Respuesta:

Al respecto, en relación con su consulta sobre la exigencia de presentar muestras físicas para la totalidad de los bienes que integran el Lote N.º 1, se exponen a continuación las razones técnicas y operativas que fundamentan la indispensabilidad de este requerimiento:
El mobiliario solicitado no constituye elementos aislados, sino un conjunto que debe integrarse armónicamente en los espacios de trabajo. La presentación de la totalidad de las muestras permite al Comité de Evaluación verificar in situ la ergonomía, el acoplamiento mecánico, las uniones y la coherencia dimensional real entre los diez productos diferentes, aspectos que no pueden evaluarse de manera parcial mediante una muestra "por categoría".
Al tratarse de diez ítems distintos destinados a un mismo lote, es indispensable constatar que los tonos de pintura, texturas de melamina o tapizados, y la calidad de los acabados sean idénticos y uniformes en todo el mobiliario. La experiencia en procesos de adquisición demuestra que productos de una misma "categoría" pueden presentar variaciones críticas en sus componentes según el lote de fabricación o el tipo de mueble.
Cada uno de los diez ítems posee un diseño, una función y puntos de tensión mecánica totalmente diferentes (por ejemplo, la estructura de soporte de un escritorio difiere críticamente de la de una cajonera o un armario). Por lo tanto, una muestra representativa de un tipo de mobiliario no es técnicamente vinculante ni demuestra la calidad constructiva, la estabilidad ni la seguridad del resto de los bienes.
Para garantizar un proceso de adjudicación transparente, la Comisión Evaluadora debe someter la verificación de condiciones de inspección a cada uno de los bienes ofertados por los distintos proponentes. Relajar esta exigencia para algunos ítems introduciría un factor de subjetividad y riesgo técnico que la institución no puede asumir. -
Por lo tanto, con el objetivo de mitigar riesgos de fallas estructurales post-entrega y asegurar el estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas del Lote N.º 1, se ratifica lo establecido en la ADENDA, siendo obligatoria la presentación de la muestra física para cada uno de los diez (10) productos solicitados.-

Respuesta:

Al respecto, en respuesta a su solicitud de aclaración, se informa que la Convocante, en cumplimiento de los principios de eficiencia, libre competencia y economía que rigen las contrataciones públicas, ha realizado los análisis correspondientes previo a la emisión del proceso, concluyendo lo siguiente:
El análisis costo-beneficio institucional determinó que el impacto económico derivado del traslado y presentación de las muestras resulta proporcional y marginal frente al riesgo financiero y operativo que significaría para el Estado la adquisición de mobiliario defectuoso, no ergonómico o que no cumpla con los estándares exigidos. La verificación física previa es la única garantía de que la inversión pública cumpla con su fin social y durabilidad proyectada.
La exigencia de muestras no constituye una barrera de acceso discriminatoria, ya que se aplica de manera general e idéntica a todos los potenciales oferentes del sector, quienes, por su giro comercial y capacidad operativa, deben estar en condiciones técnicas de exhibir los productos que ofertan. La competitividad del llamado está garantizada por la claridad de las reglas y la igualdad de condiciones para todos los participantes.
Se recuerda a los proponentes que el costo asociado a las muestras es un gasto propio de la preparación de la oferta. No obstante, para mitigar dicho impacto, las bases prevén que las muestras del oferente que resulte adjudicado podrán ser integradas como parte de la primera entrega de bienes (debidamente aprobadas), mientras que las muestras de los oferentes no adjudicados serán devueltas en los plazos establecidos, salvaguardando así su patrimonio económico.
La estructura del Lote N.º 1 y sus exigencias asociadas forman parte del estudio de mercado y de la planificación estratégica de este llamado. La Convocante ratifica que el requerimiento busca seleccionar la oferta más ventajosa no solo en precio, sino en calidad comprobada, asegurando el correcto uso de los fondos públicos.
Por lo expuesto, se confirma que la exigencia ha sido debidamente evaluada bajo criterios de razonabilidad y proporcionalidad, por lo que se mantiene invariable lo establecido en el Pliego de Bases y Condiciones y sus modificaciones.

