Revalúo y Depreciación de los Bienes de uso por Cuentas Objetivo
Agrupar por cuentas con los valores correspondientes de los bienes de uso, de acuerdo a los cálculos realizados según normativas de cierre del ejercicio.
Periodicidad
Se emitirá en forma anual.
Cantidad de ejemplares
Original: Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda. Copia: Unidad Contable de la Institución.
Copia: Archivo de la Unidad Patrimonial de la Institución.
Otras copias se emitirán de acuerdo a las necesidades o de la estructura orgánica de cada entidad.
Uso del Formulario
FC 7.2 - Revalúo y Amortización de los bienes intangibles resumen por cuentas
Objetivo
Agrupar por cuentas, con los valores correspondientes de los bienes intangibles, de acuerdo a los cálculos realizados según normativas de cierre del ejercicio.
Periodicidad
Se emitirá en forma anual.
Cantidad de ejemplares
Original: Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda. Copia: Unidad Contable de la Institución.
Copia: Archivo de la Unidad Patrimonial de la Institución.
Otras copias se emitirán de acuerdo a las necesidades o de la estructura orgánica de cada entidad.
Uso del Formulario
FC 8 - Incorporación de bienes de uso - Unidades Ejecutoras de Proyectos.
Objetivo
Informar al Departamento de Patrimonio de los organismos y entidades del Estado. y ésta al Departamento de Bienes del Estado del Ministerio de Hacienda, el movimiento de bienes de uso, producido por compras, donaciones.
Dependencia emisora
La elaboración de los movimientos de bienes de uso es responsabilidad de las Unidades Ejecutoras de Proyectos.
Periodicidad
Información mensual.
Uso del formulario
FC 9 - Hoja de Costos de Inversión.
Objetivo
Llevar las anotaciones de los costos agrupados separadamente en los conceptos de materiales, mano de obras y gastos indirectos aplicables al costo de los respectivos proyectos de construcción de obras (edificios, infraestructuras, instalaciones, etc.) requeridos por cada una de las etapas de la construcción, desde el inicio hasta la terminación del proceso, como así, lo correspondiente a las diferentes etapas de ingeniería, de acuerdo a las certificaciones de obras emitidas.
Dependencia emisora
Departamento de Patrimonio, en base al informe proveído por el centro de costos responsable de llevar el registro y control de la concentración y distribución de los diferentes costos.
Periodicidad
La hoja de costos debe formularse simultáneamente a la iniciación de la obra correspondiente y estará vigente hasta su terminación.
Uso del formulario
Procedimientos
Los centros de costos producirán las informaciones requeridas por las centrales para incorporar en las cuentas del sistema integrado las operaciones que garanticen el registro, control y evaluación permanentes de inventarios de bienes almacenados y de bienes en uso, la producción en proceso, las obras en ejecución, los costos de funcionamiento y demás informes establecidos en el Manual de Procedimientos. Los centros de costos podrán utilizar en forma anexa, otros formularios que se ajuste a la necesidad.
FC 10 - Planilla de Responsabilidad Individual
Objetivo
Establecer las responsabilidades individuales de funcionarios públicos o contratistas de obras que tengan a su cargo el uso, la administración o custodia de bienes nacionales. La planilla de cargo o inventario permanente permite identificar los bienes suministrados para el uso de las dependencias del Estado.
Periodicidad
Estos formularios se emiten en el momento de tomar posesión de cargos o cuando se realiza el inventario inicial de cada dependencia.
Cantidad de ejemplares
Original: Jefatura de dependencia. Duplicado: Funcionario responsable
Uso del Formulario
FC 11 - Movimiento Interno de Bienes de Uso Objetivo
Informar a la superioridad correspondiente el movimiento interno mensual de los bienes de uso, indicando su procedencia y destino, así como el estado de conservación de los mismos y la clase de operaciones realizadas, tales como préstamos, traspasos y/o faltantes.
Periodicidad
La información se elaborará cada vez que se realice el movimiento interno de los bienes de uso.
Cantidad de ejemplares
Original: Departamento de Patrimonio.
Copias: Dependencias remitente y destinataria.
Uso del Formulario
P - Préstamo T - Traspaso F - Faltante.
FC 18 - Planilla de Certificación de Inscripción Vehículos y Maquinarias
Objetivo
Certificar la propiedad del Estado Paraguayo de cada uno de los vehículos puesto al servicio de las instituciones que deben circular bajo la responsabilidad de un usuario y/o administrador, para cumplir labores exclusivamente oficiales.
Periodicidad
Cuando el vehículo se destina al uso de una dependencia o se ordena el traspaso del mismo.
Cantidad de ejemplares
Original: Dependencia oficial recurrente que tiene a su cargo el vehículo o maquinaria. Duplicado: Departamento de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública.
FC 19 - Planilla de certificación de Inscripción de Inmuebles del Estado Objetivo
Certificar la inscripción de los inmuebles del Estado Paraguayo al servicio de las instituciones a los efectos de su presentación a los organismos de control y actos administrativos.
Periodicidad
Cuando el inmueble se destina al uso de una dependencia o se ordena el traspaso del mismo.
Cantidad de ejemplares
Original: Dependencia oficial recurrente que utiliza el inmueble. Duplicado: Departamento de Bienes del Estado de la Dirección
FC 20 - Planilla de certificación de Inventario de Bienes de uso del Estado Objetivo
Certificar que los bienes de uso propiedad de los organismos y entidades del Estado, se encuentran en el inventario de bienes remitidos por los mimos, al Dpto. de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda.
Periodicidad
Cada vez que los organismos y entidades del Estado la soliciten.
Cantidad de ejemplares
Original: Dpto. de Patrimonio o la sustitutiva de la entidad. Duplicado: Dpto. de Bienes del Estado del Ministerio de Hacienda. Si existe necesidad, se emitirán otras copias.
