El suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes serán suministrados por el proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el contrato.
Los bienes suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
Confidencialidad: el oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida. El oferente adjudicado, al momento de la firma del contrato deberá presentar una declaración jurada en la cual manifieste que mantendrá la confidencialidad y el carácter secreto de la información confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la institución, así como la de eliminar toda copia electrónica y/o impresa de la información confidencial de cualquiera de los equipos.
El inicio del servicio será desde la recepción de la orden de servicio por parte del oferente adjudicado en la cual se detallará el inventario inicial de la convocante que actualmente es de aproximadamente:
La Convocante emitirá una orden de servicio para la guarda de los documentos institucionales:
Se requiere del detalle tipo inventario, en 3 (tres) copias, de los documentos físicos archivados, que deberán ser remitidos por cada orden de servicio emitida.
Se registrará en: el formulario de entrega y retiro de documentos (F.E.R.D.), a ser rubricadas por el ámbito requirente de servicio y el proveedor adjudicado. Servicios Incluidos sin costo de Transporte.
La Convocante emitirá una orden de servicio para la BAJA de los documentos institucionales, en el mismo orden de fechas establecidas en el apartado de altas de archivos, según detalle:
Se requiere del detalle tipo inventario, en 3 (tres) copias, de los documentos físicos archivados, que deberán ser remitidos por cada orden de servicio emitida.
Sobre este punto se aclara, que los archivos deberán ser dados de baja (salida de archivos) del ultimo inventario de archivos en resguardo registrados en la orden de servicio elaborada previamente para el efecto, teniendo en cuenta el mismo orden de fechas más arriba mencionado.
Se registrará en: el formulario de entrega y retiro de documentos (F.E.R.D.), a ser rubricadas por el ámbito requirente de servicio y el proveedor adjudicado. Servicios Incluidos sin costo de Transporte.
OPERATIVA DEL SERVICIO Y PLAZOS DE PRESTACION:
Consiste en el almacenamiento físico y custodia de archivos de documentos físicos en sus distintas formas, guardados en cajas (todas de las mismas dimensiones), y de acuerdo al volumen que debe consistir en una capacidad mínima de 3.000 (tres mil) hojas por cada caja.
Consiste en el almacenamiento físico y custodia de archivos de documentos físicos en sus distintas formas, guardados en carpetas colgantes (todas de las mismas dimensiones), y de acuerdo al volumen permitido por cada carpeta.
OBSERVACIÓN: El oferente podrá dar cumplimiento a este requisito con uno o más depósitos siempre que todos ellos cuenten con las medidas de seguridad correspondiente.
OBSERVACIÓN: El oferente podrá dar cumplimiento a este requisito con uno o más depósitos siempre que todos ellos cuenten con las medidas de seguridad correspondiente.
OPERATIVA DEL SERVICIO Y PLAZOS DE PRESTACION:
Se deberá proveer el servicio de transporte de archivos desde los depósitos de la empresa adjudicada hasta las instalaciones del ámbito que realice la solicitud. Las consultas y/o solicitudes del archivo físico serán por legajo, documento y/o cajas. Este servicio deberá incluir la búsqueda y el traslado correspondiente de archivos solicitados vía plataforma web con que cuente la empresa adjudicada y/o solicitud vía correo electrónico y/o por escrito por parte de la convocante, para lo cual se deberá habilitar usuarios con acceso a la plataforma web (operadores, supervisores y/o administrador), para cada ámbito de la convocante que usufructúa el servicio de almacenamiento. La cotización de dicho servicio deberá realizarse por evento (viaje).
En cada traslado de archivos de documentos físicos, el prestador deberá detallar la cantidad de legajo o documento y/o cajas en tránsito, con la identificación de las mismas, a fin de llevar el historial de movimiento de dichos archivos.
Para los casos de los archivos que fueron remitidos a la CSJ por el servicio de delivery, éstos archivos no SERÁN considerados en GUARDA, en caso que no regresaran a los depósitos, de acuerdo a los periodos de retiros realizados de archivos indicado más abajo:
El servicio de embalaje, codificación, etiquetado, precintados en las cajas entregadas por la empresa adjudicada, deberán contar con las siguientes características:
Este servicio deberá incluir la búsqueda y envío en formato digital correspondiente de archivos solicitados vía plataforma web con que cuente la empresa adjudicada y/o solicitud vía correo electrónico y/o por escrito por parte de la convocante, para lo cual se deberá habilitar usuarios con acceso a la plataforma web (operadores, supervisores y/o administrador), para cada ámbito de la convocante que usufructúa el servicio de almacenamiento.
