En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, Requerimientos mínimos de los escáneres para el Servicio de Digitalización, Scanner de alta velocidad (No Multifunción).
“Donde dice: Velocidad de escaneo: 200 ppm o superior”
Solicitamos aceptar escáner con velocidad de 110, considerando la mínima diferencia con lo estipulado actualmente en el Pliego de Bases y Condiciones, cabe mencionar que la productividad diaria en el servicio de digitalización no se encuentra supeditada netamente a la velocidad de escaneo, sino a otros procesos productivos tales como: (preparado, control de calidad, indexación, ect). Con la presente solicitud no se altera o disminuyen las prestaciones del equipo en cuanto a su funcionalidad y calidad de acuerdo a las necesidades de la Convocante y además permitirá una mayor concurrencia de oferentes quienes tendrán la oportunidad de presentar ofertas variadas y competitivas en virtud de la amplitud del llamado
03-10-2024
08-10-2024
En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, Requerimientos mínimos de los escáneres para el Servicio de Digitalización, Scanner de alta velocidad (No Multifunción).
“Donde dice: Velocidad de escaneo: 200 ppm o superior”
Solicitamos aceptar escáner con velocidad de 110, considerando la mínima diferencia con lo estipulado actualmente en el Pliego de Bases y Condiciones, cabe mencionar que la productividad diaria en el servicio de digitalización no se encuentra supeditada netamente a la velocidad de escaneo, sino a otros procesos productivos tales como: (preparado, control de calidad, indexación, ect). Con la presente solicitud no se altera o disminuyen las prestaciones del equipo en cuanto a su funcionalidad y calidad de acuerdo a las necesidades de la Convocante y además permitirá una mayor concurrencia de oferentes quienes tendrán la oportunidad de presentar ofertas variadas y competitivas en virtud de la amplitud del llamado
De conformidad a lo establecido en el PBC, esta convocante aclara que si bien la velocidad de escaneo no es el único factor determinante en la productividad total del proceso, la misma si representa un papel esencial en la reducción de tiempos en el flujo de trabajo global, ya que para el objeto del llamado, el cual es de digitalización masiva, esta diferencia podría implicar tiempos adicionales considerables en el procesamiento de documentos, afectando así la capacidad de cumplir con plazos de ejecución y con la expectativa de la convocante, por lo cual un escáner con 200 ppm o superior permite realizar estas tareas en paralelo sin generar cuellos de botella, algo que no se lograría de igual forma con uno de 110 ppm. Por lo tanto, la exigencia de 200 ppm asegura que los equipos ofertados cumplan con un estándar tecnológico mínimo que esté alineado con las expectativas de calidad y eficiencia del servicio de digitalización objeto de la convocatoria. Además, permite garantizar un servicio de alta calidad, evitando posibles fallas o retrasos que podrían surgir al utilizar equipos con velocidades inferiores, especialmente en proyectos con alta carga de trabajo como es el caso que nos ocupa. Por lo expuesto, remitirse a lo requerido en el PBC.
Asimismo, se aclara que el Pliego de Bases y Condiciones ofrece la posibilidad de que dos o más oferentes puedan consorciarse. Esta opción permite a los oferentes combinar sus recursos y experiencias, con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en el PBC, sin que esto afecte la viabilidad de la convocatoria.
2
En el PBC, Sección Resumen del llamado
“Donde dice: Sistema de adjudicación por el total”
En el Portal de Contrataciones y Resumen del llamado. Solicitan “ADJUDICACIÓN POR EL TOTAL”. Solicitamos a la convocante que el sistema de adjudicación del presente llamado sea modificado y sea establecido por “ÍTEM “quedando un ítem para el servicio de digitalización de documentos (Ítem 1) y el (Ítem 2) para el servicio de guarda documental, esto considerando que son solicitados 2 (dos) tipos de servicios/productos diferentes, no tienen dependencia tecnológica o de otra índole entre sí, por lo que no es obligatorio solicitar que ambas sean proveídas/realizadas por una misma empresa, también es importante mencionar que actualmente solo la empresa Winner S.R.L cumple al 100% lo requerido.
