Datos de la Solicitud de Cotización
Al ingresar a cada uno de los ítems, y para proceder a la solicitud de cotización, existen informaciones que se deben recabar para armar el plan de viaje, las cuáles se detallan a continuación:
1) Misión o evento
En este punto se debe detallar el evento al que participarán los funcionarios para los que se adquirirán los pasajes, o la misión que les obliga a realizar el viaje.
Si se tratare de un evento se podría consignar de la siguiente manera:
“Conferencia de Ministros de Educación de América Latina y el Caribe/ OCDE«
O bien, si se tratare de una misión oficial:
“Reunión bilateral por el 60 aniversario de relacionamiento diplomático entre Paraguay y Filipinas«
2) Itinerario
Escribir una de las siguientes opciones:
- Ida y vuelta: El itinerario habitual, al participar de algún evento o misión y retornar al lugar de salida. Si es el caso, se debe indicar esta opción.
- Solo ida: Se recomienda esta opción cuando el pasajero no retornará al país de origen o no se tiene certeza de la fecha de retorno.
- Múltiples destinos: Cuando el pasajero tiene actividades en distintos destinos, p.ej.: El pasajero tiene un evento en Madrid y dos días después, a otro evento en Paris. Desde ahí volver.
4) País y ciudad de origen
Se debe indicar con exactitud la ciudad de salida, de manera a determinar correctamente el aeropuerto de salida. Si el lugar de origen es en una ciudad que cuenta con más de un aeropuerto, se debe indicar el aeropuerto de preferencia en el apartado “Otros datos relevantes».
5) País y ciudad de destino
Además del país, es importante definir la ciudad de destino, a fin de determinar el aeropuerto para la cotización. Si se tiene preferencia por algún aeropuerto en particular, indicar en el último apartado de “Otros datos relevantes».
6) Fecha de salida
Las fechas de salida y de regreso se encuentran supeditadas a los vuelos disponibles para la ida y el retorno. Se deben considerar las siguientes variables:
- Horario de inicio de actividades: Dependiendo del horario de inicio de actividades del funcionario, la Unidad Compradora debe analizar si la llegada debe realizarse el día anterior a estas actividades, o podría darse en el mismo día de inicio.
- Duración de vuelo y conexiones: En puntos siguientes se detallará con mayor precisión algunas actividades con el objetivo de obtener un posible plan de vuelo, lo que permitirá conocer la disponibilidad de vuelos, la duración de los mismos, las escalas posibles y la duración de espera en conexiones; todo ello, sumado a la información del punto anterior que servirá para determinar la fecha deseada de salida.
7) Fecha de regreso
La fecha de regreso se refiere a la fecha de salida del aeropuerto. Y al igual que el punto anterior, es importante la definición del término de las actividades del funcionario, como así también los vuelos disponibles de manera a determinar si la salida podrá realizarse el mismo día del término de actividades o al día siguiente día de los mismos.
8) Cantidad máxima de escalas
Aquí es importante utilizar algunas herramientas disponibles en la web a fin de obtener mayor precisión para determinar el dato. El deseo habitual del viajero es la de no realizar escalas, o realizar las menos posibles; sin embargo, existen destinos en los que no es posible llegar sin conexiones porque no se cuenta con vuelos directos, o porque necesariamente se debe cumplir un número de conexiones. Cabe mencionar que, a mayor cantidad de escalas, probablemente se obtengan mejores precios del viaje.
Entonces hay que considerar las variables del precio razonable a la vez de un viaje razonable para el funcionario en términos de duración y confort.
Existen herramientas de búsqueda puestas a disposición tanto por las aerolíneas que operan en nuestro país, como por otras páginas de búsqueda de vuelos. Estas páginas son de actualización permanente, ofreciendo a las entidades la posibilidad de obtener información para el llenado de los datos indicados en esta guía y una referencia de los precios que eventualmente serán cotizados por las agencias de viaje.
Algunas páginas web de consultas son las siguientes:
Aerolíneas
AEROLÍNEAS ARGENTINAS: https://www.aerolineas.com.ar/es-py
AVIANCA: https://www.avianca.com/py/es/
AIR EUROPA: https://www.aireuropa.com
AMASZONAS: https://www.amaszonas.com
COPA AIRLINES: https://www.copaair.com/es/web/gs/home
LATAM AIRLINES: https://www.latamairlines.com/py/
PARANAIR: https://www.paranair.com/
Buscadores varios
Google Flights: https://www.google.com/flights?hl=es
9) Horas máximas de espera en conexiones
El dato a consignar deberá ser precisado conforme a las averiguaciones realizadas mediante los buscadores de vuelos disponibles. El funcionario comúnmente optará por la menor cantidad de horas de espera posible, pero la definición de esta cantidad máxima de espera es a criterio de cada Unidad Compradora, considerando que a más horas de espera en conexiones impactará de manera decreciente en los precios.
La definición debe encontrarse ajustada a la realidad; es decir, en vuelos en donde se observe mediante los buscadores que la espera mínima es de 5 horas, la Unidad Compradora debe abstenerse de consignar un número menor de horas, ya que producirá que las agencias no coticen el servicio, por ser de cumplimiento imposible.
Este dato busca limitar la cotización de pasajes con excesivo tiempo de espera para los funcionarios que realicen viajes, y optimizar la competencia de precios en las cotizaciones a recibir por parte de las agencias de viaje.
