El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.

Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.

El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.

• Identificar el nombre,  cargo  y  la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado: César Quintana, Director de Secretaría Jurídica.
• Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada: Cubrir trabajos de digitalización, reorganización y disposición de los archivos institucionales.
• Justificar la planificación. (si se trata de un llamado periódico o sucesivo,  o si el mismo responde a una necesidad temporal).: Se trata de un llamado sucesivo.
• Justificar las especificaciones técnicas establecidas: Las especificaciones técnicas fueron establecidas en base a la experiencia del contrato anterior.

1. Provisión de cajas que garanticen la confidencialidad del Contenido de los documentos.

Detalle: Provisión de cajas que garanticen la confidencialidad del Contenido de los documentos.

-Cajas con medidas aproximadas a 420 (largo) x 305 (ancho) x 260 (altura) milímetros, de cartón corrugado (Resistente al primer impacto de posible incendio).
-Transporte a dependencias de la empresa prestadora del Servicio.
-Inventariado e informatización de los archivos.
-Instalación de programas de consulta de documentos en equipos de las dependencias de la -institución, para la consulta de los documentos obrantes en las instalaciones de la empresa prestadora del servicio.

2. Administración de Archivos.

Detalle: Administración de Archivos.
-Provisión de personal idóneo para la manipulación de los archivos.
-Servicio de seguridad las 24 Horas.
-Servicio de traslado de documentos de puerta a puerta tanto para la entrega como para la devolución de los documentos al depósito.
-Instalaciones que cuenten con alarmas contra incendio, detectores de humo y otros equipamientos para la prevención de incendios.
-Registro de Entrada y Salida del Personal autorizado a los depósitos.
-Reportes, semanales o según la necesidad de los documentos obrantes en los depósitos o los documentos que se hallen en dependencias de la institución.
-Consultas digitales, (remisión de copias escaneadas de los documentos solicitados por la institución).
 

Servicio de adjunte de documentos en Legajos.
El servicio contempla:
1) Clasificación e Inventario de documentos a retirar.
2) Retiro y transporte a la empresa prestadora de servicio.
3) Adjunte de los documentos en los legajos correspondientes.

GUARDA DE ARCHIVOS: de acuerdo al requerimiento del ámbito, implica la guarda mensual, con custodia, las consultas con traslados de archivo (delivery/transporte) y el almacenamiento físico de archivos, en cajas de acuerdo al volumen permitido por caja.

CONDICIONES GENERALES DEL SERVICIO:

RETIRO Y/O REMISIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS (DELIVERY/TRANSPORTE).

Se deberá proveer el servicio de retiro (TRANSPORTE) de documentos físicos, por primera vez, desde las instalaciones de la contratante (o las del antiguo proveedor de almacenamiento), hacia las instalaciones del proveedor.

Se deberá proveer el servicio de remisión (TRANSPORTE) de documentos físicos, desde las instalaciones del proveedor, a la contratante conforme a requerimientos de la contratante.

Se deberá proveer el servicio de retiro (TRANSPORTE) de documentos físicos, desde las instalaciones de la contratante (que corresponde a la devolución de los archivos remitidos por (delivery/transporte), conforme a requerimientos de la contratante.

En cada retiro y/o remisión de documentos físicos, el proveedor deberá realizar el inventario de documentos físicos retirados y/o remitidos y deberá presentar un informe de la ubicación física de los mismos a fin de llevar el historial de movimiento de dicho archivo.

Se deberá contar con un servicio de transporte identificado con logotipo de la empresa, y con la capacidad pertinente para soportar el volumen para el retiro y/o remisión de los documentos físicos. Como mínimo.

Se deberá contar con el personal identificado con logotipo de la empresa, y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de los documentos físicos en general.

El servicio de retiro y/o remisión de los documentos físicos debe incluir transporte, personal para estiba, embalaje, etiquetado, control del volumen de los documentos físicos que se retiran y/o remiten, desestiba, control de los documentos físicos que se retiran y/o remiten en destino, sanitación de los documentos físicos y el respectivo acondicionamiento de los mismos en el almacén.