“Donde dice: Sistema de adjudicación por el total”
En el Portal de Contrataciones y Resumen del llamado. Solicitan “ADJUDICACIÓN POR EL TOTAL”. Solicitamos a la convocante que el sistema de adjudicación del presente llamado sea modificado y sea establecido por “ÍTEM “quedando un ítem para el servicio de digitalización de documentos (Ítem 1) y el (Ítem 2) para el servicio de guarda documental, esto considerando que son solicitados 2 (dos) tipos de servicios/productos diferentes, no tienen dependencia tecnológica o de otra índole entre sí, por lo que no es obligatorio solicitar que ambas sean proveídas/realizadas por una misma empresa, también es importante mencionar que actualmente solo la empresa Winner S.R.L cumple al 100% lo requerido.
De conformidad a lo establecido en el PBC, esta convocante aclara que la adjudicación por el total garantiza que un solo proveedor sea responsable de todo el proceso, asegurando una coordinación fluida entre los distintos servicios solicitados, al tratarse de un proceso de digitalización masiva y guarda documental, aunque sean actividades diferentes, están relacionadas en términos de flujo de trabajo y control de calidad. Por lo cual la división en ítems por separado, la responsabilidad entre proveedores distintos puede generar problemas de coordinación, dado que los tiempos, formatos y requisitos específicos para cada servicio podrían no estar completamente alineados si son gestionados por diferentes empresas, por lo tanto, un proveedor único facilita la trazabilidad y control del cumplimiento del contrato, ya que no habrá sobreposición de responsabilidades entre proveedores. Por lo expuesto, remitirse a lo requerido en el PBC.
Por otro lado, en la afirmación de que un solo oferente cumple al 100% con los requerimientos no es necesariamente un argumento suficiente para modificar el sistema de adjudicación. El objetivo de la licitación es seleccionar al proveedor que mejor cumpla con las especificaciones y estándares de calidad exigidos por la convocante. Además, se menciona en el mercado nacional existen varias empresas que prestan de manera integral el servicio requerido, existiendo en el Portal de Contrataciones pruebas suficientes para demostrar lo requerido por esta convocante, ya que las mismas han sido adjudicadas.
Asimismo, se aclara que el Pliego de Bases y Condiciones ofrece la posibilidad de que dos o más oferentes puedan consorciarse. Esta opción permite a los oferentes combinar sus recursos y experiencias, con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en el PBC, sin que esto afecte la viabilidad de la convocatoria.
3
Planilla de precios
Teniendo en cuenta que, en la planilla de precios, está incluido en un solo ítem, tanto el Servicio de Digitalización como la Guarda y Custodia Documental, solicitamos que la misma sea modificada, de tal manera a que el ítem 1. Corresponda al Servicio de Digitalización y el ítem 2. Corresponda a la Guarda y Custodia Documental.
Teniendo en cuenta que, en la planilla de precios, está incluido en un solo ítem, tanto el Servicio de Digitalización como la Guarda y Custodia Documental, solicitamos que la misma sea modificada, de tal manera a que el ítem 1. Corresponda al Servicio de Digitalización y el ítem 2. Corresponda a la Guarda y Custodia Documental.
De conformidad a lo establecido en el PBC, esta convocante aclara que la adjudicación por el total garantiza que un solo proveedor sea responsable de todo el proceso, asegurando una coordinación fluida entre los distintos servicios solicitados, al tratarse de un proceso de digitalización masiva y guarda documental, aunque sean actividades diferentes, están relacionadas en términos de flujo de trabajo y control de calidad. Por lo cual la división en ítems por separado, la responsabilidad entre proveedores distintos puede generar problemas de coordinación, dado que los tiempos, formatos y requisitos específicos para cada servicio podrían no estar completamente alineados si son gestionados por diferentes empresas, por lo tanto, un proveedor único facilita la trazabilidad y control del cumplimiento del contrato, ya que no habrá sobreposición de responsabilidades entre proveedores. Por lo expuesto, remitirse a lo requerido en el PBC.
Asimismo, se aclara que el Pliego de Bases y Condiciones ofrece la posibilidad de que dos o más oferentes puedan consorciarse. Esta opción permite a los oferentes combinar sus recursos y experiencias, con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en el PBC, sin que esto afecte la viabilidad de la convocatoria.
