Esta sección constituye el detalle de los bienes y/o servicios con sus respectivas especificaciones técnicas - EETT, de manera clara y precisa para que el oferente elabore su oferta. Salvo aquellas EETT de productos ya determinados por plantillas aprobadas por la DNCP.
El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y convenios modificatorios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
En este apartado la convocante deberá indicar los siguientes datos:
Martha Riquelme Irún, Coordinadora, Coordinación Administrativa, Financiera y de Inversiones de la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones.
En la actualidad la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones (DGJP) cuenta con un archivo de 10.000 libros aproximadamente, que corresponden a antecedentes de jubilaciones, pensiones, planillas de sueldos de los Organismos y Entidades del Estado y otros archivos relacionados a trámites realizados ante esta Dirección General, con anterioridad al año 2003. Asimismo, es necesario crear un espacio para el archivo de los expedientes más actuales y de trámite diario, cuyo volumen crece día a día. La falta de espacio físico y de equipamiento para mitigación de riesgos (inherentes a los depósitos de archivos) obliga a la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones a buscar mecanismos de guarda y administración de documentos.
El procedimiento de contratación será sucesivo.
Acompaña al expediente de solicitud de llamado el Dictamen Técnico N° 01/2025 de fecha 6/01/2025 con la Justificación de las Especificaciones Técnicas requeridas para el llamado.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las características técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:
- Las EETT sirven de referencia para verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.
- En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.
- En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.
- Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.
- Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”, remitiendo la aclaración respectiva. Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.
- Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.
- Las EETT deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:
(a) Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.
(b) Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).
(c) Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.
(d) Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.
(e) Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.
- Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda. Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo a la de Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.
Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta datos sobre una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá detallar la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.
Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.
Los bienes y/o servicios deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas y normas:
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SERVICIO DE CLASIFICACIÓN Y GUARDA DE ARCHIVOS PARA EL VAF |
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Ítem/ Lote |
Descripción |
U. de medida |
Present. |
Cantidad |
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1 |
Guarda y custodia de documentos. |
Unidad |
Evento |
1 |
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2 |
Digitalización de documentos (por página digital) CERTIFICADA. |
Unidad |
Evento |
1 |
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Ítem 1. Administración de Archivos.
Guarda mensual de los archivos en cajas de acuerdo al volumen permito por cada caja.
El ítem contempla la provisión de cajas que garanticen la confidencialidad del Contenido de los documentos. Cajas con medidas aproximadas a 50x40x26 cm, de características semi ignifuga (resistente al primer impacto de posible incendio).
Transporte a dependencias de la empresa prestadora del Servicio.
Inventariado e informatización de los archivos.
Instalación de programas de consulta de documentos en equipos de las
dependencias del Ministerio, para la consulta de los documentos obrantes
en las instalaciones de la empresa prestadora del servicio.
Provisión de personal idóneo para la manipulación de los archivos.
Servicio de seguridad las 24 Horas.
Servicio de traslado de documentos de puerta a puerta tanto para la entrega como para la devolución de los documentos al depósito.
Instalaciones que cuenten con alarmas contra incendio, detectores de humo y otros equipamientos para la prevención de incendios.
Registro de Entrada y Salida del Personal autorizado a los depósitos.
Reportes, semanales o según la necesidad de los documentos obrantes en los depósitos o los documentos que se hallen en dependencias del Ministerio.
Consultas digitales, (remisión de copias escaneadas de los documentos solicitados por el Ministerio de Economía en caso de requerirse).
El servicio contempla:
1) Clasificación e Inventario de documentos a retirar.
2) Retiro y transporte a la empresa prestadora de servicio.
GUARDA DE ARCHIVOS: de acuerdo al requerimiento del ámbito, implica la guarda mensual, con custodia, las consultas con traslados de archivo (delivery/transporte) y el almacenamiento físico de archivos, en cajas de acuerdo al volumen permitido por cajas.
Ítem 2. Digitalización de documentos.
Servicio de Digitalización de documentos en formato PDF.
Catalogar según los criterios de codificación y búsqueda determinados por la Repartición.
La calidad de imagen digitalizada debe ser lo suficientemente clara para garantizar condiciones óptimas de legibilidad.
El evento corresponde a un legajo digital.
Se requiere que el servicio de Digitalización cuente con certificación habilitada por el MIC.
RETIRO Y/O REMISIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS (DELIVERY/TRANSPORTE).
Se deberá proveer el servicio de retiro (TRANSPORTE) de documentos físicos, por primera vez, desde las instalaciones de la contratante (o las del antiguo proveedor de almacenamiento), hacia las instalaciones del proveedor.
