CONTRATACIÓN DE SERVICIO DE ALQUILER DE FOTOCOPIADORAS PARA LA AUDITORÍA GENERAL DEL PODER EJECUTIVO

Objeto

Se requiere el alquiler de fotocopiadoras para dos dependencias de la Auditoria General del Poder Ejecutivo, con equipos de tecnología digital, nuevo y/o usados en buen estado de funcionamiento y no deberán tener más de 3 (tres) años desde la fecha de fabricación, contados hasta la fecha limite de presentación de ofertas, en comodato por Contrato Abierto, donde la cotización se realizará por unidad de copia/impresión que se realice y considerando el transporte de las equipos hasta los lugares donde serán utilizados, incluyendo puesta en marcha de los equipos, asistencia técnica tanto para hardware, como software para la gestión de dispositivos, mantenimiento preventivo y correctivo reposición de piezas que sean necesarias, materiales consumibles e insumos (A excepción de hojas).

La provisión de servicios integrales para cumplir con los requerimientos de:

• Impresión, copiado y procesamiento de imagen digital de documentos.
• Además de la gestión de dispositivos, que permita desde una ubicación central monitorear todas las multifuncionales correspondiente al presente servicio.

Estarán a cargo del contratista:

• El transporte de las máquinas hasta los distintos lugares donde estarán ubicadas,
• Instalación y puesta en marcha del servicio,
• Asistencia técnica, mantenimiento preventivo y correctivo reposición de piezas que sean necesarias,
• Materiales consumibles e insumos necesarios, además de la disponibilidad de equipos back up/respaldo.

Descripción de los Servicios

Los servicios deberán incluir:

1. Provisión de máquinas de tecnología digital, que cuenten una solución de software para monitorear el estado de las impresoras y el nivel sus respectivos insumos.
2. Enviar notificaciones vía correo electrónico o notificar al administrador cuando un equipo presente alguna falla o falta de insumo.
3. Se deberá proveer un software central de medición, supervisión, monitoreo y registro de todas las opciones de impresión, copia y escaneo de documentos en los dispositivos multifuncionales, que permita autenticar a los usuarios del directorio activo, mediante un PIN para el control del uso de los mismos y de todos los documentos a ser impresos o manipulados.

4. Se requiere el traslado e instalación de los equipos a oficinas de la Institución, cumpliendo con la puesta en marcha, configuración, adecuación a los requerimientos de uso en general.
5. La Capacitación a usuarios y administradores de los dispositivos en cada punto de instalación. Asistencia técnica permanente y especializada.
6. Servicio de Mesa de Ayuda con recursos tecnológicos y humanos calificados para gestionar soluciones, o determinar asistencias técnicas ante posibles incidencias, contactos telefónicos, mensajería instantánea, correo electrónico y en forma presencial si es necesario. (El oferente deberá proveer un número telefónico de contacto, correo electrónico nombre y apellido del encargado por parte del contratista en carácter de declaración Jurada).
7. Se deberá proveer un software para generación tickets de órdenes de servicio de forma automatizada;
8. Solicitud de insumos y asistencias técnicas. Que cuente con un dashboard con datos de seguimiento de los casos abiertos y las estadísticas del servicio en general, e información actualizada en tiempo real.

Ejecución de Mantenimientos Preventivos

1. Ejecución de Tareas actividades correctivas con cobertura de mano de obra para reparaciones de cualquier índole.
2. Provisión de Insumos y Repuestos Originales que fuesen requeridos de forma inmediata y con disponibilidad permanente, para una pronta solución a los inconvenientes técnicos o solicitud de insumos.

Disponibilidad inmediata de equipos de respaldo o back up

• El contratista debe contar con un Centro de Servicio Técnico; Infraestructura y talleres equipados con tecnología e instrumentos de diagnóstico y reparación, stock permanente de repuestos e insumos, dispuestos en áreas físicas para servicios en simultáneo de varios equipos. La convocante podrá visitar las instalaciones del contratista en el momento que considere necesario desde el periodo de evaluación y hasta el cumplimiento de la vigencia del contrato.
• Disponibilidad de un (1) Coordinador de Servicios del Contrato y al menos tres (3) Técnicos certificados por el Fabricante de la marca, en condición de asistir ante cualquier incidente y/o para realizar mantenimientos preventivos y/o correctivos. Se deberá presentar los certificados de capacitación técnica realizada para los modelos de equipos ofertados, así como la hoja de vida de los técnicos y el coordinador de los servicios.
• La cobertura integral de la mesa de ayuda deberá contemplar servicios de lunes a viernes en horarios de oficina, con cargas horarias de 8 (ocho) horas, con el fin de garantizar en todo momento el excelente funcionamiento de los dispositivos instalados y la calidad del Servicio.

Características de las Máquinas

Los equipos y accesorios ofertados deben ser nuevos y/o usados en buen estado de funcionamiento y no deberán tener más de 3 (tres) años desde la fecha de fabricación, contados hasta la fecha limite de presentación de ofertas.