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En el PBC, REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN, CAPACIDAD TÉCNICA
Considerando lo solicitado, de separar el sistema de adjudicación por ïtem, pedimos que sean excluidos del servicio de Digitalización de Documentos el siguiente punto:
g. Declaración jurada, en el cual deberá manifestar que el Embalaje (PACKING) para la Guarda de los Documentos y/o Archivos Físicos cumplen a cabalidad conforme a lo requerido en las Especificaciones Técnicas (Cajas especialmente diseñadas para la guarda de documentos y/o archivos, con capacidad de lacrado o precintado de seguridad; Precintado de Seguridad de Cajas, con precintos de seguridad con diseño exclusivo (LOGOS) para la convocante; Etiquetado y/o Rotulado de Cajas, con etiquetas de seguridad del tipo holográfico de múltiples tonalidades).
03-10-2024
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En el PBC, REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN, CAPACIDAD TÉCNICA
Considerando lo solicitado, de separar el sistema de adjudicación por ïtem, pedimos que sean excluidos del servicio de Digitalización de Documentos el siguiente punto:
g. Declaración jurada, en el cual deberá manifestar que el Embalaje (PACKING) para la Guarda de los Documentos y/o Archivos Físicos cumplen a cabalidad conforme a lo requerido en las Especificaciones Técnicas (Cajas especialmente diseñadas para la guarda de documentos y/o archivos, con capacidad de lacrado o precintado de seguridad; Precintado de Seguridad de Cajas, con precintos de seguridad con diseño exclusivo (LOGOS) para la convocante; Etiquetado y/o Rotulado de Cajas, con etiquetas de seguridad del tipo holográfico de múltiples tonalidades).
De conformidad a lo establecido en el PBC, esta convocante aclara que la adjudicación por el total garantiza que un solo proveedor sea responsable de todo el proceso, asegurando una coordinación fluida entre los distintos servicios solicitados, al tratarse de un proceso de digitalización masiva y guarda documental, aunque sean actividades diferentes, están relacionadas en términos de flujo de trabajo y control de calidad. Por lo cual la división en ítems por separado, la responsabilidad entre proveedores distintos puede generar problemas de coordinación, dado que los tiempos, formatos y requisitos específicos para cada servicio podrían no estar completamente alineados si son gestionados por diferentes empresas, por lo tanto, un proveedor único facilita la trazabilidad y control del cumplimiento del contrato, ya que no habrá sobreposición de responsabilidades entre proveedores. Por lo expuesto, remitirse a lo requerido en el PBC.
Asimismo, se aclara que el Pliego de Bases y Condiciones ofrece la posibilidad de que dos o más oferentes puedan consorciarse. Esta opción permite a los oferentes combinar sus recursos y experiencias, con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en el PBC, sin que esto afecte la viabilidad de la convocatoria.
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En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, Requerimientos mínimos de los escáneres para el Servicio de Digitalización, Scanner de alta velocidad (No Multifunción).
Donde dice: Velocidad de escaneo: 200 ppm o superior
Solicitamos aceptar escáner con velocidad de 110 ppm considerando la mínima diferencia con lo estipulado actualmente en el Pliego de Bases y Condiciones, cabe mencionar que la productividad diaria en el servicio de digitalización no se encuentra supeditada netamente a la velocidad de escaneo, sino a otros procesos productivos tales como: (preparado, control de calidad, indexación, ect). Con la presente solicitud no se altera o disminuyen las prestaciones del equipo en cuanto a su funcionalidad y calidad de acuerdo a las necesidades de la Convocante y además permitirá una mayor concurrencia de oferentes quienes tendrán la oportunidad de presentar ofertas variadas y competitivas en virtud de la amplitud del llamado
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En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, Requerimientos mínimos de los escáneres para el Servicio de Digitalización, Scanner de alta velocidad (No Multifunción).
