Aclaración - Servicios requeridos. Sistema de adjudicación e ítems
Entendemos que el servicio requerido por el INCOOP es la digitalización certificada de sus documentos, por lo que solicitamos una aclaración del motivo por el que en la planilla de precios se separan ítems de “Digitalización estándar y certificada”, bajo ningún sentido es conveniente solo incluir digitalización estándar, además solicitan una empresa/software que este certificada por el MIC para prestar servicios de digitalización certificada pero sin embargo piden un item de digitalización estándar.
17-06-2025
18-06-2025
Aclaración - Servicios requeridos. Sistema de adjudicación e ítems
Entendemos que el servicio requerido por el INCOOP es la digitalización certificada de sus documentos, por lo que solicitamos una aclaración del motivo por el que en la planilla de precios se separan ítems de “Digitalización estándar y certificada”, bajo ningún sentido es conveniente solo incluir digitalización estándar, además solicitan una empresa/software que este certificada por el MIC para prestar servicios de digitalización certificada pero sin embargo piden un item de digitalización estándar.
La Convocante, requiere de ambos servicios, por un lado la digitalización certificada para ciertos documentos cuya importancia es sumamente relevante (Ejemplo: Resoluciones) y otros donde se busca una acceso mas rápido y eficiente a la información para ellos seria una digitalización simple suficiente.
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Aclaración – ítems requeridos
Solicitamos aclarar lo siguiente: Se definió un ítem de indexación y uno de expurgo en la planilla de precios, como para cotizarlos por separado, solicitamos aclarar el motivo por el que la indexación se ha separarlo en un ítem independiente ya que esta actividad o proceso es parte de la digitalización certificada y no tiene sentido que este de manera independiente y cotizar por separado. Además, se incluyó un ítem de expurgo/expurgue de documentos, en este punto tampoco encontramos sustento o motivo, teniendo en cuenta que el servicio de expurgo ya que este proyecto o necesidad es de digitalización certificada de archivos activos o de importancia vital para la institución, por el que no es recomendable invertir en expurgo siendo que este recurso puede ser mejor utilizado para digitalizar los archivos activos o de importancia, la institución debe verificar y analizar la mejor inversión posible.
Solicitamos aclarar lo siguiente: Se definió un ítem de indexación y uno de expurgo en la planilla de precios, como para cotizarlos por separado, solicitamos aclarar el motivo por el que la indexación se ha separarlo en un ítem independiente ya que esta actividad o proceso es parte de la digitalización certificada y no tiene sentido que este de manera independiente y cotizar por separado. Además, se incluyó un ítem de expurgo/expurgue de documentos, en este punto tampoco encontramos sustento o motivo, teniendo en cuenta que el servicio de expurgo ya que este proyecto o necesidad es de digitalización certificada de archivos activos o de importancia vital para la institución, por el que no es recomendable invertir en expurgo siendo que este recurso puede ser mejor utilizado para digitalizar los archivos activos o de importancia, la institución debe verificar y analizar la mejor inversión posible.
La indexación es la carga de los documentos digitalizados en el software de la institución, el expurgue es otra tarea por la cual se selecciona documentos a ser destruidos conforme a lo establecido por las leyes que rigen la materia, es decir, son tareas distintas por ello va en items separados, ademas no todos los documentos digitalizados van a ser expurgados.
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Servicio de expurgo
Atendiendo a que, para que la entidad pueda solicitar un servicio de expurgo, la Contraloría General de la República establece que las entidades del sector público deben implementar procedimientos para la destrucción de documentos una vez transcurridos diez años desde su revisión y control, salvo aquellos de valor histórico, las entidades deben seguir los procedimientos administrativos establecidos en la Ley N° 6.715/21.
Solicitamos aclarar si la institución hay realizó este procedimiento, además es importante mencionar que este servicio es recomendable solicitarlo como parte de otro proyecto o proceso, notamos que esto esta siendo incluido en un proyecto de digitalización y guarda, donde solo una empresa en la actualidad puede realizarlo. Además se incluye un servicio de “Custodia/Guarda” que en realidad no es un servicio total sino solo por el periodo que dure la digitalización de archivos.