SERVICIO DE EMBALAJE (PACKING) PARA EL ALMACENAJE DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS.

Servicio de suministro y carga de Cajas para el Archivo y Almacenaje de los Documentos físicos, que deberán ser de un diseño exclusivo para la guarda de (papel carpetas biblioratos - blocks - arquipeles - documentos encuadernados y otros). Como mínimo.

Servicio de suministro y colocación de precintos de seguridad, con identificación numérica única, inviolable (tipo lacrado). Como mínimo.

Servicio de suministro y colocación de etiquetas adhesivas con referencias impresas (código de barras).

Servicio de suministro y colocación de corchetes, grampas, clips, presillas, etc. Para los casos de sustitución de los que estén en mal estado o los que requieran para su ordenamiento u organización de los documentos físicos.

SERVICIO DE CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN E INVENTARIO DEL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS.

El servicio deberá incluir:

La limpieza, sanitación, organización, etiquetado y embalaje de los archivos.

Levantamiento de inventario (identificación y clasificación de los archivos) conforme a la modalidad de archivo existente de cada ámbito solicitante del servicio y la tipología documental de los mismos conforme a los requerimientos y parámetros establecidos.

Reportes periódicos, a requerimiento de la fiscalización del servicio, respecto al servicio de retiro o reincorporación de los Archivos de documentos físicos.

Los documentos archivados, deberán ser remitidos en inventario, como medio de consultas y la finalización del contrato deberán ser debidamente entregados al JEM.

Disposición de modernos y seguros Sistemas de Clasificación y Ordenamientos que eliminan la posibilidad de errores, operados por personal calificado y la supervisión permanente de los mismos.

Servicio de transmisión digital de información (consulta de digital de documentos).

Se podrá solicitar el envío en formato digital de los documentos, para ello el proveedor deberá contar con las herramientas informáticas necesarias para tal efecto, como son: Sistema de administración de carpetas digitales, con usuarios predefinidos, este sistema de carpetearía digital deberá estar disponible las 24 horas y los 7 días de la semana.

Los Archivos ya digitalizados por el JEM con el proveedor actual deberán ser migrados al sistema propuesto por el proveedor.

Montos mínimos y máximos para el servicio solicitado.

Para los procedimientos de Menor Cuantía, este tipo de procedimiento de contratación estará preferentemente reservado a las MIPYMES, de conformidad al artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas". Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 5° de la Ley N° 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio

El lugar donde ser prestaran los servicios será el Jurado de Enjuiciamiento de magistrados sito en la calle 14 de mayo N° 529 esquina Oliva, Ciudad de Asunción.

Una vez formalizado el contrato, el proveedor deberá iniciar la prestación de los servicios en un plazo máximo de 5 (Cinco) días hábiles posteriores a la fecha de firma del contrato.

Plazo para la migración de Archivos (Actuales):

El plazo para el traslado documentos con inventario inicial, deberá darse inicio en un plazo de 15 (quince) días.

Plazo para gestión de Archivos:

En el caso de necesidad de la CONTRATANTE de realizar consultas en relación a los documentos dados en guarda y gestión, la dependencia solicitante remitirá al PROVEEDOR, una solicitud vía Fax o correo electrónico (e-mail certificado), con el detalle de los documentos requeridos. El plazo de respuesta será de 24 horas en casos normales, y en los casos de urgencia el plazo de respuesta será de 2 (dos) horas, de acuerdo a las exigencias de la CONTRATANTE.

Se realizarán retiros de documentaciones físicas para la guarda y gestión de archivos de acuerdo a las necesidades de los ámbitos requirentes mediante una solicitud vía Fax o correo electrónico (e-mail certificado), el plazo de respuesta será de 24 horas.

Se computarán para su facturación de acuerdo al siguiente orden:

Retiros en fechas 1 - 15 de cada mes: Facturación desde el mes de retiro.

Retiros en fechas 16 - 30 de cada mes: Facturación desde el mes siguiente de retiro.

El servicio se extenderá por 12 meses.

No aplica

No aplica

No aplica