Donde dice: Velocidad de escaneo: 200 ppm o superior
Solicitamos aceptar escáner con velocidad de 110 ppm considerando la mínima diferencia con lo estipulado actualmente en el Pliego de Bases y Condiciones, cabe mencionar que la productividad diaria en el servicio de digitalización no se encuentra supeditada netamente a la velocidad de escaneo, sino a otros procesos productivos tales como: (preparado, control de calidad, indexación, ect). Con la presente solicitud no se altera o disminuyen las prestaciones del equipo en cuanto a su funcionalidad y calidad de acuerdo a las necesidades de la Convocante y además permitirá una mayor concurrencia de oferentes quienes tendrán la oportunidad de presentar ofertas variadas y competitivas en virtud de la amplitud del llamado
De conformidad a lo establecido en el PBC, esta convocante aclara que si bien la velocidad de escaneo no es el único factor determinante en la productividad total del proceso, la misma si representa un papel esencial en la reducción de tiempos en el flujo de trabajo global, ya que para el objeto del llamado, el cual es de digitalización masiva, esta diferencia podría implicar tiempos adicionales considerables en el procesamiento de documentos, afectando así la capacidad de cumplir con plazos de ejecución y con la expectativa de la convocante, por lo cual un escáner con 200 ppm o superior permite realizar estas tareas en paralelo sin generar cuellos de botella, algo que no se lograría de igual forma con uno de 110 ppm. Por lo tanto, la exigencia de 200 ppm asegura que los equipos ofertados cumplan con un estándar tecnológico mínimo que esté alineado con las expectativas de calidad y eficiencia del servicio de digitalización objeto de la convocatoria. Además, permite garantizar un servicio de alta calidad, evitando posibles fallas o retrasos que podrían surgir al utilizar equipos con velocidades inferiores, especialmente en proyectos con alta carga de trabajo como es el caso que nos ocupa. Por lo expuesto, remitirse a lo requerido en el PBC.
Asimismo, se aclara que el Pliego de Bases y Condiciones ofrece la posibilidad de que dos o más oferentes puedan consorciarse. Esta opción permite a los oferentes combinar sus recursos y experiencias, con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en el PBC, sin que esto afecte la viabilidad de la convocatoria.
6
En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Donde dice: Categorización automática de documentos
Solicitamos a la convocante sea excluida la categorización automática de documentos, considerando que, los tipos de documentos o tipología documental en Paraguay no están estandarizados, lo cual es un impedimento para que un módulo con inteligencia artificial pueda ser utilizado y que el mismo de los resultados esperados y/o satisfactorios. Sin embargo, un gestor documental puede realizar este tipo de categorización de documentos de manera tradicional.
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En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Donde dice: Categorización automática de documentos
Solicitamos a la convocante sea excluida la categorización automática de documentos, considerando que, los tipos de documentos o tipología documental en Paraguay no están estandarizados, lo cual es un impedimento para que un módulo con inteligencia artificial pueda ser utilizado y que el mismo de los resultados esperados y/o satisfactorios. Sin embargo, un gestor documental puede realizar este tipo de categorización de documentos de manera tradicional.
De conformidad a lo establecido en el PBC, esta convocante aclara que el requerimiento de la categorización automática representa de una herramienta clave para el presente proceso licitatorio, ya que con el mismo se podrá procesar de manera eficiente grandes volúmenes de documentos, ya que para el caso que nos ocupa, es la digitalización a gran escala, la clasificación manual puede ser extremadamente lenta, propensa a errores y requerir mucho personal, lo que los tiempos de ejecución, esto en consideración a que este tipo de tecnología permite que los documentos sean clasificados de manera automática con base en patrones previamente definidos, lo que reduce significativamente los tiempos de procesamiento y mejora la consistencia en la categorización. Por lo expuesto, remitirse a lo requerido en el PBC.
Asimismo, se aclara que el Pliego de Bases y Condiciones ofrece la posibilidad de que dos o más oferentes puedan consorciarse. Esta opción permite a los oferentes combinar sus recursos y experiencias, con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en el PBC, sin que esto afecte la viabilidad de la convocatoria.
7
En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Donde dice: Plataforma de Gestión Documental en la nube
Solicitamos a la convocante sea excluida ALFRESCO CLOUD Y LA AUTENTICACIÓN MULTIFACTORIAL ya que existen otras soluciones que cumplen con otro tipo de autenticación como ser LDAP y BASE DE DATOS, y también permiten una integración eficaz con el Active Directory para la gestión de usuarios.
03-10-2024
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En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Donde dice: Plataforma de Gestión Documental en la nube
Solicitamos a la convocante sea excluida ALFRESCO CLOUD Y LA AUTENTICACIÓN MULTIFACTORIAL ya que existen otras soluciones que cumplen con otro tipo de autenticación como ser LDAP y BASE DE DATOS, y también permiten una integración eficaz con el Active Directory para la gestión de usuarios.