Uso del Formulario
FC 21 - Subsecretaria de estado de Administración Financiera
Objetivo
Autorizar a los organismos y entidades autónomas del sector público a dar de baja, traspasar, desmantelar, enajenar, etc., bienes de propiedad del Estado y administrados bajo su responsabilidad. Sirve como comprobante de la operación a los fines de control de legitimidad y de la oportunidad o mérito. Para excluir del inventario y la contabilidad del organismo o entidad.
Periodicidad
Cada vez que el Departamento de Patrimonio o la sustitutiva del organismo solicite efectuar las operaciones.
Cantidad de ejemplares
Original: Oficina de Patrimonio o la sustitutiva del organismo o entidad. Duplicado: Central contable de la entidad.
Triplicado: Departamento de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública.
FC 22 - Autorización Administrativa Objetivo
Las Entidades Autónomas y Autárquicas de la Administración Descentralizadas Autorizan a dar de baja, traspasar, desmantelar, enajenar, etc., bienes de propiedad del Estado y administrados bajo su responsabilidad. Sirve como comprobante de la operación a los fines de control de legitimidad y de la oportunidad o mérito. Para excluir del inventario y de la contabilidad de la entidad.
Periodicidad
Cada vez que el Departamento de Patrimonio o la sustitutiva de la entidad solicite efectuar las operaciones.
Cantidad de ejemplares
Original: Oficina de Patrimonio o la sustitutiva de la entidad. Duplicado: Central contable de la entidad.
Triplicado: Departamento de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública.
ÍTEM 2GESTION DE PERSONAL
DESCRIPCIÓN GENERAL
El módulo de Recursos Humanos debe encargarse de la gestión completa de los funcionarios nombrados
y contratados dentro de la institución.
Las funciones generales que debe cumplir son:
Todas las secciones del sistema deben generar reportes que puedan ser filtrados por distintos campos, todos estos reportes deben ser generados en formato pdf, los listados deben contar con la posibilidad de exportarlos a planillas del tipo Excel.
El acceso a los datos para para la edición como para consultas debe administrado modularmente y todos los cambios realizados dentro del sistema deben quedar auditados.
LISTADO DE FUNCIONALIDADES Y/O ADMINISTRACIÓN DE DATOS QUE POSEE EL SISTEMA
DETALLE DE FUNCIONALIDADES Y/O ADMINISTRACIÓN DE DATOS QUE DEBE POSEER EL SISTEMA
CARGA DE CARGOS APN
Cargo de datos de Cargos contemplados en el Anexo del Presupuesto Nacional a fin de vincularlo con anexo correspondiente al periodo.
Datos específicos: Denominación del cargo, Periodo Informes y Reportes:
CARGOS INTERNOS
Cargo de datos de Cargos internos ocupados dentro de la entidad a fin de vincularlos con el legajo del funcionario.
Datos específicos: Denominación del cargo, Descripción del trabajo. Informes y Reportes:
CATEGORÍAS DE FUNCIONARIOS
Cargo de datos de Categorías disponibles dentro del anexo del personal con todas sus especificaciones correspondientes.
Datos específicos: Código, Valor, Rango de fecha aplicable. Informes y Reportes:
ESTRUCTURA FINANCIERA
Administración de la estructura financiera por Periodo, Tipo de Presupuesto, Programa, Sub-Programa, Proyecto, Producto a fin de vincular el presupuesto con su línea correspondiente.
Datos específicos: Periodo, Tipo de Presupuesto, Programa, Sub-Programa, Proyecto, Producto, Denominación, Afectable al presupuesto si o no.
Informes y Reportes:
PRESUPUESTO DEL NIVEL 100 POR PERIODO
Carga del presupuesto público asignado al nivel 100 y la de sus eventuales reprogramaciones dejando constancias del presupuesto inicial y actual.
Datos específicos: Periodo, Tipo de Presupuesto, Programa, Sub-Programa, Proyecto, Producto, Objeto del Gasto, Fuente de Financiamiento, Organismo Financiador, Departamento, Monto del presupuesto.
Validaciones específicas:
Informes y Reportes:
TIPO DE CONOCIMIENTOS UTILIZADOS DENTRO DE LA ENTIDAD
Definición de tipo de conocimientos utilizado para la posterior clasificación del legajo académico de los funcionarios. A través de esta clasificación se intenta facilitar la búsqueda de funcionarios de la institución con cierto perfil académico.
Datos específicos: Descripción, Detalle, Nivel Académico. Informes y Reportes:
ADMINISTRACION DE FERIADOS
El sistema deberá poseer en sección de carga de fechas correspondientes a feriados a fin de poder realizar los cálculos de días hábiles cuando así sea necesario.
Datos específicos: Fecha, Motivo del feriado. Informes y Reportes:
TIPO DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LA GESTIÓN DE RRHH
Definición de tipo de documentos utilizados para respaldar situaciones dentro de la gestión de Recursos Humanos, esto se utilizará para su posterior vinculación con los movimientos que requieran un aval documental para ciertos procesos.
Datos específicos: Descripción, Detalle. Informes y Reportes:
POSIBILIDAD DE ADMINISTRAR VARIAS SEDES
El sistema debe contar con la posibilidad de administrar varias sedes de la entidad. Todas las secciones del sistema deben actuar bajo el principio de múltiples sedes, pudiendo así generar procesos e informes por sedes.
Datos específicos: Denominación, Departamento, Ciudad, Dirección, Nro. de Teléfono. Informes y Reportes:
REGISTRO DE RELOJES BIOMÉTRICOS ACTIVOS
Descripción Registro de datos de relojes biométricos activos dentro de la entidad en sus distintas sedes. A través de esta sección se puede tener control total de los equipos a nivel hardware para la realización del control de marcaciones.
Datos específicos: Denominación, Sede, Código, IP, Clave, Funcionario responsable, Estado. Informes y Reportes:
CÓDIGOS DE FUNCIONARIO PARA RELOJES
Administración de códigos por funcionario para cada reloj biométrico. Cada reloj maneja un código único por funcionario, por lo tanto, a través de esta información podemos interpretar la información de los relojes dentro del sistema de RRHH.
