• Con relación al tipo de Adjudicación por Total. Consultamos respetuosamente a la Convocante reevaluar este punto de manera a establecerlo por Lotes; separando el servicio de Digitalización y el de Guarda y transporte. Esto lo consultamos debido a que existimos empresas con vasta trayectoria en el país, especializadas en uno u otro servicio, siendo esto beneficioso para la Convocante en primer lugar por la mayor participación, esto redunda en mejores costos de servicio. Segundo, mayor especialización, obteniendo mejor calidad de servicios tanto en la Digitalización como en la guarda, la Entidad menciona una intención de obtener los mejores resultados del presente proyecto, pero reduce de manera llamativa la posibilidad de participación a varias empresas del rubro con esta imposición la cual no es técnicamente indispensable
• Con relación al tipo de Adjudicación por Total. Consultamos respetuosamente a la Convocante reevaluar este punto de manera a establecerlo por Lotes; separando el servicio de Digitalización y el de Guarda y transporte. Esto lo consultamos debido a que existimos empresas con vasta trayectoria en el país, especializadas en uno u otro servicio, siendo esto beneficioso para la Convocante en primer lugar por la mayor participación, esto redunda en mejores costos de servicio. Segundo, mayor especialización, obteniendo mejor calidad de servicios tanto en la Digitalización como en la guarda, la Entidad menciona una intención de obtener los mejores resultados del presente proyecto, pero reduce de manera llamativa la posibilidad de participación a varias empresas del rubro con esta imposición la cual no es técnicamente indispensable
La Convocante ha optado por la adjudicación por el total previo estudio de mercado local, y se constató que existen varios oferentes que pueden prestar el Servicio integral de Guarda de documentos y digitalización, por lo que la Convocante optó por realizarlo por el total ya que una misma empresa puede ofrecer y proveer el Servicio, Es opción de la Convocante realizarlo de la mejor manera que le es conveniente a la misma sin limitar la posibilidad de la participación de los oferentes.
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CONSULTA 2
Con relación al tipo de Adjudicación consultamos realizarlo por Lotes separando el servicio de Digitalización de la Guarda y transporte de los documentos. Esto teniendo en cuenta la mayoría de los llamados realizados de esta manera por brindar mayor participación a empresas, esto se agudiza analizando que las especificaciones son bastantes accesibles y abiertas para que lo puedan cumplir varias empresas, esto finalmente no se podrá traducir en beneficios para la Convocante en caso de mantener la limitante del tipo de Adjudicación por el Total.
Con relación al tipo de Adjudicación consultamos realizarlo por Lotes separando el servicio de Digitalización de la Guarda y transporte de los documentos. Esto teniendo en cuenta la mayoría de los llamados realizados de esta manera por brindar mayor participación a empresas, esto se agudiza analizando que las especificaciones son bastantes accesibles y abiertas para que lo puedan cumplir varias empresas, esto finalmente no se podrá traducir en beneficios para la Convocante en caso de mantener la limitante del tipo de Adjudicación por el Total.
La Convocante ha optado por la adjudicación por el total previo estudio de mercado local, y se constató que existen varios oferentes que pueden prestar el Servicio integral de Guarda de documentos y digitalización, por lo que la Convocante optó por realizarlo por el total ya que una misma empresa puede ofrecer y proveer el Servicio, Es opción de la Convocante realizarlo de la mejor manera que le es conveniente a la misma sin limitar la posibilidad de la participación de los oferentes.
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CONSULTA 3
• Con relación al punto de Indexación: “ingreso de datos asociados a los documentos, manual, personalizado: integración con base de Datos OCR, ICR, HACER, BARCODE, OMR.” Menciona base de datos “OCR, ICR, HACER, BARCODE, OMR.” Solicitamos aclaración sobre lo solicitado en este punto ya que ninguna empresa podría cumplir con este requisito ya que no existen bases de datos de este tipo; pasamos a citar los Tipos de bases de datos:
Hay bases de datos relacionales, como MySQL, SQL Server y Oracle. Como su nombre lo indica utilizan el modelo relacional y siempre es mejor usarlas cuando los datos son consistentes.