De conformidad a lo establecido en el PBC, esta convocante aclara que el requerimiento de la inclusión de Alfresco Cloud y la autenticación multifactorial responde a los mejores estándares internacionales en materia de seguridad de la información y gestión documental en la nube. Estos estándares son cada vez más adoptados a nivel global, y su implementación asegura que el sistema utilizado en este tipo de proyectos esté alineado con las mejores prácticas recomendadas en ciberseguridad y gestión de datos. Por lo tanto, lo que precisa esta convocante es contar con una plataforma que garantiza un alto nivel de accesibilidad, escalabilidad y continuidad del servicio en la nube y que deberá estar basada en una infraestructura en la nube, y que ofrezca un acceso seguro y eficiente desde cualquier ubicación, lo que facilitaría asi la gestión documental remota y el trabajo colaborativo entre distintos equipos. Que, si bien existen otras soluciones con LDAP o base de datos, la infraestructura en la nube requerida proporciona una escalabilidad y resiliencia que puede ser más difícil de alcanzar con soluciones locales o híbridas, especialmente en este proyecto de gran escala. Por lo expuesto, remitirse a lo requerido en el PBC.
Asimismo, se aclara que el Pliego de Bases y Condiciones ofrece la posibilidad de que dos o más oferentes puedan consorciarse. Esta opción permite a los oferentes combinar sus recursos y experiencias, con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en el PBC, sin que esto afecte la viabilidad de la convocatoria.
8
En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Donde dice: Deberá permitir agregar datos en el perfil del usuario como cuentas de mensajería, teléfono, cargo en la institución
Solicitamos a la convocante aclarar a que se refiere con CUENTAS DE MENSAJERIA, a como de confirmar si lo solicitado se refiere a una dirección de correo electrónico, o en su defecto, detallar que solicitan específicamente
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En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Donde dice: Deberá permitir agregar datos en el perfil del usuario como cuentas de mensajería, teléfono, cargo en la institución
Solicitamos a la convocante aclarar a que se refiere con CUENTAS DE MENSAJERIA, a como de confirmar si lo solicitado se refiere a una dirección de correo electrónico, o en su defecto, detallar que solicitan específicamente
De conformidad a lo establecido en el PBC, esta convocante aclara que Cuentas de Mensajería, se refiere a cuentas de correo electrónico.
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En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Donde dice: Deberá permitir la integración con Microsoft Office
Solicitamos a la convocante aclarar si dicha solicitud se refiere a alojar los documentos en los formatos que soporta Microsoft Office, también solicitamos que sea opcional no requerido, la edición de documentos en el formato que soporta el Microsoft Office, considerando que solo una empresa local cumple actualmente con dicho requerimiento.
03-10-2024
08-10-2024
En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Donde dice: Deberá permitir la integración con Microsoft Office
Solicitamos a la convocante aclarar si dicha solicitud se refiere a alojar los documentos en los formatos que soporta Microsoft Office, también solicitamos que sea opcional no requerido, la edición de documentos en el formato que soporta el Microsoft Office, considerando que solo una empresa local cumple actualmente con dicho requerimiento.
Ajustarse al PBC. El requerimiento se ajusta a las necesidades propias de la Convocante, quien conoce sus prioridades y valga la redundancia sus necesidades, conforme a la extensión, y a la envergadura del servicio que se precisa y las innumerables actividades previstas de la convocante
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En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Donde dice: Deberá permitir la integración con Libre Office
Solicitamos a la convocante aclarar si dicha solicitud se refiere a alojar los documentos en los formatos que soporta Microsoft Office, también solicitamos que sea opcional no requerido, la edición de documentos en el formato que soporta el Libre Office, considerando que solo una empresa local cumple actualmente con dicho requerimiento.
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En el PBC, SUMINISTROS REQUERIDOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Donde dice: Deberá permitir la integración con Libre Office
Solicitamos a la convocante aclarar si dicha solicitud se refiere a alojar los documentos en los formatos que soporta Microsoft Office, también solicitamos que sea opcional no requerido, la edición de documentos en el formato que soporta el Libre Office, considerando que solo una empresa local cumple actualmente con dicho requerimiento.
Ajustarse al PBC. El requerimiento se ajusta a las necesidades propias de la Convocante, quien conoce sus prioridades y valga la redundancia sus necesidades, conforme a la extensión, y a la envergadura del servicio que se precisa y las innumerables actividades previstas de la convocante