Datos específicos: Reloj, Funcionario, Estado, Código. Informes y Reportes:
OBTENCIÓN AUTOMÁTICA DE MARCACIONES DEL RELOJ
El sistema debe obtener de manera automática todos los datos del reloj biométrico. Datos específicos:
Mecanismos aplicables:
Trabajos de configuración y desarrollo:
Validaciones:
Informes y Reportes:
MARCACIONES DE FUNCIONARIOS
El sistema debe contar con una sección especial para la marcación de registros de entrada y salida de funcionarios. En esta sección se debe poder administrar todo lo concerniente a marcaciones tanto a través de los relojes biométricos como de manera manual/planilla.
Datos específicos:
Procesos:
Informes y Reportes:
TIPO DE PERMISOS CON SUS REGLAS CORRESPONDIENTES
Se deben cargar tipo de permisos permitidos a fin de categorizar los tipos de permisos existentes actualmente y otros que podrían llegar a surgir con el tiempo. Cada tipo de permisos debe cumplir sus reglamentaciones correspondientes indicadas en esta sección.
Datos específicos: Tipo de permisos, detalle de especificaciones genéricas.
Detalle de especificaciones genéricas: El detalle de especificaciones genéricas deberá ser ajustable a exigencias de la institución.
Informes y Reportes:
ANEXO DEL PERSONAL VIGENTE POR PERIODO
Carga del anexo del personal a fin de vincular con cada funcionario nombrado su línea correspondiente al anexo y tener un informe de categorías disponibles.
Datos específicos: Periodo, Categoría, Cargo APN, Línea Presupuestaria, Vigente desde, Vigente hasta, Tipo de línea (Presupuestado, Comisionado, Contratado Jornalero, Contratado Técnico, Contratado Profesional), Estado (Activo/Inactivo), Información de baja de funcionario
Validación específica: Cada funcionario puede tener solo un registro activo. Informes y Reportes:
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL RAMIFICADO EN MODO DE ÁRBOL
Carga del organigrama institucional por dependencias. El sistema debe manejar de manera independiente el organigrama institucional al organigrama o estructura financiera, ya que el institucional es el que denota las oficinas y procesos de los funcionarios.
El organigrama institucional no se maneja por periodo, es un organigrama eterno que si posee la posibilidad de decir que un ítem se encuentra activo o inactivo.
Las estructuras del organigrama deben ser en forma de árbol a fin de que el sistema no tenga un límite de niveles para la generación de dependencias relacionales.
Datos específicos: ID Ítem organigrama, Referencia al ítem padre, Nombre de la dependencia, dirección etc., Responsable y/o firmante.
Reglas:
Forma de búsqueda:
La búsqueda de los registros se hará teniendo en cuenta el ítem y sus padres. Por lo tanto, si existen un organigrama (ejemplo a continuación):
Entidad (1)
Dirección Administrativa (2)
Informática (3)
Tesorería (4)
Dirección de Apoyo (5)
Informática (6)
Comunicación Interna (7)
Donde se busca
Forma de utilización en filtros de reportes: En todos los sectores del sistema que se hagan referencia a un filtro por dependencia, el sistema debe poseer un checkbox para indicar si:
Informes y Reportes:
CARGA DE DATOS GENERALES DE FUNCIONARIOS
El sistema deberá administrar los datos de los funcionarios de la institución.
Datos específicos: CI, Nombre, Apellido, Genero, Fecha de nacimiento, usuario de sistema vinculado a este funcionario, Cta. Cte., Discapacidad, Horario de entrada, Horario de salida.
Archivo adjunto: Foto del funcionario. Validaciones específicas:
Informes y Reportes:
RESOLUCIONES VINCULADAS A LA GESTIÓN DE RRHH
Carga de resoluciones vinculadas a procesos de Recurso Humano. Se debe poder visualizar una copia digitalizada de las resoluciones que afectan los procesos.
Datos específicos: Nro., Periodo, Descripción, Firmantes. Archivo adjunto: Archivo en formato pdf.
Búsqueda: Se debe buscar tanto por numero como por descripción, se debe listar todos los movimientos que hacen referencia a esta resolución.
Informes y Reportes:
CONTRATOS VIGENTES Y NO VIGENTES VINCULADOS A FUNCIONARIOS
Carga de contratos a fin de vincular con los funcionarios contratados, el sistema debe manejar un estándar de contrato (hasta 3 formatos).
Datos específicos: Nro., Periodo, Funcionario, Vigencia desde/hasta, Tipo de contrato, Resolución vinculada.
Informes y Reportes:
INFORMACIÓN ACADÉMICA DE LOS FUNCIONARIOS
El sistema debe contar con una base de datos detallada de los cursos/capacitaciones/títulos de grado y post grados de sus funcionarios para de esta forma tener conocimiento de sus capacidades internas a fin de ubicar los funcionarios según sus mejores habilidades.
Datos específicos: Funcionario, Tipo de conocimiento, Descripción, Fecha de inicio del curso, Fecha de finalización del curso, Ciudad, País, Institución educadora.
Adjunto: Archivo en formato pdf a fin de adjuntar el titulo/diploma/certificado que avale el grado académico o conocimiento.
Búsqueda: La búsqueda se deberá poder realizar por distintos campos como ser: Tipo de conocimiento, edad, género, sede y otros.
Auto Gestión: La modalidad de auto gestión permite que los propios funcionarios interesados en que su legajo académico se encuentre actualizado puedan auto gestionar la actualización de sus datos a través de un usuario con el cual pueda tener acceso única y exclusivamente a sus datos. Los datos no serán publicados hasta que sea verificado por un usuario autorizado de recursos humanos.
Informes y Reportes:
INFORMACIÓN ANEXO POR FUNCIONARIO
El sistema debe guardar el historial del funcionario en relación a su anexo de persona. Datos específicos: Los datos específicos son guardados a través del anexo del personal. Informes y Reportes:
INFORMACIÓN DE TRAYECTORIA POR DEPENDENCIA Y CARGO
El sistema debe guardar el historial del funcionario en relación a las dependencias donde ha trabajado y que cargo ha ocupado.