Por solicitud realizada el prestador deberá detallar la cantidad de legajos consultados, con la identificación de las mismas, a fin de llevar el historial de movimientos.
OBS: PARA ESTE ITEM NO SE SOLICITA EL TRASLADO FISICO DEL ARCHIVO.
Corresponde al retiro y traslado del inventario inicial de la convocante a los depósitos de la empresa adjudicada.
OPERATIVA DEL SERVICIO Y PLAZOS DE PRESTACION:
Desde la firma del contrato, con el plazo que no excederá 20 (veinte) días hábiles, el proveedor adjudicado deberá proceder al retiro de los archivos en guarda, desde y hasta las instalaciones que indique la convocante.
En caso de que la empresa adjudicada sea la misma prestadora del servicio actual, este servicio será utilizado según necesidad de la convocante.
Al término del traslado, se requiere el reporte en detalle tipo inventario en 3 (tres) copias, de altas con archivos existentes.
VERIFICACIONES A REALIZAR DURANTE LA EJECUCION DEL CONTRATO
a. Pólizas de Seguros vigentes con cobertura de los siguientes riesgos:
b. Planos arquitectónicos, vigentes y aprobados por la Municipalidad respectiva, de las instalaciones ofertadas donde se efectuará el servicio objeto del presente llamado.
c. Planos de PCI (Prevención contra Incendios) vigentes y aprobados por la Municipalidad respectiva, de las instalaciones ofertadas donde se efectuará el servicio objeto del presente llamado.
d. Licencia Municipal vigente, de las instalaciones ofertadas donde se efectuará el servicio objeto del presente llamado.
e. Certificados actualizados de:
f. Patente Comercial vigente.
IDENTIFICAR EL NOMBRE, CARGO Y LA DEPENDENCIA DE LA INSTITUCIÓN DE QUIEN SOLICITA EL LLAMADO A SER PUBLICADO:
DATOS DESCRIPCION
NOMBRE: ABG. LIZ NATALIA ALBERTINI
CARGO: DIRECTORA
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO LOGÍSTICA ADMINISTRATIVA - CSJ
JUSTIFICAR LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER MEDIANTE LA CONTRATACIÓN A SER REALIZADA
OTORGAR A LAS ÁREAS JURISDICCIONALES, ADMINISTRATIVAS Y REGISTRALES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, ESPACIO FÍSICO PARA EL RESGUARDO DE SUS ARCHIVOS, CON TODO EL TRABAJO DE LOGÍSTICA QUE IMPLICA SU TRASLADO, UBICACIÓN Y ORDENAMIENTO, CONSIDERANDO AL ALTO VOLUMEN DE DOCUMENTACIONES QUE MANEJA LA INSTITUCIÓN EN LAS ÁREAS MENCIONADAS Y LA INSUFICIENCIA TANTO DEL PERSONAL CAPACITADO, ASÍ COMO DEL ESPACIO FÍSICO Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ESTOS ARCHIVOS.
ESTO A FIN DE DAR COBERTURA A TODOS LOS REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES BÁSICOS DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, CON RESPECTO A LA CUSTODIA Y PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ACUERDO A LAS ÁREAS INSTITUCIONALES QUE USUFRUTUAN EL MISMO, DANDO SEGURIDAD EN EL PROCESO DE CONSERVACIÓN DE LOS MISMOS, OPTIMIZÁNDOSE ASÍ LOS ESPACIOS FÍSICOS OPERATIVOS, TENIENDO ADEMÁS EL INMEDIATO ACCESO A LOS ARCHIVOS EN CASOS URGENTES ATENDIENDO A LAS CONSULTAS EXTERNAS DE SEGUIMIENTO REALIZADO POR LOS USUARIOS
JUSTIFICAR LA PLANIFICACIÓN. (SI SE TRATA DE UN LLAMADO PERIÓDICO O SUCESIVO, O SI EL MISMO RESPONDE A UNA NECESIDAD TEMPORAL).
EL PRESENTE LLAMADO, ENMARCA UN SERVICIO CUYA PLANIFICACIÓN SE REALIZA DE FORMA PERIÓDICA, DEBIDO A QUE HASTA LA FECHA NO SE CUENTA CON CAPACIDAD REAL PARA SOBRELLEVAR TODOS LOS TRABAJOS QUE COMPRENDE EL SERVICIO, POR LO QUE EL MISMO SE VIENE REALIZANDO DE FORMA PERIÓDICA DESDE EL AÑO 2010.
JUSTIFICAR LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ESTABLECIDAS.