También existen las no relacionales, como MongoDB y Redis, conocidas como NO-SQL (Not Only SQL). Estas son más flexibles en cuanto a consistencia de datos y se han convertido en una opción que intenta solucionar algunas limitaciones que tiene el modelo relacional.
Todo sistema de Gestión Documental efectivamente utiliza un tipo de Base de Datos que en base a su experiencia le resulto de mejor manera; fue más consistente, más seguro, con menor cantidad de caídas y fallos. Motivo por el cual consultamos eliminar el texto citado y establecer Base de Datos: a cargo del proveedor, con la salvedad de que en caso de utilizar bases de datos propietarios puedan ofertar con las licencias respectivas (Caso SQL Server, Azure SQL, Oracle)
• Con relación al punto de Indexación: “ingreso de datos asociados a los documentos, manual, personalizado: integración con base de Datos OCR, ICR, HACER, BARCODE, OMR.” Menciona base de datos “OCR, ICR, HACER, BARCODE, OMR.” Solicitamos aclaración sobre lo solicitado en este punto ya que ninguna empresa podría cumplir con este requisito ya que no existen bases de datos de este tipo; pasamos a citar los Tipos de bases de datos:
Hay bases de datos relacionales, como MySQL, SQL Server y Oracle. Como su nombre lo indica utilizan el modelo relacional y siempre es mejor usarlas cuando los datos son consistentes.
También existen las no relacionales, como MongoDB y Redis, conocidas como NO-SQL (Not Only SQL). Estas son más flexibles en cuanto a consistencia de datos y se han convertido en una opción que intenta solucionar algunas limitaciones que tiene el modelo relacional.
Todo sistema de Gestión Documental efectivamente utiliza un tipo de Base de Datos que en base a su experiencia le resulto de mejor manera; fue más consistente, más seguro, con menor cantidad de caídas y fallos. Motivo por el cual consultamos eliminar el texto citado y establecer Base de Datos: a cargo del proveedor, con la salvedad de que en caso de utilizar bases de datos propietarios puedan ofertar con las licencias respectivas (Caso SQL Server, Azure SQL, Oracle)
Es importante que el Gestor Documental sea compatible con las bases de datos: Mysql,sqlsever, Oracle, postgreSQL, DB2, DB2400. Además es importante que sea multiplataforma que se pueda instalar en sistemas operativos Linux o Windows. El gestor documental además de tener la capacidad de ser un repositorio de archivos de cualquier formato: (pdf, imágenes, office, audio, video, dicom), debe tener la opción de módulos Web, los cuales se puedan acceder desde un navegador.
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CONSULTA 4
La Convocante menciona en el PBC la intención de mejorar el esquema de acceso a la información, menciona que el Proveedor deberá contar con la infraestructura, la capacidad y la especialización en el rubro. pero en el apartado de experiencia verificamos que menciona “NO APLICA”, consultamos de manera a que la entidad pueda corroborar con documentación veraz, tanto la capacidad, como la experiencia, que se exija la presentación de contratos anteriores ejecutados con éxito en el rubro con otras entidades de gobierno, así como también, actas de conformidad entregadas por entidades, al menos con contratos que igualen el monto máximo de contrato, al ser este un monto accesible para empresas de vasta experiencia en el rubro, esto no representará limitación alguna y confirmara la capacidad exigida por la Entidad para la ejecución del presente proyecto.
La Convocante menciona en el PBC la intención de mejorar el esquema de acceso a la información, menciona que el Proveedor deberá contar con la infraestructura, la capacidad y la especialización en el rubro. pero en el apartado de experiencia verificamos que menciona “NO APLICA”, consultamos de manera a que la entidad pueda corroborar con documentación veraz, tanto la capacidad, como la experiencia, que se exija la presentación de contratos anteriores ejecutados con éxito en el rubro con otras entidades de gobierno, así como también, actas de conformidad entregadas por entidades, al menos con contratos que igualen el monto máximo de contrato, al ser este un monto accesible para empresas de vasta experiencia en el rubro, esto no representará limitación alguna y confirmara la capacidad exigida por la Entidad para la ejecución del presente proyecto.