Atendiendo a que, para que la entidad pueda solicitar un servicio de expurgo, la Contraloría General de la República establece que las entidades del sector público deben implementar procedimientos para la destrucción de documentos una vez transcurridos diez años desde su revisión y control, salvo aquellos de valor histórico, las entidades deben seguir los procedimientos administrativos establecidos en la Ley N° 6.715/21.
Solicitamos aclarar si la institución hay realizó este procedimiento, además es importante mencionar que este servicio es recomendable solicitarlo como parte de otro proyecto o proceso, notamos que esto esta siendo incluido en un proyecto de digitalización y guarda, donde solo una empresa en la actualidad puede realizarlo. Además se incluye un servicio de “Custodia/Guarda” que en realidad no es un servicio total sino solo por el periodo que dure la digitalización de archivos.
La institución realizara las tareas conforme a las leyes y resoluciones que rigen la materia, es decir, el trabajo de destrucción siempre se realizara con la Contraloría u otras Instituciones que deban formar parte del proceso. El expurge es la selección de documentos a ser destruidos no la destrucción en si misma de esos documentos.
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Planilla de precios
Solicitamos que los ítems definidos en la planilla de precios puedan ser modificados y reorganizados teniendo en cuenta que se entiende que el objetivo principal de la institución es la digitalización certificada de documentos y no asi un servicio de guarda documental fuera del INCOOP, por lo que solicitamos la planilla sea reducida a 1 o 2 lotes, siendo uno de ellos correspondiente a Digitalización certificada con un solo precio por página digitalizada y en caso de requerir un servicio de guarda que éste esté en otro lote, quedando de la siguiente manera LOTE 1 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA, Ítem 1 DIGITALIZACION CERTIFICADA y el LOTE 2 SERVICIO DE GUARDA DOCUMENTAL.
Solicitamos que los ítems definidos en la planilla de precios puedan ser modificados y reorganizados teniendo en cuenta que se entiende que el objetivo principal de la institución es la digitalización certificada de documentos y no asi un servicio de guarda documental fuera del INCOOP, por lo que solicitamos la planilla sea reducida a 1 o 2 lotes, siendo uno de ellos correspondiente a Digitalización certificada con un solo precio por página digitalizada y en caso de requerir un servicio de guarda que éste esté en otro lote, quedando de la siguiente manera LOTE 1 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA, Ítem 1 DIGITALIZACION CERTIFICADA y el LOTE 2 SERVICIO DE GUARDA DOCUMENTAL.
La planilla de precio fue confeccionada conforme a las necesidades de la Institución, el proceso de digitalización se realizará en el local del oferente, es por ello que exigimos unas condiciones mínimas que deben tener las instalaciones del oferente mientras se encuentren en su poder, garantizando de esta manera que las documentaciones no sufrieran daño, perdida, extravío, etc.
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Experiencia requerida
En el PBC, Experiencia requerida. Solicitamos sea modificado, quedando de la siguiente manera “Demostrar la experiencia en DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA con facturaciones de venta, contratos y/o recepciones finales u otros documentos (por lo menos 5 contratos con sus facturaciones), por un monto equivalente al 50 % como mínimo del monto máximo ofertado en el presente procedimiento de contratación, de los 5 últimos años. Las sumatorias de las facturaciones deben alcanzar el porcentaje indicado, no será necesaria la presentación del porcentaje del monto establecido por cada año. (2023, 2022, 2021, 2020).
Lo solicitado es teniendo en cuenta que el objetivo principal es la digitalización certificada de los documentos de la institución, el objeto no es una guarda o custodia de documentos por un periodo largo de tiempo, esto no es el objetivo ni es necesario solicitarlo, existen empresas que pueden realizar la digitalización certificada en el cliente final sin necesidad de una custodia o guarda, también es importante mencionar que actualmente solo la empresa Digitaliza cumple al 100% lo requerido.