Estos datos se deberán poder cargar desde dos modalidades: 1) A través de la ficha del funcionario. 2) a través del listado general de cargos y dependencias.
Datos específicos: Funcionario, dependencia, cargo interno. Informes y Reportes:
ADMINISTRACIÓN DE REMUNERACIONES EXTRAORDINARIAS
El sistema debe generar las planillas correspondientes a Remuneraciones Extraordinarias teniendo en cuenta todos sus cálculos correspondientes.
Datos específicos: Funcionario, Entrada, Salida, Cant., Horas, Fecha, Monto RE generado. Funciones específicas:
Informes y Reportes:
ADMINISTRACIÓN DE REMUNERACIONES ADICIONALES
El sistema debe generar las planillas correspondientes a Remuneraciones Adicionales teniendo en cuenta todos sus cálculos correspondientes para días hábiles como inhábiles.
Datos específicos: Funcionario, Entrada, Salida, Cant. Horas, Fecha, Monto RA generado, Monto RA día inhábil generado.
Funciones específicas:
Informes y Reportes:
PROCESOS DE GENERACIÓN DE BENEFICIOS POR ANTIGÜEDAD
El sistema debe administrar los beneficios percibidos por Antigüedad según las normativas dictaminadas. Datos específicos: Funcionario, monto aplicable, fecha de inicio de aplicación.
Informes y Reportes:
ADMINISTRACIÓN DE RESERVAS PARA AGUINALDO
El sistema debe generar informes o alertas sobre la necesidad de fondos para cubrir lo correspondiente a pago de aguinaldo realizando una proyección de gastos a fin de prever con tiempo posibles reprogramaciones. Así también debe presentar una proyección de gastos teniendo en cuenta el último pago realizado a fin de estimar la ejecución ideal por mes y anual.
Datos específicos: Funcionario, periodo, monto. Informes y Reportes:
OTROS BENEFICIOS
El sistema debe permitir la administración de otros tipos de beneficios que puedan percibir los funcionarios.
El sistema debe manejar esta asignación de permisos de una manera parametrizable determinando por cada permiso los parámetros a tener en cuenta para el cálculo correcto de los importes.
Se debe poder cargar beneficios con bonificaciones fijas y porcentuales, indicando dentro de estos beneficios que funcionarios deben percibir este beneficio.
Alguno de los beneficios que se deben de tener en cuenta son: Responsabilidad en el cargo, por hijos, Grado académico, Premio por rendimiento etc.
Datos específicos: Tipo de concepto, descripción, desde, hasta, Obj. del Gasto, tipo (Fijo, Porcentaje, Horas máximas, Funcionarios vinculados, Documento de respaldo)
Informes y Reportes:
DESCUENTOS
El sistema deberá poseer una sección de administración de descuentos a ser realizados a los funcionarios por motivos distinto a sanciones por falta en marcación de entrada/salida (Los descuentos que se encuentran dentro de los identificados por una mala marcación de su horario serán contemplados automáticamente dentro de la sección de marcaciones y generación de nómina).
Detalle de funcionalidades
Datos específicos: Denominación, Tipo, prioridad, Listado de funcionarios, fecha de inicio de descuento, Valor total a descontar, cantidad de aplicaciones, documento de respaldo.
Informes y Reportes:
VACACIONES
El sistema deberá poseer calculadores que puedan identificar las vacaciones que le corresponden a cada funcionario.
El cálculo de vacaciones por funcionario se realizará teniendo en cuenta la cantidad de días permitidos según la antigüedad y la cantidad de periodos anteriores que pueden acumular vacaciones pendientes. Datos específicos: funcionario, cantidad total de vacaciones, días tomados.
Informes y Reportes:
EMISIÓN DE CERTIFICADO DE TRABAJO
El sistema debe emitir el certificado de trabajo correspondiente con todos los datos del funcionario.
El formato del certificado laboral se debe coordinar con los responsables de RRHH.
Datos específicos mínimos: Nombre, antigüedad, cargo, lugar de trabajo, salario percibido, otros beneficios percibidos.
Informes y Reportes:
APERCIBIMIENTOS
El sistema debe controlar el comportamiento de los funcionarios entorno a sus marcaciones, generando así la nota correspondiente para el apercibimiento de los funcionarios dentro del plazo establecido.
La nota de apercibimiento será realizada de forma conjunta con los encargados de RRHH. Informes y Reportes:
MULTAS
El sistema debe realizar el control de apercibimientos de manera automática. No obstante, estos apercibimientos solo se aplicarán una vez que sea aprobada a resolución correspondiente y sea cargada dentro del sistema.
Los apercibimientos generados serán a través de la nómina, descontando hasta un valor tope correspondiente a lo generado en el cálculo de marcaciones.
Datos específicos: funcionario, mes, tipo de apercibimiento, valor calculado, valor a descontar. Informes y Reportes:
NOTIFICACIONES
El sistema deberá manejar una sección correspondiente a notificaciones a funcionarios, donde dentro del sistema se puedan especificar las notificaciones emitidas y recibidas.
Detalle de funcionalidades
Informes y Reportes:
GENERACIÓN DE NOMINA
El sistema contará con una sección de generación de nómina. La generación de dicha nómina generará un cierre dentro de los datos de los funcionarios, a fin de que a partir de generar la nómina no se puedan editar ningún registro con fecha menor a esa nómina que afecte a un funcionario involucrado dentro de dicha nómina.
Funcionalidades
Datos específicos: Funcionario, Mes, Rubro, Concepto, tipo de descuento, monto de descuento, estado, monto calculado, monto aplicado.
Informes y Reportes:
ÍTEM 3 SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTE
El sistema de Seguimiento de Expedientes se encarga de llevar el control de los movimientos de los Expedientes de la Institución.