Es potestad de la Convocante solicitar o no la experiencia, favor remitirse a lo solicitado a la Carta de Invitación.
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CONSULTA 5
La Convocante menciona en el PBC que el proveedor deberá contar con la infraestructura adecuada, capacidad y la especialización en el rubro, pero no solicita que la empresa oferente cuente con Autorizaciones del Fabricante de los equipos utilizados para su servicio(figura NO APLICA), siendo este un documento vital y clave para determinar si realmente una empresa es especializada o no, consultamos reevaluar este punto y exigirlo siendo que varias empresas cumplen con este básico requisito, el mismo no será motivo limitante ni descalificatorio para ningún potencial oferente.
La Convocante menciona en el PBC que el proveedor deberá contar con la infraestructura adecuada, capacidad y la especialización en el rubro, pero no solicita que la empresa oferente cuente con Autorizaciones del Fabricante de los equipos utilizados para su servicio(figura NO APLICA), siendo este un documento vital y clave para determinar si realmente una empresa es especializada o no, consultamos reevaluar este punto y exigirlo siendo que varias empresas cumplen con este básico requisito, el mismo no será motivo limitante ni descalificatorio para ningún potencial oferente.
La Convocante tiene la opción de solicitar la experiencia o no en el rubro solicitado. Favor remitirse a lo solicitado en la Carta de Invitación.
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CONSULTA 6
La Convocante menciona en el PBC que el proveedor deberá contar con la infraestructura adecuada, capacidad y la especialización en el rubro, pero no encontramos la solicitud de contar con técnicos especializados para servicios técnicos sobre los equipos que hacen parte del servicio, en caso de no contar con los mismos la convocante se expone a contratar empresas que no cuenten con el respaldo técnico suficiente para llevar adelante una ejecución de contrato como la expuesta, ya que sin técnico el potencial oferente puede verse con atrasos ante fallos de equipos, errores en las reparaciones, desembocando finalmente en cancelaciones de contrato o ejecuciones de pólizas teniendo una mala experiencia lo cual vemos que no es lo buscado por la Entidad, motivo por el cual consultamos además de técnicos certificados para el Sistema de Gestión propuesto que se incluya también técnicos certificados por el fabricante de los equipos de escaneo utilizados en el servicio.
La Convocante menciona en el PBC que el proveedor deberá contar con la infraestructura adecuada, capacidad y la especialización en el rubro, pero no encontramos la solicitud de contar con técnicos especializados para servicios técnicos sobre los equipos que hacen parte del servicio, en caso de no contar con los mismos la convocante se expone a contratar empresas que no cuenten con el respaldo técnico suficiente para llevar adelante una ejecución de contrato como la expuesta, ya que sin técnico el potencial oferente puede verse con atrasos ante fallos de equipos, errores en las reparaciones, desembocando finalmente en cancelaciones de contrato o ejecuciones de pólizas teniendo una mala experiencia lo cual vemos que no es lo buscado por la Entidad, motivo por el cual consultamos además de técnicos certificados para el Sistema de Gestión propuesto que se incluya también técnicos certificados por el fabricante de los equipos de escaneo utilizados en el servicio.
La Convocante ha optado por no solicitar la experiencia ni el servicio técnico especializado, porque lo que se busca con este Servicio es realizar la digitalización, guarda de los mismos, y mantenerlos en forma confidencial. El Servicio Técnico especializado depende de cada Oferente, que es parte de su oferta. Lo que si se ha solicitado es el currículo vitae del personal que se encargará de; retiro de la documentación, digitalización de la documentación y custodia física y digital de la documentación, incluyendo capacitaciones actualizadas para el manejo de la documentación, para la digitalización, administración y custodia física de la documentación.