En el PBC, Experiencia requerida. Solicitamos sea modificado, quedando de la siguiente manera “Demostrar la experiencia en DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA con facturaciones de venta, contratos y/o recepciones finales u otros documentos (por lo menos 5 contratos con sus facturaciones), por un monto equivalente al 50 % como mínimo del monto máximo ofertado en el presente procedimiento de contratación, de los 5 últimos años. Las sumatorias de las facturaciones deben alcanzar el porcentaje indicado, no será necesaria la presentación del porcentaje del monto establecido por cada año. (2023, 2022, 2021, 2020).
Lo solicitado es teniendo en cuenta que el objetivo principal es la digitalización certificada de los documentos de la institución, el objeto no es una guarda o custodia de documentos por un periodo largo de tiempo, esto no es el objetivo ni es necesario solicitarlo, existen empresas que pueden realizar la digitalización certificada en el cliente final sin necesidad de una custodia o guarda, también es importante mencionar que actualmente solo la empresa Digitaliza cumple al 100% lo requerido.
La Convocante no cuenta con espacio suficiente para que todos los servicios sean realizados en la misma, es por ello que se establecen los requerimientos mínimos de seguridad para que las documentaciones sean procesadas en el local del adjudicado.
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Especificaciones. Custodia
Solicitamos que el apartado de las especificaciones donde se detallan requerimientos de “CUSTODIA DE DOCUMENTOS” pueda ser incluido en un lote por separado, de manera a dar mayor participación a empresas que brindan servicios de digitalización certificada y no asi de custodia o guarda, técnicamente no es indispensable que la misma empresa realice ambos servicios, esto solo limita la participación y favorece a un solo oferente.
Solicitamos que el apartado de las especificaciones donde se detallan requerimientos de “CUSTODIA DE DOCUMENTOS” pueda ser incluido en un lote por separado, de manera a dar mayor participación a empresas que brindan servicios de digitalización certificada y no asi de custodia o guarda, técnicamente no es indispensable que la misma empresa realice ambos servicios, esto solo limita la participación y favorece a un solo oferente.
El proceso de digitalización se realizará en el local del oferente, es por ello que exigimos unas condiciones mínimas que deben tener las instalaciones del oferente mientras se encuentren en su poder/custodia, es por ello que solicitamos experiencia en la custodia de documentos garantizando de esta manera que las documentaciones no sufrieran daño, perdida, extravío, etc.
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Requerimiento de adjudicación por el total, hosting y expurgo
Solicitamos a la convocante tener en cuenta que en el Paraguay existen mas de 2 empresas que prestan el servicio de digitalización y por otro lado más de 2 empresas que prestan el servicio de custodia o mejor dicho guarda de documentos, al elaborar el PBC se solicitaron ambos servicios, pero limitando a que solo una empresa realice ambos servicios, esto es altamente limitante, siendo que no es estrictamente necesario que una sola empresa provea de ambos servicios, es posible y viable adjudicar a dos empresas, una de custodia y otra de digitalización, pudiendo una custodiar los documentos y otra realizar el servicio de digitalización incluyendo la salvedad de que la empresa adjudicada para la custodia deberá proveer de los documentos necesarios a pedido de la empresa adjudicada para la digitalización de manera a que la misma pueda cumplir con dicho servicio en tiempo y forma, por lo que sugerimos separar por lotes, dividiendo en lotes diferentes. Asi también los servicios de hosting y expurgo deberán ser parte del lote de Guarda/custodia de manera a que esten correctamente separados por lotes independientes.
