Importancia

La Audiencia Informativa, en los términos del artículo Nº 66 del Decreto 9823/23 “POR LA CUAL SE REGLAMENTA LA LEY Nº 7021/2022 «DE SUMINISTRO Y CONTRATACIONES PÚBLICAS” y del artículo Nº 61 de la Res. DNCP Nº 4401/2023​, brinda a los oferentes la oportunidad de formular preguntas sobre su propia oferta, de esta manera, permite mejorar su conocimiento y comprensión de la contratación pública y, además, identificar las áreas en las que pueden mejorar para futuras licitaciones. También posibilita a la Convocante demostrar su transparencia y responsabilidad en la adjudicación de contratos, alentando la concurrencia y competencia en las compras públicas.

Constituyendo además una vía de doble sentido: los proveedores pueden proporcionar retroalimentación a la Institución y como buena práctica sugerir ideas que contribuyan a mejorar el procedimiento.

Los oferentes deben considerar la realización de una audiencia informativa como una excelente oportunidad para mejorar su competitividad, dándoles la oportunidad de aumentar la proporción de aceptación de sus propuestas.

Si los oferentes no reciben información pertinente, pueden desanimarse a presentar ofertas, lo que puede ocasionar como consecuencia para el Estado, tener una base de proveedores más pequeña, costos de adquisición más elevados y bienes, servicios y obras de menor calidad.

Beneficios para el Estado:

Mayor probabilidad de que al no haber ganado un contrato en particular, un oferente bien informado vuelva a competir activa y eficazmente por oportunidades futuras, aumentando la competencia para asegurar la mejor relación calidad-precio;

Una mayor capacidad para demostrar a la comunidad de proveedores que las actividades de contratación se llevan a cabo de manera justa, abierta y transparente, de conformidad con el marco legislativo, reglamentario y normativo; y

Obtener información de los oferentes sobre la forma en que el Estado podría mejorar las prácticas de contratación en el futuro.

Beneficios para los proveedores:

Reconoce su inversión de tiempo, esfuerzo y recursos, lo que puede alentarlos a volver a presentar ofertas;

Ofrece orientación para mejorar sus posibilidades de hacer negocios con el sector público y ayudarles a repensar su enfoque para que sus ofertas futuras sean más exitosas;

Mayor confianza en que las adquisiciones del Estado se llevan a cabo en pleno cumplimiento del marco jurídico, reglamentario y normativo, y de conformidad con el procedimiento de evaluación de las ofertas y la metodología de selección de proveedores adjudicados, que se anuncian como parte integrante de todo llamado a licitación.

Procedimiento:

Solicitud.

El oferente que hubiere participado en un procedimiento de contratación y no haya resultado adjudicado, podrá solicitar dentro de los dos días hábiles siguientes a haber tomado conocimiento del Informe de Evaluación de Ofertas la realización de una audiencia informativa.

Deberá utilizar para el efecto, el modelo de nota publicado en el Sistema de Información de las Contrataciones Públicas (SICP) y remitirla mediante el módulo habilitado en dicho sistema.

La Convocante deberá dar respuesta a la solicitud dentro de los dos días hábiles siguientes de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.

En consecuencia, el plazo máximo para realización de la audiencia será de seis días hábiles contados desde el día siguiente al que el oferente tomó conocimiento del Informe de Evaluación de Ofertas. La solicitud de audiencia informativa no suspende ni interrumpe el plazo para la interposición de la protesta.

En su solicitud, el oferente deberá especificar las preguntas que desea realizar a la Convocante. A continuación, se citan algunos ejemplos de manera enunciativa y no limitativa: ¿Qué consideraciones específicas impidieron que fuéramos seleccionados como adjudicatarios?; ¿Había información o documentación faltante en nuestra oferta?; ¿Qué aspectos debemos mejorar en nuestras próximas ofertas?

El Oferente que haya presentado su oferta de manera tardía y, que haya sido rechazada, no tendrá derecho a solicitar una audiencia informativa.

Contestación por escrito.

A elección del solicitante, las contestaciones a sus consultas podrán realizarse por escrito, al correo declarado por el oferente o a través del SICP cuando el módulo se encuentre disponible. El plazo para las contestaciones será el mismo que el establecido para la realización de la audiencia (dos días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud).

Audiencia.

Funcionarios con alto nivel de conocimiento sobre el procedimiento licitatorio específico y el sistema de contrataciones públicas deberán presidir la audiencia informativa que se celebre. Las personas que integraron el Comité de Evaluación deberán proporcionar apoyo para evacuar las consultas.

La información de la audiencia informativa deberá incluir aspectos como:

• La evaluación de la existencia de debilidades o deficiencias significativas en la propuesta del oferente, en su caso;
• El costo o precio evaluado (incluidos los precios unitarios) y la calificación técnica, si procede, del oferente ganador y del oferente que ha realizado la solicitud;
• La clasificación general de todos los oferentes, cuando la Convocante haya desarrollado una clasificación durante la selección;
• Un resumen de los motivos de la adjudicación;
• Respuestas razonables a las preguntas pertinentes sobre si se siguieron los procedimientos de selección contenidos en la convocatoria y otras normas aplicables.

La audiencia informativa no incluirá comparaciones punto por punto de la propuesta del oferente objeto de la misma con la de otros oferentes. Además, no se revelará ninguna información cuya divulgación haya sido expresamente declarada como reservada por los demás oferentes.

Se incluirá en el expediente del procedimiento de contratación un resumen oficial de la audiencia informativa.