Se deberá proveer el servicio de remisión (TRANSPORTE) de documentos físicos, desde las instalaciones del proveedor, a la contratante conforme a requerimientos de la contratante.
Se deberá proveer el servicio de retiro (TRANSPORTE) de documentos físicos, desde las instalaciones de la contratante (que corresponde a la devolución de los archivos remitidos por (delivery/transporte), conforme a requerimientos de la contratante.
En cada retiro y/o remisión de documentos físicos, el proveedor deberá realizar el inventario de documentos físicos retirados y/o remitidos y deberá presentar un informe de la ubicación física de los mismos a fin de llevar el historial de movimiento de dicho archivo.
Se deberá contar con un servicio de transporte identificado con logotipo de la empresa, y con la capacidad pertinente para soportar el volumen para el retiro y/o remisión de los documentos físicos. Como mínimo.
Se deberá contar con el personal identificado con logotipo de la empresa, y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de los documentos físicos en general.
El servicio de retiro y/o remisión de los documentos físicos debe incluir transporte, personal para estiba, embalaje, etiquetado, control del volumen de los documentos físicos que se retiran y/o remiten, desestiba, control de los documentos físicos que se retiran y/o remiten en destino, sanitación de los documentos físicos y el respectivo acondicionamiento de los mismos en el almacén.
SERVICIO DE EMBALAJE (PACKING) PARA EL ALMACENAJE DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS.
Servicio de suministro y carga de Cajas para el Archivo y Almacenaje de los Documentos físicos, que deberán ser de un diseño exclusivo para la guarda de (papel carpetas - biblioratos - blocks - arquipeles - documentos encuadernados y otros). Como mínimo.
Servicio de suministro y colocación de precintos de seguridad, con identificación numérica única, inviolable (tipo lacrado). Como mínimo.
Servicio de suministro y colocación de etiquetas adhesivas con referencias impresas (código de barras).
Servicio de suministro y colocación de corchetes, grampas, clips, presillas, etc. Para los casos de sustitución de los que estén en mal estado o los que requieran para su ordenamiento u organización de los documentos físicos.
SERVICIO DE CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN E INVENTARIO DEL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS.
El servicio deberá incluir:
La limpieza, sanitación, organización, etiquetado y embalaje de los archivos.
Levantamiento de inventario (identificación y clasificación de los archivos) conforme a la modalidad de archivo existente de cada ámbito solicitante del servicio y la tipología documental de los mismos conforme a los requerimientos y parámetros establecidos.
Reportes periódicos, a requerimiento de la fiscalización del servicio, respecto al servicio de retiro o reincorporación de los Archivos de documentos físicos.
Los documentos archivados, deberán ser remitidos en inventario, como medio de consultas y la finalización del contrato deberán ser debidamente entregados al Ministerio de Economía Dirección General de Jubilaciones y Pensiones.
Disposición de modernos y seguros Sistemas de Clasificación y Ordenamientos que eliminan la posibilidad de errores, operados por personal calificado y la supervisión permanente de los mismos.
Servicio de transmisión digital de información (consulta de digital de documentos).
Se podrá solicitar el envío en formato digital de los documentos, para ello el proveedor deberá contar con las herramientas informáticas necesarias para tal efecto, como son: Sistema de administración de carpetas digitales, con usuarios predefinidos, este sistema de carpetearía digital deberá estar disponible las 24 horas y los 7 días de la semana.
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Monto Mínimo |
Gs. 150.000.000 |
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Monto Máximo |
Gs. 500.000.000 |
El lugar donde ser prestaran los servicios será Ministerio de Economía y Finanzas - Dirección General de Jubilaciones y Pensiones sito en la calle Iturbe y Primera Proyectada, Ciudad de Asunción.
Una vez formalizado el contrato, el proveedor deberá iniciar la prestación de los servicios en un plazo máximo de 5 (Cinco) días hábiles posteriores a la fecha de firma del contrato.
Plazo para la migración de Archivos (Actuales):
El plazo para el traslado documentos con inventario inicial, deberá darse inicio en un plazo de 15 (quince) días.
Plazo para gestión de Archivos:
En el caso de necesidad de la CONTRATANTE de realizar consultas en relación a los documentos dados en guarda y gestión, la dependencia solicitante remitirá al PROVEEDOR, una solicitud vía correo electrónico (e-mail certificado), con el detalle de los documentos requeridos. El plazo de respuesta será de 24 horas en casos normales, y en los casos de urgencia el plazo de respuesta será de 2 (dos) horas, de acuerdo a las exigencias de la CONTRATANTE.
Se realizarán retiros de documentaciones físicas para la guarda y gestión de archivos de acuerdo a las necesidades de los ámbitos requirentes mediante una solicitud vía correo electrónico (e-mail certificado), el plazo de respuesta será de 24 horas.