Respuesta:

Al respecto, la Convocante ratifica la necesidad de presentar la muestra física completa del "Marco y puerta para Oficina (80 cm de Ancho)" por los siguientes fundamentos técnicos y operativos:
Una puerta y su marco no funcionan como elementos independientes, sino como un sistema mecánico. La verificación de planos o fichas técnicas no permite evaluar aspectos críticos como el correcto encaje en el galce, la holgura perimetral para evitar rozamientos, la precisión de la escuadría y el aplomado general del conjunto estructural.
La muestra física es indispensable para que el Comité de Evaluación verifique la resistencia y la correcta instalación de los herrajes. Evaluar únicamente los componentes sueltos impediría constatar si el cajeado y el debilitamiento controlado de la estructura de la puerta afectan su estabilidad o si los herrajes propuestos soportan el peso real de la hoja.
La presentación del conjunto completo permite inspeccionar visualmente la uniformidad del acabado, el tratamiento de los cantos, el sellado de las uniones y la rigidez torsional de la puerta. Estos elementos son críticos para garantizar que el producto soportará el uso intensivo previsto en las oficinas de la institución.
Dado que el ítem contempla la posterior colocación, la Convocante debe asegurar que el contratista cuenta con la capacidad de proveer un producto estandarizado y libre de vicios ocultos de fabricación. Validar estos aspectos únicamente al momento de la instalación masiva en obra generaría un riesgo inaceptable de demoras y rechazos que afectarían los plazos de ejecución del proyecto.
Por lo tanto, si bien los planos y las fichas técnicas son complementos necesarios, no sustituyen la inspección física del conjunto. Se mantiene la exigencia de presentar la muestra completa del marco y la puerta según lo establecido en el PBC y sus modificaciones.

Respuesta:

Al respecto, esta Convocante informa que la incorporación de la exigencia de muestras para el Lote N.º 1 responde al ejercicio legítimo de sus facultades de revisión, optimización y perfeccionamiento de los documentos del llamado, con base en los siguientes fundamentos técnicos y administrativos:
Tras una exhaustiva revisión complementaria del Pliego de Bases y Condiciones (PBC), se identificó la necesidad de elevar los estándares de control previo. La adenda surge como una herramienta correctiva para mitigar de manera temprana el riesgo de recibir bienes que no se ajusten a las altas exigencias de uso intensivo y durabilidad que requiere la institución.
La modificación del criterio responde a análisis de procesos de provisión anteriores, donde la validación documental exclusiva (fichas técnicas) resultó insuficiente para detectar fallas de origen en acabados, ensambles y resistencia estructural del mobiliario al momento de la entrega masiva. La muestra física previa actúa como un filtro indispensable de control de calidad preventivo.
Administrativamente, es deber de la Convocante asegurar que la inversión de los fondos públicos se traduzca en bienes de óptima calidad. Introducir la verificación física de las muestras en esta etapa garantiza que la Comisión de Evaluación cuente con criterios 100% objetivos y contrastables, evitando futuras rescisiones contractuales, retrasos en la ejecución de las obras o la recepción de productos defectuosos.
Se recuerda que la normativa vigente faculta a la institución convocante a emitir adendas modificatorias antes de la presentación de ofertas para precisar, aclarar o rectificar las reglas del procedimiento. El cambio de criterio no constituye una medida arbitraria, sino una adecuación técnica motivada por el interés público y la búsqueda de la oferta más ventajosa y segura para el Estado.
Por lo tanto, la modificación introducida mediante Adenda responde a una planificación orientada a la excelencia técnica y a la eficiencia administrativa, por lo que se ratifica en todos sus términos la obligatoriedad de presentar las muestras solicitadas.

