Esta sección constituye el detalle de los bienes y/o servicios con sus respectivas especificaciones técnicas - EETT, de manera clara y precisa para que el oferente elabore su oferta. Salvo aquellas EETT de productos ya determinados por plantillas aprobadas por la DNCP.
El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
En este apartado la convocante deberá indicar los siguientes datos:
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
Lote 1
Servicios de Digitalización certificada de documentos de 500.000 páginas/imágenes.
Objetivo General
Desarrollar, ampliar, potenciar la tecnología digital con el uso de infraestructura informática de vanguardia que permita contar con alta calidad en la generación de la imágenes y datos, a partir de documentos originales, concordantes a la Gestión digital de documentos, que permita el logro del fortalecimiento institucional y la optimización de los servicios prestados a la ciudadanía.
Objetivos Especificos
Actividades Claves
Digitalización certificada de documentos
Se deberá llevar a cabo la digitalización de documentos establecidos en la sección Tipología Documental, conforme a la Ley, Resoluciones y Guías vigentes en la República del Paraguay.
Plan de trabajo
Detallando mínimamente las siguientes actividades en un cronograma calendarizado de actividades, que garantice el cumplimiento del plazo del servicio basado en métodos de gestión de proyectos que cubra la planificación, ejecución, seguimiento y cierre mínimamente orientado al cumplimiento de los objetivos establecidos para las áreas de SENASA determinadas.
Gerenciamiento del Proyecto
Se requiere que el oferente presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el en metodologías ágiles o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.
El Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informe de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma, cumpliendo las exigencias generales del contrato.
Instalación, montaje y puesta en marcha de componentes requeridos para la ejecución del servicio
En los plazos establecidos se deberá montar, instalar, configurar, entregar y llevar a cabo las tareas de instalación y configuración basado en las mejores prácticas de todos los componentes temporales.
Procesos de digitalización
Estos procedimientos de digitalizacion certificada de documentos deben estar aprobados via Resolucion del Ministerio de Industria y Comercio que indica que el Software de Gestión documental, los procedimientos de digitalizacion estan autorizados por el ente o dependencia de esta para el fin en mención.
Capacitación y entrenamiento al personal del oferente:
Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal de SENASA destinada al alcance de la solución, estará indicando las particularidades la tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 5 (cinco) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios.
Creación de Formularios o Tipologías documentales:
El oferente a través de los técnicos especializados deberá crear los formularios correspondientes a los tipos de documentos que serán incorporados para ampliar el alcance del software de gestión documental ya instalado en servidores de SENASA. Se deberá contemplar el análisis de la implementación actual y mejorar en caso de que se detecte que existen mejores prácticas aplicables y orientadas a la productividad del uso del Software.
Por otra parte, es requerido que se incorporen nuevos formularios para la incorporación de los documentos propios de las áreas definidas para las unidades de digitalización activas entre otros documentos que forman parte del alcance.
Importación masiva:
Los productos de imagen generados deberán ser objeto de una importación al Sistema de Gestión Documental, propiedad de la convocante, a disposición del oferente adjudicado, en cuanto a la accesibilidad a la aplicación, a llevarse a cabo de forma presencial on site en un ambiente controlado que será determinado al inicio del servicio y acompañado por personal técnico de la Institución.
Tipología documental y campos de textos asociados a los archivos de imagen
Sistema de Transferencia de Recursos (STR)
CRONOGRAMA
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HITOS DEL PROYECTO |
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Meses a partir de la emisión de la orden de Servicio |
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DESCRIPCION |
1 |
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7 |
9 |
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Plan de trabajo, Montaje unidad de digitalización con personal calificado, infraestructura requerida para el inicio del servicio mínimamente |
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Servicio de Digitalización Certificada de 25.000 paginas/imágenes |
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Servicio de Digitalización Certificada de 50.000 paginas/imágenes |
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Servicio de Digitalización Certificada de 200.000 paginas/imágenes |
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Servicio de Digitalización Certificada de 250.000 paginas/imágenes |
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Servicio de Digitalización Certificada de 275.000 paginas/imágenes |
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Vigencia del Servicio
El servicio deberá culminar en un plazo máximo de 9 (nueve) meses.