El sistema contempla todos los datos generales del documento, lleva un control del flujo y funcionarios que tuvieron intervención en sus trámites.
El detalle de las actualizaciones que se deberán realizar son (Todas las funcionalidades actuales deberán estar presentes en la actualización):
Reordenar ítems del menú y generar un entorno propio
El módulo si bien debe ser parte integral del sistema SIRA, deberá ser reorganizado para presentarse en un entorno específico a sus funciones, esto a fin de facilitar el acceso y el entendimiento sobre las funciones específicas por parte de los usuarios.
Panel principal específico del módulo con datos gerenciales
Informaciones requeridas:
Presentación en modo transición
Adecuación del entorno a las especificaciones generales actualizadas
El módulo se deberá adecuar a las especificaciones generales establecidas en los puntos:
Generación de recorridos por tipo de expedientes
El sistema deberá permitir establecer flujos/recorridos predeterminados por tipos de expedientes. Los tipos de recorridos se vincularán a tipos de expedientes, pudiendo un mismo tipo de recorrido estar vinculados a varios tipos de expedientes y así mismo un tipo de expediente estar vinculado a varios tipos de recorridos.
El sistema utilizará este recorrido para poder generar informes estadísticos sobre el avance porcentual del expediente. Así mismo brindará un mayor entendimiento del flujo completo de las actividades de la institución.
El expediente utilizará como guía el recorrido vinculado, se podrá configurar que los expedientes puedan respetar o no este flujo de actividades. La propiedad de respetar o no el flujo del proceso podrá ser configurado tanto en la configuración del tipo de recorrido como en el expediente en cuestión.
Configuración de tiempos máximos por tipo de expedientes y dependencias
Se podrán configurar tiempos máximos de espera por cada tipo de expediente para cada dependencia. Se configurarán dos lapsos de tiempo por tipo de expediente:
Esta propiedad será utilizada para generar informes y alertas sobre la situación de expedientes.
Configuración de alertas y notificaciones
El sistema deberá emitir alertas y notificaciones vinculadas a los expedientes. Las alertas y notificaciones que deberán emitir el sistema son:
Implementación de sistema de impresión rápida y automática
El sistema deberá poder imprimir comprobantes de movimientos de manera automática. La impresión automática consiste en el mecanismo de que el propio sistema envíe la petición de impresión a la impresora sin la necesidad de ir al menú>archivo>imprimir>aceptar o ctr+p>aceptar.
Este mecanismo debe ayudar a agilizar el proceso de recepción de expedientes en todas las dependencias.
Mecanismo de recepción rápida a través de Smartphone
Se requerirá de la creación de una APP (ANDROID) para la recepción rápida con impresión automática de comprobante de recepción.
Mecanismo de acción de la aplicación:
La impresión deberá salir de manera automática sin indicar que desea imprimir. Esta solicitud de impresión será lanzada automáticamente desde un equipo conectado a la red (equipo del usuario o servidor del sistema)
Optimización de búsqueda de expedientes
Se deberán poder buscar expedientes por todos los tipos de datos establecidos en la cabecera del expediente, inclusive si estos datos fuesen propios del tipo de expediente.
Aparte se podrá buscar por:
Rango de fecha de creación y de movimiento.
Los campos donde se introducirán los valores de búsqueda deberán ser independientes para cada tipo de dato.
Optimización de reportes
Optimización de filtros de reportes actuales y reordenamiento de los datos por columnas.
Implementación de consulta por código QR
Implementación de código QR vinculado al expediente. Las nuevas carátulas generadas a través del sistema tendrán un código QR que enviará a una dirección donde se podrá ver toda la información del expediente y sus movimientos a través del tiempo.
Implementación de sistema de ingreso/egreso por código de barra
Se podrán registrar los movimientos de los expedientes utilizando un lector de código de barras. El mecanismo deberá agilizar el proceso de carga de datos.
Se podrá configurar para que la impresión del comprobante de recepción sea emitida de manera automática.
Rediseño del comprobante de recepción de expedientes
Se planteará un rediseño del comprobante de recepción de expedientes a fin de optimizar la utilización de los recursos de la institución.
Vinculación de los expedientes con los demás módulos del sistema
El sistema vinculará los procesos registrados en otros módulos vinculando este proceso al expediente. Esta vinculación deberá permitir tener acceso a informes y/o procesos financieros registrados en el sistema que conciernan al expediente en cuestión.
Informes estadísticos
El sistema deberá emitir informes estadísticos sobre la situación general de los expedientes, teniendo en cuenta los plazos máximos determinados.
El informe podrá ser filtrado por:
Recorridos independientes de un mismo expediente
Generación de recorridos independientes para un mismo expediente, indicando cada una de las disgregaciones con siglas que serán indicadas luego del nro. de expediente.
Aplicación de permisos exclusivos por tipo de expedientes
Aplicación de permisos exclusivos para ciertos tipos de expedientes (ej. intervenciones).
ESPECIFICACIONES DE LA PLATAFORMA DEL SISTEMA
DESCRIPCIÓN GENERAL
El sistema debe estar desarrollado acorde a las últimas tendencias de desarrollo de software para ambiente web. Debe utilizar lenguajes y plataformas que posean una gran cantidad de soporte en línea. La base de dato a ser utilizado debe ser del tipo Open Source y todas las validaciones de datos y lógicas de negocio se debe realizar a través de triggers en base de datos.
La auditoría de registros se debe realizar a través de triggers en las tablas, registrando todos los cambios que se dieron y guardando todos los datos. El almacenamiento de estos datos debe ser en una base de datos distinta a fin de que el backup de auditoria puede ser incremental y el backup de datos una copia o en espejo.
El sistema se debe adecuar totalmente para el acceso a través de Tablets o Smartphones, la navegación debe ser sencilla y el sistema debe correr sin ningún inconveniente sobre los browser más utilizados.
El sistema debe estar orientado al usuario operador, facilitando en todo momento el mecanismo de carga de datos.