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CONSULTA 7
La Convocante menciona en el PBC que el proveedor deberá entregar toda la información a la convocante y disponer del sistema de gestión para consultas, pero no menciona que el proveedor deberá incluir el hardware adecuado para esta entrega ni las características mínimas que ello conlleva, motivo por el cual los potenciales oferentes no nos vemos obligados a entregar ningún accesorio de hardware fuera del servicio propiamente dicho, esto puede acarrear grandes riesgos por la cantidad de trafico de red que representará al momento que se empiece a utilizar la herramienta, recomendamos puedan hacerse con el hardware adecuado para que la herramienta digital pueda ser correctamente implementada.
La Convocante menciona en el PBC que el proveedor deberá entregar toda la información a la convocante y disponer del sistema de gestión para consultas, pero no menciona que el proveedor deberá incluir el hardware adecuado para esta entrega ni las características mínimas que ello conlleva, motivo por el cual los potenciales oferentes no nos vemos obligados a entregar ningún accesorio de hardware fuera del servicio propiamente dicho, esto puede acarrear grandes riesgos por la cantidad de trafico de red que representará al momento que se empiece a utilizar la herramienta, recomendamos puedan hacerse con el hardware adecuado para que la herramienta digital pueda ser correctamente implementada.
La Convocante ha solicitado y estipulado en la Carta de Invitación el Servicio de Digitalización, la guarda digital y física de los documentos, por lo que la Convocante no precisa de Hardware y Software.
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CONSULTA 8
La Convocante menciona en el PBC que el proveedor deberá contar con un sistema para consultas de los documentos digitalizados, consultamos respetuosamente aclaración con relación a este punto, el software puede estar en el proveedor y ser un sistema en la nube? Debe ser perpetua la licencia? Cuantos usuarios accederán al sistema? Se podrá acceder al sistema desde fuera de los equipos de la Conatel? Comprende accesos VPN? Solo se permitirán accesos locales? Debe integrarse con algún Directorio Activo o base de usuarios? Cuáles son los niveles de seguridad mínimos exigidos para el manejo de informacion digital valiosa para la Conatel? El sistema debe contar con marca de agua o algún tipo de nivel de seguridad para la visualización de documentos? Todos los usuarios podrán visualizar, imprimir o guardar en pen drives los documentos desde el sistema de Gestión Documental? Solicitamos aclaración de manera a ofertar correctamente lo exigido, en caso de no exigir ninguno de estos puntos, la entidad se estaría ahorrando en costos pero con claras brechas de seguridad digital sobre su documentación.
La Convocante menciona en el PBC que el proveedor deberá contar con un sistema para consultas de los documentos digitalizados, consultamos respetuosamente aclaración con relación a este punto, el software puede estar en el proveedor y ser un sistema en la nube? Debe ser perpetua la licencia? Cuantos usuarios accederán al sistema? Se podrá acceder al sistema desde fuera de los equipos de la Conatel? Comprende accesos VPN? Solo se permitirán accesos locales? Debe integrarse con algún Directorio Activo o base de usuarios? Cuáles son los niveles de seguridad mínimos exigidos para el manejo de informacion digital valiosa para la Conatel? El sistema debe contar con marca de agua o algún tipo de nivel de seguridad para la visualización de documentos? Todos los usuarios podrán visualizar, imprimir o guardar en pen drives los documentos desde el sistema de Gestión Documental? Solicitamos aclaración de manera a ofertar correctamente lo exigido, en caso de no exigir ninguno de estos puntos, la entidad se estaría ahorrando en costos pero con claras brechas de seguridad digital sobre su documentación.
La Convocante no requiere la utilización de Software o Hardware. Solicita el Servicio de Digitalización de Documentos en formato digital, la Guarda de Archivos en forma física y digital. Por lo que no se requiere: accesos VPN, Directorio Activo, Base de usuarios, o Licencias.