El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.

Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

• Identificar el nombre,  cargo  y  la dependencia de la Institución de quien solicita el procedimiento de contratación a ser publicado.

Lic.José Ramón Bogarín, Coordinador de la Coordinación de Tegnología de la Información y la Comunicación.

• Justificación de la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada.

El presente proceso tiene como objetivo el alquiler de equipos que cuenten con funcionalidad de impresión, fotocopiado y escaneo de documentos, para los diferentes departamentos a ser asignados por la institución de acuerdo a la necesidad actual. En este servicio se requiere la provisión de equipos, instalaciones, configuración, asistencia técnica, insumos, repuestos, mantenimiento y reparaciones.

La provisión de este servicio permitirá satisfacer necesidades de impresión de documentos de diversa índole, garantizando en todo momento la disponibilidad de impresoras en óptimas condiciones, para que los usuarios no se vean afectados en sus labores diarias y la operatividad sea óptima. Las características técnicas determinadas para los equipos que serán requeridos dentro del servicio, obedecen principalmente a la innovación tecnológica a ser implementada en la institución, con equipos que puedan cumplir con las necesidades de acuerdo al entorno y las condiciones actuales, por ende, están justificados plenamente tanto el servicio requerido, como los equipos incluidos en el mismo, de manera a contribuir al fortalecimiento institucional

• Justificación de la planificación.

Se configura dentro de un procedimiento periódico.

• Justificación de las especificaciones técnicas establecidas.

Las especificaciones Técnicas solicitadas son las que según la necesidad y la capacidad de trabajo en volúmenes y tiempo se requiere y fueron establecidas en base a estándares para el tipo de servicio requerido, la contratación se presenta como la opción más viable, dadas las limitaciones existentes en los recursos, así como la falta de soluciones disponibles dentro de la institución.

OBJETO

Alquiler de máquinas de tecnología digital para el "SERVICIO DE IMPRESIÓN, COPIADO, DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS (ESCANEO), en carácter de comodato, para uso en las oficinas de la Convocante (SENADIS), considerando el transporte de las maquinas hasta los distintos lugares donde estarán ubicadas, instalación y puesta en marcha del servicio, asistencia técnica, mantenimiento preventivo y correctivo reposición de piezas que sean necesarias, materiales consumibles e insumos necesarios, además de la disponibilidad de equipos backup o de respaldo en el local de la institución.

1. REQUERIMIENTOS GENERALES

• Provisión de maquinas de tecnología digital.
• Provisión de Insumos (tóner) original y repuestos originales que fuesen requeridos de forma inmediata y con garantía de disponibilidad permanente.

2. REQUERIMIENTOS EN SERVICIOS

La oferta debe incluir los siguientes servicios:

• Servicio de traslado, instalación y configuración integral de las maquinas.
• Función de copiadora (instalado), función de impresora (instalado) y función de escáner (instalado).
• Servicio de asistencia técnica permanente, realizada por técnicos especializados.
• Servicio de Mesa de Ayuda con recursos tecnológicos y humanos calificados para gestionar, dar soluciones, o determinar asistencias técnicas ante posibles incidencias, esto por medio de contactos telefónicos, mensajería instantánea y/o correo electrónico.
• Servicio de Mantenimientos Preventivos calendarizados de las maquinas: como mínimo 2 (dos) eventos por año y/o conforme a las recomendaciones del fabricante de los equipos y/o conforme a la necesidad y requerimiento de la Convocante.
• Servicios de mantenimientos correctivos: con cobertura de mano de obra para reparaciones de cualquier índole y de no restablecerse el correcto funcionamiento del equipo, el prestador del servicio deberá instalar inmediatamente un equipo de respaldo hasta la resolución definitiva del inconveniente.
• Servicio de capacitación a usuarios y administradores de los dispositivos, las veces que fuesen necesarias o requeridas por la Convocante (SENADIS).
• La cobertura integral deberá contemplar servicios los días lunes a viernes en el horario de oficina establecido de la Convocante, considerándose en ciertas ocasiones horarios extraordinarios y días sábados, en caso de requerimiento de la Convocante, con el fin de garantizar en todo momento el excelente funcionamiento de los dispositivos instalados y la calidad del Servicio.
• Provisión de Insumos (Tóner) original y repuestos originales que fuesen requeridos de forma inmediata: Provisión de tóner originales, revelador, cartuchos de copias, cilindros, foto receptor, cuchilla de limpieza, rodillo de limpieza de fusor, rodillo de carga, rodillo de presión, uñas fusor, rodillo de transferencia, unidad reveladora, rodillo siliconado y todos los materiales para la realización de copias queda a cargo del proveedor adjudicado.
• Se requerirá de cobertura integral que contempla servicios de lunes a viernes exceptuando días feriados,con el fin de garantizar en todo momento el satisfactorio funcionamiento de los dispositivos instalados y la calidad del servicio.

• Conforme a la ocurrencia de inconvenientes técnicos, estos, contados a partir de la debida comunicación de la convocante al proveedor adjudicado, los mismos se regirán por las siguientes condiciones:

• Tiempo máximo de respuesta a reclamos, por falla en el equipo: 4 (cuatro) horas.

• Tiempo máximo para emisión del diagnostico técnico: 8 (ocho) horas.

• Tiempo máximo para la Solución y puesta en funcionamiento: 12 horas

• Tiempo máximo de instalación de un equipo sustituto o backup de iguales o superiores características, en caso de ser requerido: 4 hora posterior al diagnóstico técnico.
• El oferente deberá disponer de 1 (un) técnico permanente para asistencias por la vigencia del servicio que deberá pertenecer a la nómina permanente del oferente.
• El oferente deberá contar con una plataforma de software de servicios técnicos y de diagnóstico remoto para todo el parque equipos multifuncionales instalados en el marco del servicio cuyas alertas recibidas por parte de la misma como mínimo deberá emitir notificación inmediata de errores y alertar sobre fallas en el funcionamiento de los equipos, atascos de papel entre otros y deberá ser previo a que éstos ocurran efectivamente, todo esto emitido por correo electrónico de forma automática a los funcionarios definidos por parte de la SENADIS como a las personas asignadas por parte del oferente debiendo el personal responder o acudir en los plazos o tiempos de respuestas establecidos en este Pliego de Bases y Condiciones. Se hace esta solicitud con el fin de que el servicio requerido cuenta con una atención preventiva y no paren de funcionar los equipos cuya tarea es crítica por la naturaleza de la Institución.
• Las alertas deberán ser específicas con los códigos de error emitidas desde los equipos y que los técnicos asignados por el oferente detecten la falla de forma remota de tal manera que no deban acudir a las oficinas de la convocante sin los insumos o repuestos necesarios para subsanar el inconveniente y sin necesidad de solicitar más datos. Con esta implementación se busca reducir la carga de solicitudes de insumos o mantenimientos preventivos y correctivos por parte de funcionarios de esta institución y optimizar las tareas internas propias del área asignada como administradora del contrato.

3. RESPALDO Y GARANTÍAS

• Disponibilidad inmediata de los equipos de respaldo o back up de iguales o superiores características.
• Disponibilidad de Infraestructura y talleres equipados con tecnología e instrumentos de diagnóstico y reparación, mobiliarios, stock permanente de repuestos e insumos, dispuestas en aéreas físicas para servicios en simultáneo de varios equipos.
• Disponibilidad de Técnicos certificados por el Fabricante de la marca en condición de prestadores de servicios/asistencias.

4. CARACTERÍSTICAS DE LAS MAQUINAS

• Los equipos y accesorios ofertados podrán ser nuevos o usados, en perfecto estado de funcionamiento cuya fabricación sea como mínimo del año 2018 en adelante.

 5. PROVISIÓN DE MAQUINAS ADICIONALES

Provisión de máquinas adicionales, ampliando las cantidades iniciales, de acuerdo a la necesidad de la Convocante (SENADIS) cuando excediesen la capacidad de producción o ciclos mensuales de los equipos proveídos, bajo las mismas condiciones y precios unitarios establecidos.

6. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA

• Instalar todas las maquinas en las diferentes dependencias y/o lugares indicados por la Convocante y ponerlas en perfecto estado de funcionamiento en un plazo máximo de 10 (díez) días corridos posteriores a recepción de la Orden de Compra/Servicio.
• Realizar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, reparaciones con técnicos especializados, transportes, instalación y puesta en servicio de las maquinas, provisión de repuestos necesarios de manera a garantizar la calidad de los archivos generados y asegurar el correcto funcionamiento, operatividad y rendimiento óptimo de los equipos, lo cual estará a cargo del proveedor adjudicado.
• Sera responsable por la movilización de todos los recursos de personas, materiales, equipos, herramientas, y cualquier otra providencia, corriendo con todos los gastos consecuentes de la movilización y utilización de esos recursos, en tiempo y calidad acorde con el suministro y prestación de servicios.
• Proveer entrenamiento a los funcionarios, designados para operar las maquinas una vez instaladas.
• En caso de desperfectos el contratista dispondrá de un plazo no superior a 4 (cuatro) horas para la reparación y puesta en servicios de las maquinas a partir de la recepción de la notificación de reclamo correspondiente, dicha comunicación a través de la dirección de correo declarado para dicho efecto, estará a cargo de un funcionario del Departamento de Soporte Técnico Informático de la Coordinación TIC de la SENADIS, designado para dicho efecto. En el caso de que alguno de los equipos se encuentre con algún inconveniente y se necesite la reparación y/o mantenimiento, que supere el plazo máximo para dicho efecto, la empresa adjudicada deberá proveer otro equipo de iguales o superiores características, a fin de que la institución pueda seguir realizando las impresiones, copias y/o digitalizaciones (escaneo) correspondientes.

7. MANO DE OBRA PARA ASISTENCIAS TÉCNICAS, MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS

El contratista es el único responsable del personal técnico necesario para la ejecución de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, cargas sociales y otros beneficios establecidos en el código laboral vigente.

8. DISTRIBUCIÓN Y CANTIDAD DE EQUIPOS REQUERIDOS

La firma Adjudicada realizará la distribución de las maquinas en base a las indicaciones de la Convocante que estará a cargo de los designados administradores de Contrato, la firma adjudicada será responsable de ubicar, instalar y configurar los equipos en red según las indicaciones de distribución y requerimientos de la Convocante.

9. LECTURA DE CONTADORES DIGITALES

Para el procedimiento correspondiente a la lectura de contadores de la cantidad de copias, impresiones y digitalización de documentos (escaneo), realizados a cada uno de los equipos instalados en la SENADIS, serán realizados en forma mensual por técnicos autorizados por el Proveedor, y será acompañado y verificado por los Administradores de Contrato designados.

El Departamento de Ejecución de Contratos y Suministro, proveerá al Contratista una Planilla de relevamiento de uso y de Contadores para realizar las lecturas de contadores de los equipos donde será registrado el reporte anterior y actual, a dicha planilla se deberá adjuntar el reporte impreso de contadores generado por cada uno de los equipos , y los informes técnicos de Servicio elevado por la firma proveedora por cada uno de los equipos cantidad de consumo por equipo/dependencia, los cuales deberán estar firmados por cada encargado de las dependencias donde estén instalados los equipos, al finalizar las lecturas de los contadores el/los técnico/s autorizado/s por el Proveedor, deberá/n remitir los documentos y/o reportes generados al Departamento de Ejecución de Contratos y Suministro, que servirá de instrumento institucional para generar posteriormente la Orden de Compra/Servicio mensual.

Las lecturas de los Contadores serán realizadas mensualmente, y la institución pagará al contratista los servicios efectivamente realizados y aprobados por medio de los reportes de uso de los dispositivos, los pagos serán efectuados de acuerdo a las cantidades leídas y los precios estipulados en el Contrato.