10) Clase (Variable que afecta al precio final)
La determinación de la clase (económica, ejecutiva o superior) para los funcionarios de los Organismos y Entidades del Estado se realizará conforme a las normativas vigentes al momento de la compra. El Estado paraguayo determina mediante medidas de racionalización de gastos qué funcionarios podrán optar por categorías superiores a la clase económica.
11) Equipaje en bodega (SI/NO) (Variable que afecta al precio final)
La adquisición de un pasaje aéreo incluye el derecho a que el pasajero lleve consigo un equipaje de mano.
Sin embargo, se deben considerar los días de estadía del funcionario o la necesidad de trasladar otros elementos para presentaciones o eventos (banners, obsequios protocolares, impresos, etc.) para definir si, además de dicho equipaje de mano, es necesario que se cotice el equipaje en bodega.
En caso de requerir el derecho de equipaje en bodega, se incrementaría la cotización a ser recibida.
12) Elección de asiento (SI/NO) (Variable que afecta al precio final)
Esto incide en la variación de los precios, ya que, si se opta por no elegir asiento, es la aerolínea la que asignaría el asiento de manera aleatoria con la posibilidad de que éste no resulte ser del agrado del funcionario, pero en contrapartida el pasaje tendría un precio menor que al seleccionar algún asiento que sea del agrado del funcionario, dentro de la clase seleccionada. Cuando el asiento está más adelante de la entrada del avión, el costo es mayor; si el pasajero opta por la elección de un asiento en especial por el motivo que fuere, la unidad compradora debe detallar en el apartado de Otros Datos Relevantes.
13) Pasaje reembolsable (opciones SI/NO) (Variable que afecta al precio final)
En este punto es importante considerar la volatilidad de la agenda del funcionario. Si posee una agenda abierta, con posibilidad de cambios en sus viajes programados, se recomienda indicar que el pasaje sea reembolsable.
Si existe una alta certeza de que el funcionario no tendrá cambios en su agenda, se podría optar por la opción de “No reembolsable», de manera a obtener mejores precios para la Unidad Compradora. Se debe tener en cuenta que, si se emite un pasaje no reembolsable y por algún motivo el pasajero no viaja, igual la institución está obligada a pagar por el boleto; si fuese reembolsable, la devolución no es de un 100% ya que las líneas aéreas cobran penalidades. La agencia emitirá una Nota de Crédito con lo que haya reembolsado la línea aérea. Las tarifas reembolsables también suelen ser más flexibles en cuanto al cambio de fechas. Ninguna tarifa permite el cambio de nombres. En cualquiera de los casos (reembolsable o no) si por algún motivo el funcionario no puede viajar en la fecha prevista por el motivo que fuera (enfermedad, accidente, etc.), debe avisar enseguida a la agencia de viajes antes de la salida del vuelo para hacer una reprogramación; si el funcionario no se presenta para la salida del vuelo sin aviso, se pierde la totalidad del boleto. (Ver Punto 1.23, Apartado 5, de la Sección ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y SUMINISTROS REQUERIDOS, del Pliego de Bases y Condiciones).
Recomendamos a las Unidades Compradoras evitar solicitar vía la Tienda Virtual y luego cancelar varias veces un mismo pedido, ya que eso genera penalidades de las compañías aéreas para las agencias de viajes que se trasladarán a la entidad solicitante, encareciendo el boleto; además se corre el riesgo de quedar sin lugar ya que el sistema de reservas de las aerolíneas detecta este tipo de operaciones de forma automática y puede llegar a cancelar todo el viaje. Hay que subir el pedido a la Tienda Virtual cuando ya existe una certeza de realización del viaje y se cuenta con las autorizaciones correspondientes.
14) Nombres de pasajeros
Con relación a este punto se indicará el nombre completo del pasajero según documento de identidad oficial.
Previo a la solicitud de cotización, se debe confirmar que el pasajero cuente con las documentaciones requeridas sin vencer, ni próximas a vencer (para el caso de viajes a países del Mercosur y a Colombia se admite el ingreso con cédula de identidad, para todos los demás destinos se debe contar con pasaporte). Se debe considerar que, para el ingreso, algunos países exigen que los pasaportes cuenten con una vigencia mínima de 6 meses.
Además de las documentaciones mencionadas, se debe recurrir a los medios de consultas disponibles en la web, ya sean públicos o privados y realizar las averiguaciones de requerimientos de visa para cada país de destino y los requisitos en materia sanitaria.
Una vez determinados los requerimientos del país de destino, confirmar que el pasajero cumpla con los mismos.
15) Otros datos relevantes
En este punto se indicará los detalles que optimizarían la cotización, como por ejemplo la elección del aeropuerto si en la ciudad de destino existen varios, la indicación de que el viajero requiere de silla de ruedas u otra asistencia especial, o cualquier información adicional que la entidad estime necesaria.
16) Adjuntar documentos de identidad (obligatorio) y visa (en caso de ser necesario)
Una vez realizada la verificación del punto anterior, se deben contar con fotos o escaneos de los documentos necesarios para el viaje, para adjuntarlo al sistema. La agencia cotizante utilizará esta información para las gestiones de reserva pertinentes, además de corroborar la vigencia de los documentos, por lo que es un documento de subida obligatoria.