Se computarán para su facturación de acuerdo por cada orden de servicio emitida de forma mensual
El servicio se extenderá por 24 meses.
OBSERVACIÓN: La convocante posee a la fecha un aproximado de 10.000 (diez mil) cajas con las medidas detalladas en el Ítem 1 a las que se le aplicarán directamente los servicios de inventario y guarda de documentos en una primera etapa, pudiendo las mismas duplicar la cantidad según se requiera. Los costos de traslados de dichas cajas de un depósito a otro, si los hubiere, correrán por cuenta de la contratada.
En la actualidad la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones (DGJP) cuenta con un archivo de 10.000 libros aproximadamente, que corresponden a antecedentes de jubilaciones, pensiones, planillas de sueldos de los Organismos y Entidades del Estado y otros archivos relacionados a trámites realizados ante esta Dirección General, con anterioridad al año 2003.
Asimismo, es necesario crear un espacio para el archivo de los expedientes más actuales y de trámite diario, cuyo volumen crece día a día.
La dependencia requirente gestiona por primera vez un llamado con estas características, por lo que no se cuenta con antecedentes previos a este proceso.
Las especificaciones técnicas fueron elaboradas conforme a las necesidades de las reparticiones involucradas y de acuerdo a los servicios prestados por empresas dedicadas al rubro de guarda de documentos.
En base a lo expuesto, y a la falta de espacio físico, se solicita el llamado a contratación para el Servicio de Clasificación y Guarda de Archivos, conforme a las especificaciones técnicas preparadas para el efecto.
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
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1 |
Administración de Archivos |
1 |
Unidad |
El lugar donde ser prestaran los servicios será Ministerio de Economía y Finanzas - Dirección General de Jubilaciones y Pensiones sito en la calle Iturbe y Primera Proyectada, Ciudad de Asunción. |
La prestación de los servicios desde la firma del contrato. Se ejecutará de forma mensual. LA VIGENCIA DE LOS SERVICIOS SERÁ HASTA 24 MESES |
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2 |
Digitalización de documentos (por página digital) CERTIFICADA. |
1 |
Unidad |
El lugar donde ser prestaran los servicios será Ministerio de Economía y Finanzas - Dirección General de Jubilaciones y Pensiones sito en la calle Iturbe y Primera Proyectada, Ciudad de Asunción. |
La prestación de los servicios desde la firma del contrato. Se ejecutará a solicitud de la convocante. LA VIGENCIA DE LOS SERVICIOS SERÁ HASTA 24 MESES |
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Ítem |
Descripción del servicio |
Indicador de Cumplimiento |
Tipo |
Fecha(s) presentación prevista |
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1 |
Administración de Archivos. |
Orden de servicios/Contrato |
Acta de Conformidad de Servicios |
La prestación de los servicios en un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles posteriores a la fecha de firma del contrato. |
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2 |
Digitalización de documentos (por página digital) CERTIFICADA. |
Orden de servicios/Contrato |
Acta de Conformidad de Servicios |
La prestación de los servicios en un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles posteriores a la fecha de firma del contrato. |
En procedimientos de Menor Cuantía, la aplicación de la preferencia reservada a las MIPYMES prevista en el artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas" será de conformidad con las disposiciones que se emitan para el efecto. Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 4° de la Ley N° 7444/25 QUE MODIFICA LA LEY Nº 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega, indicado en el presente apartado. El proveedor se encuentra facultado a documentarse sobre cada entrega. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
No aplica
La prestación de los servicios se realizará de acuerdo al plan de prestación, indicados en el presente apartado. El proveedor se encuentra facultado a documentarse sobre cada prestación.
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
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1 |
Guarda y custodia de documentos |
1 |
Unidad |
El lugar donde se prestarán los servicios será Dirección General de Jubilaciones y Pensiones del Ministerio de Economía y Finanzas sito en la calle Iturbe y Primera Proyectada, Ciudad de Asunción. |
La prestación de los servicios desde la firma del contrato. Se ejecutará en forma mensual. LA VIGENCIA DE LOS SERVICIOS SERÁ HASTA 24 MESES. |
| 2 | Digitalización de documentos (por página digital) CERTIFICADA. | 1 | Unidad | El lugar donde se prestarán los servicios será Dirección General de Jubilaciones y Pensiones del Ministerio de Economía y Finanzas sito en la calle Iturbe y Primera Proyectada, Ciudad de Asunción. | La prestación de los servicios desde la firma del contrato. Se ejecutará en forma mensual. LA VIGENCIA DE LOS SERVICIOS SERÁ HASTA 24 MESES. |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica