Esta sección constituye el detalle de los bienes y/o servicios con sus respectivas especificaciones técnicas - EETT, de manera clara y precisa para que el oferente elabore su oferta. Salvo aquellas EETT de productos ya determinados por plantillas aprobadas por la DNCP.
El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
En este apartado la convocante deberá indicar los siguientes datos:
Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el procedimiento de contratación a ser publicado.
Ing. Celso Alejandro Bareiro Recalde, Director Interino de la Dirección de Informática.
Justificación de la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada.
La actualización del software es necesaria para incorporar mejoras funcionales, operativas y de seguridad, logrando que se escale a la versión actual, condición requerida para el soporte técnico y ajustes de todo aplicativo. Adicionalmente continuar el Servicio de Digitalización Certificado de los documentos relevantes e importantes obrantes en la institución
Justificación de la planificación, si se trata de un procedimiento de contratación periódico o sucesivo, o si el mismo responde a una necesidad temporal.
Contar con Soporte Técnico que garanticen la continuidad de las operaciones técnicamente hablando e incrementar la base documental digitalizada, actualmente corresponde a una necesidad actual pero llega a ser una contratación que se deberá hacer de forma periodica de acuerdo a las necesidades de la institución.
Justificación de las especificaciones técnicas establecidas.
Las Especificaciones Técnicas requeridas para la convocatoria Servicio de Digitalización Certificada de Documentos para el Ministerio de Industria y Comercio, han sido elaboradas con la mayor amplitud posible de acuerdo con la naturaleza específica del servicio, suficientemente claras, objetivas e imparciales, dando cumplimiento a lo establecido en el Art. 45 de la Ley N° 7021/22 De Suministro y Contrataciones Públicas.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
ITEM N° 1
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS
OBJETIVO GENERAL
Servicio de Digitalización de documentos para MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO (MIC) incluyendo todos los procesos y sub procesos asociados a la Digitalización certificada de documentos, así también, generar una base de datos en forma digital de todos los documentos incluidos en el servicio de acuerdo al alcance, para resguardar la información y contar con un repositorio digital de los mismos.
Lograr mejora en los procesos diarios para los distintos departamentos de la institución buscando impactar considerablemente en aspectos como mejora de tiempos operativos para los usuarios y ahorro de costos en la reducción de impresiones y copias.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ALCANCE DEL SERVICIO
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Documentación correspondiente a la Dirección General de Asuntos Legales, Dirección de Asuntos Administrativos, Dirección de Sumarios Administrativos, Dirección de Asuntos Judiciales, Dirección de Asistencia y Seguimiento del MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO (MIC).
Tipos de documentos y campos asociados: A continuación, se ejemplifica los siguientes tipos documentales, en caso de ser requerido se procesarán estas u otras tipologías documentales, conforme al avances de los servicios y al volumen de páginas digitalizadas:
Dirección de Asuntos Judiciales
Memorándum
Campos Asociados
Notas Varias
Campos Asociados
Expedientes
Campos Asociados
Remitidos a PGR:
Recurridos ante T. de Cuentas:
Notas de Remisión de Resoluciones a PGR
Campos Asociados
Dirección de Asistencia y Seguimiento
Expedientes
Campos Asociados
Dirección de Sumarios Administrativos
Expedientes
Campos Asociados
Dirección de Asuntos Administrativos
Dictamen
Campos Asociados
Providencia
Campos Asociados
Memorándum
Campos Asociados
PROCESOS PARA LA DIGITALIZACIÓN
La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN DIGITAL
REQUERIMIENTOS GENERALES PARA LA GENERACIÓN DE ARCHIVOS
INFRAESTRUCTURA REQUERIDA PARA EL OFERENTE (no transferibles a la Institución)
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados por el equipo de trabajo definido por el oferente durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, no transferibles al MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO (MIC) La digitalización deberá mínimamente ser realizadas con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:
a) Hardware
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica adicional que incluye en su propuesta de Solución para la implementación del Servicio de Digitalización requerido, como ser las características técnicas mínimamente de:
b) Sistema de Procesamiento de documentación Digital
|
Funcionalidades |
Requisitos mínimos |
|
Configuración |
Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:
|
|
Manejo de código de barra |
Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:
Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado |
|
Formularios |
Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes
La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades
|
|
Procesos Digitales |
Los procesos solicitados por la institución de modo a garantizar la calidad de los productos son los siguientes
|
|
Reportes |
Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario (tipo de documentos) creado y por usuario, de manera a que la institución pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos |
|
Renombrado |
Debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes. Esto de modo que la institución tenga la libertad de solicitar los archivos renombrados de acuerdo a la necesidad de cada departamento dueña de los documentos. |
|
Reversión de estado |
En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados |
|
Movimiento |
Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos físicos, con los siguientes parámetros mínimos:
Extraer el historial de los movimientos y estados actuales de los lotes documentales |
CAPACITACIÓN
Las capacitaciones serán realizadas personales técnicos del oferente certificado por el fabricante. Dichas capacitaciones se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato.
Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las actas de conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.
La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo;
|
Personal afectado |
Cantidad de funcionarios |
Contenido |
Carga Horaria |
|
Gestión digital |
A definir por la institución |
|
8 (Ocho) |
|
Gestión documental |
A definir por la institución |
|
8 (Ocho) |
|
Personal técnico |
A definir por la institución |
|
8 (Ocho) |
CONFIDENCIALIDAD DEL SERVICIO
El Contratista deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El Contratista consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:
ITEM N° 2
SERVICIO DE SOPORTE Y ACTUALIZACIÓN DEL GESTOR DOCUMENTAL DATASCAN PROPIEDAD DE LA INSTITUCIÓN.
Introducción
Las presentes especificaciones tienen por objeto establecer los detalles de los requerimientos técnicos mínimos e informaciones referentes a la actualización y soporte del gestor documental propiedad de la institución.
Lograr mejora en los procesos diarios para los distintos departamentos de la institución buscando impactar considerablemente en aspectos como mejora de tiempos operativos para los usuarios y ahorro de costos en la reducción de impresiones y copias. Así como también, contar con la última versión disponible del gestor documental propiedad de la institución.
La institución designará un responsable para la administración y control del servicio, quien se encargará de la administración y supervisión de los servicios descriptos. A su vez el responsable asignado nombrara contrapartidas técnicas para la ejecución y certificación del servicio.
Objetivos específicos
Alcance
El oferente deberá proveer servicio de soporte y mantenimiento para el gestor documental, conforme a requerimientos y necesidades que surjan durante el periodo de vigencia del contrato.
El oferente deberá cumplir como mínimo los siguientes objetivos específicos en cada caso:
Niveles de Servicio esperado
El oferente deberá proporcionar canales de comunicación adecuado, de modo que el responsable de la institución cuente con un punto único de contacto con el oferente, medio por el cual resuelvan y/o canalicen sus necesidades relativas al uso de recursos y servicios, siempre de acuerdo a un estándar adoptado por institución. Mínimamente se deberá contar con los siguientes métodos de comunicación
El oferente deberá registrar en un documento con todas las actividades realizadas, indicando la fecha, descripción, duración (inicio/fin) y responsable del servicio. Se deberá proveer una copia de dicho documento al responsable de la institución.
Todos los servicios finalizados deberán contar con un documento (Informe de servicio) de aprobación por el área técnica y/o área usuaria de la institución
TIPOS DE INCIDENCIAS
FORMAS DE ASISTENCIA
TIEMPO MAXIMO DE RESPUESTA
El oferente deberá contemplar un Supervisor que se encargará de velar y controlar el cumplimiento de los estándares de tiempos de solución predefinidos para todos los llamados recibidos, asimismo, efectuará el seguimiento y control del correcto cumplimiento de los estándares de tiempos de solución para todos los reportes de problema, como también de los compromisos asumidos. El Supervisor actuara como primer nivel de escalamiento para casos no resueltos en el tiempo especificado.
LICENCIAS
El oferente deberá contar, si así lo requiere, con las licencias de software de las herramientas para el desarrollo de su trabajo. Al término del servicio, el oferente retirará las licencias de software mencionadas en este punto.
ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO:
El oferente deberá suscribir un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS o SLA por sus siglas en inglés) bajo los siguientes términos detallados en las Especificaciones técnicas
Lugar de Trabajo
El servicio deberá llevarse a cabo en las oficinas designada por la institución.
Horario
El servicio será realizado dentro de los siguientes horarios hábiles laborales
La Contratada deberá ser desarrollador de la aplicación o contar con la autorización del representante.
Contar con un equipo de trabajo conformado mínimamente de la siguiente manera:
El oferente deberá mantener durante todo el plazo de prestación del servicio contratado el personal técnico capacitado y de certificada experiencia
El Oferente deberá presentar una carta en la cual manifieste que el personal técnico asignado está capacitado para realizar los trabajos descriptos en las especificaciones técnicas. Además, deberá presentar el Curriculum Vitae
La institución se reserva el derecho de realizar una evaluación técnica al personal asignado para el servicio por el oferente durante la ejecución del Contrato, si así considere necesario, a fin de evaluar el desempeño del mismo, pudiendo solicitar el remplazo del personal que no califique para la realización de los trabajos contratados. La evaluación técnica incluirá la verificación de conocimientos y habilidades relacionados al perfil técnico solicitado
El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las carácteristicas técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:
- Las EETT constituyen los puntos de referencia contra los cuales la convocante podrá verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.
- En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.
- En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.
- Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.
- Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Siempre que sea posible deberán especificarse normas de calidad internacionales . Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”. Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.
- Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.
- Las EETT deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:
(a) Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.
(b) Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).
(c) Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.
(d) Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.
(e) Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.
- Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda. Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo al Formulario de Presentación de la Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.
Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá especificar detalladamente la naturaleza y alcance de la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.
Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.
Los bienes y/o servicios deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas y normas:
|
LOTE Nº 1 |
||||||
|
Ítem |
Código de Catálogo |
Descripción del Servicio |
Especificaciones Técnicas |
Unidad de Medida |
Presentación |
Cantidad |
|
1 |
81111508-002 |
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS |
SEGÚN PBC |
UNIDAD |
UNIDAD |
500.0000 |
|
2 |
81111508-002 |
SERVICIO DE SOPORTE Y ACTUALIZACIÓN Y DEL GESTOR DOCUMENTAL PROPIEDAD DE LA INSTITUCIÓN |
SEGÚN PBC |
UNIDAD |
UNIDAD |
1 |
Contrato Plurianual (2024, 2025, 2026)
Plazo de vigencia: hasta el 31 de diciembre de 2026.
Para los procedimientos de Menor Cuantía, este tipo de procedimiento de contratación estará preferentemente reservado a las MIPYMES, de conformidad al artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas". Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 5° de la Ley N° 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio
La prestación de los servicios se realizará de acuerdo con el plan de prestaciòn, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
|
Ítems |
Producto Entregable |
Descripción |
Plazo posterior a la recepción del Acta de Servicio (en días corridos) |
|
1 |
1 |
Producto Entregable: - Plan de trabajo (PDT) - Instalación y optimización de la infraestructura tecnológica, puesta en funcionamiento y entrega del Plan de Proyecto. |
A los 10 (diez) días |
|
2 |
Producto Entregable: 50.000 (Cincuenta mil) páginas digitalizadas. |
A los 30 (treinta) días |
|
|
3 |
Producto Entregable: 100.000 (Cien mil) páginas digitalizadas. |
A los 60 (sesenta) días |
|
|
4 |
Producto Entregable: 150.000 (Ciento cincuenta mil) páginas digitalizadas. |
A los 120 (Ciento veinte) días |
|
|
5 |
Producto Entregable: 200.000 (Doscientos mil) páginas digitalizadas. |
A los 180 (ciento ochenta) días |
|
|
2 |
1 |
Producto Entregable: Actualización, Soporte y Mantenimiento del gestor documental propiedad de la institución. |
Hasta 180 (ciento ochenta) días |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Será presentada acta de recepción por cada orden de servicio emitida.
Frecuencia: por evento.
Planificación de indicadores de cumplimiento:
|
INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
|
Acta de recepción |
Acta de recepción |
10 (diez) días posteriores a la recepción de los servicios según se describen en el apartado Plan de prestación de los servicios |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.