Respuesta:

Al respecto, la Convocante informa que la exigencia de muestras para el Lote N.º 1 fue estructurada bajo un estricto análisis de proporcionalidad y oportunidad, considerando plenamente la naturaleza de la modalidad de Contrato Abierto, conforme a los siguientes fundamentos:
Bajo la modalidad de Contrato Abierto, si bien existe un monto mínimo de ejecución, la Convocante queda facultada a requerir bienes hasta el tope máximo establecido en el pliego según sus necesidades. Por lo tanto, el contratista debe demostrar desde el primer momento que posee la capacidad técnica y operativa de proveer la totalidad de los diez ítems con la calidad exigida, independientemente del volumen o la frecuencia de las órdenes de compra individuales que se emitan.
Dado que las entregas en un contrato abierto se realizan de manera fraccionada y a requerimiento a lo largo del tiempo, resulta técnicamente indispensable contar con una "muestra patrón" aprobada en la etapa de evaluación. Esta muestra servirá como el único elemento objetivo de contraste para recepcionar o rechazar los bienes en cada entrega futura, mitigando el riesgo de que el proveedor altere la calidad de los materiales en los pedidos posteriores.
El estudio de mercado y la estimación de consumo que sustentan este llamado prevén una alta probabilidad de ejecución de los volúmenes proyectados. La exigencia de la muestra no se evalúa de forma aislada por cada pedido mínimo, sino en función del valor total potencial del contrato y de la envergadura del lote, respecto al cual el costo de preparación de las muestras resulta financiero y técnicamente razonable.
En los procesos de contratación del Estado, la idoneidad y el respaldo técnico de los oferentes son requisitos esenciales para asegurar la continuidad del servicio. El costo asociado a la presentación de muestras constituye un gasto propio del riesgo comercial de la participación en licitaciones públicas, el cual se ve plenamente compensado y amortizado con la expectativa de adjudicación de un contrato de la magnitud del presente llamado.
Por lo tanto, la modalidad de Contrato Abierto refuerza -en lugar de debilitar- la necesidad de contar con muestras físicas previas para blindar la calidad de las entregas fraccionadas. Se ratifica la vigencia del requerimiento en los términos establecidos en el PBC y sus modificaciones.

Respuesta:

Al respecto, esta Convocante informa que la exigencia de muestras para el Lote N.º 1 fue incorporada tras un riguroso análisis de idoneidad y riesgo técnico, teniendo plenamente en consideración el impacto operativo del requerimiento y la naturaleza de las especificaciones constructivas del pliego, bajo los siguientes fundamentos:
Precisamente porque el Pliego de Bases y Condiciones (PBC) determina de forma estricta las dimensiones, espesores, materiales y terminaciones de los bienes, resulta indispensable para la Comisión Evaluadora constatar físicamente que los oferentes poseen la capacidad técnica instalada, la maquinaria especializada y el acceso a los insumos requeridos para replicar con exactitud el estándar exigido. La validación puramente documental de parámetros tan específicos es insuficiente para garantizar el correcto encaje, resistencia y calidad del producto final.
Si bien la Convocante toma nota de la estimación de costos logísticos y de fabricación planteada por el recurrente (aproximadamente 40.000.000 Gs.), se destaca que este esfuerzo económico es proporcional a la envergadura potencial del suministro y se encuentra dentro de los márgenes admisibles del riesgo comercial inherente a las contrataciones del Estado. El costo de mitigar un eventual incumplimiento contractual, retraso en las entregas o recepción de mobiliario defectuoso representaría un perjuicio patrimonial y operativo significativamente mayor para la institución.
Con el fin de salvaguardar el patrimonio económico de los participantes, el proceso contempla mecanismos que evitan que este requerimiento se traduzca en una pérdida financiera o costo hundido:
Las muestras físicas presentadas y aprobadas podrán ser integradas directamente como parte del inventario de la primera entrega regular del contrato, amortizando al 100% su costo de producción.
Todas las muestras serán devueltas íntegramente en los plazos establecidos por el pliego, permitiendo a las empresas reincorporar dichos bienes a su stock comercial ordinario o utilizarlos para otros fines privados, al tratarse de mobiliario de oficina estándar y de alta demanda.
La exigencia de producir las muestras conforme a las especificaciones del llamado actúa como un filtro objetivo para asegurar la concurrencia de oferentes con capacidad real de ejecución inmediata. Eximir de este requisito bajo el argumento del costo anticipado introduciría incertidumbre sobre la solvencia técnica de las propuestas, afectando la transparencia y la libre competencia en igualdad de condiciones para todos los participantes.
Por lo tanto, la Convocante ratifica que el requerimiento se ajusta a criterios de razonabilidad, necesidad e interés público, por lo que se deniega la solicitud de exoneración y se mantiene firme la obligatoriedad de presentar las muestras en las condiciones establecidas.