Todos los informes deberán ser emitidos en formato pdf, los informes del tipo listados deberán ser exportables a Excel.
Todos los procesos citados dentro de las especificaciones técnicas deberán formar parte del sistema en general, no necesariamente dentro del módulo en el cual fue expuesta la funcionalidad. Esto a modo de no generar procesos duplicados y/o entornos distintos para la realización de una misma actividad.
Las políticas de acceso a usuarios deben permitir un acceso por roles que podrá ser configurable según las exigencias de la Entidad.
ESPECIFICACIONES SOBRE PLATAFORMAS Y METODOS DE PROGRAMACIÓN
Sistema en ambiente web WEB DEVELOPMENT
El sistema debe correr en ambiente web utilizando lenguajes con gran cantidad de soporte en línea.
Los códigos deberán ser entregados en su totalidad a la Entidad. Los códigos podrán ser modificados para el uso dentro de la misma entidad/administración, no podrán ser donados ni comercializados a otras entidades o administraciones.
Para los lenguajes compilados será exigido entregar los códigos fuentes correspondientes.
Diseño web adaptativo WEB RESPONSIVE
El diseño web adaptable (o adaptativo), conocido por las siglas RWD del inglés Responsive Web Design, es una filosofía de diseño y desarrollo cuyo objetivo es adaptar la apariencia de las páginas web al dispositivo que se esté utilizando para visualizarlas. Hoy día las páginas web se visualizan en multitud de dispositivos como tabletas, teléfonos inteligentes, libros electrónicos, portátiles, PCs, etcétera. Además, aún dentro de cada tipo, cada dispositivo tiene sus características concretas: tamaño de pantalla, resolución, potencia de CPU, sistema operativo o capacidad de memoria entre otras. Esta tecnología pretende que, con un único diseño web, se obtenga una visualización adecuada en cualquier dispositivo.
Base de datos tipo Open Source
El sistema deberá utilizar una base de datos del tipo Open Sorce, la base de datos seleccionada deberá poseer las siguientes características:
Framework de desarrollo
El sistema deberá estar desarrollado sobre un "framework" (infraestructura, armazón, marco), en términos generales, un conjunto estandarizado de conceptos, prácticas y criterios para enfocar un tipo de problemática particular que sirve como referencia, para enfrentar y resolver nuevos problemas de índole similar.
En el desarrollo de software, un framework o infraestructura digital, es una estructura conceptual y tecnológica de soporte definido, normalmente con artefactos o módulos concretos de software, que puede servir de base para la organización y desarrollo de software. Típicamente, puede incluir soporte de programas, bibliotecas, y un lenguaje interpretado, entre otras herramientas, para así ayudar a desarrollar y unir los diferentes componentes de un proyecto.
El framework utilizado deberá estar entre los más populares y debe contar con una gran cantidad de soporte en línea.
Programación en capas
Se requerirá de una programación por capas es decir una arquitectura cliente-servidor en el que el objetivo primordial es la separación de la lógica de negocios de la lógica de diseño; un ejemplo básico de esto consiste en separar la capa de datos de la capa de presentación al usuario.
La ventaja principal de este estilo es que el desarrollo se puede llevar a cabo en varios niveles y, en caso de que sobrevenga algún cambio, solo se ataca al nivel requerido sin tener que revisar entre código mezclado.
Además, permite distribuir el trabajo de creación de una aplicación por niveles; de este modo, cada grupo de trabajo está totalmente abstraído del resto de niveles, de forma que basta con conocer la API que existe entre niveles.
En el diseño de sistemas informáticos actual se suelen usar las arquitecturas multinivel o Programación por capas. En dichas arquitecturas a cada nivel se le confía una misión simple, lo que permite el diseño de arquitecturas escalables (que pueden ampliarse con facilidad en caso de que las necesidades aumenten).
Mecanismo de validación de lógica de datos
La lógica de datos deberá estar aplicada en la base de datos a través de trigger del tipo before. Todas las tablas del sistema verificarán la lógica de datos a través de triggers. De esta forma se protege los datos, aunque los mismos sean manipulados desde la propia base de datos o insertados desde otro sistema anexo.
El sistema deberá prever algún mecanismo que valide que los triggers de validación se encuentren activos. Inclusive si los triggers se desactivasen manualmente el mecanismo deberá activarlos antes de una inserción de datos desde el sistema.
Todas las validaciones realizadas deberán contar con un comentario en el código que explique a grandes rasgos el tipo de validación que se realiza.
Método de resguardo de datos
Todos los datos del sistema o de los sistemas que intervengan las especificaciones técnicas sobre las funcionalidades requeridas deberán almacenarse en una única base de datos. Esto hará posible que, si varios sectores del sistema utilizan una misma información, puedan nutrir un único lugar de carga de datos y así todas estas secciones trabajar de manera cooperativa para la generación y edición de datos.
CONTROL DE ACCESO
Políticas de acceso a las secciones del sistema
El acceso a las secciones del sistema será asignado por roles que englobaran permisos. El sistema tendrá un listado general de permisos sobre cada sección del sistema que permita:
Se podrán crear roles nuevos con la combinación de permisos que se desea.
Los usuarios no se podrán asignar directamente a permisos, se deberán vincularán únicamente a roles. Pudiéndose vincular a uno o más roles.
Los usuarios tendrán una propiedad de usuario activo (SI/NO), solo podrán acceder al sistema los usuarios activos SI.
Las creaciones de roles y asignaciones de los mismos deberán ser registrados en la tabla de auditoria de datos.
Políticas de clave de acceso
Políticas de claves de acceso configurables. Se podrá configurar en el sistema el nivel de seguridad exigido al usuario al momento de ingresar una nueva contraseña. Entre los tipos de configuración que se podrán seleccionar están:
El sistema permitirá configurar una periodicidad para el cambio de la clave de acceso, donde por ejemplo el valor 60 (sesenta) forzará a los usuarios a actualizar su clave cada 60 días y el valor 0 (cero) determinará que no se solicitará reasignar la clave en ningún momento.
