El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.

Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

• Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado: Abg. Rossana Estigarribia López, Gerente Gerencia de la Unidad Operativa de Contrataciones.

• Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada: Este llamado se realiza de manera a cumplir con el plazo de conservación de los documentos estipulado en el Artículo 69. De la Ley 2051/03 y su Decreto reglamentario 2992/19 que establecen:                     

 Artículo 69.- CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN de la LEY 2051/03

Las Unidades Operativas de Contratación (UOC) conservarán en forma ordenada y sistemática toda la documentación comprobatoria de los actos y contratos materia de este ordenamiento, cuando menos por el plazo de prescripción, contados a partir de la fecha de su recepción.

Cada Unidad llevará un registro de contrataciones públicas, a través de archivos físicos y electrónicos que garanticen la conservación del expediente del contrato debidamente codificado, por el período mínimo establecido en el párrafo anterior, debiendo remitir al Sistema de Información de las Contrataciones Públicas (SICP), la información que se establezca en el reglamento de esta ley.

Art. 115.- Conservación de la información del Decreto Reglamentario 2992/19

De conformidad con lo dispuesto en la Ley, cada Unidad Operativa de Contratación (UOC) conservará en forma ordenada y sistemática toda la documentación comprobatoria de los actos y contratos, en especial:

a) el Pliego de bases y condiciones;

b) la convocatoria, las actas de apertura de los sobres, los dictámenes y resoluciones de adjudicación.

c) los contratos, las garantías y sus anexos, los convenios modificatorios, las actas de recepción y las resoluciones dictadas por la Contratante durante la ejecución de los contratos.

El plazo de conservación de los documentos será de diez (10) años, contados desde la terminación del contrato o del acto administrativo de cancelación o declaración desierta de la convocatoria.

Así también para dar cumplimiento al PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL/ DNCP/DVC N°101 /2021 aprobado por Resolución N°13 Acta N°1449/21 del Directorio de la ESSAP S.A.

• Justificar la planificación: Esta Planificación responde a una necesidad temporal hasta tanto se proceda a la readecuación física del lugar destinado para el archivo general de la ESSAP.

• Justificar las especificaciones técnicas establecidas: Teniendo en cuenta la naturaleza del llamado y los servicios a ser utilizados en procesos de contratación las especificaciones técnicas son las adecuadas a las necesidades existentes.

MODALIDAD DEL CONTRATO: Abierto (Plurianual)  

POR UN MONTO MÍNIMO: GS.85.000.000 Y MONTO MÁXIMO: GS.170.000.000

INFORMATIZACIÓN, INDEXACIÓN, ESCANEO E INVENTARIO

El oferente deberá demostrar experiencia en el manejo del Software OpenKM con el que cuenta la Institución, con la presentación de por lo menos tres contratos con sus respectivas facturas, ya que durante el proceso de informatización se deberá generar una base de datos, realizar procesos de indexación y control de calidad en el software mencionado.

El servicio consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, la indexación a un inventario, el almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:

• Preparación pre-escaneo: reparación, clasificación, ordenamiento, conservación, mejora y tratamiento especial, implementación de hojas separadoras. 

• Escaneo: control de niveles de preparado, calibración y ajustes de la calidad de imagen, configuraciones del software de captura, validación visual y almacenamiento de imágenes. 

• Reconocimiento de datos: reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconocimiento del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.

• Indexación o Carga de Datos: datos asociados correspondientes a cada archivo digital por medio del Sistema de Gestión Documental de la institución.

• Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conforme a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación etc.

• El oferente deberá entregar además 2(dos) discos externos con la base de datos correspondiente a los trabajos realizados.

Equipos Requeridos

Los equipos para el Escaneo el oferente deberá indicar la marca y modelo exacto, de manera a comprobar en el catálogo on-line del fabricante si cumple con los requerimientos técnicos solicitados más abajo. 

Para páginas en Biblioratos o carpetas tipo archivadoras, hojas sueltas: Scanner de alta velocidad.

•    Tamaño de hoja: Carta, A4, Oficio hasta máximo A3

•    Resolución: 300 dpi como mínimo.

•    Velocidad de escaneo: 200 hpm o superior.

•    Software especializado para captura de imágenes.

•    Como mínimo 3 (TRES) equipos.

•    Bandeja de 500 hojas

Para páginas encuadernadas o documentación frágil, desgastada y delicada: Escáner Planetario para documentación encuadernada o documentación frágil, desgastada y delicada, con las siguientes características mínimas:

•    Tipo de captura: Aéreo o planetario.

•    Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC (Stand Alone). Unidad de Escaneo autónomo

•    Área de escaneo: 17 x 24 pulgadas o superior.

•    Profundidad de bits: Color de 36 bits, Escala de Grises 12 bits y Monocromático 1 bits.

•    Resolución: 600 dpi o superior.

•    Pantalla embebida al escáner: 15 pulgadas como mínimo

•    Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.

•    Velocidad de escaneo: Páginas de 17 x 24 pulgadas en 3 segundos o inferior.

•    Software especializado para captura de imágenes.

•    Cantidad Mínima de Equipos: Uno (1).

Requerimientos mínimos para los archivos digitales:

 Resolución: 300 dpi como mínimo.

• Deberá soportar Formato PDF/A

• Modo de escaneo: mejora de texto, escala de grises y color como mínimo.

• Sistema de compresión de archivos: Si

• Depuración de cada archivo: manchas, decoloraciones, perforaciones. 

• Correcciones automáticas de: desviación, orientado, margen como mínimo.

• Eliminación de hojas en blanco o sin contenido.