Obligaciones y Responsabilidad del Contratista

Instalar todas las máquinas en los lugares indicados y ponerlas en perfecto estado de funcionamiento en un plazo máximo de 15 (quince) días, siguientes a la fecha de la firma del contrato.

Lugar de Instalación de Equipos

Edificio Central de la Auditoría General del Poder Ejecutivo, ubicado en las calles, Alberdi N° 972 casi Manduvirá.

• Realizar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, reparaciones con técnicos especializados, transportes, instalación y puesta en servicio de las máquinas, provisión de repuestos necesarios de manera a garantizar la calidad de las impresiones.
• Realizar la instalación, prueba, puesta en marcha y capacitación de uso para las herramientas de software monitoreo del estado de las máquinas y software de gestión de usuarios.
• Será responsable por la movilización de todos los recursos de personas, materiales, equipos, herramientas, y cualquier otra providencia, corriendo con todos los gastos consecuentes de la movilización y utilización de esos recursos, en tiempo y calidad acorde con el suministro y prestación de servicios.
• Disponer de equipos de respaldo Back up para sustituir inmediatamente las máquinas que presenten problemas insanables o cuando haya necesidad de retirar para su reparación, por otra del mismo modelo.
• Proveer entrenamiento a los empleados, designados para operar las máquinas una vez instaladas.
• Para la realización de dicho servicio se habilitará un documento donde se registrarán todos los datos de las máquinas atendidas, lugar de instalación, números de impresiones, copias digitales (fotocopias) realizadas por meses, paradas, reparaciones y otros datos que faciliten el control de su funcionamiento conforme a estas especificaciones técnicas.
• En caso de desperfectos el contratista dispondrá de un plazo no superior a 4 (cuatro) horas para la reparación y puesta en servicios de las máquinas a partir de la recepción de la notificación.
• En caso de que el contratista requiera de mayor tiempo para la reparación necesaria, se compromete a sustituir la dañada hasta la puesta en servicio de las mismas.

Mano de Obra para Asistencias Técnicas, Mantenimientos Preventivos y Correctivos

• El contratista es el único responsable del personal técnico necesario para la ejecución de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, cargas sociales y otros beneficios establecidos en el código laboral vigente.
• Por cada asistencia a ser realizada, sea para mantenimiento correctivo o preventivo, así como para el suministro de insumos, el contratista deberá remitir todos los datos que faciliten la identificación del personal técnico asignado.
• Cualquier actividad del contratista en las oficinas de la Institución referente al Servicio mencionado, deberá realizar dentro de los horarios de trabajo establecido por la misma.

Lectura de Contadores

• La lectura de los Contadores será realizada mensualmente, y de manera dual (1 (un) representante de la contratante y la contratista). La Dirección General de Tecnologías de la Información y Comunicación será el órgano responsable, en coordinación con el contratista para la ejecución de estos servicios. También podrá realizarse vía software.
• La Institución pagará al contratista los servicios efectivamente realizados, es decir por cantidad de impresiones/fotocopias, éstas serán aprobadas por medio de informes de uso. Los pagos serán efectuados de acuerdo con las cantidades leídas y el precio ofertado por el Contratista. En caso de no superar la cantidad de impresiones mínimas, la institución está obligada a pagar por la cantidad de impresiones mínimas comprometidas. En caso de superar la cantidad de impresiones máximas mensuales, el costo por impresión/copias no deberá superar al precio ofertado inicialmente.
• En caso de que constaten errores en las hojas de lectura, referente a la cantidad de copias digitales (fotocopias) realizadas, estas detectadas con posterioridad a la facturación, los valores correspondientes podrán ser descontados o incluidos en las facturaciones siguientes previo informe favorable de la Dirección General de Tecnologías de la Información y Comunicación.

Distribución y Cantidad de Equipos exigidos

1. Distribución:

 En base a la documentación cedida por la institución se realizarán las distribuciones de máquinas, siendo responsables de ubicar los equipos, instalar y configurar la misma en red según la documentación de distribución.

2. Cantidad de Equipos:

Tipo 1:  Multifunción Láser Digital Color: 02 (unidades)

Tipo 2:  Multifuncional Monocromática de Mediano Porte: 03 (unidades)

Total:  05 (unidades)

Así también, según las necesidades de la convocante se podrán solicitar la provisión de más equipos (hasta 2 equipos en cualquier etapa de ejecución del contrato).

3. Cantidad de Impresiones:

El promedio de impresión total por mes es de 10.000 páginas, distribuidas en:

• 8.000 monocromáticas
• 2.000 a color

CARACTERISTICAS TÉCNICAS

Lectura de Contadores
Las lecturas de los Contadores serán realizadas mensualmente, y la Institución pagará al contratista los servicios efectivamente realizados y aprobados por medio de Informes o reportes de uso de los dispositivos, los pagos serán efectuados de acuerdo a las cantidades leídas y los precios estipulados en la planilla de precios del Contratista.
En caso de que constaten errores en las hojas de lectura, referente a la cantidad de copias e impresiones realizadas, estas detectadas con posterioridad a la facturación, los valores correspondientes podrán ser descontados o incluidos en las facturaciones siguientes.