En el caso de contar con servidor LDAP, el sistema podrá corroborar su clave de acceso contra el mismo.
MECANISMO DE AUDITORIA DE DATOS Y BACKUP
Mecanismo de auditoría
La auditoría de registros se hará en la base de datos a través de triggers del tipo after. El mecanismo de auditoría será realizado en paralelo de dos maneras:
El sistema debe poseer un mecanismo de validación de activación de todos los triggers de validación con cada conexión a la base de datos, evitando así problemas por desactivación intencional o involuntaria de los triggers de validación.
Almacenamiento de auditoría
Los registros de auditoría deberán ser almacenados de forma definitiva en una base de datos distinta a la base de datos del sistema en sí, esto por un lado alivianará el tamaño de la base de datos operativa y hará más fácil el backup de datos. Tanto de los datos de auditoria como los datos del sistema. Con esta estructura de base de datos permitimos que los backups de auditoria sean por el mecanismo incremental.
Políticas de Backup
El sistema tendrá un mecanismo propio de backup de base de datos y archivos fuentes. El sistema deberá tener una ventana de configuración, la ventana de configuración deberá permitir lo siguiente:
Se podrán agregar varias reglas permitiendo así en resguardo de los archivos en diferentes directorios y periodicidades distintas según el tipo de backup.
HERRAMIENTAS Y METODOS QUE DEBE CONTAR EL SISTEMA
Mecanismo de notificaciones
El sistema deberá contar con un mecanismo de notificaciones que trabaje con distintos tipos de eventos. Las notificaciones deberán aparecer al usuario dando la opción de:
Las notificaciones deberán aparecer sobre el entorno de trabajo en el que se encuentre el usuario. Las notificaciones y respuestas sobre las mismas serán registradas por usuarios.
Configuración de firmantes de reportes
Los firmantes de los reportes podrán ser configurables, se podrán determinar ciertos tipos de firmantes para ciertos tipos de reportes a ser definidos por la entidad.
Navegabilidad dentro del sistema
El sistema requerirá de una navegación fácil y rápida entre sus ventanas, otorgando al usuario operador facilidades al momento de la carga de datos.
Características principales:
Mecanismo de importación de datos
Todas las tablas de base de datos que utilicen datos de gestión operativas deberán contar con la opción de importar datos directamente desde el sistema, se podrá importar adjunto un archivo o copiado y pegando la información en un textarea.
Cada tabla o sección de importación deberá indicar al usuario cual es el formato requerido para la importación de datos.
Los formatos habilitados para la importación de datos serán:
Exportación de informes del tipo listado a formato Excel
Todos los reportes que generen como resultado principal un listado de datos deberá tener la opción de ser exportados a formato Excel.
Los archivos creados deberán tener la extensión xls o xlsx. Deberán abrirse en Excel sin ninguna advertencia por tipo de archivo o datos.
Envío en informes por e-mail directamente desde el servidor
Todos los reportes en PDF que genere el sistema deberán tener la opción de poder ser enviados por email, también se podrán configurar:
Los reportes que serán enviados en una fecha distinta a la actual deberán reflejar los datos que posee el sistema al momento que se indica en la fecha de envío.
Se generará un listado de todos los envíos pendientes, el usuario que posea permiso para ver todos los envíos pendientes y cada usuario que generó el envío podrá visualizar, reconfigurar y eliminar los envíos de informes.
Se requerirá de la configuración del sistema a una cuenta de e-mail institucional de manera segura y respetando todas las políticas generales para no ser detectados como spam.
Formularios del tipo carga rápida
Todos los formularios de inserción de información al sistema deben tener la opción de carga rápida. Damos a entender por carga rápida un mecanismo por el cual:
Modo de presentación de listados y búsqueda de datos
La presentación de los listados de datos de secciones deberá tener en cuenta los siguientes puntos:
Mecanismo de selección de campos relacionados
Dentro de formularios de inserción y edición de datos poseemos ciertos datos que van vinculados con otros datos ya cargados en el sistema. Por lo tanto, en estos casos se debe seleccionar el valor al cual se hará referencia.
Para estos casos el sistema se deberá adecuar al siguiente mecanismo:
Mecanismo de upload de archivos y fotos
El mecanismo de upload de fotos y archivos genera en gran medida problemas y retrasos al momento de carga de datos, por lo tanto, las características que debe cumplir el mecanismo son las siguientes:
El almacenamiento de los archivos deberá seguir las siguientes pautas de orden y seguridad:
Vista previa de los pdf’s adjuntos
Los archivos adjuntos en formato pdf deberán tener la propiedad de poseer una vista previa en formato jpg de la primera página del pdf.
Firma digital
Sistema de aplicación de firma digital con la utilización de TOKEN: El sistema deberá contar con un sistema para la utilización de firma digital. Permitiendo a los usuarios firmar documentos en pdf generados en el sistema, estos documentos se deberán guardar en el servidor con la posibilidad de descarga. Cada uno de estos documentos podrá poseer una o varias firmas digitales. Todas estas firmas deberán ser realizadas por el usuario sin la necesidad de descargar el archivo para firmarlo en Acrobat Reader u otro software similar, el proceso de la firma se deberá realizar principalmente para el usuario dentro del ambiente web del sistema. Deberá existir una sección especial del sistema donde se encuentre el listado de todos los pdfs que fueron firmados a través del sistema. Este listado deberá emitir informes y deberá poder ser filtrados según parámetros como: rango de fecha, firmantes, tipo de documentos etc.
Sistema de impresión directa desde el sistema en impresoras conectadas al equipo de usuario Consiste en un mecanismo donde el usuario pueda configurar dentro del entorno web del sistema en que impresora conectada a su equipo desea imprimir que reporte. El objetivo final del mismo es facilitar el proceso de impresión directa con teclas como P o combinaciones de tecla. Generando así la funcionalidad de imprimir comprobantes de ingresos u otros documentos de manera directa sin la necesidad de recurrir a abrir el pdf e ir a las opciones de imprimir desde visualizador del pdf.