Los plazos en la entrega de los productos del servicio estarán sujetos a un cronograma de las actividades a realizar acordado entre las partes. La duración total neta es la cantidad de días hábiles a emplear para la ejecución de las tareas, prescindiendo de los tiempos que la Contratante emplee para otorgar las conformidades.
Lugar de Trabajo
El lugar de trabajo asignado se determinará en conjunto, de acuerdo a los aspectos requeridos a la certificación, con lo cual se definirá si los servicios se realizaran en el local del cliente o el oferente adjudicado.
Equipamiento requerido para el oferente y prestador del servicio
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, estos componentes, salvo aclaración debidamente especificada, no serán transferibles a SENASA.
La digitalización deberá mínimamente ser realizadas con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:
Equipo para Páginas No Encuadernadas
Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:
Equipo para Páginas Encuadernadas
Escáner para documentos encuadernados, con las siguientes características mínimas:
Computadoras Personales
Servidor temporal
UPS
Switch
Mobiliario
Software de Gestión Digitalización Certificada
Lote 2
Servicio de Storage de Documentos por 36 meses de 2.000 cajas
Objetivo General
Tipología documental
La tipología documental mencionada en ésta sección es de carácter referencial. Durante la prestación del servicio podrían encontrarse más tipos de documentos que pueden sumarse al listado previamente mencionado.
Cantidad de cajas
DESCRIPCION DE SERVICIOS REQUERIDOS CON RELACIÓN AL ARCHIVO
Armado de Base de Datos. Carga de información e inventario en el Software de Gestión documental certificado por el MIC, para el efecto deberá presentar certificaciones de los funcionarios en el aplicativo, así como nota de respaldo del Fabricante o representante del software.
Personal requerido: es requerida la cantidad mínima de 3 (tres) operadores para el tratamiento de los documentos.
Se deberá presentar una planilla que indique los datos de los funcionarios asignados y estos deberán formar parte del plantel de funcionarios permanente que será verificado a través de la planilla vigente del seguro social.
Provisión de cajas
Deberán ser de cartón especialmente diseñadas para guarda de los documentos, con bolsa interior, etiqueta y precintos numerados mínimamente.
Administración de la documentación
El oferente deberá facilitar las consultas vía registros electrónicos, traslados físicos a las oficinas de la Institución o consultas in situ de la documentación por funcionarios designados de la convocante en caso de ser necesario, la convocante facilitará el listado de personas autorizadas a realizar pedido de originales, y consultas de expedientes.
Acondicionamiento de la documentación
El oferente deberá contemplar el acondicionamiento de las cajas en estanterías de metal. La documentación deberá ser resguardada en cajas de cartón especializadas para la guarda de documentos, de acuerdo a normas técnicas, que permitan su fácil identificación a través de etiquetas con códigos de barra para asegurar la integridad de su contenido.
En el marco del acondicionamiento de la documentación, el oferente deberá contemplar en su equipo de trabajo un profesional del área que pueda analizar el estado de la documentación y recomendar bajo criterios normalizados la guarda.
Traslado de la documentación
El oferente deberá contemplar en esta etapa, personal para estiba y desestiba, etiquetado de las cajas por numeración correlativa, control de cajas tanto en el punto de retiro donde se encuentra depositado, como en el lugar del destino y acondicionamiento de las mismas en estantes del depósito, de acuerdo al inventario realizado hasta sus instalaciones; una vez firmado el contrato, deberá iniciarse el traslado en un plazo máximo de 48 (cuarenta y ocho) horas.