Respuesta:

Al respecto, esta Convocante informa que, si bien se reconoce y valora el espíritu de la Ley N.° 7021/2022 de Suministro y Contrataciones Públicas de Paraguay al promover e impulsar la inclusión y participación preferente de las MIPYMES en las Licitaciones de Menor Cuantía, no es jurídicamente viable eliminar la exigencia ni postergarla exclusivamente para el adjudicado, ratificándose la validez de la ADENDA con base en los siguientes argumentos técnicos y normativos:
La Ley N.° 7021/2022 introduce como eje central la máxima obtención de valor por dinero. Para cumplir este mandato de forma objetiva, la Comisión Evaluadora debe examinar las cualidades técnicas reales de las ofertas antes de dictaminar la adjudicación. Evaluar muestras solo al oferente seleccionado desnaturalizaría la competencia, pues transformaría la etapa de evaluación en una validación ciega de documentos, elevando el riesgo de adjudicar a una propuesta que no cumpla físicamente con la calidad exigida.
Eximir de la presentación de muestras a las MIPYMES o eliminar el requisito de forma general afectaría la rigurosidad técnica que la institución necesita garantizar para el Lote N.º 1. Las reglas de control de calidad deben aplicarse con un criterio uniforme y preestablecido para todos los oferentes, asegurando que el origen corporativo del proponente no sea un atenuante para disminuir las garantías del bien público que se adquirirá.
Para contrarrestar las limitaciones de flujo financiero propias de las micro, pequeñas y medianas empresas, el Pliego de Bases y Condiciones (PBC) dispone de reglas claras para la devolución expedita de las muestras a aquellos oferentes que no resulten adjudicados. Asimismo, el proponente que gane el llamado podrá computar y entregar dichas muestras como parte de la primera tanda del suministro contratado, reduciendo a cero la pérdida de inventario o el costo de fabricación hundido.
Los bienes del presente llamado corresponden a un volumen acotado precisamente por tratarse de un procedimiento menor a los 5000 jornales mínimos. El costo logístico de movilizar diez (10) muestras resulta razonable y escalable para una empresa del sector mobiliario con la capacidad operativa mínima requerida para cumplir con un contrato de suministro con el Estado paraguayo.
Por los fundamentos expuestos, con el objeto de blindar el proceso de compras públicas frente a posibles vicios de fabricación y asegurar un dictamen con bases materiales idénticas para todos, se deniega la solicitud de modificación y se mantiene firme la obligatoriedad de la presentación de muestras conforme a los términos vigentes.

Respuesta:

Al respecto, esta Convocante informa que la estructura del llamado, que combina la adjudicación por lote con la evaluación obligatoria de muestras para cada uno de sus ítems, responde a un criterio de planificación técnica y administrativa integral debidamente evaluado, por lo que se aclaran los siguientes puntos:
Se aclara expresamente que, al estar establecida la adjudicación por Lote, la oferta se evalúa y se adjudica como una unidad indivisible. En consecuencia, el incumplimiento de las Especificaciones Técnicas o la no presentación de una sola de las muestras del Lote N.º 1 implicará la descalificación de la oferta para la totalidad de ese lote.
La agrupación de los diez (10) ítems en un único lote no es arbitraria; responde a la necesidad institucional de adquirir un sistema de mobiliario integrado, homogéneo y compatible entre sí. Permitir la adjudicación por ítems separados (por ejemplo, que un proveedor entregue los escritorios y otro diferente las cajoneras o armarios) rompería la uniformidad estética (tonos de melamina, acabados, herrajes) y la coherencia ergonómica y funcional del espacio de trabajo. La Convocante requiere un único operador responsable que garantice la armonía de todo el conjunto.
La combinación de estas condiciones fue plenamente considerada en la etapa de planificación. El riesgo de descalificación integral no disminuye la razonabilidad del pliego, sino que compromete al oferente a asegurar la calidad total de su propuesta. En un contrato de suministro de esta naturaleza, la idoneidad del proveedor debe ser absoluta para todos los componentes solicitados, ya que la falla en un solo elemento (como un marco o una puerta defectuosa) afecta la operatividad y la entrega final de la obra o espacio acondicionado.
Modificar la modalidad de adjudicación de "Por Lote" a "Por Ítem" a esta altura del procedimiento alteraría sustancialmente la estrategia de contratación, la economía de escala planificada y los criterios de evaluación del llamado. Además, fragmentar la adjudicación incrementaría de forma inaceptable los costos administrativos de gestión, supervisión y recepción de contratos para la institución.