LAS MISMAS FUERON ANALIZADAS Y DETERMINADAS TENIENDO EN CUENTA TODOS LOS TIPOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS EN GENERAL QUE PROPORCIONA EL MERCADO ACTUALMENTE, DE MODO A DETERMINAR CUAL DE ESTOS SERVICIOS VAN ACORDE A LOS INTERESES INSTITUCIONALES PARA EL RESGUARDO DE SUS ARCHIVOS, CONSIDERANDO EL GRADO DE IMPORTANCIA Y MAGNITUD DE LA DOCUMENTACIÓN A RESGUARDAR, ESTABLECIENDO PARA EL EFECTO CONDICIONES EDILICIAS, DE CAPACIDAD INFORMÁTICA, DE EQUIPAMIENTO, ENERGÍA ELÉCTRICA, PERSONAL HUMANO, ESPACIO PARA OFICINAS ADMINISTRATIVAS ENTRE OTRAS ESPECIFICACIONES.
EL VOLUMEN DE DOCUMENTACIONES GENERADAS POR LOS PROCESOS REGISTRALES COMO ASÍ TAMBIÉN JURISDICCIONALES HA SUPERADO LA CAPACIDAD FÍSICA DE NUESTRAS INSTALACIONES, MOTIVO POR EL CUAL LA CORTE SUPREMA PRECISA CONTAR CON EL SERVICIO DE GUARDA Y GESTIÓN DE ARCHIVOS, EN POS AL MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL EN LO REFERENTE A OPTIMIZACIÓN DE ESPACIOS FÍSICOS ACORDE AL ALTO CRECIMIENTO POBLACIONAL DE USUARIOS DE JUSTICIA COMO INSTITUCIONAL, Y AL RESGUARDO DE ARCHIVOS GENERALES COMO SU RESPECTIVA LOGÍSTICA.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo con el plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
ITEM N° 1: SERVICIO DE GUARDA DE ARCHIVOS
El servicio será prestado en forma mensual, contados desde la recepción de la orden de servicio del inventario inicial.
Para las ALTAS y BAJAS DE archivos. El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 2 (DOS) DÍAS HÁBILES contados a partir de la recepción de la orden de servicio.
El servicio será prestado en mensual, contados desde la recepción de la orden de servicio del inventario inicial.
Para las ALTAS y BAJAS DE archivos. El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 2 (DOS) DÍAS HÁBILES contados a partir de la recepción de la orden de servicio.
ÍTEM N° 2: SERVICIOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS
El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 1 (UN) DÍA HÁBIL contados a partir de la recepción de la consulta y/o solicitud realizada vía plataforma web.
El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 2 (DOS) DÍAS HÁBILES contados a partir de la recepción de la orden de servicio.
El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 1 (UN) DÍA HÁBIL contados a partir de la recepción de la consulta y/o solicitud realizada vía plataforma web. En casos de urgencia, las consultas realizadas antes de las 11:00 hs., en días hábiles establecidos por la institución, el plazo de respuesta será de 2 (dos) horas.
ITEM N° 3: SERVICIO DE RETIRO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS POR UNICA VEZ
El plazo para el retiro y traslado del inventario inicial de la convocante a los depósitos de la empresa adjudicada no deberá exceder de 20 (veinte) días hábiles, contados a partir de la recepción de la orden de servicio por parte del oferente adjudicado.
El oferente adjudicado deberá proceder al retiro de los archivos en guarda, desde y hasta las instalaciones que indique la convocante.
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indican a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual será:
PLANIFICACIÓN DE INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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Informe de administrador de contrato. |
Informe |
MENSUAL, POR MES VENCIDO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad requerida, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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1. Personas Físicas / Jurídicas |
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a) Certificado de no encontrarse en quiebra o en convocatoria de acreedores expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
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b) Certificado de no hallarse en interdicción judicial expedido por la Dirección General de Registros Públicos; |
| c) Constancia de no adeudar aporte obrero patronal expedida por el Instituto de Previsión Social; |
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d) Certificado laboral vigente expedido por la Dirección de Obrero Patronal dependiente del Viceministerio de Trabajo, siempre que el sujeto esté obligado a contar con el mismo, de conformidad a la reglamentación pertinente - CPS; |
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e) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |
| f) Certificado de Cumplimiento Tributario vigente a la firma del contrato. |
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2. Documentos. Consorcios |
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a) Cada integrante del consorcio que sea una persona física o jurídica deberá presentar los documentos requeridos para oferentes individuales especificados en los apartados precedentes. |
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b) Original o fotocopia del consorcio constituido. |
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c) Documentos que acrediten las facultades del firmante del contrato para comprometer solidariamente al consorcio. |
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d) En el caso que suscriba el contrato otra persona en su representación, acompañar poder suficiente del apoderado para asumir todas las obligaciones emergentes del contrato hasta su terminación. |