En caso de que constaten errores en las hojas de lectura, referente a la cantidad de copias digitales e impresiones realizadas, estas detectadas con posterioridad a la facturación, los valores correspondientes podrán ser descontados o incluidos en las facturaciones siguientes.

10. COMUNICACIÓN PARA REQUERIMIENTO DEL SERVICIO

El Departamento de Soporte Técnico Informático dependiente de la Coordinación de Tecnología de la Información y la Comunicación de la SENADIS, será el responsable de la comunicación a efecto de notificar algún desperfecto sobre los equipos, reposición de consumibles y solicitar la asistencia de servicio técnico de la firma adjudicada, serán realizadas por medio del correo electrónico declarado por el proveedor adjudicado, documento que servirá de aval para verificar la correcta ejecución y cumplimiento del contrato en la prestación de los servicios, de acuerdo a los plazos establecidos en esta Sección - Requerimientos en Servicio y, Obligaciones y responsabilidades del contratista.

*El proveedor adjudicado es responsable de revisar diariamente su buzón del correo electrónico declarado, a los efectos de darse por notificado y a mantener en condiciones técnicas óptimas el acceso a su correo electrónico.

En caso de la ocurrencia de inconvenientes técnicos que requieran de servicio por parte del proveedor adjudicado, en cuanto a mantenimientos y/o reparaciones, cambio de repuestos, insumos consumibles (tóner), el proveedor deberá elevar un informe técnico del servicio realizado, donde se deberá incluir y detallar todos los servicios realizados, (cambio de repuestos, tóner, etc.), y deberán estar firmados por cada encargado de la dependencia donde este instalado el equipo.

El Departamento de Ejecución de Contratos y Suministros, será el encargado de la recepción de repuestos y/o insumos consumibles (tóner), utilizados para los servicios requeridos para el buen funcionamientos de los equipos, en cuanto a la remisión por parte del proveedor adjudicado.

Los repuestos sustituidos y/o reemplazados, serán entregados al Departamento de Ejecución de Contratos y Suministro, una vez concluidos los trabajos de reparación y/o mantenimientos para su custodia al momento de la verificación del informe técnico.

Para los procedimientos de Menor Cuantía, este tipo de procedimiento de contratación estará preferentemente reservado a las MIPYMES, de conformidad al artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas". Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 5° de la Ley N° 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio

De la Comunicación de la Orden de Servicio para el inicio de la ejecución del Contrato: Será comunicado al proveedor a través de la dirección de correo electrónico declarado en su oferta, la existencia de Orden de Servicio emitida por la Contratante, y en caso que el proveedor no hiciere efectivo el retiro de la orden de compra en forma inmediata, el cómputo de los plazos será desde el día hábil siguiente de la comunicación y remisión de la Orden de Servicio, sin necesidad de acuse de recibo, se procederá a timbrar, contándose como fecha de recepción del proveedor la fecha del timbrado, para la instalación de todas las maquinas en las diferentes dependencias y/o lugares indicados por la Convocante y ponerlas en perfecto estado de funcionamiento en un plazo máximo de 10 (díez) días corridos posteriores a recepción de la Orden de Servicio.

Departamento de Ejecución de Contratos, será el encargado de emitir las órdenes de servicio, que se generen durante toda la Ejecución del Contrato.

*El proveedor adjudicado es responsable de revisar diariamente su buzón del correo electrónico declarado, a los efectos de darse por notificado y a mantener en condiciones técnicas óptimas el acceso a su correo electrónico.

No aplica

No aplica

Se realizará prueba de impresión y digitalización de documentos (escaneo), de los equipos que serán utilizados, los mismos serán probados previo inicio de la prestación efectiva del servicio, las pruebas serán realizadas por los funcionarios designados por el administrador de contrato y se verificara que los mismos cumplan con las especificaciones técnicas solicitadas.

Al finalizar la misma se labrará acta donde constará el resultado de las pruebas, si las mismas no cumplen con lo solicitado se devolverán los equipos al adjudicado.