• Reconocimiento óptico de caracteres OCR: Mínimo al 95% de reconociendo del texto impreso total por página, ejecutado con software especializado.

GUARDA/CUSTODIA/ADMINISTRACIÓN

La Empresa adjudicada será responsable del traslado de las documentaciones desde las oficinas de la convocante al local de la empresa para su Informatización, estando bajo responsabilidad, guarda y custodia de la empresa durante el plazo de vigencia del presente contrato.

El establecimiento en cual se realizará el manejo de esta documentación debe encontrarse dentro de los límites de Asunción a los efectos de que personal técnico y/o administrador, pueda concurrir de manera rápida y ágil hasta esas instalaciones a fin de realizar la verificación de los avances de las tareas y la posterior certificación de los trabajos realizados. El establecimiento donde se realizará la guarda deberá ser de propiedad del oferente o el oferente deberá ser el titular del contrato de alquiler, no se aceptarán subcontrataciones.

En caso de que la convocante requiera los documentos físicos, el oferente deberá remitirlos mediante el servicio de delivery en un plazo no mayor a 24 hs desde la recepción del pedido, conforme a las condiciones establecidas.

Requerimientos mínimos para el Local de la Empresa adjudicada:

a-    Un depósito cuyo uso será exclusivo para el Archivo de Documentos.

b-    Seguridad las 24 horas.

c-    Paredes externas revocadas y pintadas.

d-    El depósito no debe lindar con vías de acceso públicos en sus laterales y en la parte posterior del mismo, a fin de evitar intrusiones de personas ajenas y un mejor resguardo de los documentos.

e-    Detectores de Humo y movimiento.

f-    Respuestas de alarma con Empresa de seguridad

g-    Extintores colocados en lugares estratégicos del depósito

h-    Equipos de prevención de incendio y personal de seguridad capacitado para respuestas a la emergencia.

i-    Materiales de primeros auxilios.

j-    Control y registro de entrada y salida de la documentación dentro de los depósitos.

k-    Debe poseer un espacio dentro del depósito destinado a los trabajos de clasificación de documentos e inventario con la infraestructura tecnológica requerida. 

l-    Racks o estantes instalados y listos para la guarda y custodia de los documentos.

m-    Cámaras de seguridad, circuito cerrado

n-    Seguro contra todo riesgo

o-    Móvil con logo de la empresa adecuado para el servicio.

p-    Personal con la identificación de la empresa y la experiencia suficiente en el servicio ofertado

q-    Software de control de stock.

r-    Contar con tecnología apropiada para el etiquetado de las cajas con código QR.

TRASLADO Y ADECUACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS

Los documentos deben salir en forma ordenada, inventariada y dispuesta en cajas de almacenamiento de documentos conforme a los estándares exigidos para el manejo documental.

Traslado de las cajas hasta los depósitos en móviles preparados para el traslado de documentos, perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, etiquetado, control de las cajas que se retiran por número, desestiba, control de las cajas en destino y acondicionamiento de estas.

El procedimiento para retiro de los documentos desde las oficinas de la Convocante será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.

CONSULTA FÍSICA/DELIVERY DE DOCUMENTOS

Servicio de delivery de documento, la Convocante solicitará este servicio, por correo electrónico (e-mail autorizado), y sólo por el funcionario de la Convocante de cada dependencia autorizada para el efecto. El delivery o pedido de documentos físicos o digitales en poder del proveedor se cobrará por pedido o por caja solicitada.

El oferente deberá contar con móvil en buen estado que cuente con la seguridad pertinente (puertas con cerraduras y/o candados, etc.), para el resguardo y custodio de los traslados de archivos en cajas (delivery). Para la comprobación de lo requerido, deberá presentar en carácter de Declaración Jurada, Planilla con mínimo los siguientes datos: Nº CHAPA, Nº CÉDULA, Nº CHASIS, MARCA y MODELO, etc., y adjuntar FOTOGRAFÍA pertinente, COPIAS AUTENTICADAS de CÉDULA VERDE, documentación referente a la seguridad de estos como ser: PÓLIZA contra todo riesgo.

Propiedad Intelectual

Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de la convocante (incluida la propiedad intelectual), así como también los productos generados de acuerdo al tipo de licencia de los componentes utilizados

El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todos sus distintos formatos.  Propiedad Intelectual

Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de la convocante (incluida la propiedad intelectual), así como también los productos generados de acuerdo al tipo de licencia de los componentes utilizados

Confidencialidad

El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución

• Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.

• Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la institución. Alternativamente, podrá destruir la información Confidencial con la autorización de la Institución, en cuyo caso deberá aprobar a ésta tal destrucción. 

• Eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la Información Confidencial de cualquiera de los equipos 

NO APLICA.-

• La Orden de Servicio será elaborada una vez obtenido el CÓDIGO DE CONTRATACIÓN remitido al correo electrónico que el proveedor haya manifestado en su oferta, una vez recepcionado; éste tendrá hasta 3 (tres) días hábiles para su retiro correspondiente de la Unidad de Gestión de Bienes y Servicios dependiente de la Gerencia Administrativa.

• Todos los servicios a ser proveídos, serán ingresados por medio de las facturas legales correspondientes a tenor de lo establecido en el Art. 80 de la Ley N° 125/91 y el Art. 5 inc. 2) del Decreto N° 6339/05.

No aplica

No aplica

No aplica

Planificación de indicadores de cumplimiento:

La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de la carta de invitación, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.

La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:

1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.

2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.

3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.

4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.

5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.

Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.

La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.

La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.

La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.