Guarda y custodia de documentos
Espacio exclusivo para el archivo y custodia de documentos, resguardando la naturaleza de la confidencialidad de la información. Revisión de documentación en instalaciones del oferente deberá contemplar en sus instalaciones un área acondicionada para la revisión de documentación por parte de la contratante y/o terceros debidamente autorizados por esta.
Informes periódicos
El oferente deberá emitir informes mensuales del inventario total de cajas bajo guarda, con los datos de identificación correspondiente y del historial concerniente a ingresos, retiros, movimientos, consultas y documentación pendiente de devolución por fecha, departamento y nombre de solicitante. Los informes deberán contener el detalle de la documentación dada de alta (ingreso inicial) o baja (salida final) en el periodo; el detalle de la documentación remitida en el periodo, indicando tipo, solicitante, fecha, entre otros y el detalle de consultas realizadas en el periodo, indicando tipo, solicitante, fecha, entre otros.
Éste informe será el aval y justificación para la emisión del acta de cumplimiento mensual y la posterior facturación.
INFRAESTRUCTURA DEL OFERENTE
Para garantizar la solvencia del oferente, el mismo deberá presentar documentación que acredite el cumplimiento de los siguientes requisitos mínimos:
RESULTADOS ESPERADOS
El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las carácteristicas técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:
- Las EETT constituyen los puntos de referencia contra los cuales la convocante podrá verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.
- En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.
- En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.
- Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.
- Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Siempre que sea posible deberán especificarse normas de calidad internacionales . Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”. Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.
- Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.
- Las EETT deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:
(a) Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.
(b) Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).
(c) Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.
(d) Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.
(e) Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.
- Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda. Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo al Formulario de Presentación de la Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.
Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá especificar detalladamente la naturaleza y alcance de la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.
Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.
Los bienes y/o servicios deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas y normas:
Conforme el punto anterior.
Para los procedimientos de Menor Cuantía, este tipo de procedimiento de contratación estará preferentemente reservado a las MIPYMES, de conformidad al artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas". Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 5° de la Ley N° 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio
La prestación de los servicios se realizará de acuerdo con el plan de prestaciòn, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
| Lote 1, Servicios de Digitalización certificada | ||
| Producto Entregable | Descripción | Plazo posterior a la recepción de la Orden de Servicio |
| 1 (uno) | Plan de trabajo Montaje de unidad de digitalización con personal calificado, infraestructura requerida para el inicio del servicio mínimamente | A los 10 (diez) días |
| 2 (dos) | Servicio de Digitalización Certificada de 15.000 páginas/imágenes | A los 1 (un) mes |
| 3 (tres) | Servicio de Digitalización Certificada de 25.000 páginas/imágenes | A los 3 (tres) meses |
| 4 (cuatro) | Servicio de Digitalización Certificada de 100.000 páginas/imágenes | A los 5 (cinco) meses |
| 5 (cinco) | Servicio de Digitalización Certificada de 160.000 páginas/imágenes | A los 7 (siete) meses |
| 6 (seis) | Servicio de Digitalización Certificada de 200.000 páginas/imágenes | A los 9 (nueve) meses |
| Lote No. 2: Servicio de Storage de Documentos | |
| Descripción | Plazo posterior a la recepción de la Orden de Servicio |
| Servicio de Storage de Documentos por 36 meses de 2.000 cajas | Vigente 36 (treinta y seis) meses |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
Para el Lote No. 1, Servicio de Digitalización certificada de documentos
Para el Lote No. 2 , Servicio de Storage de Documentos
Se llevará a cabo en las oficinas del oferente. Se requieren inspecciones y pruebas de todo el alcance propuesto a partir de los términos de referencia del Pliego de Base y condiciones, considerando Equipamiento, Software, Procesos y Servicios, a modo de certificar la calificación del mismo.
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los Bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del Proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del Proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la Contratante.
3. La Contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La Contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el Proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el Contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (Se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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Orden de Servicio |
Orden de Servicio |
Según Cronograma de trabajo establecido |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.