Funcionarios de la Convocante

En representación de la Convocante deberá participar al menos un miembro del Comité de Evaluación. Podrán participar funcionarios administrativos, técnicos y legales según sea necesario para informar adecuadamente al oferente en particular. Sin embargo, la asistencia del personal de la Convocante debe reducirse al mínimo necesario para llevar a cabo la audiencia informativa.

Los funcionarios deben cuidar de que la forma en que se transmite la información facilite un intercambio de información abierto, apropiado y significativo.

Personal del oferente

Normalmente, no se debe imponer ninguna limitación al número de personal del oferente que asista a la audiencia informativa, ya sea esta presencial o virtual. No obstante, las limitaciones de espacio de las instalaciones de la Convocante pueden requerir restricciones en el número de personal del oferente invitado a asistir. La Convocante, sin embargo, no deberá imponer restricciones a menos que no se disponga de instalaciones alternativas adecuadas.

El personal del oferente debe estar integrado por personas familiarizadas con los esfuerzos del oferente en relación con la contratación, pudiendo ser desde los directores de la empresa hasta las personas encargadas de redactar los costos y las propuestas y el personal clave. Es imperativo informar la lista de asistentes, la relación con la empresa y el título antes de la reunión para que se puedan realizar las gestiones apropiadas, los cuales deberán estar indicado en la solicitud de audiencia informativa.

Preparación

Una audiencia informativa exitosa requiere preparación. La preparación debe comenzar antes de comunicar la adjudicación del contrato. Las claves para una audiencia sin inconvenientes incluyen determinar la selección y la disponibilidad de los funcionarios que asistirán. En consecuencia, se debe informar a los miembros del Comité de Evaluación que entre sus funciones se encuentra la de asistir a las audiencias informativas.

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN

El grado de preparación necesario varía considerablemente en función de la complejidad de la contratación.

Todos los funcionarios que asisten a la reunión deben ser informados sobre sus funciones y comportamiento esperado. Se debe evitar la conducta argumentativa o defensiva, y recomendar al funcionario que presidirá la audiencia que realice sus presentaciones de una manera positiva.

Coherencia.

Es importante que los funcionarios participantes de la sesión informativa preparen una presentación unificada.

La incoherencia entre las declaraciones con las conclusiones del informe de evaluación u otra información que pueda estar a disposición del oferente, puede reducir la confianza del oferente en que la Convocante actuó de forma adecuada a la hora de tomar su decisión. Por lo tanto, el equipo de funcionarios debe hablar con una sola voz; una voz que sea consistente con los documentos del procedimiento y la decisión.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

* La labor del funcionario consiste en ayudar al proveedor a comprender cómo se evaluó su oferta.

* Se debe adoptar un estilo, tono y actitud profesional. 

* Reconocer el esfuerzo del proveedor para presentar la oferta. 

* Exponer claramente las fortalezas y debilidades de la oferta, apegándose a los hechos. 

* No discutir y evitar una actitud defensiva. 

*Escuchar atentamente las preguntas del proveedor. 

*Evitar personalizar: referirse a «la oferta» en lugar de «usted». 

*Agradecer al proveedor por su tiempo y por cualquier sugerencia que haga.

Formato sugerido

1.       Introducción y objetivo

La audiencia informativa debe comenzar con una breve presentación de todos los asistentes.

El funcionario deberá informar al oferente del objetivo de la audiencia (informarle de las bases de la selección y compartir las declaraciones informativas de las consultas realizadas en la solicitud).

2.       Reglas básicas

A continuación, el funcionario debe informar al oferente de las reglas básicas de la audiencia informativa, de las limitaciones de tiempo y de la agenda.

Algunas reglas básicas sugeridas incluyen:

Establecer el momento adecuado para plantear preguntas;

La intención de la Convocante de compartir la mayor cantidad de información posible con el oferente; ajustada a los términos de la evaluación realizada;

No se realizará una comparación punto por punto entre la propuesta del oferente y la propuesta adjudicada u otras;

No se responderá a preguntas hipotéticas («si hubiéramos propuesto esto, ¿cómo habría sido calificado?»).

3.       Criterios de evaluación

Los criterios de evaluación, ponderaciones de los criterios y la importancia de los mismos, tal como se revelan en la convocatoria, deben ser reafirmados como la base para discutir los resultados de la evaluación.

4.       Justificación de la adjudicación

La Convocante debe proporcionar un resumen de la justificación de la decisión de adjudicación del contrato. La justificación encuentra su base en el informe del Comité de Evaluación y en la Resolución de Adjudicación.

5.       Preguntas y respuestas

Se le permitirá al oferente hacer preguntas relevantes relacionadas con el procedimiento de selección, las regulaciones aplicables y otras cuestiones aplicables, detalladas en la solicitud.

El funcionario debe hacer todo lo posible por dar respuestas razonables a esas preguntas.

6.       Retroalimentación

Antes de concluir la audiencia, los funcionarios pueden solicitar al oferente comentarios sobre la convocatoria y el procedimiento de adquisición. Esta es una oportunidad para que la Convocante obtenga información valiosa sobre la perspectiva del oferente.

7.       Conclusión

El funcionario debe asegurarse de que el oferente entienda que la audiencia está oficialmente concluida. Todos los asistentes deberán suscribir el formulario de registro de la audiencia.

Registro de la Reunión Informativa

A fin de proceder al registro de la reunión informativa se utilizará el formulario disponible en el SICP, el cual debe comunicarse a la DNCP por mesa de entrada al correo mesadeentrada@dncp.gov.py o a través del módulo correspondiente, cuando  el mismo se encuentre disponible, y agregarse al archivo de los documentos de la contratación. La información contenida en este registro incluye los nombres de todos los participantes, la hora y fecha de la reunión informativa y los detalles de la discusión. Este registro es para uso de la Convocante y no se entrega al proveedor.