Respuesta:

Al respecto, esta Convocante aclara que el procedimiento, plazos y condiciones para la custodia y posterior devolución de las muestras físicas presentadas para el Lote N.º 1 se regirán estrictamente bajo los siguientes lineamientos administrativos:
Plazo para el retiro de las muestras:
Para los oferentes no adjudicados: Una vez que el acto administrativo de la adjudicación se encuentre firme y consentido (es decir, una vez agotados los plazos legales para la interposición de protestas o recursos conforme a la Ley N.° 7021/2022 de Suministro y Contrataciones Públicas), los oferentes contarán con un plazo acorde al tiempo que disponen para su retiro.
Procedimiento para la devolución: El representante legal del oferente, o un tercero debidamente autorizado mediante poder por escrito, deberá presentarse en el depósito de resguardo institucional de la Convocante. Se procederá a la inspección conjunta de los bienes y se suscribirá un Acta de Devolución y Recepción de Muestras, la cual constará en el expediente administrativo del llamado. Se aplica normas administrativas comúnmente aceptados
Por lo expuesto, las reglas operativas garantizan la transparencia y la preservación del patrimonio de los participantes, por lo que se ratifican las condiciones de resguardo informadas, las cuales serán formalizadas al concluir el proceso de evaluación.

Respuesta:

Al respecto, esta Convocante rechaza categóricamente cualquier afirmación o sospecha referida a la existencia de un "proveedor de preferencia" y ratifica que el plazo otorgado tras la emisión de la ADENDA cumple con los principios de transparencia, objetividad e igualdad de condiciones, bajo los siguientes fundamentos administrativos y técnicos:
La emisión de la adenda y la consecuente fijación de la fecha para la presentación de ofertas y muestras se han realizado respetando estrictamente los plazos mínimos exigidos por la Ley N.° 7021/2022 de Suministro y Contrataciones Públicas de Paraguay para los procedimientos de Licitación de Menor Cuantía. La normativa prevé los tiempos necesarios para que el mercado reaccione y adapte sus propuestas ante modificaciones en los pliegos.
El periodo establecido entre la publicación de la adenda y el acto de apertura es técnicamente suficiente para empresas del sector mobiliario que cuentan con capacidad operativa instalada. Los diez (10) ítems del Lote N.º 1 corresponden a mobiliario de oficina estándar y de diseño corriente en el mercado nacional. No se están requiriendo matrices complejas ni componentes de importación exclusiva que justifiquen una imposibilidad material de producción o acondicionamiento.
Todos los potenciales oferentes han sido notificados en el mismo instante a través del Sistema de Información de las Contrataciones Públicas (SICP), disponiendo exactamente de la misma cantidad de días para preparar sus muestras físicas. Las reglas son idénticas, públicas y transparentes para todos, lo que descarta cualquier asimetría informativa o ventaja competitiva orientada a favorecer a un participante en particular.
El plazo fijado actúa también como un indicador de la solvencia técnica e inmediata del oferente. Una empresa que pretenda adjudicarse un contrato de suministro con el Estado debe demostrar que está en condiciones de responder con agilidad ante los requerimientos de la Convocante. Retrasar el proceso afectaría los cronogramas institucionales y el interés público que motiva este llamado.
Por lo tanto, la Convocante confirma que el tiempo concedido es razonable, legal y proporcional para garantizar la máxima concurrencia en igualdad de condiciones, por lo que se mantiene invariable la fecha límite establecida para la presentación de ofertas y muestras.