25-06-2025
27-06-2025
Requerimiento de adjudicación por el total, hosting y expurgo
Solicitamos a la convocante tener en cuenta que en el Paraguay existen mas de 2 empresas que prestan el servicio de digitalización y por otro lado más de 2 empresas que prestan el servicio de custodia o mejor dicho guarda de documentos, al elaborar el PBC se solicitaron ambos servicios, pero limitando a que solo una empresa realice ambos servicios, esto es altamente limitante, siendo que no es estrictamente necesario que una sola empresa provea de ambos servicios, es posible y viable adjudicar a dos empresas, una de custodia y otra de digitalización, pudiendo una custodiar los documentos y otra realizar el servicio de digitalización incluyendo la salvedad de que la empresa adjudicada para la custodia deberá proveer de los documentos necesarios a pedido de la empresa adjudicada para la digitalización de manera a que la misma pueda cumplir con dicho servicio en tiempo y forma, por lo que sugerimos separar por lotes, dividiendo en lotes diferentes. Asi también los servicios de hosting y expurgo deberán ser parte del lote de Guarda/custodia de manera a que esten correctamente separados por lotes independientes.
No es posible dividir en lotes atendiendo los escasos recursos presupuestarios disponibles, debe entenderse que a cada lote deberían ser asignados recursos en detrimento del otro, por lo tanto es inviable y ademas poco práctico para la prestación de los servicios, debido a que es imposible determinar la cantidad de documentos que serán procesados en cada ítem de la presente LPN (por el gran volumen de los mismos), por tal motivo, la convocante ha establecido la modalidad de contrato abierto. Las condiciones establecidas en las EE.TT. son estrictamente necesarias para que durante el proceso de digitalización se encuentren garantizadas tanto la seguridad física así como la confidencialidad de los documentos a ser procesados en el local del adjudicado. Ademas, el planteamiento efectuado por el potencial oferente, constituye un costo adicional que implicaría el pago por el traslado de un adjudicado a otro, y de vuelta a la convocante.
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Digitalización y custodia de documentos
Se menciona en las aclaraciones que no se cambiara el sistema de adjudicación y no se separaran por lotes ya que el servicio de digitalización deberá ser en el local del oferente, pero aclaramos que de igual manera no es necesario que un solo proveedor realice ambas tareas, lsiendo que los proveedores de digitalización pueden realizar el servicio de digitalización en locales propios y posteriormente devolverlos progresivamente de acuerdo a la roducción a la convocante o a la empresa de guarda, siendo que las empresas proveedoras del servicio de digitalización poseen las condiciones y capacidades de realizar el servicio en concordancia con los lineamientos definidos por el MIC, por lo que definir que una sola empresa provea ambos servicios solo esta limitando la participación
Se menciona en las aclaraciones que no se cambiara el sistema de adjudicación y no se separaran por lotes ya que el servicio de digitalización deberá ser en el local del oferente, pero aclaramos que de igual manera no es necesario que un solo proveedor realice ambas tareas, lsiendo que los proveedores de digitalización pueden realizar el servicio de digitalización en locales propios y posteriormente devolverlos progresivamente de acuerdo a la roducción a la convocante o a la empresa de guarda, siendo que las empresas proveedoras del servicio de digitalización poseen las condiciones y capacidades de realizar el servicio en concordancia con los lineamientos definidos por el MIC, por lo que definir que una sola empresa provea ambos servicios solo esta limitando la participación
No es posible dividir en lotes atendiendo los escasos recursos presupuestarios disponibles, debe entenderse que a cada lote deberían ser asignados recursos en detrimento del otro, por lo tanto es inviable y ademas poco práctico para la prestación de los servicios, debido a que es imposible determinar la cantidad de documentos que serán procesados en cada ítem de la presente LPN (por el gran volumen de los mismos), por tal motivo, la convocante ha establecido la modalidad de contrato abierto. Las condiciones establecidas en las EE.TT. son estrictamente necesarias para que durante el proceso de digitalización se encuentren garantizadas tanto la seguridad física así como la confidencialidad de los documentos a ser procesados en el local del adjudicado. Ademas, el planteamiento efectuado por el potencial oferente, constituye un costo adicional que implicaría el pago por el traslado de un adjudicado a otro, y de vuelta a la convocante.