Generación dinámica de reportes de todos los listados del sistema
Todos los listados del sistema y tablas de base de datos deben generar una vista donde se puedan seleccionar que columnas mostrar o no, dentro del entorno del sistema (generación pdf y exportación a excel), se deberá poder filtrar datos, agregar comentarios, firmantes. Configurar la impresión del reporte en formato horizontal o vertical. Se podrá modificar el orden de los datos del listado según distintas lógicas.
APLICACIONES QUE DEBEN CORRER CON EL SISTEMA
Aplicación para upload directo de fotos y pdf´s
El sistema requerirá de una aplicación que facilite el mecanismo para adjuntar imágenes y pdfs al sistema.
Funcionalidad general
La aplicación deberá estar disponible para Android. Se encargará de facilitar el proceso de vincular las imágenes tomadas con el dispositivo y vincularlas con el registro correspondiente en el sistema.
Si el registro requiere de un archivo pdf, la aplicación deberá transformar la imagen o secuencias de imágenes en un archivo pdf con unas o varias páginas según la cantidad de imágenes tomadas en la secuencia.
Funcionalidades específicas
o En el caso de requerir una imagen: Generar un archivo jpg y mostrar el archivo en la ventana donde se vincula los archivos.
o En el caso de requerir un pdf: Generar un archivo pdf y mostrar el archivo en la ventana donde se vincula los archivos.
Aplicación de calendario y notificaciones
El sistema requerirá de una aplicación donde los usuarios pueden visualizar el calendario de actividades en su Smartphone y recibir las mismas notificaciones que figuran en el sistema.
Funcionalidad general
La aplicación deberá estar disponible para Android. Tendrá como principal objetivo el de mantener al tanto a los funcionarios sobre las actividades vinculadas a su trabajo y principalmente procesos del sistema.
Funcionalidades específicas
GARANTIA Y SOPORTE
Garantía
El sistema debe contar con una garantía de 2 (dos) años sobres las funcionalidades establecidas dentro del pliego de base y condiciones.
El plazo de garantía se dará por iniciado con la conformidad de los trabajos asignados.
Soporte
El soporte técnico será por un plazo de 2 (dos) años contados a partir de la fecha de vigencia del contrato. El soporte será realizado preferente de manera remota para los casos que así lo permita. Caso contrario un técnico de la empresa se deberá presentarse en un plazo no mayor a 3 días hábiles.
Se podrá disponer hasta 2 (dos) presencias inmediatas por mes. Se entiende por presencia inmediata la condición de presentarse en el mismo día del requerimiento; y para los casos que la solicitud haya sido en horarios posterior al medio día, el proveedor podrá presentarse hasta el mediodía del día hábil siguiente.
MANUALES Y TUTORIALES
Manual técnico
El manual técnico del sistema debe contar con los siguientes apartados:
Manual de usuario administrador
El manual de usuarios administrador debe abarcar todas las funcionalidades requeridas para la creación de usuarios, administración de roles y configuraciones generales. Se deberá entregar el manual en versión impresa y el sistema también debe contar con una versión digital que pueda ser accedido desde el mismo sistema cuando el usuario posea asignado un rol de administración.
Manual de usuario operador
El manual de usuarios operador debe abarcar todas las funcionalidades establecidas en las especificaciones del Pliego de Base y Condiciones. Deberá poseer un índice ordenado de los procesos que compone el manual. Se deberá entregar el manual en versión impresa y el sistema también debe contar con una versión digital que pueda ser accedido desde el mismo sistema.
Video tutoriales
Todas las secciones indicadas en el manual de usuarios deberán contar con un video tutorial explicativo que formará parte de cada sección de manual usuarios para su versión accesible desde el sistema.
Punto 1: La institución quien solicita el llamado a ser publicado es la Dirección General de Administración y Finanzas de Universidad Nacional de Itapúa, a través de la Dra. Oraida Ubeda
Punto 2: Se solicita el llamado de Adquisición de licencia de Software de Gestión Académica considerando la necesidad de contar con un sistema que agilice el registro y control de los datos administrativos
Punto 3: La planificación corresponde a una adquisición anual con reportes de avances.
Punto 4: las especificaciones que se solicita fueron propuestas después de un minucioso estudio de las opciones en el mercado, y las necesidades requeridas en común acuerdo con las diferentes dependencias de la Dirección General de Administración y Finanzas.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al Plan de Entrega y Cronograma de Cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el Proveedor indicados a continuación:
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Item |
Descripción del Bien |
Cantidad |
Unidad de medida |
Lugar de entrega de los Bienes |
Fecha(s) final(es) de Ejecución de los Bienes |
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1 |
Item 1 Patrimonio Instalación, migración de datos, capacitación inicial y puesta en marcha del sistema. : Adecuaciones específicas de procesos, refuerzos de capacitaciones en el uso, generación de reportes solicitados |
1 |
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CAMPUS UNI |
HASTA 30 DÍAS POSTERIORES A LA ENTREGA DE LA ORDEN EMITIDA POR LA CONVOCANTE, UNA VEZ OBTENIDO EL CC. |
|
2 |
Item 2 Gestión de Personal Instalación, migración de datos, capacitación inicial y puesta en marcha del sistema. : Adecuaciones específicas de procesos, refuerzos de capacitaciones en el uso, generación de reportes solicitados |
1 |
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CAMPUS UNI |
HASTA 30 DÍAS POSTERIORES A LA ENTREGA DEL PRIMER ÍTEM |
|
3 |
Item 3 Seguimiento de |
1 |
|
CAMPUS UNI |
HASTA 30 DÍAS POSTERIORES A LA ENTREGA DEL PRIMER ÍTEM. |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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Informe |
Informe |
Informe de realización de los servicios del Ítem 1. Según plan de entrega. |
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Informe |
Informe Final |
Informe de realización de los servicios del Ítem 2 y 3. Según plan de entrega. |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La Convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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